RFP media sosial adalah tempat awal untuk strategi media sosial yang solid, kampanye yang memenangkan penghargaan, dan kolaborasi jangka panjang.

Tetapi Anda mendapatkan apa yang Anda masukkan ke dalamnya. Tulislah permintaan proposal di bawah standar, dan proposal yang Anda terima dari agensi pemasaran digital hanya akan begitu kuat.

Terlalu banyak pertanyaan yang tidak terjawab? Berharap untuk menghabiskan waktu menjawab telepon dan menulis tanggapan panjang untuk email dari vendor yang tertarik.

Jangan buang waktu Anda atau orang lain. Pelajari informasi apa yang harus Anda sertakan dalam RFP media sosial untuk menarik perusahaan dan proposal terbaik untuk bisnis Anda.

Bonus: Dapatkan templat RFP media sosial gratis untuk membuat sendiri dalam hitungan menit dan menemukan agen yang tepat untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Apa yang dimaksud dengan RFP media sosial?

RFP adalah singkatan dari "request for proposal".

RFP media sosial:

• menguraikan proyek atau kebutuhan spesifik yang ingin ditangani oleh bisnis Anda.
• mengundang agensi, platform manajemen, atau vendor lain untuk melontarkan ide atau solusi kreatif.

Proses RFP menyediakan cara bagi perusahaan untuk Periksa ide dan penyedia sebelum melakukan kolaborasi yang signifikan atau perjanjian jangka panjang.

Apa perbedaan antara RFP, RFQ, dan RFI?

A permintaan penawaran (RFQ) difokuskan untuk mendapatkan perkiraan penawaran untuk layanan tertentu.

A permintaan informasi (RFI) adalah sesuatu yang mungkin dikeluarkan oleh bisnis untuk memahami kemampuan atau solusi yang dapat diberikan oleh vendor yang berbeda.

Sebuah RFP harus memberikan latar belakang, menjelaskan proyek dan tujuannya, dan menjelaskan persyaratan penawar.

Seni RFP untuk layanan pemasaran media sosial terletak pada penyediaan jumlah detail yang diperlukan sambil menyisakan ruang untuk kreativitas. Semakin baik RFP Anda, semakin baik pula proposal vendor.

Apa yang harus dimasukkan dalam RFP media sosial

Masih belum yakin apa yang harus disertakan dalam RFP media sosial Anda? Setiap RFP berbeda, tetapi ini adalah elemen-elemen umum yang membuat proposal vendor yang kuat.

RFP media sosial harus mencakup 10 bagian ini (dalam urutan ini):

1. Pendahuluan

2. Profil perusahaan

3. Ekosistem media sosial

4. Tujuan dan deskripsi proyek

5. Tantangan

6. Pertanyaan-pertanyaan kunci

7. Kualifikasi peserta lelang

8. Pedoman proposal

9. Jadwal proyek

10. Evaluasi proposal

Kami telah menguraikan setiap bagian sehingga Anda bisa mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang apa yang harus disertakan.

1. Pendahuluan

Berikan ringkasan tingkat atas dari RFP media sosial Anda. Bagian singkat ini harus menyertakan detail utama seperti nama perusahaan Anda, apa yang Anda cari, dan tenggat waktu pengiriman Anda.

Berikut ini contohnya:

Perusahaan Palsu, Inc, pemimpin global perusahaan palsu, sedang mencari kampanye kesadaran media sosial palsu. Kami menerima proposal sebagai tanggapan atas permintaan proposal palsu ini hingga [tanggal].

2. Profil perusahaan

Bagikan beberapa latar belakang perusahaan Anda. Cobalah untuk melampaui boilerplate dan berikan informasi yang mungkin relevan dengan RFP untuk layanan pemasaran media sosial. Ini mungkin termasuk Anda:

• Pernyataan misi
• Nilai-nilai inti
• Target pelanggan
• Pemangku kepentingan utama
• Lanskap kompetitif

Jika termasuk salah satu hal di atas dalam RFP Anda akan memerlukan pengungkapan rahasia dagang, perhatikan bahwa informasi tambahan tersedia atas permintaan dan/atau tanda tangan NDA.

