Pokud máte ve svém týmu pro sociální sítě více než jednoho člověka, pravděpodobně jste se již zapojili do spolupráce v oblasti sociálních médií. A přestože týmová práce může často vést k novým nápadům a větší návratnosti investic, může být také složité ji efektivně zvládnout. Kdo má co na starosti? A jaké nástroje byste měli používat k rozdělení zátěže?

Spolupráci na sociálních sítích může dále komplikovat práce na dálku. Jak byste měli zůstat ve spojení se svým týmem, když nejste společně v kanceláři?

V tomto příspěvku vám nabídneme naše nejlepší tipy a nástroje pro úspěšnou spolupráci na sociálních sítích.

Cíl? Zvýšit produktivitu týmu sociálních médií prostřednictvím efektivní týmové práce.

Bonus: Stáhněte si naši bezplatnou přizpůsobitelnou šablonu kalendáře sociálních médií snadno naplánovat a rozvrhnout veškerý obsah předem.

Spolupráce se sociálními médii: postup krok za krokem

Krok 1: Definujte role a úkoly

Prvním krokem k zajištění úspěšné spolupráce na sociálních sítích v týmu je přidělení rolí. Konečným cílem během tohoto kroku je zajistit, aby:

• Členové týmu mají vyváženou pracovní zátěž.
• Každá sociální síť má vyvážené pokrytí.
• Za všechny úkoly je někdo zodpovědný.
• Někdo moderuje odchozí zprávy, aby byla zajištěna konzistence značky.
• Každý člen týmu má náhradního člena, který za něj převezme jeho povinnosti v případě nemoci nebo dovolené.

Chcete-li začít pracovat, můžete provést průzkum mezi členy svého týmu pro správu sociálních médií. Položte jim následující otázky:

• Co se jim líbí na tom, co právě dělají?
• Co by chtěli změnit?

Můžete jim zadat i osobnostní testy. Zjistěte, jaké typy úkolů jim nejlépe vyhovují. Jaké odměny je nejlépe motivují? Můžete zvolit zprávu o typu MBTI, Gallupův CliftonStrengths nebo podobné hodnocení osobnosti na pracovišti.

Případně si můžete projít a sepsat nejdůležitější úkoly v oblasti sociálních médií pro vaši společnost. Poté se ujistěte, že je ke každému z nich někdo přiřazen. Můžete na tom pracovat jako první, nebo na tom můžete pracovat v průběhu dalšího kroku.

Mezi běžné úkoly vašeho týmu mohou patřit tvorba obsahu , plánování , zásnuby , služby zákazníkům , řízení zainteresovaných stran a další.

Krok 2: Zavedení postupů a pokynů pro sociální média

Dalším krokem je vytvoření procesního průvodce pro váš tým pro správu sociálních médií. Váš průvodce bude obsahovat informace o tom, jak by měl váš tým postupovat v konkrétních situacích.

Váš průvodce procesy může sloužit jako příručka pro školení nových členů vašeho týmu správy sociálních sítí. Může také pomoci jedné osobě řídit úkoly jiné osoby v době, kdy je nemocná nebo na dovolené.

Zde je několik příkladů konkrétních procesů, které můžete chtít nastínit na základě potřeb vaší společnosti. Vaše procesy může být nutné často revidovat a aktualizovat. Frekvence aktualizace se odvíjí od změn v sociálních sítích, nástrojů pro správu sociálních sítí a cílů vaší společnosti.

Kampaně v sociálních médiích a propagační akce

Ne všechny kampaně a propagační akce v sociálních médiích budou vypadat stejně, ale proces ano. Nastíněte postup vytváření kampaní, od tvorby obsahu až po zaznamenávání metrik úspěšnosti.

Měsíční analytické reporty

Sestavte seznam, které analytické přehledy sociálních médií budete každý měsíc spouštět na základě cílů vaší společnosti. V závislosti na tom, které sociální sítě a nástroje používáte, můžete mít více zdrojů dat. Vytvořte šablonu pro shrnutí dat a seznam, kdo musí přehledy dostávat.

Prodejní dotazy

Uveďte kroky pro navázání kontaktu s potenciálním zákazníkem na jednotlivých sociálních sítích. Má vaše společnost více obchodních zástupců? Mělo by to zahrnovat všechny konkrétní osoby nebo oddělení, které by měly být informovány o prodejním dotazu.

