Οι προσκλήσεις υποβολής προσφορών για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης αποτελούν την αφετηρία για σταθερές στρατηγικές κοινωνικής δικτύωσης, βραβευμένες εκστρατείες και μακροχρόνιες συνεργασίες.

Όμως, από αυτές παίρνετε ό,τι βάζετε σε αυτές. Γράψτε ένα υποδεέστερο αίτημα υποβολής προτάσεων και οι προτάσεις που θα λάβετε από τις εταιρείες ψηφιακού μάρκετινγκ θα είναι μόνο τόσο ισχυρές.

Αφήνετε πολλές ερωτήσεις αναπάντητες; Αναμένετε να ξοδέψετε χρόνο απαντώντας στο τηλέφωνο και γράφοντας μακροσκελείς απαντήσεις σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ενδιαφερόμενους πωλητές.

Μην σπαταλάτε τον χρόνο σας ή τον χρόνο κανενός άλλου.Μάθετε ποιες πληροφορίες πρέπει να συμπεριλάβετε σε μια πρόσκληση υποβολής προσφορών για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να προσελκύσετε τις καλύτερες εταιρείες και προτάσεις για την επιχείρησή σας.

Μπόνους: Αποκτήστε το δωρεάν πρότυπο RFP για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να δημιουργήσετε τη δική σας μέσα σε λίγα λεπτά και να βρείτε το κατάλληλο γραφείο που θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους σας.

Τι είναι ένα RFP για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης;

RFP σημαίνει "αίτημα υποβολής πρότασης".

Μια πρόσκληση υποβολής προσφορών για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης:

• περιγράφει ένα συγκεκριμένο έργο ή μια ανάγκη που θέλει να αντιμετωπίσει η επιχείρησή σας.
• προσκαλεί οργανισμούς, πλατφόρμες διαχείρισης ή άλλους προμηθευτές να παρουσιάσουν δημιουργικές ιδέες ή λύσεις.

Η διαδικασία RFP παρέχει έναν τρόπο σε μια εταιρεία να να εξετάζετε ιδέες και παρόχους πριν δεσμευτείτε σε μια σημαντική συνεργασία ή μακροπρόθεσμη συμφωνία.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ RFP, RFQ και RFI;

A αίτημα για προσφορά (RFQ) επικεντρώνεται στην απόκτηση εκτιμώμενης προσφοράς για συγκεκριμένες υπηρεσίες.

A αίτηση παροχής πληροφοριών (RFI) είναι κάτι που μια επιχείρηση μπορεί να δημοσιεύσει για να κατανοήσει τις δυνατότητες ή τις λύσεις που μπορούν να παρέχουν οι διάφοροι προμηθευτές.

Ένα RFP θα πρέπει να παρέχει το ιστορικό, να περιγράφει το έργο και τους στόχους του και να διευκρινίζει τις απαιτήσεις του προσφέροντος.

Η τέχνη ενός RFP για υπηρεσίες μάρκετινγκ κοινωνικών μέσων έγκειται στην παροχή της απαραίτητης λεπτομέρειας, αφήνοντας παράλληλα περιθώριο για δημιουργικότητα. Όσο καλύτερο είναι το RFP σας, τόσο καλύτερες θα είναι οι προτάσεις των προμηθευτών.

Τι να συμπεριλάβετε σε ένα RFP για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Ακόμα δεν είστε σίγουροι για το τι πρέπει να συμπεριλάβετε στο RFP σας για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης; Κάθε RFP είναι διαφορετικό, αλλά αυτά είναι τα κοινά στοιχεία που καθιστούν τις προτάσεις των προμηθευτών ισχυρές.

