Sosiaalisen median tarjouspyynnöt ovat lähtökohta vankoille sosiaalisen median strategioille, palkituille kampanjoille ja pitkäkestoiselle yhteistyölle.

Mutta saat niistä irti sen, mitä niihin panostat. Jos kirjoitat ala-arvoisen tarjouspyynnön, digitaalisen markkinoinnin toimistoilta saamasi tarjoukset ovat vain niin vahvoja.

Jätä liian monta kysymystä vastaamatta? Odota, että käytät aikaa puhelimeen vastaamiseen ja pitkien vastausten kirjoittamiseen kiinnostuneiden myyjien sähköposteihin.

Älä tuhlaa aikaasi tai kenenkään muun aikaa.Lue, mitä tietoja sosiaalisen median tarjouspyyntöön pitäisi sisällyttää, jotta saat parhaat yritykset ja tarjoukset yrityksellesi.

Bonus: Hanki ilmainen sosiaalisen median RFP-malli. voit luoda omaasi muutamassa minuutissa ja löytää oikean toimiston, joka auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi.

Mikä on sosiaalisen median tarjouspyyntö?

RFP tarkoittaa "tarjouspyyntöä".

Sosiaalisen median tarjouspyyntö:

• hahmotellaan erityinen hanke tai tarve, johon yrityksesi haluaa vastata.
• kutsuu toimistoja, hallintafoorumeita tai muita myyjiä esittämään luovia ideoita tai ratkaisuja.

Tarjouspyyntömenettely tarjoaa yritykselle mahdollisuuden Tutki ideoita ja palveluntarjoajia, ennen kuin sitoudut merkittävään yhteistyöhön tai pitkäaikaiseen sopimukseen.

Mitä eroa on RFP:n, RFQ:n ja RFI:n välillä?

A tarjouspyyntö (RFQ) keskittyy tarjousarvion hankkimiseen tietyistä palveluista.

A tietopyyntö (RFI) on jotain, jonka yritys voi julkaista ymmärtääkseen eri toimittajien tarjoamia valmiuksia tai ratkaisuja.

Tarjouspyyntö on annettava taustatiedot, kuvattava hanke ja sen tavoitteet sekä esitettävä tarjoajan vaatimukset.

Sosiaalisen median markkinointipalveluita koskevan tarjouspyynnön taito on tarjota tarvittava määrä yksityiskohtia ja jättää samalla tilaa luovuudelle. Mitä parempi tarjouspyyntösi on, sitä paremmat ovat toimittajien tarjoukset.

Mitä sosiaalisen median tarjouspyyntöön tulee sisällyttää

Etkö vieläkään ole varma, mitä sosiaalisen median tarjouspyyntöön pitäisi sisällyttää? Jokainen tarjouspyyntö on erilainen, mutta nämä ovat yhteisiä elementtejä, jotka tekevät vahvat tarjoukset.

Sosiaalisen median tarjouspyynnön tulisi sisältää nämä 10 osaa (tässä järjestyksessä):

1. Johdanto

2. Yrityksen profiili

3. Sosiaalisen median ekosysteemi

4. Hankkeen tarkoitus ja kuvaus

5. Haasteet

6. Keskeiset kysymykset

7. Tarjoajan pätevyys

8. Ehdotuksen suuntaviivat

9. Hankkeen aikataulut

10. Ehdotuksen arviointi

Olemme eritelleet jokaisen osan, jotta saat paremman käsityksen siitä, mitä sen pitäisi sisältää.

1. Johdanto

Esitä sosiaalisen median tarjouspyyntöäsi koskeva tiivistelmä. Tässä lyhyessä osiossa on oltava keskeiset tiedot, kuten yrityksesi nimi, mitä etsit ja hakuajan päättymispäivä.

Tässä on esimerkki:

Fake Company, Inc., joka on maailmanlaajuinen johtava valheyritysten toimittaja, etsii valheellista sosiaalisen median tiedotuskampanjaa. Hyväksymme ehdotuksia vastauksena tähän valheelliseen tarjouspyyntöön [päivämäärä] saakka.

