Si plusieurs personnes font partie de votre équipe sociale, vous avez probablement déjà collaboré à de nombreuses activités sur les médias sociaux. Et si le travail d'équipe est souvent source d'idées nouvelles et d'un meilleur retour sur investissement, il peut aussi être difficile à mettre en œuvre efficacement. Qui est responsable de quoi ? Et quels outils devriez-vous utiliser pour partager la charge ?

La collaboration sur les médias sociaux peut être compliquée par le travail à distance. Comment rester en contact avec votre équipe lorsque vous n'êtes pas ensemble au bureau ?

Dans cet article, nous vous proposons nos meilleurs conseils et outils pour une collaboration réussie sur les médias sociaux.

L'objectif est d'augmenter la productivité de votre équipe de médias sociaux grâce à un travail d'équipe efficace.

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Collaboration sur les médias sociaux : un processus étape par étape

Étape 1 : Définir les rôles et les missions

La première étape pour assurer une collaboration fructueuse en matière de médias sociaux au sein d'une équipe consiste à attribuer des rôles, le but ultime étant de s'assurer que :

• Les membres de l'équipe ont une charge de travail équilibrée.
• Chaque réseau social a une couverture équilibrée.
• Quelqu'un est responsable de toutes les tâches.
• Quelqu'un modère les messages sortants pour assurer la cohérence de la marque.
• Chaque membre de l'équipe dispose d'un suppléant qui reprend ses fonctions en cas de maladie ou de vacances.

Pour commencer, vous pouvez interroger votre équipe de gestion des médias sociaux et lui poser les questions suivantes :

• Qu'est-ce qu'ils aiment dans ce qu'ils font actuellement ?
• Que voudraient-ils changer ?

Vous pouvez même leur faire passer des tests de personnalité. Voyez quels types de tâches leur conviennent le mieux, quels types de récompenses les motivent le mieux. Vous pouvez choisir le rapport sur les types MBTI, le CliftonStrengths de Gallup ou d'autres évaluations similaires de la personnalité sur le lieu de travail.

Vous pouvez également dresser la liste des tâches les plus importantes pour votre entreprise en matière de médias sociaux. Ensuite, assurez-vous que quelqu'un est affecté à chacune d'entre elles. Vous pouvez vous y atteler en premier lieu ou au cours de l'étape suivante.

Parmi les tâches courantes de votre équipe, on peut citer création de contenu , Programmation , engagement , service à la clientèle , gestion des parties prenantes et plus encore.

Étape 2 : Établir des processus et des directives pour les médias sociaux

L'étape suivante consiste à établir un guide de procédures pour votre équipe de gestion des médias sociaux, dans lequel vous expliquerez comment votre équipe doit gérer des situations spécifiques.

Votre guide de procédures peut servir de guide de formation pour les nouveaux membres de votre équipe de gestion sociale, mais aussi permettre à une personne de gérer les tâches d'une autre lorsqu'elle est malade ou en vacances.

Voici quelques exemples de processus spécifiques à définir, en fonction des besoins de votre entreprise. Vos processus devront peut-être être revus et mis à jour fréquemment, en fonction de l'évolution des réseaux sociaux, des outils de gestion sociale et des objectifs de votre entreprise.

Campagnes et promotions dans les médias sociaux

Toutes les campagnes et promotions sur les médias sociaux ne se ressemblent pas, mais le processus sera le même. Décrivez le processus de création de vos campagnes, de la création du contenu à l'enregistrement des mesures de réussite.

Rapports analytiques mensuels

Dressez une liste des rapports d'analyse des médias sociaux à exécuter chaque mois en fonction des objectifs de votre entreprise. Selon les réseaux sociaux et les outils que vous utilisez, vous pouvez avoir plusieurs sources de données. Créez un modèle pour résumer les données et une liste des personnes qui doivent recevoir les rapports.

Demandes de renseignements sur les ventes

Décrivez les étapes de la prise de contact avec un client potentiel sur chaque réseau social. Votre entreprise compte-t-elle plusieurs représentants commerciaux ? Il convient d'indiquer les personnes ou les services spécifiques qui doivent être informés d'une demande de vente.

