Las solicitudes de propuestas de medios sociales son el punto de partida de sólidas estrategias de medios sociales, campañas premiadas y colaboraciones duraderas.

Si redacta una solicitud de propuestas de baja calidad, las propuestas que reciba de las agencias de marketing digital no serán muy sólidas.

¿Dejar demasiadas preguntas sin responder? Prevea que va a perder tiempo contestando al teléfono y escribiendo largas respuestas a los correos electrónicos de los vendedores interesados.

No pierda su tiempo ni el de nadie. Conozca qué información debe incluir en una solicitud de propuestas para redes sociales para atraer a las mejores empresas y propuestas para su negocio.

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¿Qué es una RFP de medios sociales?

RFP significa "request for proposal" (solicitud de propuesta).

Una RFP de medios sociales:

• esboza un proyecto o una necesidad específica que su empresa quiere abordar Es
• invita a agencias, plataformas de gestión u otros proveedores a presentar ideas o soluciones creativas.

El proceso de solicitud de ofertas ofrece una forma de que una empresa vetar ideas y proveedores antes de comprometerse con una colaboración importante o un acuerdo a largo plazo.

¿Cuál es la diferencia entre RFP, RFQ y RFI?

A solicitud de presupuesto (RFQ) se centra en la obtención de un presupuesto para servicios específicos.

A solicitud de información (RFI) es algo que una empresa puede poner en marcha para conocer las capacidades o soluciones que pueden ofrecer diferentes proveedores.

Una RFP debe proporcionar los antecedentes, describir el proyecto y sus objetivos, y detallar los requisitos del licitador.

El arte de una solicitud de propuestas para servicios de marketing en redes sociales reside en proporcionar la cantidad necesaria de detalles, dejando al mismo tiempo espacio para la creatividad. Cuanto mejor sea su solicitud de propuestas, mejores serán las propuestas de los proveedores.

Qué incluir en una solicitud de propuestas para redes sociales

Cada solicitud de propuestas es diferente, pero estos son los elementos comunes que hacen que las propuestas de los proveedores sean sólidas.

Una RFP de medios sociales debe incluir estas 10 secciones (en este orden):

1. Introducción

2. Perfil de la empresa

3. Ecosistema de las redes sociales

4. Objetivo y descripción del proyecto

5. Desafíos

6. Preguntas clave

7. Calificaciones del licitador

8. Directrices de la propuesta

9. Calendario del proyecto

10. Evaluación de la propuesta

Hemos desglosado cada sección para que pueda tener una mejor idea de lo que debe incluir.

1. Introducción

Esta breve sección debe incluir detalles clave como el nombre de su empresa, lo que está buscando y la fecha límite de presentación.

He aquí un ejemplo:

Fake Company, Inc., líder mundial de empresas falsas, busca una campaña falsa de concienciación en las redes sociales. Aceptamos propuestas en respuesta a esta falsa solicitud de propuesta hasta el [fecha].

2. Perfil de la empresa

Comparta algunos antecedentes de su empresa. Trate de ir más allá de la plantilla y proporcione información que pueda ser relevante para una solicitud de servicios de marketing en medios sociales. Esto puede incluir su:

• Declaración de intenciones
• Valores fundamentales
• Clientes objetivo
• Principales interesados
• Panorama de la competencia

Si la inclusión de alguno de los puntos anteriores en su solicitud de propuestas requiere la revelación de secretos comerciales, tenga en cuenta que la información adicional está disponible previa solicitud y/o firma de un acuerdo de confidencialidad.

3. Ecosistema de las redes sociales

Proporcione a los proveedores una visión general de cómo su empresa utiliza los medios sociales. Hágales saber en qué canales sociales es usted más activo o qué redes ha decidido evitar. Otras cosas que puede mencionar en esta sección pueden ser:

• Un resumen de las cuentas activas
• Aspectos importantes de su estrategia de marketing social
• Panorama o enlaces a campañas pasadas o en curso
• Análisis sociales relevantes (por ejemplo, datos demográficos de la audiencia, compromiso, etc.)
• Lo más destacado de sus cuentas sociales (por ejemplo, los contenidos que han funcionado muy bien)

Una razón clave para proporcionar esta información es evitar la repetición. Sin esta información, puede terminar con propuestas de medios sociales que son demasiado similares a los conceptos anteriores, lo que en última instancia es una pérdida de tiempo para todos. Cuanto mejor un proveedor puede entender su paisaje de medios sociales, mejor será capaz de ofrecer un concepto exitoso.

4. Objetivo y descripción del proyecto

Explique el propósito de su solicitud de propuestas en las redes sociales. ¿Qué busca? ¿Qué objetivos espera alcanzar? Sea lo más específico posible.

Algunos ejemplos pueden ser:

• Promover el conocimiento de la apertura de una nueva tienda en [ubicación].
• Ganar nuevos seguidores en un canal de medios sociales recientemente lanzado
• Aumentar la consideración de un producto o servicio existente
• Generar más clientes potenciales a través de canales específicos de las redes sociales
• Establezca su empresa como líder de opinión
• Compartir los valores o las iniciativas de la empresa con un público objetivo
• Realice una promoción de temporada o un concurso social

Recuerde que las campañas en las redes sociales pueden y deben incluir múltiples objetivos. Cada objetivo proporciona una casilla para marcar en la propuesta del proveedor. Considere la posibilidad de utilizar categorías de objetivos primarios y secundarios para que quede claro qué es lo más importante.

5. Desafíos

La mayoría de las empresas son muy conscientes de los desafíos únicos a los que se enfrentan dentro y fuera de las redes sociales. No dé por sentado que los terceros no iniciados tendrán la misma comprensión. Identifique los obstáculos por adelantado para que puedan trabajar juntos para resolverlos o evitarlos.

