Le RFP per i social media sono il punto di partenza per solide strategie di social media, campagne pluripremiate e collaborazioni durature.

Se scrivete una richiesta di offerta non all'altezza, le proposte che riceverete dalle agenzie di marketing digitale non potranno che essere così forti.

Aspettatevi di passare del tempo a rispondere al telefono e a scrivere lunghe risposte alle e-mail dei venditori interessati.

Non sprecate il vostro tempo o quello degli altri. Scoprite quali informazioni dovete includere in una RFP sui social media per attirare le migliori aziende e proposte per la vostra azienda.

Bonus: ottenere il modello gratuito di RFP per i social media per creare il vostro in pochi minuti e trovare l'agenzia giusta per aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi.

Che cos'è un RFP per i social media?

RFP è l'acronimo di "request for proposal".

Una RFP per i social media:

• delinea un progetto o un'esigenza specifica che la vostra azienda vuole affrontare.
• invita agenzie, piattaforme di gestione o altri fornitori a proporre idee o soluzioni creative.

Il processo RFP fornisce un modo per un'azienda di valutare idee e fornitori prima di impegnarsi in una collaborazione significativa o in un accordo a lungo termine.

Qual è la differenza tra RFP, RFQ e RFI?

A richiesta di offerta (RFQ) è finalizzato all'ottenimento di un preventivo per servizi specifici.

A richiesta di informazioni (RFI) è un documento che un'azienda può inviare per comprendere le capacità o le soluzioni che diversi fornitori possono fornire.

Un RFP deve fornire un quadro generale, descrivere il progetto e i suoi obiettivi e specificare i requisiti dell'offerente.

L'arte di una RFP per servizi di social media marketing sta nel fornire la quantità necessaria di dettagli lasciando spazio alla creatività. Migliore sarà la vostra RFP, migliori saranno le proposte dei fornitori.

Cosa includere in una RFP sui social media

Non siete ancora sicuri di cosa includere nella vostra RFP sui social media? Ogni RFP è diversa, ma questi sono gli elementi comuni che rendono forti le proposte dei fornitori.

Una RFP per i social media dovrebbe includere queste 10 sezioni (nell'ordine):

1. Introduzione

2. Profilo aziendale

3. Ecosistema dei social media

4. Scopo e descrizione del progetto

5. Sfide

6. Domande chiave

7. Qualifiche dell'offerente

8. Linee guida della proposta

9. Tempistiche del progetto

10. Valutazione della proposta

Abbiamo analizzato ogni sezione in modo che possiate avere un'idea più precisa di ciò che dovrebbe includere.

1. Introduzione

Fornite una sintesi di alto livello della vostra RFP per i social media. Questa breve sezione dovrebbe includere dettagli chiave come il nome della vostra azienda, ciò che state cercando e la scadenza per la presentazione.

Ecco un esempio:

Fake Company, Inc, leader mondiale delle false aziende, sta cercando una falsa campagna di sensibilizzazione sui social media. Accettiamo proposte in risposta a questa falsa richiesta di offerta fino a [data].

2. Profilo aziendale

Cercate di andare oltre il semplice testo di base e fornite informazioni che possano essere rilevanti per una richiesta di servizi di social media marketing, come ad esempio la vostra azienda:

• Dichiarazione di missione
• Valori fondamentali
• Clienti target
• Le principali parti interessate
• Il panorama competitivo

Se l'inclusione di uno dei suddetti elementi nella vostra RFP richiederebbe la divulgazione di segreti commerciali, ricordate che ulteriori informazioni sono disponibili su richiesta e/o con la firma di un NDA.

3. Ecosistema dei social media

Fornite ai venditori una panoramica dell'utilizzo dei social media da parte della vostra azienda, indicando quali sono i canali sociali più attivi o quelli che avete scelto di evitare. Tra le altre cose che potreste menzionare in questa sezione ci sono:

• Un riepilogo dei conti attivi
• Aspetti importanti della vostra strategia di social marketing
• Panoramica o link a campagne passate o in corso
• Analisi sociali rilevanti (ad es. dati demografici del pubblico, coinvolgimento, ecc.)
• I punti salienti dei vostri account social (ad esempio, i contenuti che hanno ottenuto ottimi risultati)

Un motivo fondamentale per fornire queste informazioni è quello di evitare la ripetizione. Senza queste informazioni, potreste ritrovarvi con proposte di social media troppo simili a concetti precedenti, con una conseguente perdita di tempo per tutti. Quanto più un fornitore è in grado di comprendere il vostro panorama dei social media, tanto meglio sarà in grado di fornire un concetto di successo.

4. Scopo e descrizione del progetto

Spiegate lo scopo della vostra RFP per i social media: cosa state cercando? Quali obiettivi sperate di raggiungere? Siate il più specifici possibile.

Alcuni esempi possono essere:

• Promuovere la conoscenza dell'apertura di un nuovo negozio in [località].
• Acquisire nuovi follower su un canale di social media lanciato di recente
• Aumentare la considerazione per un prodotto o servizio esistente
• Generare più contatti attraverso canali specifici di social media
• Affermare la propria azienda come leader di pensiero
• Condividere i valori o le iniziative dell'azienda con un pubblico target
• Eseguire una promozione stagionale o un concorso sociale

Ricordate che le campagne sui social media possono e devono includere più obiettivi. Ogni obiettivo rappresenta una casella da spuntare per la proposta del fornitore. Considerate l'utilizzo di categorie di obiettivi primari e secondari, in modo che sia chiaro ciò che conta di più.

5. Sfide

La maggior parte delle aziende è ben consapevole delle sfide uniche che deve affrontare dentro e fuori i social media. Non date per scontato che terze parti non esperte abbiano la stessa comprensione. Identificate gli ostacoli in anticipo in modo da poter lavorare insieme per risolverli o aggirarli.