Demandes de renseignements auprès du service clientèle

Il en va de même pour les représentants du service à la clientèle. Avez-vous des personnes spécifiques qui s'occupent du suivi des commandes, des retours, des remplacements, des réparations et d'autres demandes ? Décrivez les étapes à suivre pour résoudre un problème de service à la clientèle, y compris les personnes qui doivent participer à la conversation.

Questions pour le PDG

Si l'entreprise compte une ou plusieurs personnalités publiques, définissez la procédure à suivre pour répondre aux questions ou aux commentaires destinés à vos cadres supérieurs.

Gestion de crise

Avez-vous réfléchi à la manière dont votre entreprise gèrerait une crise sur les médias sociaux ? Décrivez le processus avec lequel vous coordonnerez les messages, les déclarations officielles et les réponses aux questions.

Examen d'un nouveau réseau social

De nouveaux réseaux sociaux apparaissent régulièrement. La question est de savoir s'ils méritent le temps de votre équipe. Décrivez le processus d'évaluation de la valeur potentielle d'un nouveau réseau social pour votre entreprise.

Examen d'un nouvel outil social

Comme les nouveaux réseaux sociaux, les nouveaux outils de médias sociaux doivent être évalués en fonction de leur prix par rapport à leur valeur. Même s'il s'agit d'outils gratuits, la courbe d'apprentissage de tout outil représente un investissement en temps. Assurez-vous que cela en vaut la peine pour votre équipe et vos médias sociaux.

En plus de vos processus relatifs aux médias sociaux, vous voudrez peut-être établir des directives supplémentaires pour les médias sociaux. Ces directives couvrent les règles pour votre équipe de gestion des médias sociaux. Elles s'appliquent également à toute personne qui utilise les médias sociaux pour représenter votre entreprise.

Réfléchissez à la manière dont l'utilisation personnelle et professionnelle des médias sociaux se recoupe dans votre entreprise. Si des conflits sont possibles, ils doivent être abordés dans vos directives.

Étape 3 : Créez un guide de style pour les médias sociaux

Une fois que vous avez défini vos processus, vous pouvez les affiner en rédigeant un guide de style pour les médias sociaux, qui décrira la voix, le ton et le langage que votre équipe de gestion des médias sociaux utilisera, en veillant à la cohérence entre les membres de l'équipe.

Vous n'êtes pas sûr de ce que doit contenir votre guide de style ? Voici quelques idées.

• Noms d'entreprises, de produits et/ou de services de marque. Vous voulez que tous les membres de votre équipe soient cohérents lorsqu'ils font référence aux aspects les plus importants de votre marque.
• Ce que votre entreprise préfère appeler ses clients (clients, patients, familles, etc.).
• Le ton général du dialogue de votre équipe : doit-il être formel, décontracté, amical, drôle, technique ?
• Classement général du contenu (G, PG, PG-13, etc.) applicable aux mèmes, citations, articles de blog et autres contenus sociaux.
• L'utilisation de filigranes, de bordures, de signatures, de couleurs et d'autres marqueurs de marque.

Étape 4 : Établissez votre calendrier de médias sociaux

Planifiez vos campagnes de médias sociaux et vos promotions pour l'année à l'aide d'un calendrier de médias sociaux. Il aidera votre équipe de médias sociaux à rester sur la bonne voie en matière de publication. Il aidera également toute personne extérieure à votre département qui participe au contenu, au référencement et à d'autres parties de vos campagnes.

Veillez à ce que l'un des membres de votre équipe soit chargé de le tenir à jour.

Étape 5 : Organisez des réunions de contrôle régulières

La responsabilité est importante lorsqu'on travaille à domicile, ou même dans un grand bureau, tout comme la connexion.

Organisez des réunions de contrôle hebdomadaires en définissant un plan de discussion et des objectifs. Chaque membre de votre équipe doit faire part de ses succès et des domaines dans lesquels il a besoin d'aide. Chacun doit repartir avec un plan d'action et quelque chose à rapporter lors de la prochaine réunion.

Étape 6 : Organisez également des réunions de contrôle avec les parties prenantes.

Les équipes chargées des médias sociaux doivent travailler en étroite collaboration avec les autres équipes de l'entreprise pour produire des messages marketing cohérents. Des réunions de contrôle régulières avec les responsables des autres canaux de marketing et de publicité garantissent une collaboration et une communication sans faille.

Les modifications apportées au calendrier d'un autre service de marketing peuvent avoir une incidence sur votre calendrier. Veillez donc à ce que chacun reste organisé lors de ces réunions également.

