Förfrågningsunderlag för sociala medier är utgångspunkten för solida strategier för sociala medier, prisbelönta kampanjer och långvariga samarbeten.

Men du får ut av dem vad du satsar på dem. Om du skriver en undermålig förfrågningsunderlag kommer de förslag du får från digitala marknadsföringsbyråer inte att vara lika bra.

Lämnar du för många frågor obesvarade? Räkna med att du måste lägga tid på att svara i telefon och skriva långa svar på e-postmeddelanden från intresserade säljare.

Slösa inte din eller någon annans tid. Lär dig vilken information du bör inkludera i ett förfrågningsunderlag för sociala medier för att få de bästa företagen och förslagen för ditt företag.

Bonus: Få den kostnadsfria mallen för RFP för sociala medier för att skapa din egen på några minuter och hitta rätt byrå som kan hjälpa dig att nå dina mål.

Vad är ett RFP för sociala medier?

RFP står för "request for proposal" (begäran om förslag).

Ett förfrågningsunderlag för sociala medier:

• beskriver ett specifikt projekt eller behov som ditt företag vill ta itu med.
• bjuder in byråer, förvaltningsplattformar eller andra leverantörer att presentera kreativa idéer eller lösningar.

Förfrågningsunderlaget är ett sätt för ett företag att granska idéer och leverantörer innan du binder dig till ett större samarbete eller ett långsiktigt avtal.

Vad är skillnaden mellan RFP, RFQ och RFI?

A Förfrågan om offert (RFQ) är inriktat på att få ett kostnadsförslag för specifika tjänster.

A begäran om information (RFI) är något som ett företag kan skicka ut för att förstå vilken kapacitet eller vilka lösningar olika leverantörer kan erbjuda.

Ett förfrågningsunderlag ska ge en bakgrund, beskriva projektet och dess mål samt ange de krav som ställs på anbudsgivaren.

Konsten med ett förfrågningsunderlag för marknadsföringstjänster för sociala medier ligger i att ge tillräckligt med detaljer och samtidigt lämna utrymme för kreativitet. Ju bättre ditt förfrågningsunderlag är, desto bättre kommer leverantörernas förslag att vara.

Vad ska ingå i ett förfrågningsunderlag för sociala medier?

Är du fortfarande osäker på vad du ska ta med i ditt förfrågningsunderlag för sociala medier? Varje förfrågningsunderlag är annorlunda, men de här är de vanligaste delarna som ger starka förslag från leverantörer.

Ett RFP för sociala medier bör innehålla dessa 10 avsnitt (i denna ordning):

1. Inledning

2. Företagsprofil

3. Ekosystem för sociala medier

4. Projektets syfte och beskrivning

5. Utmaningar

6. Viktiga frågor

7. Kvalifikationer för anbudsgivare

8. Riktlinjer för förslag

9. Projektets tidsramar

10. Utvärdering av förslaget

Vi har tagit fram varje avsnitt så att du kan få en bättre uppfattning om vad det ska innehålla.

1. Inledning

Ge en sammanfattning på högsta nivå av ditt förfrågningsunderlag för sociala medier. Det här korta avsnittet bör innehålla viktiga uppgifter som ditt företagsnamn, vad du letar efter och din sista inlämningsdag.

Här är ett exempel:

Fake Company, Inc., den globala ledaren för falska företag, söker en falsk kampanj för att öka medvetenheten i sociala medier. Vi tar emot förslag som svar på denna falska anbudsförfrågan fram till [datum].

2. Företagsprofil

Ge lite bakgrundsinformation om ditt företag. Försök att gå längre än standardformuläret och ge information som kan vara relevant för ett förfrågningsunderlag för marknadsföringstjänster för sociala medier. Detta kan omfatta din:

• Uppdragsbeskrivning
• Grundläggande värderingar
• Målgrupper
• Viktiga intressenter
• Konkurrenssituation

Om det skulle innebära att affärshemligheter måste avslöjas om du tar med något av ovanstående i ditt förfrågningsunderlag, ska du notera att ytterligare information kan fås på begäran och/eller genom undertecknande av ett NDA.

