A közösségi média ajánlatkérések a szilárd közösségi média stratégiák, díjnyertes kampányok és hosszú távú együttműködések kiindulópontjai.

De azt kapja ki belőlük, amit beletesz. Írjon egy gyenge ajánlatkérést, és a digitális marketingügynökségektől kapott ajánlatok csak ennyire lesznek erősek.

Túl sok kérdést hagy megválaszolatlanul? Számítson arra, hogy időt kell töltenie a telefonhívások megválaszolásával és az érdeklődő eladók e-mailjeire adott hosszadalmas válaszok megírásával.

Ne pazarolja az idejét, és ne pazarolja senki másét sem.Tudja meg, milyen információkat kell tartalmaznia egy közösségi média ajánlatkérésnek, hogy a legjobb cégeket és ajánlatokat vonzza a vállalkozásához.

Bónusz: Szerezze be az ingyenes közösségi média RFP sablont hogy percek alatt létrehozza sajátját, és megtalálja a megfelelő ügynökséget, amely segíthet céljai elérésében.

Mi az a közösségi média RFP?

Az RFP az "ajánlatkérés" rövidítése.

A közösségi média RFP:

• felvázol egy konkrét projektet vagy igényt, amellyel a vállalkozás foglalkozni kíván.
• felkér ügynökségeket, menedzsment platformokat vagy egyéb szolgáltatókat, hogy nyújtsanak be kreatív ötleteket vagy megoldásokat.

Az ajánlattételi eljárás lehetőséget nyújt a vállalat számára, hogy Vizsgálja meg az ötleteket és a szolgáltatókat, mielőtt elkötelezné magát egy jelentős együttműködés vagy hosszú távú megállapodás mellett.

Mi a különbség az RFP, RFQ és RFI között?

A árajánlatkérés (RFQ) célja, hogy konkrét szolgáltatásokra vonatkozó árajánlatot kapjon.

A tájékoztatáskérés (RFI) egy olyan dolog, amelyet egy vállalkozás azért adhat ki, hogy megértse a különböző gyártók által kínált képességeket vagy megoldásokat.

Egy ajánlatkérés a projekt hátterét, a projekt és céljainak leírását, valamint az ajánlattevővel szemben támasztott követelményeket kell ismertetnie.

A közösségi médiamarketing-szolgáltatásokra vonatkozó ajánlattételi felhívás művészete abban rejlik, hogy a szükséges mennyiségű részletet tartalmazza, ugyanakkor teret hagy a kreativitásnak. Minél jobb az ajánlattételi felhívás, annál jobbak lesznek az ajánlattevők ajánlatai.

Mit tartalmazzon egy közösségi média ajánlatkérés

Még mindig nem tudja, hogy mit tartalmazzon a közösségi média ajánlatkérés? Minden ajánlatkérés más és más, de ezek azok a közös elemek, amelyek az erős ajánlattevői ajánlatokat alkotják.

A közösségi média ajánlatkérésnek ezt a 10 részt kell tartalmaznia (ebben a sorrendben):

1. Bevezetés

2. Vállalati profil

3. A közösségi média ökoszisztéma

4. A projekt célja és leírása

5. Kihívások

6. Kulcskérdések

7. Az ajánlattevő minősítése

8. A javaslatra vonatkozó iránymutatások

9. A projekt ütemezése

10. A javaslat értékelése

Az egyes szakaszokat elemeztük, hogy jobban átlássa, mit kell tartalmaznia.

1. Bevezetés

Adja meg a közösségi médiára vonatkozó pályázati felhívás legfelső szintű összefoglalóját. Ennek a rövid szakasznak tartalmaznia kell a legfontosabb adatokat, például a vállalat nevét, a keresett ajánlatot és a benyújtási határidőt.

Íme egy példa:

A Fake Company, Inc. a hamis cégek globális vezetője hamis közösségi média tudatosságnövelő kampányt keres. Erre a hamis ajánlattételi felhívásra [dátum]-ig fogadunk el ajánlatokat.

2. Vállalati profil

Osszon meg némi háttér-információt a vállalatáról. Próbáljon meg túllépni a szokásos formanyomtatványokon, és adjon meg olyan információkat, amelyek relevánsak lehetnek a közösségi média marketing szolgáltatásokra vonatkozó ajánlatkérés szempontjából. Ez magában foglalhatja az Ön:

• Küldetésnyilatkozat
• Alapértékek
• Célvevők
• Fő érdekeltek
• Versenytérség

Ha a fentiek bármelyikének az ajánlattételi felhívásban való szerepeltetése üzleti titkok felfedését tenné szükségessé, vegye figyelembe, hogy további információk kérésre és/vagy NDA aláírása esetén rendelkezésre állnak.