3. Ekosistem media sosial

Berikan gambaran umum kepada vendor tentang bagaimana perusahaan Anda menggunakan media sosial. Beri tahu mereka saluran sosial mana yang paling aktif, atau jaringan mana yang Anda pilih untuk dihindari. Beberapa hal lain yang mungkin Anda sebutkan di bagian ini mungkin termasuk:

• Ringkasan akun aktif
• Aspek penting dari strategi pemasaran sosial Anda
• Ikhtisar atau tautan ke kampanye yang lalu atau yang sedang berlangsung
• Analisis sosial yang relevan (misalnya demografi audiens, keterlibatan, dll.)
• Sorotan dari akun sosial Anda (misalnya konten yang berkinerja sangat baik)

Tanpa informasi ini, Anda mungkin akan mendapatkan proposal media sosial yang terlalu mirip dengan konsep-konsep sebelumnya, yang pada akhirnya membuang-buang waktu semua orang. Semakin baik vendor memahami lanskap media sosial Anda, semakin baik pula mereka dapat memberikan konsep yang sukses.

4. Tujuan dan deskripsi proyek

Jelaskan tujuan RFP media sosial Anda. Apa yang Anda cari? Tujuan apa yang ingin Anda capai? Buatlah sespesifik mungkin.

Beberapa contoh dapat mencakup:

• Mempromosikan kesadaran akan pembukaan toko baru di [lokasi]
• Dapatkan pengikut baru di saluran media sosial yang baru saja diluncurkan
• Meningkatkan pertimbangan untuk produk atau layanan yang ada
• Hasilkan lebih banyak prospek melalui saluran media sosial tertentu
• Tetapkan perusahaan Anda sebagai pemimpin pemikiran
• Berbagi nilai-nilai atau inisiatif perusahaan dengan audiens target
• Jalankan promosi musiman atau kontes sosial

Ingat, kampanye media sosial dapat dan harus menyertakan beberapa tujuan. Setiap tujuan menyediakan kotak untuk dicentang oleh proposal vendor. Pertimbangkan untuk menggunakan kategori tujuan primer dan sekunder sehingga jelas apa yang paling penting.

5. Tantangan

Sebagian besar perusahaan sangat menyadari tantangan unik yang mereka hadapi di dalam dan di luar media sosial. Jangan berasumsi bahwa pihak ketiga yang belum tahu akan memiliki pemahaman yang sama. Identifikasi hambatan di muka sehingga Anda dapat bekerja sama untuk menyelesaikan atau mengatasinya.

Tantangan dapat mencakup:

• Sensitivitas pelanggan (mis. apa pun yang akan membantu vendor menghindari tekanan pada titik-titik nyeri yang diketahui)
• Bahasa hukum (misalnya, penafian dan pengungkapan yang tidak praktis yang sering menghalangi konsep kreatif)
• Kepatuhan terhadap peraturan (apakah ada batasan usia atau batasan lain yang terkait dengan pemasaran produk Anda?)
• Diferensiasi (apakah sulit untuk membedakan produk atau layanan Anda dari pesaing?)

Tantangan sumber daya dan anggaran mungkin juga relevan di sini. Apakah perusahaan Anda memiliki staf yang cukup untuk mendukung layanan pelanggan dan manajemen komunitas yang diperlukan? Jujurlah. Proposal terbaik bisa memberikan solusi yang sangat berharga.

6. Pertanyaan-pertanyaan kunci

Pertanyaan-pertanyaan yang sering muncul dalam RFP media sosial yang digunakan untuk tujuan pemasaran adalah pertanyaan-pertanyaan yang sering mengikuti atau disertakan sebagai subbagian dalam Tantangan. Dalam beberapa kasus, pertanyaan-pertanyaan tersebut hanya menanyakan: Bagaimana proposal Anda akan menjawab tantangan-tantangan ini?

Menyertakan pertanyaan-pertanyaan adalah cara untuk memastikan bahwa proposal memberikan solusi atau jawaban secara langsung, bukannya menghindar atau mengelak dari pertanyaan-pertanyaan tersebut. Jika perusahaan Anda menghadapi tantangan yang signifikan, jawaban-jawaban ini akan memudahkan untuk mengevaluasi proposal yang Anda terima.

Bonus: Dapatkan templat RFP media sosial gratis untuk membuat sendiri dalam hitungan menit dan menemukan agen yang tepat untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda.

7. Kualifikasi peserta lelang

Pengalaman, proyek-proyek sebelumnya, ukuran tim, dan kredensial lainnya merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan ketika mengevaluasi vendor yang menjawab RFP media sosial Anda. Anda telah memberikan latar belakang perusahaan Anda. Di sinilah para penawar berbagi alasan mengapa perusahaan mereka mungkin memiliki kualifikasi unik untuk mengambil proyek Anda.

Sertakan kualifikasi yang akan membuat proyek berhasil, membantu Anda mengevaluasi proposal dan yang penting bagi bisnis Anda. Misalnya, meskipun mungkin tidak terkait dengan RFP media sosial, perusahaan Anda mungkin memberikan preferensi kepada B Corps.