3. Ekosystem för sociala medier

Ge säljarna en översikt över hur ditt företag använder sociala medier. Låt dem veta vilka sociala kanaler ni är mest aktiva på eller vilka nätverk ni valt att undvika. Några andra saker du kan nämna i det här avsnittet kan vara:

• En sammanfattning av aktiva konton
• Viktiga aspekter av din strategi för social marknadsföring
• Översikter eller länkar till tidigare eller pågående kampanjer
• Relevanta sociala analyser (t.ex. demografiska uppgifter om publiken, engagemang etc.)
• Höjdpunkter från dina sociala konton (t.ex. innehåll som fungerade riktigt bra).

En viktig anledning att tillhandahålla denna information är att undvika upprepningar. Utan denna information kan du få förslag om sociala medier som är alltför lika tidigare koncept, vilket i slutändan är slöseri med allas vår tid. Ju bättre en leverantör kan förstå ditt sociala medielandskap, desto bättre kan han eller hon leverera ett lyckat koncept.

4. Projektets syfte och beskrivning

Förklara syftet med ditt förslag till upphandling på sociala medier. Vad söker du? Vilka mål hoppas du uppnå? Var så specifik som möjligt.

Några exempel kan vara:

• Främja kännedomen om en ny butik som öppnar i [plats].
• Få nya följare på en nyligen lanserad kanal i sociala medier
• Öka intresset för en befintlig produkt eller tjänst
• Generera fler leads via specifika sociala mediekanaler
• Etablera ditt företag som en ledare
• Dela företagets värderingar eller initiativ med en målgrupp
• Kör en säsongsbetonad kampanj eller en social tävling

Kom ihåg att kampanjer i sociala medier kan och bör innehålla flera mål. Varje mål är en ruta som leverantören kan kryssa i. Överväg att använda primära och sekundära målkategorier så att det är tydligt vad som är viktigast.

5. Utmaningar

De flesta företag är väl medvetna om de unika utmaningar som de står inför på och utanför sociala medier. Anta inte att oinvigda tredje parter kommer att ha samma förståelse. Identifiera hinder på förhand så att ni kan samarbeta för att lösa dem eller arbeta runt dem.

Utmaningarna kan vara följande:

• Känsligheter hos kunderna (t.ex. allt som kan hjälpa säljaren att undvika att trycka på kända problemområden).
• Juridisk språkbruk (t.ex. besvärliga ansvarsfriskrivningar och upplysningar som ofta står i vägen för kreativa koncept).
• Överensstämmelse med regelverk (finns det åldersgränser eller andra begränsningar för att marknadsföra din produkt?)
• Differentiering (är det svårt att särskilja din produkt eller tjänst från konkurrenterna?)

Resurs- och budgetutmaningar kan också vara relevanta här. Har ditt företag tillräckligt med personal för att stödja nödvändig kundservice och förvaltning av samhället? Var ärlig. De bästa förslagen kan erbjuda ovärderliga lösningar.

6. Viktiga frågor

Det är ganska vanligt att hitta frågor i förfrågningsunderlag för sociala medier som används i marknadsföringssyfte. De följer ofta efter eller ingår som ett underavsnitt i Utmaningar. I vissa fall frågar de helt enkelt: Hur kommer ditt förslag att hantera dessa utmaningar?

Att inkludera frågor är ett sätt att se till att förslagen innehåller lösningar eller svar direkt, snarare än att undvika dem. Om ditt företag står inför stora utmaningar kommer svaren att göra det lättare att utvärdera de förslag som du får.

Bonus: Få den kostnadsfria mallen för RFP för sociala medier för att skapa din egen på några minuter och hitta rätt byrå som kan hjälpa dig att nå dina mål.

7. Kvalifikationer för anbudsgivare

Erfarenhet, tidigare projekt, gruppstorlek och andra referenser är viktiga faktorer att ta hänsyn till när du utvärderar leverantörer som svarar på dina förfrågningsunderlag om sociala medier. Du har gett bakgrundsinformation om ditt företag. Det är nu som anbudsgivarna berättar varför deras företag kan vara unikt kvalificerat för att ta sig an ditt projekt.

Ta med kvalifikationer som kommer att bidra till ett framgångsrikt projekt, som hjälper dig att utvärdera förslagen och som är viktiga för ditt företag. Även om det kanske inte är relevant för ett förfrågningsunderlag om sociala medier, kan ditt företag till exempel föredra B Corps.