3. A közösségi média ökoszisztéma

Adjon áttekintést az eladóknak arról, hogy az Ön vállalata hogyan használja a közösségi médiát. Tudassa velük, hogy mely közösségi csatornákon a legaktívabb, illetve mely hálózatokat kerüli el. Ebben a részben megemlíthet még néhány dolgot:

• Az aktív számlák összefoglalása
• A közösségi marketing stratégia fontos szempontjai
• Korábbi vagy folyamatban lévő kampányok áttekintése vagy linkjei
• Releváns közösségi elemzések (pl. közönség demográfiai adatok, elkötelezettség stb.)
• A közösségi fiókjainak kiemelései (pl. a nagyon jól teljesítő tartalmak)

Az egyik fő ok, amiért ezt az információt meg kell adni, az az ismétlődés elkerülése. Ezen információk nélkül előfordulhat, hogy olyan közösségi média ajánlatokat kap, amelyek túlságosan hasonlítanak a korábbi koncepciókhoz, ami végső soron mindenki idejének elvesztegetése. Minél jobban megérti az eladó a közösségi média környezetét, annál jobban képes lesz sikeres koncepciót nyújtani.

4. A projekt célja és leírása

Magyarázza el a közösségi média RFP célját. Mit keres? Milyen célokat remél elérni? Legyen minél konkrétabb.

Néhány példa:

• Egy új üzlet megnyitásának népszerűsítése a [helységben]
• Új követők megnyerése egy nemrég indított közösségi média csatornán
• Egy meglévő termék vagy szolgáltatás iránti érdeklődés növelése
• Több lead generálása bizonyos közösségi média csatornákon keresztül
• Vállalatának gondolatvezetőként való megalapozása
• A vállalati értékek vagy kezdeményezések megosztása a célközönséggel
• Futtasson szezonális promóciót vagy közösségi versenyt

Ne feledje, hogy a közösségi média kampányok több célt is tartalmazhatnak és tartalmazniuk is kell. Minden egyes cél egy-egy jelölőnégyzetet biztosít az eladói javaslatban. Fontolja meg elsődleges és másodlagos célkategóriák használatát, hogy egyértelmű legyen, mi a legfontosabb.

5. Kihívások

A legtöbb vállalat tisztában van a közösségi médiában és azon kívül felmerülő egyedi kihívásokkal. Ne feltételezze, hogy a be nem avatott harmadik felek ugyanígy értenek hozzá. Előzetesen azonosítsa az akadályokat, hogy együtt dolgozhasson azok megoldásán vagy megkerülésén.

A kihívások közé tartozhatnak:

• Ügyfélérzékenységek (pl. bármi, ami segíthet az eladónak elkerülni az ismert fájdalmas pontok nyomását)
• Jogi nyelvezet (pl. nehézkes nyilatkozatok és tájékoztatók, amelyek gyakran a kreatív koncepciók útjába állnak).
• Szabályozásnak való megfelelés (vannak-e életkori vagy egyéb korlátozások a termék forgalmazásával kapcsolatban?)
• Differenciálás (nehéz megkülönböztetni a terméket vagy szolgáltatást a versenytársaktól?)

Az erőforrás- és költségvetési kihívások itt is relevánsak lehetnek. Van-e elég munkatársa a vállalatának a szükséges ügyfélszolgálat és a közösségi menedzsment támogatására? Legyen őszinte. A legjobb javaslatok felbecsülhetetlen értékű megoldásokat mutathatnak be.

6. Kulcskérdések

A marketing célú közösségi média ajánlatkérésekben meglehetősen gyakran találunk kérdéseket. Ezek gyakran a Kihívások után következnek, vagy a Kihívások alfejezeteként szerepelnek. Egyes esetekben egyszerűen azt kérdezik: Hogyan fog az ajánlatuk ezekre a kihívásokra válaszolni?

A kérdések beillesztése egy módja annak, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az ajánlatok a megoldásokat vagy válaszokat közvetlenül megadják, ahelyett, hogy kitérnének vagy megkerülnék azokat. Ha az Ön vállalata jelentős kihívásokkal néz szembe, ezek a válaszok megkönnyítik a beérkezett ajánlatok értékelését.

Bónusz: Szerezze be az ingyenes közösségi média RFP sablont hogy percek alatt létrehozza sajátját, és megtalálja a megfelelő ügynökséget, amely segíthet céljai elérésében.

7. Az ajánlattevő minősítése

A tapasztalat, a korábbi projektek, a csapat mérete és más referenciák fontos tényezők, amelyeket figyelembe kell venni a közösségi média ajánlatkéréseire válaszoló ajánlattevők értékelésénél. Ön megadta a cégének hátterét. Itt az ajánlattevők megosztják, hogy miért lehet az ő cégük egyedülállóan alkalmas az Ön projektjének megvalósítására.

Tüntesse fel azokat a képesítéseket, amelyek hozzájárulnak a sikeres projekthez, segítik az ajánlatok értékelését, és amelyek fontosak az Ön vállalkozása számára. Például, bár lehet, hogy ez nem releváns egy közösségi médiára vonatkozó pályázati felhívás esetében, az Ön vállalata előnyben részesítheti a B-testületeket.