2. Yrityksen profiili

Kerro hieman yrityksesi taustatietoja. Yritä mennä pelkkää boilerplatea pidemmälle ja anna tietoja, joilla voi olla merkitystä sosiaalisen median markkinointipalveluja koskevassa tarjouspyynnössä. Tämä voi sisältää:

• Toiminta-ajatus
• Keskeiset arvot
• Kohdeasiakkaat
• Tärkeimmät sidosryhmät
• Kilpailutilanne

Jos jonkin edellä mainitun sisällyttäminen tarjouspyyntöönne edellyttäisi liikesalaisuuksien paljastamista, huomioikaa, että lisätietoja on saatavilla pyynnöstä ja/tai NDA:n allekirjoittamisen jälkeen.

3. Sosiaalisen median ekosysteemi

Anna myyjille yleiskuva siitä, miten yrityksesi käyttää sosiaalista mediaa. Kerro, missä sosiaalisissa kanavissa olet aktiivisin tai mitä verkostoja olet päättänyt välttää. Tässä osiossa voit mainita esimerkiksi seuraavia muita asioita:

• Yhteenveto aktiivisista tileistä
• Sosiaalisen markkinointistrategian tärkeät näkökohdat
• Yleiskatsaukset tai linkit aiempiin tai käynnissä oleviin kampanjoihin
• Asiaankuuluvat sosiaaliset analyysit (esim. yleisön demografiset tiedot, sitoutuminen jne.).
• Sosiaalisten tiliesi kohokohdat (esim. sisältö, joka toimi todella hyvin).

Tärkein syy näiden tietojen antamiseen on toiston välttäminen. Ilman näitä tietoja saatat päätyä sosiaalisen median ehdotuksiin, jotka ovat liian samanlaisia kuin aiemmat konseptit, mikä on lopulta kaikkien ajanhukkaa. Mitä paremmin myyjä ymmärtää sosiaalisen median toimintaympäristösi, sitä paremmin hän pystyy toimittamaan onnistuneen konseptin.

4. Hankkeen tarkoitus ja kuvaus

Selitä sosiaalisen median tarjouspyyntösi tarkoitus. Mitä etsit? Mitä tavoitteita toivot saavuttavasi? Ole mahdollisimman tarkka.

Joitakin esimerkkejä voivat olla:

• Edistää tietoisuutta uuden myymälän avaamisesta [sijaintipaikkaan].
• Hanki uusia seuraajia äskettäin lanseeratulle sosiaalisen median kanavalle.
• Lisätä olemassa olevan tuotteen tai palvelun arvostusta
• Luo enemmän johtolankoja tiettyjen sosiaalisen median kanavien kautta
• Vakiinnuttaa yrityksesi johtavaksi toimijaksi
• Jaa yrityksen arvot tai aloitteet kohdeyleisön kanssa
• Järjestä kausittainen kampanja tai sosiaalinen kilpailu

Muista, että sosiaalisen median kampanjoihin voi ja pitääkin sisältyä useita tavoitteita. Kukin tavoite tarjoaa myyjän ehdotuksessa ruudun, jonka voi rastittaa. Harkitse ensisijaisten ja toissijaisten tavoiteluokkien käyttöä, jotta on selvää, mikä on tärkeintä.

5. Haasteet

Useimmat yritykset ovat hyvin tietoisia niistä ainutlaatuisista haasteista, joita ne kohtaavat sosiaalisessa mediassa ja sen ulkopuolella. Älä oleta, että asiaan perehtymättömät kolmannet osapuolet ymmärtävät saman asian. Tunnista esteet etukäteen, jotta voitte yhdessä ratkaista tai kiertää ne.

