Sosyal ekibinizde birden fazla kişi varsa, muhtemelen çok sayıda sosyal medya işbirliği yapmışsınızdır. Ekip çalışması genellikle yeni fikirlere ve daha fazla yatırım getirisine yol açsa da, verimli bir şekilde yürütülmesi de zor olabilir. Kim neyden sorumlu? Ve yükü paylaşmak için hangi araçları kullanmalısınız?

Sosyal medya işbirliği uzaktan çalışma ile daha da karmaşık hale gelebilir. Ofiste birlikte olmadığınızda ekibinizle nasıl bağlantıda kalmalısınız?

Bu yazıda, başarılı sosyal medya işbirliği için en iyi ipuçlarımızı ve araçlarımızı sunacağız.

Amaç: Verimli ekip çalışmasıyla sosyal medya ekibinizin üretkenliğini artırmak.

Bonus: Ücretsiz, özelleştirilebilir sosyal medya takvimi şablonumuzu indirin tüm içeriğinizi önceden kolayca planlamak ve programlamak için.

Sosyal medya işbirliği: adım adım bir süreç

Adım 1: Rolleri ve atamaları tanımlayın

Bir ekipte başarılı bir sosyal medya işbirliği sağlamanın ilk adımı rollerin atanmasıdır. Bu adım sırasında nihai hedef, aşağıdakileri sağlamaktır:

• Ekip üyeleri dengeli bir iş yüküne sahiptir.
• Her sosyal ağ dengeli bir kapsama alanına sahiptir.
• Birisi tüm görevlerden sorumludur.
• Birisi marka tutarlılığı için giden mesajları denetliyor.
• Her ekip üyesinin hastalık veya tatil durumunda görevlerini devralacak bir yedek ekip üyesi vardır.

İşe koyulmak için sosyal medya yönetim ekibinizle bir anket yapabilir ve onlara aşağıdaki soruları sorabilirsiniz:

• Şu anda yaptıkları işle ilgili neyi seviyorlar?
• Neyi değiştirmek isterler?

Hatta onlara kişilik testleri bile uygulayabilirsiniz. Ne tür görevlerin onlara en uygun olduğunu, ne tür ödüllerin onları en iyi şekilde motive ettiğini görebilirsiniz. MBTI tip raporu, Gallup CliftonStrengths veya benzer işyeri kişilik değerlendirmelerini seçebilirsiniz.

Alternatif olarak, şirketiniz için en önemli sosyal medya görevlerini gözden geçirebilir ve listeleyebilirsiniz. Buradan, her biri için bir kişinin atandığından emin olun. İlk önce bunun üzerinde çalışabilir veya bir sonraki adımda bunun üzerinde çalışabilirsiniz.

Ekibiniz için bazı yaygın görevler şunları içerebilir içerik oluşturma , zamanlama , nişanlılık , müşteri̇ hi̇zmetleri̇ , paydaş yöneti̇mi̇ ve daha fazlası.

Adım 2: Sosyal medya süreçleri ve yönergeleri oluşturun

Bir sonraki adım, sosyal medya yönetim ekibiniz için bir süreç kılavuzu oluşturmaktır. Kılavuzunuz, belirli durumların ekibiniz tarafından nasıl ele alınması gerektiğini kapsayacaktır.

Süreç kılavuzunuz, sosyal yönetim ekibinizin yeni üyeleri için bir eğitim kılavuzu olarak ikiye katlanabilir. Ayrıca, bir kişinin hasta veya tatildeyken başka bir kişinin görevlerini yönetmesine yardımcı olabilir.

Şirketinizin ihtiyaçlarına göre ana hatlarını belirlemek isteyebileceğiniz belirli süreçlere ilişkin bazı örnekler aşağıda verilmiştir. Süreçlerinizin sık sık gözden geçirilmesi ve güncellenmesi gerekebilir. Güncelleme sıklığını sosyal ağlardaki, sosyal yönetim araçlarındaki ve şirketinizin hedeflerindeki değişikliklere göre belirleyin.

Sosyal medya kampanyaları ve promosyonlar

Tüm sosyal medya kampanyaları ve promosyonları aynı görünmeyecektir, ancak süreç aynı olacaktır. İçerik oluşturmaktan başarı ölçümlerini kaydetmeye kadar kampanyalarınızı oluşturma sürecini ana hatlarıyla belirtin.