Le sfide possono includere:

• Sensibilità del cliente (ad esempio, tutto ciò che potrebbe aiutare un fornitore a evitare di premere su punti dolenti noti)
• Legalità (ad es. disclaimer e informative ingombranti che spesso ostacolano i concetti creativi)
• Conformità alle normative (ci sono restrizioni di età o di altro tipo associate alla commercializzazione del prodotto?)
• Differenziazione (è difficile differenziare il prodotto o il servizio dalla concorrenza?)

Anche in questo caso, le sfide legate alle risorse e al budget possono essere rilevanti: la vostra azienda ha abbastanza personale per supportare il servizio clienti e la gestione della comunità? Siate onesti: le proposte migliori potrebbero presentare soluzioni preziose.

6. Domande chiave

È piuttosto comune trovare domande nelle RFP sui social media utilizzate per scopi di marketing. Spesso seguono o sono incluse come sottosezione nelle Sfide. In alcuni casi, chiedono semplicemente: Come la vostra proposta affronterà queste sfide?

Includere le domande è un modo per assicurarsi che le proposte forniscano le soluzioni o le risposte in modo diretto, invece di eluderle o aggirarle. Se la vostra azienda deve affrontare sfide significative, queste risposte renderanno più facile la valutazione delle proposte ricevute.

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7. Qualifiche dell'offerente

L'esperienza, i progetti passati, le dimensioni del team e altre credenziali sono fattori importanti da considerare quando si valutano i fornitori che rispondono alle vostre RFP per i social media. Avete fornito informazioni sulla vostra azienda. È qui che gli offerenti spiegano perché la loro azienda potrebbe essere qualificata in modo unico per affrontare il vostro progetto.

Includete le qualifiche che contribuiranno al successo del progetto, che vi aiuteranno a valutare le proposte e che sono importanti per la vostra azienda. Ad esempio, anche se non è pertinente a una richiesta di finanziamento per i social media, la vostra azienda potrebbe dare la preferenza alle B Corps.

Alcune cose da chiedere:

• Dettagli sulle dimensioni del team del venditore
• Prova di formazione e certificazione in materia di social media (ad esempio, il programma di formazione e certificazione in social marketing di SMMExpert).
• Esempi di lavoro con clienti passati o esistenti
• Testimonianze dei clienti
• Risultati delle campagne precedenti
• Un elenco dei dipendenti - e dei loro titoli - che lavoreranno al progetto.
• Approccio e strategia di gestione del progetto
• Risorse che saranno dedicate al progetto
• Qualsiasi altra informazione sul fornitore e sul suo lavoro che sia importante per voi e per l'esecuzione del progetto.

Se non si tiene conto della sezione relativa alle qualifiche dell'offerente, si rischia di ritrovarsi con un mucchio di candidature prive delle informazioni necessarie per prendere una decisione. Pertanto, è necessario includere tutto ciò che si desidera vedere dai potenziali fornitori.

8. Linee guida della proposta

Questa sezione deve riguardare le nozioni di base per la presentazione delle proposte: quando, cosa, dove e quanto. Indicare la scadenza per la presentazione, come devono essere formattate le proposte e il livello di dettaglio richiesto per la ripartizione del budget.

Se la vostra azienda dispone di linee guida per il marchio, linee guida per i social media, una guida allo stile dei social media o altre risorse rilevanti, includete link o informazioni su dove i venditori possono trovarle.

Assicuratevi di aggiungere anche un punto di contatto. Il nostro modello di RFP per i social media mette le informazioni di contatto nell'intestazione. In definitiva, non importa se le mettete per prime o per ultime, purché siano a disposizione delle agenzie per domande o chiarimenti.

9. Tempistiche del progetto

Ogni RFP per i social media dovrebbe indicare le scadenze per le proposte e i progetti. In questa sezione, fornite un calendario strutturato per le proposte che i fornitori possano seguire. A meno che il progetto non sia legato a una data o a un evento specifico, la data del progetto può lasciare un po' più di spazio alla flessibilità.

La timeline di una RFP sui social media può includere:

• Termine ultimo per la partecipazione al RSVP
• Periodo di incontri con i fornitori per discussioni preliminari
• Termine ultimo per la presentazione delle domande da parte delle agenzie
• Scadenza per la presentazione delle proposte
• Selezione dei finalisti
• Presentazioni dei finalisti
• Selezione della proposta vincente
• Periodo di negoziazione del contratto
• Quando saranno inviate le notifiche agli offerenti che non sono stati selezionati?

Includere una scadenza rigida o una data obiettivo del progetto. Se sono già presenti scadenze di milestone e deliverable chiave, è bene indicarle anche qui.

10. Valutazione della proposta

Sia voi che i potenziali fornitori dovete sapere in anticipo come saranno valutate le loro proposte. Elencate i criteri che misurerete e come ogni categoria sarà ponderata o assegnata.

Siate il più possibile trasparenti sul processo. Se è disponibile un modello di valutazione o una scheda di valutazione, includetelo qui. Se i valutatori forniranno commenti, informate gli offerenti se devono o non devono aspettarsi di riceverli.

Infine, indicate il ruolo che il budget dichiarato avrà nel vostro processo decisionale: sarà rivelato ai valutatori dopo che avranno assegnato il punteggio alla proposta? Come sarà determinato il rapporto tra costo e valore?

Modello di RFP per i social media

Se avete bisogno di un esempio di RFP per i social media, abbiamo preparato un modello che vi semplificherà le cose. Utilizzate questo modello di RFP per i social media come punto di partenza e adattatelo alle vostre esigenze.

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