Ένα RFP για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης θα πρέπει να περιλαμβάνει τις εξής 10 ενότητες (με αυτή τη σειρά):

1. Εισαγωγή

2. Προφίλ εταιρείας

3. Οικοσύστημα κοινωνικών μέσων

4. Σκοπός και περιγραφή του έργου

5. Προκλήσεις

6. Βασικές ερωτήσεις

7. Προσόντα του προσφέροντος

8. Κατευθυντήριες γραμμές για την πρόταση

9. Χρονοδιαγράμματα έργου

10. Αξιολόγηση της πρότασης

Έχουμε αναλύσει κάθε ενότητα, ώστε να έχετε μια καλύτερη αίσθηση του τι πρέπει να περιλαμβάνει.

1. Εισαγωγή

Δώστε μια περίληψη σε ανώτατο επίπεδο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Αυτό το σύντομο τμήμα θα πρέπει να περιλαμβάνει βασικές λεπτομέρειες, όπως το όνομα της εταιρείας σας, το τι ζητάτε και την προθεσμία υποβολής.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα:

Η Fake Company, Inc., ο παγκόσμιος ηγέτης των ψεύτικων εταιρειών, αναζητά μια ψεύτικη εκστρατεία ευαισθητοποίησης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Δεχόμαστε προτάσεις ως απάντηση σε αυτό το ψεύτικο αίτημα υποβολής πρότασης έως την [ημερομηνία].

2. Προφίλ εταιρείας

Μοιραστείτε κάποιο ιστορικό της εταιρείας σας. Προσπαθήστε να υπερβείτε τις τυποποιημένες πληροφορίες και να παρέχετε πληροφορίες που μπορεί να είναι σχετικές με μια πρόσκληση υποβολής προσφορών για υπηρεσίες μάρκετινγκ κοινωνικών μέσων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής:

• Δήλωση αποστολής
• Βασικές αξίες
• Πελάτες-στόχοι
• Βασικοί ενδιαφερόμενοι
• Ανταγωνιστικό τοπίο

Εάν η συμπερίληψη οποιουδήποτε από τα παραπάνω στην προσφορά σας θα απαιτούσε την αποκάλυψη εμπορικών μυστικών, σημειώστε ότι πρόσθετες πληροφορίες είναι διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος και/ή υπογραφής NDA.

3. Οικοσύστημα κοινωνικών μέσων

Δώστε στους πωλητές μια επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο η εταιρεία σας χρησιμοποιεί τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Ενημερώστε τους για τα κοινωνικά κανάλια στα οποία είστε πιο ενεργός ή για τα δίκτυα που έχετε επιλέξει να αποφεύγετε. Μερικά άλλα πράγματα που μπορείτε να αναφέρετε σε αυτό το τμήμα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Περίληψη των ενεργών λογαριασμών
• Σημαντικές πτυχές της στρατηγικής σας για το κοινωνικό μάρκετινγκ
• Επισκοπήσεις ή σύνδεσμοι σε προηγούμενες ή τρέχουσες εκστρατείες
• Σχετικές κοινωνικές αναλύσεις (π.χ. δημογραφικά στοιχεία κοινού, εμπλοκή κ.λπ.)
• Στιγμιότυπα από τους κοινωνικούς λογαριασμούς σας (π.χ. περιεχόμενο που είχε πολύ καλή απόδοση)

Ένας βασικός λόγος για την παροχή αυτών των πληροφοριών είναι η αποφυγή της επανάληψης. Χωρίς αυτές τις πληροφορίες, μπορεί να καταλήξετε σε προτάσεις για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που μοιάζουν υπερβολικά με προηγούμενες ιδέες, κάτι που είναι τελικά χάσιμο χρόνου για όλους. Όσο καλύτερα μπορεί ένας πωλητής να κατανοήσει το τοπίο των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, τόσο καλύτερα θα είναι σε θέση να παραδώσει μια επιτυχημένη ιδέα.

4. Σκοπός και περιγραφή του έργου

Εξηγήστε τον σκοπό της πρόσκλησης κοινωνικής δικτύωσης. Τι επιδιώκετε; Ποιους στόχους ελπίζετε να επιτύχετε; Να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι.

