Dacă aveți mai mult de o persoană în echipa dvs. socială, probabil că v-ați implicat deja în multe colaborări în domeniul social media. Și, deși munca în echipă poate duce adesea la idei noi și la un randament mai mare al investițiilor, poate fi, de asemenea, dificil de realizat în mod eficient. Cine este responsabil de ce? Și ce instrumente ar trebui să utilizați pentru a împărți sarcina?

Colaborarea prin intermediul rețelelor sociale poate fi complicată și mai mult de munca la distanță. Cum ar trebui să rămâneți conectat cu echipa dvs. atunci când nu sunteți împreună la birou?

În această postare, vă oferim cele mai bune sfaturi și instrumente pentru o colaborare de succes în social media.

Scopul? Creșterea productivității echipei dumneavoastră de social media prin muncă eficientă în echipă.

Bonus: Descărcați șablonul nostru gratuit și personalizabil de calendar social media pentru a vă planifica și programa cu ușurință tot conținutul în avans.

Colaborarea în social media: un proces pas cu pas

Pasul 1: Definiți rolurile și atribuțiile

Primul pas în asigurarea unei colaborări reușite în social media în cadrul unei echipe este atribuirea rolurilor. Scopul final în timpul acestui pas este de a vă asigura că:

• Membrii echipei au un volum de muncă echilibrat.
• Fiecare rețea socială are o acoperire echilibrată.
• Cineva este responsabil pentru toate sarcinile.
• Cineva moderează mesajele de ieșire pentru a asigura coerența mărcii.
• Fiecare membru al echipei are un membru de rezervă care îi poate prelua sarcinile în caz de boală sau concediu.

Pentru a începe, puteți face un sondaj de opinie în rândul echipei dumneavoastră de management al rețelelor de socializare. Puneți-le următoarele întrebări:

• Ce le place la ceea ce fac în prezent?
• Ce ar dori să schimbe?

Puteți chiar să le dați teste de personalitate. Vedeți ce tipuri de sarcini li se potrivesc cel mai bine. Ce fel de recompense îi motivează cel mai bine? Puteți alege raportul de tip MBTI, Gallup CliftonStrengths sau evaluări similare ale personalității la locul de muncă.

Alternativ, puteți trece în revistă și să enumerați cele mai importante sarcini de social media pentru compania dvs. De acolo, asigurați-vă că o persoană este desemnată pentru fiecare dintre ele. Puteți lucra la acest lucru mai întâi sau puteți lucra la acest lucru în etapa următoare.

Unele sarcini comune pentru echipa dvs. pot include crearea de conținut , programarea , logodnă , serviciul clienți , gestionarea părților interesate , și multe altele.

Pasul 2: Stabiliți procesele și liniile directoare pentru social media

Următorul pas este să stabiliți un ghid de proces pentru echipa dvs. de gestionare a social media. Ghidul dvs. va cuprinde modul în care echipa dvs. trebuie să gestioneze anumite situații specifice.

Ghidul dvs. de procese poate servi drept ghid de formare pentru noii membri ai echipei dvs. de management social. De asemenea, poate ajuta o persoană să gestioneze sarcinile altei persoane în timp ce aceasta este bolnavă sau în vacanță.

Iată câteva exemple de procese specifice pe care ați putea dori să le conturați, în funcție de nevoile companiei dvs. Este posibil ca procesele dvs. să trebuiască să fie revizuite și actualizate frecvent. Bazați-vă pe frecvența de actualizare în funcție de modificările aduse rețelelor sociale, de instrumentele de gestionare socială și de obiectivele companiei dvs.

Campanii și promoții în social media

Nu toate campaniile și promoțiile din social media vor arăta la fel, dar procesul va arăta la fel. Descrieți procesul de creare a campaniilor dvs., de la crearea conținutului până la înregistrarea indicatorilor de succes.

Rapoarte lunare de analiză

Alcătuiți o listă cu rapoartele de analiză a rețelelor sociale pe care să le realizați în fiecare lună, în funcție de obiectivele companiei dvs. În funcție de rețelele și instrumentele sociale pe care le utilizați, este posibil să aveți mai multe surse de date. Creați un șablon pentru a rezuma datele și o listă cu persoanele care trebuie să primească rapoartele.

Întrebări de vânzări

Descrieți pașii de angajare cu un potențial client pe fiecare rețea de socializare. Compania dvs. are mai mulți reprezentanți de vânzări? Ar trebui să includă orice persoane sau departamente specifice care ar trebui să fie notificate cu privire la o cerere de vânzare.