Några saker att be om:

• Uppgifter om storleken på säljarens team.
• Bevis på utbildning i sociala medier och certifiering (SMMExpert's utbildningsprogram för social marknadsföring och certifikatprogram, till exempel).
• Exempel på arbete med tidigare eller befintliga kunder
• Kundreferenser
• Resultat från tidigare kampanjer
• En förteckning över de anställda som kommer att arbeta med projektet och deras titlar.
• Projektledningsmetod och -strategi
• Resurser som kommer att avsättas för projektet
• Allt annat om leverantören och deras arbete som är viktigt för dig och för genomförandet av projektet.

Om du inte tar hänsyn till avsnittet om anbudsgivarens kvalifikationer kan det hända att du får en massa ansökningar som saknar den information som är relevant för att du ska kunna fatta ett beslut.

8. Riktlinjer för förslag

Detta avsnitt bör täcka grunderna för inlämning av förslag: när, vad, var och hur mycket. Ange sista inlämningsdag, hur förslagen ska formateras och hur detaljerade budgetuppdelningar som krävs.

Om ditt företag har riktlinjer för varumärket, riktlinjer för sociala medier, en stilguide för sociala medier eller andra relevanta resurser, inkludera länkar eller information om var säljarna kan hitta dem.

Se till att även lägga till en kontaktpunkt. I vår mall för förfrågningsunderlag för sociala medier placeras kontaktinformationen i rubriken. Det spelar ingen roll om du placerar den först eller sist, så länge den är tillgänglig för byråer att ställa frågor eller förtydliga.

9. Projektets tidsramar

Varje förfrågningsunderlag för sociala medier bör ange tidsfrister för förslag och projekt. I det här avsnittet bör du tillhandahålla en strukturerad förslagstidtabell som leverantörerna kan följa. Om ditt projekt inte är knutet till ett visst datum eller en viss händelse, kan ditt projektdatum ge lite mer utrymme för flexibilitet.

En tidslinje för ett förfrågningsunderlag för sociala medier kan innehålla:

• Sista datum för att lämna in en anmälan om deltagande
• Mötesperiod med leverantörer för inledande diskussioner
• Sista dag för byråerna att lämna in frågor
• Sista dag för inlämning av förslag
• Urval av finalister
• Presentationer av finalisterna
• Val av vinnande förslag
• Förhandlingsperiod för kontraktet
• När meddelanden kommer att skickas till de anbudsgivare som inte valdes ut.

Ange en hård tidsfrist eller ett måldatum för projektet. Om det redan finns tidsfrister för viktiga milstolpar och leveranser bör detta också anges här.

10. Utvärdering av förslaget

Både du och de potentiella leverantörerna bör i förväg veta hur deras förslag kommer att utvärderas. Lista de kriterier som du kommer att mäta och hur varje kategori kommer att viktas eller poängsättas.

Var så transparent som möjligt när det gäller processen. Om det finns en rubriceringsmall eller ett poängkort, inkludera det här. Om utvärderarna kommer att ge kommentarer, låt anbudsgivarna veta om de ska förvänta sig att få dem eller inte.

Ange slutligen vilken roll den angivna budgeten kommer att spela i er beslutsprocess. Kommer den att avslöjas för utvärderarna efter det att de har bedömt förslaget? Hur kommer kostnaden att avgöras i förhållande till värdet?

Mall för förfrågningsunderlag för sociala medier

Behöver du ett exempel på ett förfrågningsunderlag för sociala medier? Vi har tagit fram en mall för att göra det enkelt för dig. Använd den här förfrågningsunderlaget för sociala medier som en utgångspunkt och anpassa det efter dina behov.

Bonus: Få den gratis mall för RFP för sociala medier för att skapa din egen på några minuter och hitta rätt leverantör som kan hjälpa dig att nå dina mål.

Spara tid på att hantera dina sociala medier med SMMExpert. Från en enda instrumentpanel kan du enkelt:

• Planera, skapa och schemalägga inlägg i alla nätverk
• Spåra relevanta nyckelord, ämnen och konton
• Håll koll på engagemanget med en universell inkorg
• Få lättförståeliga resultatrapporter och förbättra din strategi vid behov.

Prova SMMExpert gratis

Gör det bättre med SMMExpert , den Allt-i-ett-verktyg för sociala medier. Håll dig uppdaterad, väx och slå konkurrenterna.