Mục lục
RFP trên phương tiện truyền thông xã hội là nơi khởi đầu cho các chiến lược truyền thông xã hội vững chắc, các chiến dịch giành giải thưởng và sự cộng tác lâu dài.
Nhưng bạn nhận được từ chúng những gì bạn đặt vào chúng. Viết một yêu cầu phụ cho các đề xuất và các đề xuất bạn nhận được từ các đại lý tiếp thị kỹ thuật số sẽ chỉ mạnh mẽ như vậy.
Bạn có quá nhiều câu hỏi chưa được trả lời? Dự kiến sẽ dành thời gian trả lời điện thoại và viết các câu trả lời dài cho email từ các nhà cung cấp quan tâm.
Đừng lãng phí thời gian của bạn hoặc của bất kỳ ai khác. Tìm hiểu thông tin nào bạn nên đưa vào RFP truyền thông xã hội để thu hút các công ty và đề xuất tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Phần thưởng: Nhận mẫu RFP truyền thông xã hội miễn phí để tạo mẫu của riêng bạn trong vài phút và tìm đại lý phù hợp để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
RFP truyền thông xã hội là gì?
RFP là viết tắt của “yêu cầu đề xuất”.
RFP truyền thông xã hội:
- vạch ra một dự án cụ thể hoặc nhu cầu mà doanh nghiệp của bạn muốn giải quyết.
- mời các đại lý, nền tảng quản lý hoặc nhà cung cấp khác đưa ra các ý tưởng hoặc giải pháp sáng tạo.
Quy trình RFP cung cấp một cách để công ty kiểm tra ý tưởng và nhà cung cấp trước khi cam kết hợp tác quan trọng hoặc thỏa thuận dài hạn.
Quy trình là gì sự khác biệt giữa RFP, RFQ và RFI?
A yêu cầu báo giá (RFQ) tập trung vào việc lấy báo giá ước tính cho các dịch vụ cụ thể.
A yêu cầu thông tin (RFI) là thứ mà doanh nghiệp có thể đưa ra để hiểu các khả năng hoặc giải pháp mà các nhà cung cấp khác nhau có thể cung cấp.
RFP phải cung cấp thông tin cơ bản, mô tả dự án và các mục tiêu của nó, đồng thời nêu rõ các yêu cầu của nhà thầu.
Nghệ thuật của RFP cho các dịch vụ tiếp thị truyền thông xã hội nằm ở việc cung cấp lượng chi tiết cần thiết trong khi vẫn dành chỗ cho sự sáng tạo. RFP của bạn càng tốt thì các đề xuất của nhà cung cấp càng tốt.
Những gì cần đưa vào RFP trên mạng xã hội
Bạn vẫn không chắc chắn nên đưa những gì vào RFP trên mạng xã hội của mình? Mỗi RFP đều khác nhau, nhưng đây là những yếu tố chung tạo nên các đề xuất mạnh mẽ của nhà cung cấp.
RFP truyền thông xã hội nên bao gồm 10 phần sau (theo thứ tự này):
1. Giới thiệu
2. Hồ sơ công ty
3. Hệ sinh thái truyền thông xã hội
4. Mục đích và mô tả dự án
5. Thách thức
6. Câu hỏi chính
7. Năng lực nhà thầu
8. Hướng dẫn đề xuất
9. Các mốc thời gian của dự án
10. Đánh giá đề xuất
Chúng tôi đã phân tích từng phần để bạn có thể hiểu rõ hơn về những gì nên bao gồm.
1. Giới thiệu
Cung cấp bản tóm tắt cấp cao nhất về RFP truyền thông xã hội của bạn. Phần ngắn này phải bao gồm các chi tiết chính như tên công ty của bạn, thông tin bạn đang tìm kiếm và thời hạn nộp bài của bạn.
Dưới đây là một ví dụ:
Fake Company, Inc., công ty hàng đầu thế giới củacác công ty giả mạo, đang tìm kiếm một chiến dịch nâng cao nhận thức về mạng xã hội giả mạo. Chúng tôi sẽ chấp nhận đề xuất theo yêu cầu đề xuất giả mạo này cho đến [ngày].