Μερικά παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Προώθηση της ευαισθητοποίησης σχετικά με το άνοιγμα ενός νέου καταστήματος στην [τοποθεσία]
• Κερδίστε νέους οπαδούς σε ένα πρόσφατα εγκαινιασμένο κανάλι κοινωνικής δικτύωσης
• Αύξηση του ενδιαφέροντος για ένα υπάρχον προϊόν ή υπηρεσία
• Δημιουργία περισσότερων leads μέσω συγκεκριμένων καναλιών κοινωνικής δικτύωσης
• Καθιέρωση της εταιρείας σας ως ηγέτη της σκέψης
• Μοιραστείτε τις αξίες ή τις πρωτοβουλίες της εταιρείας με ένα κοινό-στόχο
• Εκτελέστε μια εποχιακή προώθηση ή έναν κοινωνικό διαγωνισμό

Να θυμάστε ότι οι εκστρατείες κοινωνικής δικτύωσης μπορούν και πρέπει να περιλαμβάνουν πολλαπλούς στόχους. Κάθε στόχος παρέχει ένα κουτάκι για να τσεκάρει η πρόταση του προμηθευτή. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες πρωταρχικών και δευτερευόντων στόχων, ώστε να είναι σαφές τι έχει μεγαλύτερη σημασία.

5. Προκλήσεις

Οι περισσότερες εταιρείες γνωρίζουν καλά τις μοναδικές προκλήσεις που αντιμετωπίζουν εντός και εκτός των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Μην υποθέτετε ότι οι μη μυημένοι τρίτοι θα έχουν την ίδια κατανόηση. Προσδιορίστε τα εμπόδια εκ των προτέρων, ώστε να μπορέσετε να συνεργαστείτε για την επίλυση ή την παράκαμψή τους.

Οι προκλήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ευαισθησίες πελατών (π.χ. οτιδήποτε θα βοηθούσε έναν πωλητή να αποφύγει να πιέσει γνωστά σημεία πόνου)
• Νομική γλώσσα (π.χ. δυσκίνητες δηλώσεις αποποίησης ευθύνης και γνωστοποιήσεις που συχνά εμποδίζουν τις δημιουργικές ιδέες)
• Κανονιστική συμμόρφωση (υπάρχουν ηλικιακοί ή άλλοι περιορισμοί που σχετίζονται με την εμπορία του προϊόντος σας;)
• Διαφοροποίηση (είναι δύσκολο να διαφοροποιήσετε το προϊόν ή την υπηρεσία σας από τους ανταγωνιστές;)

Οι προκλήσεις σχετικά με τους πόρους και τον προϋπολογισμό μπορεί να είναι σχετικές και εδώ. Διαθέτει η εταιρεία σας αρκετό προσωπικό για να υποστηρίξει την απαραίτητη εξυπηρέτηση πελατών και τη διαχείριση της κοινότητας; Να είστε ειλικρινείς. Οι καλύτερες προτάσεις θα μπορούσαν να παρουσιάσουν ανεκτίμητες λύσεις.

6. Βασικές ερωτήσεις

Είναι κάπως σύνηθες να συναντάμε ερωτήσεις στις προσκλήσεις υποβολής προσφορών για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που χρησιμοποιούνται για σκοπούς μάρκετινγκ. Συχνά ακολουθούν ή περιλαμβάνονται ως υποενότητα στις προκλήσεις. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ρωτούν απλώς: Πώς θα αντιμετωπίσει η πρότασή σας αυτές τις προκλήσεις;

Η συμπερίληψη ερωτήσεων είναι ένας τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι οι προτάσεις παρέχουν τις λύσεις ή τις απαντήσεις κατά μέτωπο, αντί να τις αποφεύγετε ή να τις παρακάμπτετε. Εάν η εταιρεία σας αντιμετωπίζει σημαντικές προκλήσεις, οι απαντήσεις αυτές θα διευκολύνουν την αξιολόγηση των προτάσεων που λαμβάνετε.

Μπόνους: Αποκτήστε το δωρεάν πρότυπο RFP για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να δημιουργήσετε τη δική σας μέσα σε λίγα λεπτά και να βρείτε το κατάλληλο γραφείο που θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους σας.