Los desafíos pueden incluir:

• Sensibilidades del cliente (por ejemplo, cualquier cosa que ayude a un vendedor a evitar presionar puntos de dolor conocidos)
• La jerga jurídica (por ejemplo, las engorrosas cláusulas de exención de responsabilidad y divulgación que a menudo se interponen en los conceptos creativos)
• Cumplimiento de la normativa (¿hay restricciones de edad u otras asociadas a la comercialización de su producto?)
• Diferenciación (¿es difícil diferenciar su producto o servicio de los competidores?)

Los retos en materia de recursos y presupuesto también pueden ser relevantes aquí. ¿Tiene su empresa suficiente personal para apoyar el servicio de atención al cliente y la gestión de la comunidad necesarios? Sea sincero. Las mejores propuestas podrían presentar soluciones valiosas.

6. Preguntas clave

Es un poco común encontrar preguntas en las solicitudes de propuestas de medios sociales utilizadas con fines de marketing. A menudo siguen o se incluyen como una subsección en los desafíos. En algunos casos, simplemente preguntan: ¿Cómo abordará su propuesta estos desafíos?

Incluir preguntas es una forma de asegurarse de que las propuestas aportan las soluciones o respuestas de frente, en lugar de esquivarlas o eludirlas. Si su empresa se enfrenta a retos importantes, estas respuestas le facilitarán la evaluación de las propuestas que reciba.

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7. Calificaciones del licitador

La experiencia, los proyectos anteriores, el tamaño del equipo y otras credenciales son factores importantes que hay que tener en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores que responden a sus solicitudes de propuestas para redes sociales. En este punto, los licitadores explican por qué su empresa puede estar especialmente cualificada para llevar a cabo su proyecto.

Incluya las cualificaciones que harán que el proyecto tenga éxito, que le ayuden a evaluar las propuestas y que sean importantes para su empresa. Por ejemplo, aunque no sea pertinente para una solicitud de propuestas de medios de comunicación social, su empresa puede dar preferencia a los cuerpos B.

Algunas cosas que hay que pedir:

• Detalles sobre el tamaño del equipo del vendedor
• Prueba de formación y certificación en medios sociales (programa de formación y certificación en marketing social de SMMExpert, por ejemplo)
• Ejemplos de trabajos con clientes anteriores o actuales
• Testimonios de clientes
• Resultados de campañas anteriores
• Una lista de empleados -y sus cargos- que trabajarán en el proyecto
• Enfoque y estrategia de gestión de proyectos
• Recursos que se dedicarán al proyecto
• Cualquier otra cosa sobre el proveedor y su trabajo que sea importante para usted y la ejecución del proyecto

Si no tiene en cuenta la sección de cualificaciones del licitador, puede acabar con un montón de solicitudes que carecen de la información pertinente para tomar una decisión. Así que incluya todo lo que quiera ver de los posibles vendedores.

8. Directrices de la propuesta

Esta sección debe abarcar los aspectos básicos de la presentación de propuestas: cuándo, qué, dónde y cuánto. Indique el plazo de presentación, el formato de las propuestas y el nivel de detalle que requiere para los desgloses presupuestarios.

Si su empresa tiene directrices de marca, directrices de medios sociales, una guía de estilo de medios sociales o cualquier otro recurso relevante, incluya enlaces o información sobre dónde pueden encontrarlos los vendedores.

Asegúrate de añadir también un punto de contacto. Nuestra plantilla de solicitud de propuestas para redes sociales pone la información de contacto en el encabezado. En última instancia, no importa si la pones al principio o al final, siempre que esté disponible para que las agencias puedan dirigir preguntas o aclaraciones.

9. Calendario del proyecto

Todas las solicitudes de propuestas para redes sociales deben indicar los plazos de la propuesta y del proyecto. En esta sección, proporcione un calendario estructurado de la propuesta que los proveedores puedan seguir. A menos que su proyecto esté vinculado a una fecha o evento específico, la fecha del proyecto puede dejar un poco más de espacio para la flexibilidad.

Una línea de tiempo de la RFP de medios sociales puede incluir:

• Fecha límite para confirmar la participación
• Periodo de reuniones con los proveedores para las discusiones preliminares
• Plazo para que las agencias presenten sus preguntas
• Plazo de presentación de propuestas
• Selección de finalistas
• Presentaciones de los finalistas
• Selección de la propuesta ganadora
• Período de negociación del contrato
• Cuándo se enviarán las notificaciones a los licitadores no seleccionados

Incluya un plazo fijo o una fecha objetivo para el proyecto. Si ya se han establecido plazos para los hitos clave y los entregables, también debe indicarse aquí.

10. Evaluación de la propuesta

Tanto usted como los posibles proveedores deben saber de antemano cómo se evaluarán sus propuestas. Enumere los criterios que medirá y cómo se ponderará o puntuará cada categoría.

Sea lo más transparente posible sobre el proceso. Si hay una plantilla de rúbrica o una tabla de puntuación, inclúyala aquí. Si los evaluadores van a hacer comentarios, haga saber a los licitadores si deben o no esperar recibirlos.

Por último, indique el papel que desempeñará el presupuesto declarado en su proceso de toma de decisiones: ¿se revelará a los evaluadores después de que hayan puntuado la propuesta? ¿Cómo se determinará el coste frente al valor?

Plantilla de RFP para redes sociales

Si necesita un ejemplo de solicitud de propuestas para redes sociales, hemos preparado una plantilla para facilitarle las cosas. Utilice esta plantilla de solicitud de propuestas para redes sociales como punto de partida y adáptela a sus necesidades.

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