Dotazy zákaznického servisu

Totéž platí pro zástupce zákaznického servisu. Máte konkrétní lidi, kteří se zabývají sledováním objednávek, vracením zboží, výměnou zboží, opravami a dalšími dotazy? Uveďte kroky, jak se zapojit do řešení problému se zákaznickým servisem, včetně toho, kdo by měl být do rozhovoru zapojen.

Otázky pro generálního ředitele

Je ve firmě jedna nebo více veřejně známých osobností? Nastíněte postup, jak reagovat na otázky nebo komentáře, které jsou určeny vedoucím pracovníkům.

Krizové řízení

Zvážili jste, jak by vaše společnost řešila krizi na sociálních sítích? Nastíněte postup, s kým byste koordinovali zasílání zpráv, oficiálních prohlášení a odpovědí na otázky.

Přehled nových sociálních sítí

Pravidelně se objevují nové sociální sítě. Otázkou je, zda stojí za to, aby jim váš tým věnoval čas? Nastíníme vám postup, jak posoudit potenciální hodnotu nové sociální sítě pro vaši společnost.

Přehled nových sociálních nástrojů

Stejně jako nové sociální sítě, i nové nástroje sociálních médií je třeba hodnotit z hlediska poměru ceny a hodnoty. I když se jedná o bezplatné nástroje, je učební křivka každého nástroje časovou investicí. Ujistěte se, že se to vašemu týmu a sociálním médiím vyplatí.

Kromě procesů v sociálních médiích můžete mít další pokyny pro sociální média. Tyto pokyny zahrnují pravidla pro váš tým pro správu sociálních médií. Vztahovaly by se také na všechny, kteří používají sociální média k reprezentaci vaší společnosti.

Zamyslete se nad tím, jak se ve vaší firmě prolíná osobní a pracovní používání sociálních médií. Pokud existují nějaké možné konflikty, měly by být řešeny ve vašich pokynech.

Krok 3: Vytvoření průvodce stylem sociálních médií

Jakmile nastíníte své postupy, můžete je dále zdokonalit sepsáním průvodce stylem sociálních médií. Ten bude zahrnovat hlas, tón a jazyk, který bude váš tým pro správu sociálních médií používat, a to tak, aby byl jednotný pro všechny členy týmu.

Nejste si jisti, co by měl váš průvodce stylem obsahovat? Zde je několik nápadů.

• Značkové názvy společnosti, produktů a/nebo služeb. Chcete, aby všichni ve vašem týmu byli konzistentní při označování nejdůležitějších aspektů vaší značky.
• Jak vaše společnost nejraději nazývá své zákazníky (klienty, pacienty, rodiny atd.).
• Celkový tón dialogu vašeho týmu. Měl by být formální, neformální, přátelský, vtipný, technický?
• Celkové hodnocení obsahu? G, PG, PG-13 atd. podle toho, co se vztahuje na memy, citáty, příspěvky na blogu a další obsah na sociálních sítích.
• Používání vodoznaků, rámečků, podpisů, barev a dalších značek.

Krok 4: Nastavení kalendáře sociálních médií

Naplánujte si kampaně a propagační akce v sociálních médiích na celý rok pomocí kalendáře sociálních médií. Pomůže to vašemu týmu sociálních médií udržet si přehled o publikování. Pomůže to také všem, kteří nejsou členy vašeho oddělení a pomáhají s obsahem, SEO a dalšími částmi kampaní.

Ujistěte se, že jeden z členů vašeho týmu je pověřen jeho aktualizací.

Krok 5: Domluvte si pravidelné kontrolní schůzky

Při práci z domova - nebo dokonce jen ve velké kanceláři - je důležitá zodpovědnost. Stejně tak je důležité spojení.

Pořádejte týdenní kontrolní schůzky s nastíněným plánem diskuze a cíli. Každý člen týmu by se měl podělit o své úspěchy a oblasti, ve kterých potřebuje pomoc. Každý by měl odcházet s plánem činnosti a něčím, o čem bude informovat na příští schůzce.

Krok 6: Uspořádejte kontrolní schůzky i se zúčastněnými stranami

Týmy sociálních médií musí úzce spolupracovat s ostatními pracovníky napříč firmou, aby vytvářely konzistentní marketingová sdělení. Pravidelné kontrolní schůzky s pracovníky, kteří řídí ostatní marketingové a reklamní kanály, zajišťují bezproblémovou spolupráci a komunikaci.

Změny v rozvrhu jiného marketingového oddělení mohou ovlivnit váš kalendář, proto se ujistěte, že i na těchto schůzkách zůstávají všichni organizovaní.