7. Προσόντα του προσφέροντος

Η εμπειρία, τα προηγούμενα έργα, το μέγεθος της ομάδας και άλλα διαπιστευτήρια είναι σημαντικοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την αξιολόγηση των προμηθευτών που απαντούν στις προσκλήσεις υποβολής προσφορών για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Έχετε παράσχει ιστορικό για την εταιρεία σας. Εδώ οι υποψήφιοι μοιράζονται τους λόγους για τους οποίους η εταιρεία τους μπορεί να έχει μοναδικά προσόντα για να αναλάβει το έργο σας.

Συμπεριλάβετε τα προσόντα που θα συμβάλουν στην επιτυχία του έργου, θα σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε τις προτάσεις και είναι σημαντικά για την επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, ενώ μπορεί να μην είναι σχετικό με μια πρόσκληση υποβολής προσφορών για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, η εταιρεία σας μπορεί να προτιμά τα σώματα Β.

Μερικά πράγματα που πρέπει να ζητήσετε:

• Λεπτομέρειες σχετικά με το μέγεθος της ομάδας του προμηθευτή
• Απόδειξη εκπαίδευσης και πιστοποίησης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης (για παράδειγμα, το πρόγραμμα εκπαίδευσης και πιστοποίησης κοινωνικού μάρκετινγκ της SMMExpert)
• Παραδείγματα εργασίας με προηγούμενους ή υφιστάμενους πελάτες
• Μαρτυρίες πελατών
• Αποτελέσματα από προηγούμενες εκστρατείες
• Κατάλογος των υπαλλήλων -και των τίτλων τους- που θα εργαστούν στο έργο
• Προσέγγιση και στρατηγική διαχείρισης έργων
• Πόροι που θα αφιερωθούν στο έργο
• Οτιδήποτε άλλο σχετικά με τον προμηθευτή και τη δουλειά του που είναι σημαντικό για εσάς και την εκτέλεση του έργου.

Εάν αγνοήσετε την ενότητα με τα προσόντα του προσφέροντος, μπορεί να καταλήξετε με ένα σωρό αιτήσεις που δεν έχουν τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να λάβετε μια απόφαση. Επομένως, συμπεριλάβετε οτιδήποτε και ό,τι θέλετε να δείτε από τους υποψήφιους προμηθευτές.

8. Κατευθυντήριες γραμμές για την πρόταση

Το τμήμα αυτό θα πρέπει να καλύπτει τα βασικά στοιχεία υποβολής προτάσεων: πότε, τι, πού και πόσο. Αναφέρετε την προθεσμία υποβολής, τον τρόπο μορφοποίησης των προτάσεων και το επίπεδο λεπτομέρειας που απαιτείτε για την ανάλυση του προϋπολογισμού.

Εάν η εταιρεία σας διαθέτει κατευθυντήριες γραμμές για το εμπορικό σήμα, κατευθυντήριες γραμμές για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, οδηγό στυλ για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή άλλους σχετικούς πόρους, συμπεριλάβετε συνδέσμους ή πληροφορίες σχετικά με το πού μπορούν να τις βρουν οι πωλητές.

Φροντίστε να προσθέσετε και ένα σημείο επαφής. Το υπόδειγμά μας για το RFP των μέσων κοινωνικής δικτύωσης τοποθετεί τα στοιχεία επικοινωνίας στην επικεφαλίδα. Τελικά, δεν έχει σημασία αν το τοποθετήσετε πρώτο ή τελευταίο, αρκεί να είναι διαθέσιμο για τους οργανισμούς να απευθύνουν ερωτήσεις ή διευκρινίσεις.

9. Χρονοδιαγράμματα έργου

Σε κάθε RFP για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης θα πρέπει να αναφέρονται οι προθεσμίες υποβολής προτάσεων και έργου. Σε αυτό το τμήμα, παρέχετε ένα δομημένο χρονοδιάγραμμα υποβολής προτάσεων που μπορούν να ακολουθήσουν οι προμηθευτές. Εκτός εάν το έργο σας συνδέεται με μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή εκδήλωση, η ημερομηνία του έργου σας μπορεί να αφήσει λίγο περισσότερο περιθώριο ευελιξίας.