Étape 7 : Choisir les meilleurs outils de gestion des médias sociaux

Le meilleur outil de gestion des médias sociaux permettra à votre équipe de gérer les activités cruciales des médias sociaux à partir d'un seul tableau de bord - avec leurs propres identifiants et responsabilités. L'outil que vous choisirez dépendra de divers facteurs.

• Le nombre de réseaux sociaux que votre entreprise utilise activement.
• Les fonctionnalités que votre entreprise utilise sur chaque réseau social (messages, groupes, publicité, etc.).
• Le nombre de personnes qui doivent avoir accès à votre outil de gestion des médias sociaux.
• Les fonctionnalités que vous recherchez dans un outil de gestion des médias sociaux.
• Le budget que vous devez consacrer chaque mois à la gestion des médias sociaux.

Commencez en gardant ces éléments à l'esprit. En termes de fonctionnalités, voici les questions à poser lors de l'évaluation d'un nouvel outil de gestion des médias sociaux.

• Vous voulez un outil qui vous aide à publier de nouveaux messages sur vos réseaux sociaux ?
• Voulez-vous un outil qui permette de modérer tous les messages pour approbation ?
• Vous voulez un outil qui vous aide à gérer les messages directs à destination et en provenance de votre entreprise ?
• Vous voulez un outil pour vous aider à gérer vos publicités sur les médias sociaux ?
• Vous voulez un outil qui vous aide à créer des rapports d'analyse détaillés sur les médias sociaux ?
• Vous voulez un outil pour vous aider à sécuriser les médias sociaux de votre entreprise ?

Parcourez ensuite la liste des outils de gestion des médias sociaux les plus populaires pour faire correspondre vos besoins à leurs fonctionnalités. Nous ne pouvons nous empêcher de mentionner SMMExpert.

En ce qui concerne les outils de collaboration sur les médias sociaux, les fonctions de gestion d'équipe de SMMExpert vous permettent de définir des niveaux de permission personnalisés pour chaque membre de l'équipe, de vous assigner des tâches les uns aux autres, de partager une bibliothèque de contenu approuvé et de surveiller les messages entrants et sortants.

Les équipes sociales peuvent même collaborer en déplacement à partir de leurs appareils mobiles. La vidéo ci-dessous montre à quel point il est facile d'attribuer des messages aux membres de l'équipe si vous êtes coincé chez le dentiste (ou autrement frappé d'incapacité) - et bien d'autres choses encore.

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Mais, quel que soit l'outil de collaboration sur les médias sociaux que vous choisissez, assurez-vous qu'il offre suffisamment de fonctionnalités pour améliorer l'efficacité de votre équipe et, surtout, qu'il améliore les médias sociaux de votre entreprise.

Étape 8 : Choisir les meilleurs outils de communication

En permettant à votre équipe de se parler - et d'envoyer des GIFs - où qu'elle se trouve et quelle que soit sa charge de travail, vous resterez en contact à plusieurs niveaux.

L'outil que vous choisirez pour votre équipe dépendra d'une série de facteurs :

• Le niveau de sécurité que vous attendez d'un outil de communication.
• Le nombre de personnes qui doivent avoir accès à votre outil de communication.
• Les fonctionnalités que vous attendez d'un outil de communication.
• Le budget que vous devez consacrer chaque mois aux outils de communication.

Workplace par Facebook

Vous savez que vos employés sont probablement déjà sur Facebook Messenger. Pourquoi ne pas prendre une plateforme à laquelle ils sont habitués et la rendre plus conviviale ?

Workplace by Facebook vous permet de créer un environnement Facebook pour votre organisation avec des groupes, des chats et des appels vidéo. Ils proposent des plans gratuits et des plans à partir de 4 $ par personne et par mois.

Slack

Slack est une autre plateforme freemium, avec des plans gratuits et des plans à partir de 6,67 $ par mois. Leur outil gratuit vous permet d'organiser les conversations par sujet dans des canaux. Avec le plan payant, vous avez accès à des fonctionnalités telles que l'historique illimité des messages, les appels vidéo de groupe et le partage d'écran.

Skype

Skype est une autre plateforme de communication célèbre pour ses discussions vidéo. Bien qu'il ne dispose pas de la même organisation de groupes ou de canaux que Facebook et Slack, il propose des discussions et des appels vidéo de groupe gratuits.

