Ausschreibungen für soziale Medien sind der Ausgangspunkt für solide Strategien für soziale Medien, preisgekrönte Kampagnen und langfristige Kooperationen.

Schreiben Sie eine unzureichende Ausschreibung, und die Angebote, die Sie von den Agenturen für digitales Marketing erhalten, werden nur so stark sein.

Wenn Sie zu viele Fragen unbeantwortet lassen, müssen Sie damit rechnen, dass Sie viel Zeit mit dem Beantworten von Telefonaten und dem Verfassen langwieriger Antworten auf E-Mails von interessierten Verkäufern verbringen.

Verschwenden Sie weder Ihre noch die Zeit anderer. Erfahren Sie, welche Informationen Sie in eine Ausschreibung für soziale Medien aufnehmen sollten, um die besten Unternehmen und Angebote für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Bonus: Holen Sie sich die kostenlose RFP-Vorlage für soziale Medien und finden Sie die richtige Agentur, die Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen.

Was ist ein RFP für soziale Medien?

RFP steht für "Request for Proposal".

Eine Ausschreibung für soziale Medien:

• skizziert ein spezifisches Projekt oder einen Bedarf, den Ihr Unternehmen decken möchte.
• lädt Agenturen, Verwaltungsplattformen oder andere Anbieter ein, kreative Ideen oder Lösungen zu präsentieren.

Der RFP-Prozess bietet einem Unternehmen die Möglichkeit Testen Sie Ideen und Anbieter, bevor Sie sich auf eine umfangreiche Zusammenarbeit oder eine langfristige Vereinbarung einlassen.

Was ist der Unterschied zwischen RFP, RFQ und RFI?

A Angebotsanforderung (RFQ) dient der Einholung eines Kostenvoranschlags für bestimmte Dienstleistungen.

A Auskunftsersuchen (RFI) ist etwas, das ein Unternehmen ausschreiben kann, um die Fähigkeiten oder Lösungen verschiedener Anbieter zu verstehen.

Ein RFP sollte den Hintergrund liefern, das Projekt und seine Ziele beschreiben und die Anforderungen an den Bieter darlegen.

Die Kunst einer Ausschreibung für Social-Media-Marketing-Dienstleistungen besteht darin, die notwendigen Details zu liefern und gleichzeitig Raum für Kreativität zu lassen. Je besser Ihre Ausschreibung ist, desto besser werden die Angebote der Anbieter sein.

Was sollte ein RFP für soziale Medien enthalten?

Jede Ausschreibung ist anders, aber dies sind die gemeinsamen Elemente, die ein gutes Angebot ausmachen.

Eine Ausschreibung für soziale Medien sollte diese 10 Abschnitte enthalten (in dieser Reihenfolge):

1. einleitung

2) Unternehmensprofil

3. das Ökosystem der sozialen Medien

4. der Zweck und die Beschreibung des Projekts

5. herausforderungen

6. wichtige Fragen

7 Bieterqualifikationen

8) Leitlinien für Vorschläge

9. zeitliche Planung des Projekts

10. die Bewertung des Vorschlags

Wir haben die einzelnen Abschnitte aufgeschlüsselt, damit Sie einen besseren Eindruck davon bekommen, was sie enthalten sollten.

1. einleitung

Geben Sie eine kurze Zusammenfassung Ihrer Ausschreibung für soziale Medien. Dieser kurze Abschnitt sollte die wichtigsten Details wie den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Wünsche und die Einreichungsfrist enthalten.

Hier ist ein Beispiel:

Fake Company, Inc. das weltweit führende Unternehmen für gefälschte Unternehmen, ist auf der Suche nach einer gefälschten Social Media Awareness-Kampagne. Wir nehmen Vorschläge als Antwort auf diese gefälschte Ausschreibung bis zum [Datum] an.

2) Unternehmensprofil

Geben Sie einige Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen. Versuchen Sie, über die Standardformulierung hinauszugehen und Informationen bereitzustellen, die für eine Ausschreibung für Social-Media-Marketing-Dienstleistungen relevant sein könnten. Dies kann Ihre:

• Leitbild
• Zentrale Werte
• Zielkunden
• Wichtige Interessengruppen
• Wettbewerbslandschaft

Wenn die Aufnahme eines der oben genannten Punkte in Ihre Ausschreibung die Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen erfordern würde, weisen Sie darauf hin, dass zusätzliche Informationen auf Anfrage und/oder nach Unterzeichnung eines NDA erhältlich sind.