Krok 7: Výběr nejlepších nástrojů pro správu sociálních médií

Nejlepší nástroj pro správu sociálních médií umožní vašemu týmu spravovat klíčové aktivity na sociálních médiích z jednoho ovládacího panelu - s vlastními přihlašovacími údaji a odpovědnostmi. Výběr nástroje bude záviset na řadě faktorů.

• Počet sociálních sítí, které vaše společnost aktivně využívá.
• Funkce, které vaše společnost používá na jednotlivých sociálních sítích (příspěvky, skupiny, reklama atd.).
• Počet osob, které potřebují přístup k vašemu nástroji pro správu sociálních médií.
• Funkce, které od nástroje pro správu sociálních médií požadujete.
• Rozpočet, který musíte každý měsíc vynaložit na správu sociálních médií.

Začněte s ohledem na tyto věci. Z hlediska funkcí si při hodnocení nového nástroje pro správu sociálních médií položte tyto otázky.

• Chcete nástroj, který vám pomůže publikovat nové příspěvky na sociálních sítích?
• Chcete nástroj, který umožní moderovat všechny příspěvky ke schválení?
• Chcete nástroj, který vám pomůže spravovat přímé zprávy do vaší společnosti a z ní?
• Chcete nástroj, který vám pomůže spravovat reklamy na sociálních sítích?
• Chcete nástroj, který vám pomůže vytvářet podrobné analytické přehledy sociálních médií?
• Chcete nástroj, který vám pomůže zabezpečit sociální média vaší společnosti?

Pak si projděte seznam nejoblíbenějších nástrojů pro správu sociálních médií a porovnejte své potřeby s jejich funkcemi. Nemůžeme nezmínit SMMExpert.

Pokud jde o nástroje pro spolupráci na sociálních sítích, funkce správy týmu SMMExpert umožňují nastavit vlastní úrovně oprávnění pro každého člena týmu, vzájemně si přidělovat úkoly, sdílet knihovnu schváleného obsahu a sledovat příchozí a odchozí zprávy.

Týmy v sociálních sítích mohou spolupracovat i na cestách ze svých mobilních zařízení. Níže uvedené video ukazuje, jak snadno lze přidělovat zprávy členům týmu, pokud se zdržíte u zubaře (nebo jste jinak neschopní) - a mnoho dalšího.

Bonus: Stáhněte si naši bezplatnou přizpůsobitelnou šablonu kalendáře sociálních médií snadno naplánovat a rozvrhnout veškerý obsah předem.

Bez ohledu na to, jaký nástroj pro spolupráci na sociálních sítích si vyberete, se však ujistěte, že nabízí dostatek funkcí pro zlepšení efektivity vašeho týmu. A hlavně se ujistěte, že zlepšuje sociální sítě vaší společnosti.

Krok 8: Výběr nejlepších komunikačních nástrojů

Správný komunikační nástroj vám usnadní spolupráci na sociálních sítích. Když svému týmu umožníte, aby spolu mluvili - a posílali si GIFy - bez ohledu na to, kde se zrovna nacházejí nebo jak jsou zaneprázdnění, pomůže vám to zůstat ve spojení na více úrovních.

Výběr nástroje pro váš tým bude záviset na řadě faktorů:

• Úroveň zabezpečení, kterou potřebujete od komunikačního nástroje.
• Počet osob, které potřebují přístup k vašemu komunikačnímu nástroji.
• Funkce, které od komunikačního nástroje požadujete.
• Rozpočet, který musíte každý měsíc vynaložit na komunikační nástroje.

Pracoviště od společnosti Facebook

Víte, že vaši zaměstnanci už pravděpodobně používají Facebook Messenger. Proč tedy nevyužít platformu, na kterou jsou zvyklí, a neudělat ji přátelskou pro práci?

Workplace od Facebooku umožňuje vytvořit prostředí Facebooku pro vaši organizaci se skupinami, chaty a videohovory. Nabízí bezplatné plány a plány od 4 USD na osobu měsíčně.

Slack

Další freemium platformou je Slack s bezplatnými plány a plány začínajícími na 6,67 USD měsíčně. Jejich bezplatný nástroj umožňuje organizovat konverzace podle témat v kanálech. S placeným plánem získáte přístup k funkcím včetně neomezené historie zpráv, skupinových videohovorů a sdílení obrazovky.