Haasteita voivat olla:

• Asiakkaan arkaluonteiset asiat (esim. kaikki se, mikä auttaisi myyjää välttämään tunnettujen kipupisteiden painamista).
• lakipykälät (esim. hankalat vastuuvapauslausekkeet ja ilmoitukset, jotka usein haittaavat luovien konseptien toteuttamista).
• Lainsäädännön noudattaminen (liittyykö tuotteesi markkinointiin ikärajoituksia tai muita rajoituksia?).
• Eriyttäminen (onko tuotteesi tai palvelusi vaikea erottaa kilpailijoista?).

Resurssi- ja budjettihaasteet voivat olla myös tässä yhteydessä merkityksellisiä. Onko yritykselläsi riittävästi henkilöstöä tukemaan tarvittavaa asiakaspalvelua ja yhteisön hallintaa? Ole rehellinen. Parhaat ehdotukset voivat tarjota korvaamattomia ratkaisuja.

6. Keskeiset kysymykset

On jokseenkin tavallista, että markkinointitarkoituksiin käytetyissä sosiaalisen median tarjouspyynnöissä on kysymyksiä. Ne seuraavat usein haasteiden jälkeen tai ovat niiden alajaksona. Joissakin tapauksissa niissä kysytään yksinkertaisesti: Miten tarjouksenne vastaa näihin haasteisiin?

Kysymysten esittäminen on keino varmistaa, että ehdotukset tarjoavat ratkaisut tai vastaukset suoraan, eikä kiertää tai kiertää niitä. Jos yritykselläsi on merkittäviä haasteita, vastaukset helpottavat saamiesi ehdotusten arviointia.

Bonus: Hanki ilmainen sosiaalisen median RFP-malli. voit luoda omaasi muutamassa minuutissa ja löytää oikean toimiston, joka auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi.

7. Tarjoajan pätevyys

Kokemus, aiemmat projektit, tiimin koko ja muut valtakirjat ovat tärkeitä tekijöitä, jotka on otettava huomioon arvioitaessa sosiaalisen median tarjouspyyntöön vastaavia myyjiä. Olet esittänyt taustatietoja yrityksestäsi. Tässä vaiheessa tarjoajat kertovat, miksi heidän yrityksensä voi olla ainutlaatuisen pätevä toteuttamaan projektisi.

Sisällytä mukaan pätevyydet, jotka edistävät hankkeen onnistumista, auttavat sinua arvioimaan ehdotuksia ja jotka ovat tärkeitä yrityksellesi. Esimerkiksi vaikka se ei ehkä ole sosiaalisen median tarjouspyynnön kannalta olennaista, yrityksesi saattaa suosia B-korporaatioita.

Joitakin asioita, joita kannattaa pyytää:

• Myyjän tiimin kokoa koskevat tiedot
• Todisteet sosiaalisen median koulutuksesta ja sertifioinnista (esimerkiksi SMMExpertin sosiaalisen markkinoinnin koulutus- ja sertifikaattiohjelma).
• Esimerkkejä aiempien tai nykyisten asiakkaiden kanssa tehdystä työstä
• Asiakkaiden suosittelut
• Aiempien kampanjoiden tulokset
• Luettelo työntekijöistä ja heidän nimikkeistään, jotka työskentelevät projektin parissa.
• Projektinhallinnan lähestymistapa ja strategia
• Hankkeeseen käytettävät resurssit
• Kaikki muut myyjään ja hänen työhönsä liittyvät seikat, jotka ovat tärkeitä sinulle ja projektin toteuttamiselle.

Jos et ota huomioon tarjoajan pätevyysosaa, saatat saada kasan hakemuksia, joista puuttuu päätöksenteon kannalta olennaiset tiedot. Kirjoita siis mukaan kaikki, mitä haluat nähdä mahdollisilta myyjiltä.

8. Ehdotuksen suuntaviivat

Tässä kohdassa olisi käsiteltävä ehdotuksen jättämisen perusasioita: milloin, mitä, missä ja kuinka paljon. Ilmoita jättämisen määräaika, miten ehdotukset olisi muotoiltava ja kuinka yksityiskohtaisia budjettierittelyjä edellytetään.