Întrebări privind serviciul clienți

Același lucru este valabil și pentru reprezentanții serviciului clienți. Aveți persoane specifice care se ocupă de urmărirea comenzilor, retururi, înlocuiri, reparații și alte solicitări? Descrieți pașii de abordare a unei probleme de serviciu clienți, inclusiv cine ar trebui să fie inclus în conversație.

Întrebări pentru CEO

Există una sau mai multe personalități publice în cadrul companiei? Descrieți procesul de răspuns la întrebările sau comentariile adresate directorilor de rang înalt.

Managementul crizei

V-ați gândit cum ar trebui să gestioneze compania dvs. o criză în social media? Descrieți procesul de coordonare a mesajelor, a declarațiilor oficiale și a răspunsurilor la întrebări.

Noua revizuire a rețelei sociale

Apar cu regularitate noi rețele sociale. Întrebarea este dacă merită timpul echipei dumneavoastră? Descrieți procesul de analiză a valorii potențiale a unei noi rețele sociale pentru compania dumneavoastră.

Noua revizuire a instrumentelor sociale

La fel ca noile rețele sociale, noile instrumente de social media trebuie evaluate în funcție de prețul lor în raport cu valoarea lor. Chiar dacă sunt instrumente gratuite, curba de învățare pentru orice instrument reprezintă o investiție de timp. Asigurați-vă că merită pentru echipa dvs. și pentru social media.

În plus față de procesele de social media, este posibil să doriți să aveți orientări suplimentare privind social media. Aceste orientări acoperă reguli pentru echipa dvs. de gestionare a social media. De asemenea, ele se aplică tuturor celor care utilizează social media pentru a vă reprezenta compania.

Gândiți-vă la modul în care utilizarea personală și profesională a rețelelor sociale se intersectează în cadrul companiei dvs. Dacă există posibile conflicte, acestea trebuie abordate în liniile directoare.

Pasul 3: Creați un ghid de stil pentru social media

După ce v-ați conturat procesele, le puteți rafina și mai mult prin redactarea unui ghid de stil pentru social media. Acesta va cuprinde vocea, tonul și limbajul pe care îl va folosi echipa dvs. de gestionare a social media, păstrând coerența între membrii echipei.

Nu sunteți sigur ce ar trebui să includă ghidul dvs. de stil? Iată câteva idei.

• Nume de marcă pentru companie, produse și/sau servicii. Doriți ca toți membrii echipei dvs. să fie consecvenți atunci când se referă la cele mai importante aspecte ale mărcii dvs.
• Cum preferă compania dumneavoastră să își numească clienții (clienți, pacienți, familii etc.).
• Tonul general al dialogului echipei dvs. Ar trebui să fie formal? Casual? Prietenos? Amical? Amuzant? Tehnic?
• Clasificarea generală a conținutului? G, PG, PG-13 etc., după cum se aplică la meme-uri, citate, postări pe blog și alte tipuri de conținut social.
• Utilizarea filigranelor, a marginilor, a semnăturilor, a culorilor și a altor marcaje.

Pasul 4: Configurați-vă calendarul social media

Planificați-vă campaniile de social media și promoțiile pentru anul în curs cu ajutorul unui calendar de social media. Acesta vă va ajuta echipa de social media să nu se abată de la publicare. De asemenea, îi va ajuta pe toți cei din afara departamentului dvs. care vă asistă cu conținut, SEO și alte părți ale campaniilor dvs.

Asigurați-vă că unul dintre membrii echipei dvs. are responsabilitatea de a o actualiza.

Pasul 5: Aranjați întâlniri regulate de verificare

Responsabilitatea este importantă atunci când lucrați de acasă - sau chiar și într-un birou mare. La fel și conexiunea.

Aranjați întâlniri săptămânale de verificare cu un plan de discuții și obiective trasate. Fiecare membru al echipei dvs. ar trebui să își împărtășească succesele și domeniile în care are nevoie de ajutor. Toată lumea ar trebui să plece cu un plan de acțiune și cu ceva de raportat la următoarea întâlnire.

Pasul 6: Aranjați întâlniri de verificare și cu părțile interesate

Echipele de social media trebuie să colaboreze îndeaproape cu alte persoane din cadrul companiei pentru a produce mesaje de marketing coerente. Întâlnirile regulate de verificare cu cei care gestionează alte canale de marketing și publicitate asigură o colaborare și o comunicare fără cusur.

Modificările în programul unui alt departament de marketing vă pot afecta calendarul, așa că asigurați-vă că toată lumea rămâne organizată și în cadrul acestor întâlniri.