Skype

Skype je další komunikační platforma známá pro videochat. Nemá sice stejnou organizaci skupin nebo kanálů jako Facebook a Slack, ale nabízí bezplatný skupinový videochat a hovory.

Krok 9: Výběr nejlepších nástrojů pro řízení projektů

Nejlepší nástroj pro správu projektů vám pomůže řídit pracovní postup kampaní a propagačních akcí v sociálních médiích. Pokud spolupracujete s copywritery, grafiky a dalšími lidmi mimo vaše oddělení, lze je do pracovního postupu přidat. Výběr nástroje bude záviset na řadě faktorů.

• Způsob vizualizace/organizace vašich projektů.
• Úroveň zabezpečení, kterou potřebujete od nástroje pro správu projektů.
• Počet osob, které potřebují přístup k vašemu nástroji pro řízení projektů.
• Funkce, které od nástroje pro správu projektů požadujete.
• Rozpočet, který musíte každý měsíc vynaložit na komunikační nástroje.

Trello

Jedním z nejlepších nástrojů pro správu projektů je Trello, který umožňuje organizovat projekty pomocí seznamů a karet. Uvnitř každé karty můžete vytvářet termíny plnění, jednotlivé seznamy úkolů a přiřazovat úkoly členům. Trello nabízí bezplatný plán a plány od 9,99 USD měsíčně.

Projekty Zoho

Zoho Projects, který časopis PC Mag ohodnotil na 1. místě, je dalším nástrojem pro správu projektů, který je k dispozici zdarma. Po bezplatném plánu začínají tarify na 3 dolarech za uživatele měsíčně. Mezi funkce patří Ganttovy diagramy, automatické úkoly, časové přehledy a integrace aplikací.

monday.com

monday.com je online nástroj pro správu projektů, který je známý svým snadno použitelným, moderním rozhraním. Sociální týmy jej mohou používat k organizaci a sledování své práce a pokračovat tam, kde ostatní skončili, pokud je někdo nemocný nebo mimo kancelář. Navíc jej můžete přidat na svůj řídicí panel SMMExpert prostřednictvím knihovny aplikací.

Krok 10: Výběr nejlepších nástrojů pro sdílení dokumentů a souborů

Nejlepší nástroje pro sdílení dokumentů a souborů vám umožní získat obsah pro vaše kampaně v sociálních médiích. I když je jich na výběr mnoho, jedním z nejčastěji používaných je sada nástrojů Google.

Disk Google

Disk Google umožňuje osobním i firemním uživatelům ukládat soubory a dokumenty:

• Dokumenty Google k vytváření dokumentů a obsahu PDF/ebooků.
• Tabulky Google pro tabulky.
• Prezentace Google pro prezentace.
• Formulář Google pro průzkumy.

Dokumenty Google jsou pro většinu tvůrců a editorů obsahu nejoblíbenějším nástrojem. Je to díky snadným funkcím pro úpravy a historii verzí.

Krok 11: Výběr nejlepších nástrojů pro návrh

V neposlední řadě musíte vytvářet skvělý obsah pro své kampaně v sociálních médiích. Pořiďte si ty nejlepší možné nástroje pro tvorbu.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud je přizpůsobitelná sada profesionálních nástrojů pro návrháře. Vytvářejte úžasnou grafiku, obrázky, rozvržení, fotografie a videa. Cena za všech více než 20 aplikací pro počítače a mobilní zařízení je 52,99 USD měsíčně. Můžete si také pořídit jednu nebo dvě aplikace najednou podle svých tvůrčích potřeb.

Visme

Hledáte něco jednoduššího? Visme je bezplatný návrhářský nástroj, který si klade za cíl poskytovat profesionální návrhy i těm, kteří nejsou návrháři. Všechny jejich funkce pro práci můžete získat za 15 dolarů měsíčně nebo 29 dolarů měsíčně pro firemní uživatele.

Spolupráce na sociálních sítích může být úspěšná, pokud máte zavedené správné procesy, nástroje a definované role a odpovědnosti. Ať už pracujete na dálku nebo společně v kanceláři, váš tým by měl během chvíle dosáhnout lepší spolupráce a efektivnější týmové práce.

Zjednodušte proces spolupráce svého týmu pro sociální média pomocí nástroje SMMExpert. Přiřazujte příchozí zprávy členům týmu, upravujte si navzájem práci, schvalujte konečné návrhy a plánujte příspěvky na všechny sociální sítě z jednoho ovládacího panelu. Vyzkoušejte jej zdarma ještě dnes.

Začněte