Néhány dolog, amit kérni kell:

• Az eladó csapatának méretére vonatkozó részletek
• Bizonyíték a közösségi média képzésről és tanúsítványról (például az SMMExpert közösségi marketing oktatási és tanúsítási programja).
• Példák korábbi vagy meglévő ügyfelekkel végzett munkára
• Ügyfelek ajánlásai
• Korábbi kampányok eredményei
• A projektben dolgozó alkalmazottak listája - és beosztásuk -, akik a projekten fognak dolgozni.
• Projektmenedzsment megközelítés és stratégia
• A projektre fordítandó erőforrások
• Bármi más az eladóval és munkájával kapcsolatban, ami fontos az Ön és a projekt végrehajtása szempontjából.

Ha figyelmen kívül hagyja az ajánlattevői képesítések részt, akkor a végén egy csomó olyan pályázatot kaphat, amelyekből hiányoznak a döntéshez szükséges információk. Tehát tartalmazzon mindent és mindenkit, amit a leendő ajánlattevőktől látni szeretne.

8. A javaslatra vonatkozó iránymutatások

Ebben a részben a pályázat benyújtásának alapkérdéseiről kell szólnia: mikor, mit, hová és mennyiért. Jelezze a benyújtás határidejét, a pályázatok formázási módját és a költségvetési bontás részletezettségét.

Ha vállalata rendelkezik márkairányelvekkel, közösségi média irányelvekkel, közösségi média stílus útmutatóval vagy egyéb releváns forrásokkal, akkor adjon meg linkeket vagy információkat arról, hogy az eladók hol találhatják meg ezeket.

A mi közösségi média RFP sablonunk a fejlécben helyezi el az elérhetőséget. Végső soron nem számít, hogy az első vagy az utolsó helyre teszi, mindaddig, amíg az ügynökségek számára elérhető, hogy kérdéseket vagy pontosításokat adhassanak fel.

9. A projekt ütemezése

Minden közösségi média ajánlatkérésnek tartalmaznia kell az ajánlattételi és projekt határidőket. Ebben a szakaszban adjon meg egy strukturált ajánlattételi ütemtervet, amelyet az ajánlattevők követhetnek. Hacsak a projekt nem kötődik egy konkrét dátumhoz vagy eseményhez, a projektdátum hagyhat egy kicsit több teret a rugalmasságnak.

A közösségi média RFP idővonala tartalmazhat:

• Határidő a RSVP részvételre
• Előzetes megbeszélések az eladókkal
• Az ügynökségek számára a kérdések benyújtásának határideje
• A javaslatok benyújtásának határideje
• A döntősök kiválasztása
• A döntősök előadásai
• A nyertes pályázat kiválasztása
• A szerződés tárgyalási időszaka
• Mikor küldenek értesítést a nem kiválasztott ajánlattevők számára?

Ha a kulcsfontosságú mérföldkövek és teljesítendő feladatok határideje már megvan, azt is fel kell tüntetni.

10. A javaslat értékelése

Önnek és a leendő szállítóknak is előre tudniuk kell, hogy ajánlatukat hogyan fogják értékelni. Sorolja fel azokat a kritériumokat, amelyeket mérni fog, és azt, hogy az egyes kategóriákat hogyan fogják súlyozni vagy pontozni.

Legyen a lehető legátláthatóbb a folyamatot illetően. Ha rendelkezésre áll rubrikasablon vagy értékelőlap, akkor azt is csatolja ide. Ha az értékelők észrevételeket tesznek, akkor tájékoztassa az ajánlattevőket arról, hogy számíthatnak-e erre vagy sem.

Végül jelezze, hogy a megadott költségvetés milyen szerepet fog játszani a döntéshozatali folyamatban. Az értékelőket tájékoztatják-e róla, miután pontozták a pályázatot? Hogyan fogják meghatározni a költség és az érték arányát?

Közösségi média RFP sablon

Szüksége van egy közösségi média RFP példára? Elkészítettünk egy sablont, hogy megkönnyítsük a dolgát. Használja ezt a közösségi média RFP-sablont kiindulási pontként, és szabja az Ön igényeihez.

Bónusz: Szerezd meg a ingyenes közösségi média RFP sablon hogy percek alatt létrehozza sajátját, és megtalálja a megfelelő szállítót, aki segíthet céljai elérésében.

Spóroljon időt a közösségi média kezelésével az SMMExpert segítségével. Egyetlen műszerfalról könnyedén:

• Tervezzen, hozzon létre és ütemezzen bejegyzést minden hálózatra
• Releváns kulcsszavak, témák és fiókok nyomon követése
• Maradjon az elkötelezettség csúcsán egy univerzális postaládával
• Könnyen érthető teljesítményjelentéseket kaphat, és szükség szerint javíthatja stratégiáját.

Próbálja ki az SMMExpertet ingyen

Csináld jobban a SMMExpert , a minden az egyben közösségi média eszköz. Maradjon a helyzet magaslatán, növekedjen, és győzze le a versenytársakat.