Pasul 7: Alegeți cele mai bune instrumente de gestionare a rețelelor sociale

Cel mai bun instrument de gestionare a rețelelor sociale va permite echipei dvs. să gestioneze activitățile esențiale din rețelele sociale dintr-un singur tablou de bord - cu propriile autentificări și responsabilități. Instrumentul pe care îl alegeți va depinde de o varietate de factori.

• Numărul de rețele de socializare pe care compania dvs. le utilizează în mod activ.
• Caracteristicile pe care compania dumneavoastră le utilizează pe fiecare rețea socială (postări, grupuri, publicitate etc.).
• Numărul de persoane care au nevoie de acces la instrumentul de gestionare a rețelelor sociale.
• Caracteristicile pe care le doriți de la un instrument de gestionare a rețelelor sociale.
• Bugetul pe care trebuie să îl cheltuiți în fiecare lună pentru gestionarea social media.

Începeți cu aceste lucruri în minte. În ceea ce privește caracteristicile, acestea sunt întrebările pe care trebuie să le puneți atunci când evaluați un nou instrument de gestionare a rețelelor sociale.

• Doriți un instrument care să vă ajute să publicați noi postări pe rețelele sociale?
• Doriți un instrument care va permite ca toate postările să fie moderate pentru aprobare?
• Doriți un instrument care să vă ajute să gestionați mesajele directe către și dinspre compania dvs.?
• Doriți un instrument care să vă ajute să vă gestionați anunțurile din social media?
• Doriți un instrument care să vă ajute să creați rapoarte analitice aprofundate de social media?
• Doriți un instrument care să vă ajute să securizați rețelele sociale ale companiei dumneavoastră?

Apoi, parcurgeți lista celor mai populare instrumente de gestionare a rețelelor sociale pentru a vă potrivi nevoile cu caracteristicile acestora. Nu putem să nu menționăm SMMExpert.

În ceea ce privește instrumentele de colaborare în social media, funcțiile de gestionare a echipei SMMExpert vă permit să stabiliți niveluri de permisiune personalizate pentru fiecare membru al echipei, să vă atribuiți sarcini, să partajați o bibliotecă de conținut aprobat și să monitorizați mesajele primite și trimise.

Echipele sociale pot colabora chiar și în deplasare, de pe dispozitivele mobile. Videoclipul de mai jos arată cât de ușor este să atribuiți mesaje membrilor echipei dacă sunteți blocat la dentist (sau în incapacitate de muncă) și multe altele.

Bonus: Descărcați șablonul nostru gratuit și personalizabil de calendar social media pentru a vă planifica și programa cu ușurință tot conținutul în avans.

Dar, indiferent de instrumentul de colaborare cu social media pe care îl alegeți, asigurați-vă că acesta oferă suficiente caracteristici pentru a îmbunătăți eficiența echipei dvs. Cel mai important, asigurați-vă că îmbunătățește social media companiei dvs.

Pasul 8: Alegeți cele mai bune instrumente de comunicare

Instrumentul de comunicare potrivit va face colaborarea în social media mult mai ușoară. Permițând echipei dvs. să vorbească - și să trimită GIF-uri - între ele, indiferent unde se află sau cât de ocupate sunt, vă va ajuta să rămâneți conectați pe mai multe niveluri.

Instrumentul pe care îl alegeți pentru echipa dumneavoastră va depinde de o serie de factori:

• Nivelul de securitate de care aveți nevoie pentru un instrument de comunicare.
• Numărul de persoane care au nevoie de acces la instrumentul de comunicare.
• Caracteristicile pe care le doriți de la un instrument de comunicare.
• Bugetul pe care trebuie să îl cheltuiți în fiecare lună pentru instrumentele de comunicare.

Locul de muncă prin Facebook

Știți că angajații dvs. sunt probabil deja pe Facebook Messenger. De ce să nu luați o platformă cu care sunt obișnuiți și să o faceți mai prietenoasă cu munca?

Workplace by Facebook vă permite să creați un mediu Facebook pentru organizația dvs. cu grupuri, chat-uri și apeluri video. Oferă planuri gratuite și planuri care încep de la 4 dolari pe lună de persoană.

Slack

Slack este o altă platformă freemium, cu planuri gratuite și planuri care încep de la 6,67 dolari pe lună. Instrumentul lor gratuit vă permite să organizați conversațiile în funcție de subiect în canale. Cu planul plătit, aveți acces la funcții care includ istoricul nelimitat al mesajelor, apeluri video de grup și partajarea ecranului.

Skype

Skype este o altă platformă de comunicare renumită pentru chat-ul video. Deși nu are aceeași organizare de grupuri sau canale ca Facebook și Slack, oferă gratuit chat și apeluri video de grup.