2. Hồ sơ công ty
Chia sẻ một số thông tin cơ bản về công ty của bạn. Cố gắng vượt ra ngoài khuôn mẫu và cung cấp thông tin có thể liên quan đến RFP cho các dịch vụ tiếp thị truyền thông xã hội. Điều này có thể bao gồm:
- Tuyên bố sứ mệnh
- Giá trị cốt lõi
- Khách hàng mục tiêu
- Các bên liên quan chính
- Bối cảnh cạnh tranh
Nếu bao gồm bất kỳ điều nào ở trên trong RFP của bạn sẽ yêu cầu tiết lộ bí mật thương mại, hãy lưu ý rằng thông tin bổ sung có sẵn theo yêu cầu và/hoặc chữ ký NDA.
3. Hệ sinh thái mạng xã hội
Cung cấp cho nhà cung cấp cái nhìn tổng quan về cách công ty của bạn sử dụng mạng xã hội. Hãy cho họ biết bạn hoạt động tích cực nhất trên các kênh xã hội nào hoặc bạn đã chọn tránh những mạng nào. Một số nội dung khác bạn có thể đề cập trong phần này có thể bao gồm:
- Tóm tắt các tài khoản đang hoạt động
- Các khía cạnh quan trọng trong chiến lược tiếp thị xã hội của bạn
- Tổng quan hoặc liên kết đến quá khứ hoặc các chiến dịch đang diễn ra
- Phân tích xã hội có liên quan (ví dụ: nhân khẩu học đối tượng, mức độ tương tác, v.v.)
- Điểm nổi bật từ tài khoản xã hội của bạn (ví dụ: nội dung hoạt động rất tốt)
Lý do chính để cung cấp thông tin này là để tránh lặp lại. Nếu không có thông tin này, bạn có thể nhận được các đề xuất truyền thông xã hội quátương tự như các khái niệm trong quá khứ, mà cuối cùng là lãng phí thời gian của mọi người. Nhà cung cấp càng hiểu rõ bối cảnh truyền thông xã hội của bạn thì họ càng có thể đưa ra một khái niệm thành công.
4. Mục đích và mô tả dự án
Giải thích mục đích của RFP trên mạng xã hội của bạn. Bạn đang tìm kiếm cái gì? Bạn đang hy vọng đạt được những mục tiêu nào? Càng cụ thể càng tốt.
Một số ví dụ có thể bao gồm:
- Tăng nhận thức về một cửa hàng mới khai trương tại [địa điểm]
- Thu hút người theo dõi mới trên một cửa hàng mới ra mắt gần đây kênh truyền thông xã hội
- Tăng sự cân nhắc cho một sản phẩm hoặc dịch vụ hiện có
- Tạo thêm khách hàng tiềm năng thông qua các kênh truyền thông xã hội cụ thể
- Thiết lập công ty của bạn như một nhà lãnh đạo tư tưởng
- Chia sẻ các giá trị hoặc sáng kiến của công ty với đối tượng mục tiêu
- Chạy chương trình khuyến mãi theo mùa hoặc cuộc thi xã hội
Hãy nhớ rằng các chiến dịch truyền thông xã hội có thể và nên bao gồm nhiều mục tiêu. Mỗi mục tiêu cung cấp một ô để đánh dấu vào đề xuất của nhà cung cấp. Cân nhắc sử dụng các danh mục mục tiêu chính và phụ để làm rõ mục tiêu nào quan trọng nhất.
5. Thách thức
Hầu hết các công ty đều nhận thức rõ những thách thức đặc biệt mà họ phải đối mặt trên và ngoài mạng xã hội. Đừng cho rằng các bên thứ ba không quen biết sẽ có cùng cách hiểu. Xác định trước những rào cản để các bạn có thể cùng nhau giải quyết hoặc giải quyết chúng.
Có thể có những thách thứcbao gồm:
- Sự nhạy cảm của khách hàng (ví dụ: bất cứ điều gì có thể giúp nhà cung cấp tránh nhấn vào các điểm đau đã biết)
- Tính hợp pháp (ví dụ: tuyên bố từ chối trách nhiệm và tiết lộ rườm rà thường cản trở ý tưởng sáng tạo)
- Tuân thủ quy định (có hạn chế về độ tuổi hoặc các hạn chế khác liên quan đến việc tiếp thị sản phẩm của bạn không?)