3. das Ökosystem der sozialen Medien

Geben Sie den Anbietern einen Überblick darüber, wie Ihr Unternehmen die sozialen Medien nutzt. Lassen Sie sie wissen, auf welchen sozialen Kanälen Sie am aktivsten sind oder welche Netzwerke Sie meiden. Einige andere Dinge, die Sie in diesem Abschnitt erwähnen könnten, sind:

• Eine Zusammenfassung der aktiven Konten
• Wichtige Aspekte Ihrer Social-Marketing-Strategie
• Übersichten oder Links zu vergangenen oder laufenden Kampagnen
• Relevante soziale Analysen (z. B. Demografie der Zielgruppe, Engagement usw.)
• Highlights aus Ihren sozialen Konten (z. B. Inhalte, die besonders gut gelaufen sind)

Ein wichtiger Grund, diese Informationen zur Verfügung zu stellen, ist die Vermeidung von Wiederholungen. Ohne diese Informationen kann es passieren, dass Sie Angebote für soziale Medien erhalten, die früheren Konzepten zu sehr ähneln, was letztendlich für alle Beteiligten eine Zeitverschwendung ist. Je besser ein Anbieter Ihre soziale Medienlandschaft versteht, desto besser kann er ein erfolgreiches Konzept liefern.

4. der Zweck und die Beschreibung des Projekts

Erläutern Sie den Zweck Ihrer Ausschreibung für soziale Medien. Was wollen Sie erreichen? Seien Sie so konkret wie möglich.

Einige Beispiele hierfür sind:

• Förderung der Bekanntheit einer neuen Filialeröffnung in [Ort]
• Gewinnen Sie neue Follower auf einem kürzlich eingerichteten Social-Media-Kanal
• Erhöhung der Aufmerksamkeit für ein bestehendes Produkt oder eine Dienstleistung
• Generieren Sie mehr Leads über bestimmte soziale Medienkanäle
• Etablieren Sie Ihr Unternehmen als Vordenker
• Vermittlung von Unternehmenswerten oder -initiativen an ein Zielpublikum
• Führen Sie eine saisonale Werbeaktion oder einen sozialen Wettbewerb durch

Denken Sie daran, dass Social-Media-Kampagnen mehrere Ziele beinhalten können und sollten. Jedes Ziel ist ein Kästchen, das der Anbieter ankreuzen kann. Erwägen Sie die Verwendung von primären und sekundären Zielkategorien, damit klar ist, was am wichtigsten ist.

5. herausforderungen

Die meisten Unternehmen sind sich der besonderen Herausforderungen bewusst, mit denen sie in und außerhalb der sozialen Medien konfrontiert sind. Gehen Sie nicht davon aus, dass nicht eingeweihte Dritte dasselbe Verständnis haben. Identifizieren Sie Hindernisse im Voraus, damit Sie gemeinsam daran arbeiten können, sie zu lösen oder zu umgehen.

Zu den Herausforderungen können gehören:

• Kundenempfindlichkeiten (z. B. alles, was einem Anbieter helfen würde, bekannte Schmerzpunkte zu vermeiden)
• Juristische Formulierungen (z. B. umständliche Haftungsausschlüsse und Offenlegungen, die kreativen Konzepten oft im Wege stehen)
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (gibt es Altersbeschränkungen oder andere Einschränkungen für die Vermarktung Ihres Produkts?)
• Differenzierung (ist es schwierig, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung von der Konkurrenz zu unterscheiden?)

Auch Ressourcen- und Budgetprobleme können hier eine Rolle spielen. Verfügt Ihr Unternehmen über genügend Personal, um den notwendigen Kundenservice und das Community-Management zu unterstützen? Seien Sie ehrlich: Die besten Vorschläge könnten unschätzbare Lösungen darstellen.

6. wichtige Fragen

In Ausschreibungen für soziale Medien, die zu Marketingzwecken verwendet werden, sind Fragen nicht selten. Sie folgen oft auf die Herausforderungen oder sind als Unterabschnitt in diesen enthalten. In einigen Fällen fragen sie einfach: Wie wird Ihr Angebot diese Herausforderungen angehen?

Durch die Einbeziehung von Fragen kann sichergestellt werden, dass die Vorschläge die Lösungen oder Antworten direkt enthalten, anstatt ihnen auszuweichen oder sie zu umgehen. Wenn Ihr Unternehmen vor großen Herausforderungen steht, werden diese Antworten die Bewertung der eingegangenen Vorschläge erleichtern.

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7 Bieterqualifikationen

Erfahrung, frühere Projekte, Teamgröße und andere Referenzen sind wichtige Faktoren, die bei der Bewertung von Anbietern, die auf Ihre Ausschreibungen für soziale Medien antworten, zu berücksichtigen sind. Sie haben Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen gegeben. Hier können die Bieter darlegen, warum ihr Unternehmen besonders qualifiziert ist, Ihr Projekt zu übernehmen.