Jos yritykselläsi on brändiohjeita, sosiaalisen median ohjeita, sosiaalisen median tyyliopas tai muita asiaankuuluvia resursseja, liitä mukaan linkkejä tai tietoja siitä, mistä myyjät voivat löytää ne.

Muista lisätä myös yhteyshenkilö. Sosiaalisen median tarjouspyyntömallimme mukaan yhteystiedot ovat otsikossa. Loppujen lopuksi ei ole väliä, laitatko ne ensimmäiseksi vai viimeiseksi, kunhan ne ovat virastojen saatavilla kysymyksiä tai selvennyksiä varten.

9. Hankkeen aikataulut

Jokaisessa sosiaalisen median tarjouspyynnössä olisi ilmoitettava ehdotuksen ja hankkeen määräajat. Anna tässä osiossa jäsennelty ehdotusaikataulu, jota toimittajat voivat noudattaa. Ellei hankkeesi ole sidottu tiettyyn päivämäärään tai tapahtumaan, hankepäivämääräsi voi jättää hieman enemmän liikkumavaraa.

Sosiaalisen median tarjouspyynnön aikajana voi sisältää:

• Määräaika RSVP-osallistumiselle
• Kokousaika myyjien kanssa alustavia keskusteluja varten
• Virastojen määräaika kysymysten esittämiselle
• Ehdotusten jättämisen määräaika
• Finalistien valinta
• Finalistien esitykset
• Voittajaehdotuksen valinta
• Sopimusneuvottelujakso
• Milloin ilmoitukset lähetetään niille tarjoajille, joita ei valittu.

Jos keskeiset välitavoitteet ja toimitettavat osat ovat jo olemassa, myös ne on ilmoitettava tässä.

10. Ehdotuksen arviointi

Sekä sinun että mahdollisten toimittajien olisi tiedettävä etukäteen, miten heidän ehdotuksensa arvioidaan. Luettele kriteerit, joita aiot mitata, ja miten kutakin luokkaa painotetaan tai pisteytetään.

Olkaa mahdollisimman avoimia prosessin suhteen. Jos käytettävissä on arviointimalli tai pistetaulukko, liittäkää se tähän. Jos arvioijat esittävät kommentteja, ilmoittakaa tarjoajille, pitäisikö niiden odottaa saavansa niitä vai ei.

Ilmoittakaa lopuksi, millainen rooli ilmoitetulla budjetilla on päätöksentekoprosessissanne. Paljastetaanko se arvioijille sen jälkeen, kun he ovat pisteyttäneet ehdotuksen? Miten kustannus vs. arvo määritetään?

Sosiaalisen median RFP-malli

Tarvitsetko esimerkin sosiaalisen median tarjouspyyntöesityksestä? Olemme laatineet mallin, joka helpottaa sinua. Käytä tätä sosiaalisen median tarjouspyyntöesityksen mallia lähtökohtana ja räätälöi se omiin tarpeisiisi sopivaksi.

Bonus: Hanki ilmainen sosiaalisen median RFP-malli voit luoda omaasi muutamassa minuutissa ja löytää oikean myyjän, joka auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi.

Säästät aikaa sosiaalisen median hallinnassa SMMExpertin avulla. Yhden kojelaudan avulla voit helposti:

• Suunnittele, luo ja aikatauluta viestit jokaiseen verkkoon.
• Seuraa merkityksellisiä avainsanoja, aiheita ja tilejä
• Pysy ajan tasalla sitoutumisesta universaalin postilaatikon avulla
• Saat helposti ymmärrettäviä tulosraportteja ja voit parantaa strategiaasi tarpeen mukaan.

Kokeile SMMExpertiä ilmaiseksi

Tee se paremmin SMMExpert ... kaikki yhdessä sosiaalisen median työkalu. Pysy ajan tasalla, kasva ja päihitä kilpailijasi.