- Sự khác biệt (có khó để phân biệt sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn với đối thủ cạnh tranh không?)
Những thách thức về nguồn lực và ngân sách cũng có thể liên quan ở đây. Công ty của bạn có đủ nhân viên để hỗ trợ dịch vụ khách hàng cần thiết và quản lý cộng đồng không? Hãy trung thực. Các đề xuất tốt nhất có thể đưa ra các giải pháp vô giá.
6. Các câu hỏi chính
Việc tìm các câu hỏi trong RFP trên mạng xã hội được sử dụng cho mục đích tiếp thị là điều khá phổ biến. Chúng thường theo sau hoặc được đưa vào như một tiểu mục trong Thách thức. Trong một số trường hợp, họ chỉ cần hỏi: Đề xuất của bạn sẽ giải quyết những thách thức này như thế nào?
Đưa ra các câu hỏi là một cách để đảm bảo rằng các đề xuất cung cấp giải pháp hoặc câu trả lời ngay từ đầu, thay vì né tránh hoặc vòng vo. Nếu công ty của bạn phải đối mặt với những thách thức đáng kể, những câu trả lời này sẽ giúp bạn đánh giá các đề xuất mà bạn nhận được dễ dàng hơn.
Phần thưởng: Nhận mẫu RFP truyền thông xã hội miễn phí để tạo mẫu của riêng bạn trong vài phút và tìm đại lý phù hợp để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Tải mẫu miễn phí ngay bây giờ!7. tư cách nhà thầu
Kinh nghiệm, các dự án trước đây, quy mô nhóm và các thông tin đăng nhập khác là những yếu tố quan trọng cần xem xét khi đánh giá các nhà cung cấp trả lời RFP trên mạng xã hội của bạn. Bạn đã cung cấp thông tin cơ bản về công ty của mình. Đây là nơi các nhà thầu chia sẻ lý do tại sao công ty của họ có thể đủ điều kiện duy nhất để thực hiện dự án của bạn.
Bao gồm các tiêu chuẩn sẽ tạo nên một dự án thành công, giúp bạn đánh giá các đề xuất và điều đó quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: mặc dù có thể không phù hợp với RFP trên mạng xã hội, công ty của bạn có thể ưu tiên cho Quân đoàn B.
Một số điều cần yêu cầu:
- Chi tiết về quy mô của nhóm của nhà cung cấp
- Bằng chứng về đào tạo và chứng chỉ truyền thông xã hội (ví dụ: chương trình chứng chỉ và giáo dục tiếp thị xã hội của SMMExpert)
- Ví dụ về công việc với khách hàng trước đây hoặc khách hàng hiện tại
- Lời chứng thực của khách hàng
- Kết quả từ các chiến dịch trước đó
- Danh sách nhân viên—và chức danh của họ—những người sẽ làm việc trong dự án
- Chiến lược và phương pháp quản lý dự án
- Các nguồn lực sẽ được dành riêng cho dự án
- Bất kỳ điều gì khác về nhà cung cấp và công việc của họ mà quan trọng đối với bạn và việc thực hiện dự án
Nếu bạn bỏ qua phần năng lực của nhà thầu, bạn có thể kết thúc với một loạt các ứng dụng thiếu thông tin liên quan để bạn đưa ra quyết định. Vì vậy, bao gồm bất cứ điều gì và mọi thứ bạn muốn thấy từ khách hàng tiềm năngnhà cung cấp.
8. Hướng dẫn về đề xuất
Phần này bao gồm các thông tin cơ bản về việc gửi đề xuất: khi nào, cái gì, ở đâu và bao nhiêu. Nêu rõ thời hạn gửi, cách định dạng đề xuất và mức độ chi tiết mà bạn yêu cầu đối với phân tích ngân sách.