Pasul 9: Alegeți cele mai bune instrumente de management de proiect

Cel mai bun instrument de gestionare a proiectelor vă va ajuta să gestionați fluxul de lucru al campaniilor și promoțiilor din social media. Dacă lucrați cu copywriteri, graficieni și alte persoane din afara departamentului dvs., aceștia pot fi adăugați la fluxul de lucru. Instrumentul pe care îl alegeți va depinde de o varietate de factori.

• Modul în care doriți să vă vizualizați/organizați proiectele.
• Nivelul de securitate de care aveți nevoie pentru un instrument de gestionare a proiectelor.
• Numărul de persoane care trebuie să aibă acces la instrumentul de gestionare a proiectului.
• Caracteristicile pe care le doriți de la un instrument de gestionare a proiectelor.
• Bugetul pe care trebuie să îl cheltuiți în fiecare lună pentru instrumentele de comunicare.

Trello

Unul dintre cele mai bune instrumente de management de proiect include Trello, care vă permite să vă organizați proiectele cu ajutorul unor liste și carduri. În interiorul fiecărui card, puteți crea date scadente, liste individuale de lucruri de făcut și puteți atribui sarcini membrilor. Trello oferă un plan gratuit și planuri care încep de la 9,99 dolari pe lună.

Proiecte Zoho

Zoho Projects, clasat pe locul 1 de PC Mag, este un alt instrument de gestionare a proiectelor de tip freemium. După planul gratuit, planurile încep de la 3 dolari pe utilizator pe lună. Printre caracteristici se numără diagramele Gantt, sarcinile automate, foile de pontaj și integrarea aplicațiilor.

luni.com

monday.com este un instrument online de gestionare a proiectelor, cunoscut pentru interfața sa modernă și ușor de utilizat. Echipele sociale îl pot utiliza pentru a organiza și a ține evidența muncii lor și pentru a continua de unde au rămas ceilalți dacă cineva este bolnav sau plecat de la birou. În plus, îl puteți adăuga la tabloul de bord SMMExpert prin intermediul Bibliotecii de aplicații.

Pasul 10: Alegeți cele mai bune instrumente de partajare a documentelor și fișierelor

Cele mai bune instrumente de partajare a documentelor și a fișierelor vă vor permite să obțineți conținut pentru campaniile dvs. de social media. Deși există multe din care puteți alege, unul dintre cele mai utilizate este suita de instrumente Google.

Google Drive

Google Drive permite utilizatorilor personali și de afaceri să stocheze fișiere și documente. De asemenea, puteți utiliza:

• Google Docs pentru a crea documente și conținut PDF/ebook.
• Google Sheets pentru foi de calcul.
• Google Presentation pentru prezentări de diapozitive.
• Formular Google pentru sondaje.

Google Docs este instrumentul preferat al celor mai mulți creatori și editori de conținut, datorită funcțiilor de editare ușoară și istoricului versiunilor.

Pasul 11: Alegeți cele mai bune instrumente de proiectare

Nu în ultimul rând, dar nu în ultimul rând, trebuie să creați un conținut excelent pentru campaniile dvs. de social media. Obțineți cele mai bune instrumente de design posibile.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud este o suită personalizabilă de instrumente profesionale de design. Creați grafice, imagini, machete, fotografii și videoclipuri uimitoare. Prețul pentru toate cele peste 20 de aplicații pentru desktop și mobil este de 52,99 USD pe lună. De asemenea, puteți obține una sau două aplicații pe rând, în funcție de nevoile dvs. creative.

Visme

Căutați ceva mai simplu? Visme este un instrument de design freemium care își propune să ofere modele profesionale celor care nu sunt designeri. Puteți obține toate funcțiile lor pentru muncă pentru 15 dolari pe lună sau 29 de dolari pe lună pentru utilizatorii de afaceri.

Colaborarea în social media poate avea succes cu ajutorul proceselor corecte, a instrumentelor disponibile și a rolurilor și responsabilităților definite. Indiferent dacă lucrați de la distanță sau împreună într-un birou, echipa dvs. ar trebui să beneficieze de o mai bună colaborare și de o muncă în echipă mai eficientă în scurt timp.

Simplificați procesul de colaborare al echipei dvs. de social media cu ajutorul SMMExpert. Alocați mesajele primite membrilor echipei, editați munca fiecăruia, aprobați proiectele finale și programați postări pentru toate rețelele dvs. sociale dintr-un singur tablou de bord. Încercați-l gratuit astăzi.

Începeți