Étape 9 : Choisir les meilleurs outils de gestion de projet

Le meilleur outil de gestion de projet vous aidera à gérer le flux de travail des campagnes et des promotions sur les médias sociaux. Si vous travaillez avec des rédacteurs, des graphistes et d'autres personnes extérieures à votre service, ils peuvent être ajoutés au flux de travail. L'outil que vous choisirez dépendra de divers facteurs.

• La façon dont vous souhaitez que vos projets soient visualisés/organisés.
• Le niveau de sécurité que vous attendez d'un outil de gestion de projet.
• Le nombre de personnes qui doivent avoir accès à votre outil de gestion de projet.
• Les fonctionnalités que vous attendez d'un outil de gestion de projet.
• Le budget que vous devez consacrer chaque mois aux outils de communication.

Trello

L'un des meilleurs outils de gestion de projet est Trello, qui vous permet d'organiser vos projets à l'aide de listes et de cartes. Dans chaque carte, vous pouvez créer des dates d'échéance, des listes de tâches individuelles et assigner des tâches aux membres. Trello propose un plan gratuit et des plans à partir de 9,99 $ par mois.

Zoho Projects

Zoho Projects, classé n°1 par PC Mag, est un autre outil de gestion de projet freemium. Après le plan gratuit, les plans commencent à 3 $ par utilisateur et par mois. Les fonctionnalités comprennent des diagrammes de Gantt, des tâches automatisées, des feuilles de temps et l'intégration d'applications.

monday.com

monday.com est un outil de gestion de projet en ligne, connu pour son interface moderne et facile à utiliser. Les équipes sociales peuvent l'utiliser pour organiser et suivre leur travail, et reprendre le flambeau si quelqu'un est malade ou absent. De plus, vous pouvez l'ajouter à votre tableau de bord SMMExpert via la bibliothèque d'applications.

Étape 10 : Choisir les meilleurs outils de partage de documents et de fichiers

Les meilleurs outils de partage de documents et de fichiers vous permettront d'obtenir du contenu pour vos campagnes de médias sociaux. Il existe de nombreux outils parmi lesquels choisir, mais l'un des plus utilisés est la suite d'outils Google.

Google Drive

Google Drive permet aux utilisateurs personnels et professionnels de stocker des fichiers et des documents. Vous pouvez également utiliser :

• Google Docs pour créer des documents et du contenu PDF/ebook.
• Google Sheets pour les feuilles de calcul.
• Google Presentation pour les diaporamas.
• Formulaire Google pour les enquêtes.

Google Docs est l'outil de prédilection de la plupart des créateurs et rédacteurs de contenu, grâce à ses fonctions d'édition facile et d'historique des versions.

Étape 11 : Choisir les meilleurs outils de conception

Enfin, vous devez créer du contenu de qualité pour vos campagnes sur les médias sociaux et vous procurer les meilleurs outils de conception possibles.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud est une suite personnalisable d'outils de conception professionnels. Créez des graphiques, des images, des mises en page, des photos et des vidéos étonnants. Le prix de l'ensemble des 20+ applications pour ordinateurs de bureau et mobiles est de 52,99 dollars par mois. Vous pouvez également obtenir une ou deux applications à la fois, en fonction de vos besoins créatifs.

Visme

Vous cherchez quelque chose de plus simple ? Visme est un outil de conception freemium qui vise à fournir des conceptions professionnelles aux non-designers. Vous pouvez obtenir toutes leurs fonctionnalités pour le travail pour 15 $ par mois ou 29 $ par mois pour les utilisateurs professionnels.

La collaboration sur les médias sociaux peut être fructueuse si les bons processus sont en place, si les outils sont disponibles et si les rôles et les responsabilités sont définis. Que vous travailliez à distance ou ensemble dans un bureau, votre équipe devrait rapidement bénéficier d'une meilleure collaboration et d'un travail d'équipe plus efficace.

Simplifiez le processus de collaboration de votre équipe de médias sociaux grâce à SMMExpert. Attribuez les messages entrants aux membres de l'équipe, modifiez le travail de chacun, approuvez les versions finales et planifiez les publications sur tous vos réseaux sociaux à partir d'un seul tableau de bord. Essayez-le gratuitement dès aujourd'hui.

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