Beberapa hal yang perlu ditanyakan:

• Rincian tentang ukuran tim vendor
• Bukti pelatihan dan sertifikasi media sosial (misalnya, program pendidikan dan sertifikat pemasaran sosial SMMExpert)
• Contoh pekerjaan dengan klien yang sudah ada atau yang sudah ada
• Testimoni klien
• Hasil dari kampanye sebelumnya
• Daftar karyawan-dan jabatan mereka-yang akan bekerja pada proyek tersebut
• Pendekatan dan strategi manajemen proyek
• Sumber daya yang akan didedikasikan untuk proyek
• Hal lain tentang vendor dan pekerjaan mereka yang penting bagi Anda dan pelaksanaan proyek

Jika Anda mengabaikan bagian kualifikasi penawar, Anda mungkin akan mendapatkan banyak lamaran yang tidak memiliki informasi yang relevan bagi Anda untuk membuat keputusan. Jadi, sertakan apa pun dan semua yang ingin Anda lihat dari calon vendor.

8. Pedoman proposal

Bagian ini harus mencakup dasar-dasar pengajuan proposal: kapan, apa, di mana, dan berapa banyak. Tunjukkan tenggat waktu pengajuan, bagaimana proposal harus diformat, dan tingkat detail yang Anda perlukan untuk rincian anggaran.

Jika perusahaan Anda memiliki panduan merek, panduan media sosial, panduan gaya media sosial atau sumber daya relevan lainnya, sertakan tautan atau informasi tentang di mana vendor dapat menemukannya.

Pastikan untuk menambahkan titik kontak juga. Templat RFP media sosial kami menempatkan informasi kontak di header. Pada akhirnya tidak masalah apakah Anda menaruhnya di urutan pertama atau terakhir, selama tersedia bagi agensi untuk mengarahkan pertanyaan atau klarifikasi.

9. Jadwal proyek

Setiap RFP media sosial harus menunjukkan proposal dan tenggat waktu proyek. Di bagian ini, berikan jadwal proposal terstruktur yang dapat diikuti oleh vendor. Kecuali jika proyek Anda terkait dengan tanggal atau acara tertentu, tanggal proyek Anda dapat menyisakan sedikit lebih banyak ruang untuk fleksibilitas.

Garis waktu RFP media sosial dapat mencakup:

• Batas waktu untuk partisipasi RSVP
• Periode pertemuan dengan vendor untuk diskusi awal
• Batas waktu bagi lembaga untuk mengirimkan pertanyaan
• Batas waktu penyerahan proposal
• Pemilihan finalis
• Presentasi finalis
• Pemilihan proposal pemenang
• Periode negosiasi kontrak
• Kapan pemberitahuan akan dikirim ke penawar yang tidak terpilih

Sertakan tenggat waktu atau target tanggal proyek. Jika tonggak utama dan tenggat waktu yang dapat disampaikan sudah ada, itu juga harus ditunjukkan di sini.

10. Evaluasi proposal

Baik Anda maupun calon vendor harus mengetahui sebelumnya bagaimana proposal mereka akan dievaluasi. Buat daftar kriteria yang akan Anda ukur, dan bagaimana setiap kategori akan diberi bobot atau nilai.

Jika template rubrik atau scorecard tersedia, sertakan di sini. Jika evaluator akan memberikan komentar, beri tahu penawar apakah mereka harus atau tidak harus mengharapkan untuk menerimanya.

Terakhir, tunjukkan peran anggaran yang dinyatakan dalam proses pengambilan keputusan Anda. Apakah akan diungkapkan kepada evaluator setelah mereka menilai proposal? Bagaimana biaya vs nilai akan ditentukan?

Templat RFP media sosial

Butuh contoh RFP media sosial? Kami telah menyiapkan templat untuk memudahkan Anda. Gunakan templat RFP media sosial ini sebagai titik awal, dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Bonus: Dapatkan template RFP media sosial gratis untuk membuat sendiri dalam hitungan menit dan menemukan vendor yang tepat untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Hemat waktu mengelola media sosial Anda dengan SMMExpert. Dari satu dasbor Anda dapat dengan mudah:

• Merencanakan, membuat, dan menjadwalkan postingan ke setiap jaringan
• Lacak kata kunci, topik, dan akun yang relevan
• Tetap berada di atas keterlibatan dengan kotak masuk universal
• Dapatkan laporan kinerja yang mudah dipahami dan tingkatkan strategi Anda sesuai kebutuhan

Coba SMMExpert secara Gratis

Lakukan lebih baik dengan SMMExpert , yang alat media sosial all-in-one. Tetap di atas segalanya, tumbuh, dan kalahkan persaingan.