Ένα χρονοδιάγραμμα πρόσκλησης υποβολής προσφορών στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μπορεί να περιλαμβάνει:

• Προθεσμία για RSVP συμμετοχή
• Περίοδος συνάντησης με τους προμηθευτές για προκαταρκτικές συζητήσεις
• Προθεσμία για την υποβολή ερωτήσεων από τους οργανισμούς
• Προθεσμία υποβολής προτάσεων
• Επιλογή φιναλίστ
• Παρουσιάσεις φιναλίστ
• Επιλογή της νικήτριας πρότασης
• Περίοδος διαπραγμάτευσης της σύμβασης
• Πότε θα αποσταλούν ειδοποιήσεις στους προσφέροντες που δεν επιλέχθηκαν

Εάν υπάρχουν ήδη βασικές προθεσμίες ορόσημων και παραδοτέων, θα πρέπει να αναφερθεί και αυτό εδώ.

10. Αξιολόγηση της πρότασης

Τόσο εσείς όσο και οι υποψήφιοι προμηθευτές θα πρέπει να γνωρίζετε εκ των προτέρων πώς θα αξιολογηθούν οι προτάσεις τους. Καταγράψτε τα κριτήρια που θα μετρήσετε και πώς θα σταθμιστεί ή θα βαθμολογηθεί κάθε κατηγορία.

Να είστε όσο το δυνατόν πιο διαφανείς σχετικά με τη διαδικασία. Εάν υπάρχει διαθέσιμο υπόδειγμα ρουμπρίκας ή πίνακας βαθμολογίας, συμπεριλάβετε το εδώ. Εάν οι αξιολογητές θα παρέχουν σχόλια, ενημερώστε τους προσφέροντες εάν θα πρέπει ή δεν θα πρέπει να αναμένουν να τα λάβουν.

Τέλος, αναφέρετε το ρόλο που θα διαδραματίσει ο δηλωμένος προϋπολογισμός στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Θα αποκαλυφθεί στους αξιολογητές αφού βαθμολογήσουν την πρόταση; Πώς θα προσδιοριστεί το κόστος σε σχέση με την αξία;

Πρότυπο RFP για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Χρειάζεστε ένα παράδειγμα RFP για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης; Έχουμε ετοιμάσει ένα πρότυπο για να σας διευκολύνουμε. Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο RFP για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ως σημείο εκκίνησης και προσαρμόστε το στις δικές σας ανάγκες.

Μπόνους: Αποκτήστε το δωρεάν πρότυπο RFP κοινωνικών μέσων ενημέρωσης για να δημιουργήσετε τη δική σας μέσα σε λίγα λεπτά και να βρείτε τον κατάλληλο προμηθευτή που θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους σας.

Εξοικονομήστε χρόνο για τη διαχείριση των μέσων κοινωνικής δικτύωσής σας με το SMMExpert. Από έναν ενιαίο πίνακα ελέγχου μπορείτε εύκολα:

• Σχεδιάστε, δημιουργήστε και προγραμματίστε αναρτήσεις σε κάθε δίκτυο
• Παρακολούθηση σχετικών λέξεων-κλειδιών, θεμάτων και λογαριασμών
• Παραμείνετε στην κορυφή της δέσμευσης με ένα καθολικό εισερχόμενο
• Λάβετε εύκολα κατανοητές αναφορές επιδόσεων και βελτιώστε τη στρατηγική σας ανάλογα με τις ανάγκες.

Δοκιμάστε το SMMExpert δωρεάν

Κάντε το καλύτερα με SMMExpert , το εργαλείο κοινωνικής δικτύωσης "όλα-σε-ένα". Μείνετε στην κορυφή των πραγμάτων, αναπτυχθείτε και νικήστε τον ανταγωνισμό.