Nếu công ty của bạn có nguyên tắc thương hiệu, nguyên tắc truyền thông xã hội, hướng dẫn phong cách truyền thông xã hội hoặc bất kỳ tài nguyên liên quan nào khác, bao gồm các liên kết hoặc thông tin về nơi các nhà cung cấp có thể tìm thấy chúng.
Hãy đảm bảo thêm cả một đầu mối liên hệ. Mẫu RFP trên phương tiện truyền thông xã hội của chúng tôi đặt thông tin liên hệ trong tiêu đề. Cuối cùng, việc bạn đặt nó đầu tiên hay cuối cùng không quan trọng, miễn là nó có sẵn để các cơ quan trực tiếp đặt câu hỏi hoặc làm rõ.
9. Các mốc thời gian của dự án
Mọi RFP trên mạng xã hội phải chỉ ra thời hạn của đề xuất và dự án. Trong phần này, hãy cung cấp một lịch trình đề xuất có cấu trúc mà các nhà cung cấp có thể tuân theo. Trừ khi dự án của bạn được gắn với một ngày hoặc sự kiện cụ thể, ngày dự án của bạn có thể linh hoạt hơn một chút.
Lịch trình RFP trên mạng xã hội có thể bao gồm:
- Thời hạn trả lời tham gia
- Thời gian gặp gỡ với các nhà cung cấp để thảo luận sơ bộ
- Thời hạn để các đại lý gửi câu hỏi
- Thời hạn gửi đề xuất
- Lựa chọn vòng chung kết
- Người vào vòng chung kết thuyết trình
- Lựa chọn đề xuất chiến thắng
- Thời gian đàm phán hợp đồng
- Khi có thông báosẽ được gửi đến những người đặt giá thầu không được chọn
Bao gồm thời hạn cố định hoặc ngày mục tiêu của dự án. Nếu đã có mốc thời gian quan trọng và thời hạn bàn giao, thì điều đó cũng phải được nêu rõ ở đây.
10. Đánh giá đề xuất
Cả bạn và các nhà cung cấp tiềm năng nên biết trước các đề xuất của họ sẽ được đánh giá như thế nào. Liệt kê các tiêu chí mà bạn sẽ đo lường và cách mỗi danh mục sẽ được tính trọng số hoặc cho điểm.
Hãy minh bạch về quy trình nhất có thể. Nếu có sẵn mẫu tiêu chí chấm điểm hoặc thẻ điểm, hãy đưa mẫu đó vào đây. Nếu người đánh giá sẽ đưa ra nhận xét, hãy cho các nhà thầu biết liệu họ nên hay không nên mong đợi nhận được chúng.
Cuối cùng, hãy cho biết vai trò của ngân sách đã nêu trong quá trình ra quyết định của bạn. Nó sẽ được tiết lộ cho những người đánh giá sau khi họ đã cho điểm đề xuất? Chi phí so với giá trị sẽ được xác định như thế nào?
Mẫu RFP trên mạng xã hội
Bạn cần một ví dụ về RFP trên mạng xã hội? Chúng tôi đã chuẩn bị một mẫu để giúp bạn dễ dàng thực hiện mọi việc. Sử dụng mẫu RFP truyền thông xã hội này làm điểm bắt đầu và điều chỉnh nó cho phù hợp với nhu cầu của bạn.
Phần thưởng: Nhận RFP truyền thông xã hội miễn phí mẫu để tạo mẫu của riêng bạn trong vài phút và tìm nhà cung cấp phù hợp để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Tiết kiệm thời gian quản lý phương tiện truyền thông xã hội của bạn với SMMExpert. Từ một bảng điều khiển duy nhất, bạn có thể dễ dàng:
- Lập kế hoạch, tạo và lên lịch đăng bài đểmọi mạng
- Theo dõi các từ khóa, chủ đề và tài khoản có liên quan
- Luôn cập nhật mức độ tương tác với hộp thư đến chung
- Nhận báo cáo hiệu suất dễ hiểu và cải thiện chiến lược của bạn khi cần
Dùng thử SMMExpert miễn phí
Làm tốt hơn với SMMExpert , công cụ truyền thông xã hội tất cả trong một . Luôn dẫn đầu mọi thứ, phát triển và đánh bại đối thủ.
Bản dùng thử miễn phí 30 ngày