Geben Sie die Qualifikationen an, die für ein erfolgreiches Projekt wichtig sind, die Ihnen bei der Bewertung der Angebote helfen und die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind, z. B. kann es sein, dass Ihr Unternehmen B-Corps bevorzugt, obwohl dies für eine Ausschreibung im Bereich soziale Medien nicht relevant ist.

Einige Dinge, um die Sie bitten sollten:

• Einzelheiten über die Größe des Teams des Verkäufers
• Nachweis einer Social-Media-Schulung und -Zertifizierung (z. B. das Social-Marketing-Ausbildungs- und -Zertifikatsprogramm von SMMExpert)
• Beispiele für die Arbeit mit früheren oder bestehenden Kunden
• Zeugnisse von Kunden
• Ergebnisse aus früheren Kampagnen
• Eine Liste der Mitarbeiter - und ihre Titel -, die an dem Projekt arbeiten werden
• Projektmanagementansatz und -strategie
• Ressourcen, die für das Projekt zur Verfügung stehen werden
• Alles andere über den Anbieter und seine Arbeit, was für Sie und die Durchführung des Projekts wichtig ist

Wenn Sie den Abschnitt über die Bieterqualifikationen nicht beachten, könnten Sie am Ende eine Reihe von Bewerbungen erhalten, die nicht die Informationen enthalten, die Sie für eine Entscheidung benötigen. Geben Sie also alles an, was Sie von potenziellen Anbietern sehen möchten.

8) Leitlinien für Vorschläge

In diesem Abschnitt sollten die Grundlagen für die Einreichung von Vorschlägen behandelt werden: Wann, was, wo und wie viel. Geben Sie die Frist für die Einreichung an, wie die Vorschläge formatiert sein sollten und wie detailliert die Aufschlüsselung des Budgets sein muss.

Wenn Ihr Unternehmen über Markenrichtlinien, Richtlinien für soziale Medien, einen Styleguide für soziale Medien oder andere relevante Ressourcen verfügt, fügen Sie Links oder Informationen darüber ein, wo die Verkäufer diese finden können.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch eine Kontaktperson angeben. In unserer Vorlage für Ausschreibungen für soziale Medien stehen die Kontaktinformationen in der Kopfzeile. Es ist letztendlich egal, ob Sie sie an den Anfang oder an das Ende setzen, solange sie für die Agenturen verfügbar sind, um Fragen oder Klarstellungen zu stellen.

9. zeitliche Planung des Projekts

In jeder Ausschreibung für soziale Medien sollten Angebots- und Projektfristen angegeben werden. Geben Sie in diesem Abschnitt einen strukturierten Angebotszeitplan an, an den sich die Anbieter halten können. Sofern Ihr Projekt nicht an ein bestimmtes Datum oder Ereignis gebunden ist, kann Ihr Projektdatum etwas mehr Spielraum für Flexibilität lassen.

Ein Zeitplan für eine Ausschreibung in den sozialen Medien kann Folgendes enthalten:

• Deadline für die RSVP-Teilnahme
• Treffen mit den Anbietern für Vorgespräche
• Frist für die Einreichung von Fragen durch die Agenturen
• Frist für die Einreichung von Vorschlägen
• Auswahl der Finalisten
• Präsentationen der Finalisten
• Auswahl des erfolgreichen Vorschlags
• Zeitraum der Vertragsverhandlungen
• Wann werden die Bieter, die nicht ausgewählt wurden, benachrichtigt?

Fügen Sie eine feste Frist oder ein Zieldatum für das Projekt ein. Wenn wichtige Meilensteine und Liefertermine bereits feststehen, sollten diese hier ebenfalls angegeben werden.

10. die Bewertung des Vorschlags

Sowohl Sie als auch die potenziellen Anbieter sollten im Voraus wissen, wie ihre Vorschläge bewertet werden. Listen Sie die Kriterien auf, die Sie messen werden, und wie die einzelnen Kategorien gewichtet oder bewertet werden.

Machen Sie das Verfahren so transparent wie möglich. Wenn eine Vorlage für eine Rubrik oder eine Scorecard zur Verfügung steht, fügen Sie sie hier ein. Wenn die Bewerter Kommentare abgeben, teilen Sie den Bietern mit, ob sie diese erwarten können oder nicht.

Geben Sie schließlich an, welche Rolle das angegebene Budget in Ihrem Entscheidungsprozess spielen wird. Wird es den Bewertern nach der Bewertung des Vorschlags mitgeteilt? Wie wird das Verhältnis zwischen Kosten und Wert bestimmt?

RFP-Vorlage für soziale Medien

Benötigen Sie ein Beispiel für eine Ausschreibung für soziale Medien? Wir haben eine Vorlage vorbereitet, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Verwenden Sie diese Vorlage für eine Ausschreibung für soziale Medien als Ausgangspunkt, und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an.

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