Aylık analitik raporlama

Şirketinizin hedeflerine göre her ay hangi sosyal medya analiz raporlarının çalıştırılacağına dair bir liste hazırlayın. Hangi sosyal ağları ve araçları kullandığınıza bağlı olarak birden fazla veri kaynağınız olabilir. Verileri özetlemek için bir şablon ve raporları kimin alması gerektiğine dair bir liste oluşturun.

Satış talepleri

Her bir sosyal ağda potansiyel bir müşteriyle etkileşim kurma adımlarını ana hatlarıyla belirtin. Şirketinizin birden fazla satış temsilcisi var mı? Bir satış talebi hakkında bilgilendirilmesi gereken belirli kişi veya departmanları içermelidir.

Müşteri hizmetleri sorguları

Aynı şey müşteri hizmetleri temsilcileri için de geçerli. Sipariş takibi, iadeler, değişimler, onarımlar ve diğer sorularla ilgilenen belirli kişileriniz var mı? Bir müşteri hizmetleri sorunuyla ilgilenme adımlarını, görüşmeye kimlerin dahil edilmesi gerektiği de dahil olmak üzere ana hatlarıyla belirtin.

CEO için sorular

Şirkette bir veya daha fazla tanınmış kişi var mı? Üst düzey yöneticilerinize yönelik sorulara veya yorumlara nasıl yanıt vereceğinize ilişkin süreci ana hatlarıyla belirtin.

Kriz yönetimi

Şirketinizin sosyal medyada bir krizi nasıl ele alacağını düşündünüz mü? Mesajlaşma, resmi açıklamalar ve soru yanıtları konusunda kiminle koordine olacağınıza ilişkin süreci ana hatlarıyla belirleyin.

Yeni sosyal ağ incelemesi

Yeni sosyal ağlar düzenli olarak ortaya çıkıyor. Asıl soru, ekibinizin zaman ayırmasına değer mi? Yeni bir sosyal ağın şirketiniz için potansiyel değerini gözden geçirme sürecini özetleyin.

Yeni sosyal araç incelemesi

Yeni sosyal ağlar gibi, yeni sosyal medya araçları da fiyat ve değer açısından değerlendirilmelidir. Ücretsiz araçlar olsalar bile, herhangi bir araç için öğrenme eğrisi bir zaman yatırımıdır. Ekibiniz ve sosyal medya için buna değdiğinden emin olun.

Sosyal medya süreçlerinize ek olarak, ek sosyal medya yönergelerine sahip olmak isteyebilirsiniz. Bu yönergeler, sosyal medya yönetim ekibiniz için kuralları kapsar. Ayrıca, şirketinizi temsil etmek için sosyal medyayı kullanan herkes için de geçerli olacaktır.

Şirketinizde sosyal medyanın kişisel ve profesyonel kullanımının nasıl kesiştiğini düşünün. Olası çatışmalar varsa, bunlar yönergelerinizde ele alınmalıdır.

Adım 3: Bir sosyal medya stil rehberi oluşturun

Süreçlerinizi ana hatlarıyla belirledikten sonra, bir sosyal medya stil kılavuzu yazarak bunları daha da geliştirebilirsiniz. Bu, sosyal medya yönetim ekibinizin kullanacağı sesi, tonu ve dili kapsayacak ve ekip üyeleri arasında tutarlı olmasını sağlayacaktır.

Stil rehberinizin neleri içermesi gerektiğinden emin değil misiniz? İşte bazı fikirler.

• Markalı şirket, ürün ve/veya hizmet adları. Ekibinizdeki herkesin markanızın en önemli yönlerine atıfta bulunurken tutarlı olmasını istersiniz.
• Şirketinizin müşterilerini (müşteriler, hastalar, aileler, vb.) nasıl adlandırmayı tercih ettiği.
• Ekibinizin diyaloğunun genel tonu: İş resmi mi olmalı? İş gündelik mi? Arkadaşça mı? Komik mi? Teknik mi?
• Memler, alıntılar, blog gönderileri ve diğer sosyal içerikler için geçerli olan G, PG, PG-13 vb. genel içerik derecelendirmesi.
• Filigranlar, kenarlıklar, imzalar, renkler ve diğer marka işaretlerinin kullanımı.

Adım 4: Sosyal medya takviminizi ayarlayın

Sosyal medya kampanyalarınızı ve promosyonlarınızı bir sosyal medya takvimi ile planlayın. Bu, sosyal medya ekibinizin yayınları takip etmesine yardımcı olacaktır. Ayrıca, içerik, SEO ve kampanyalarınızın diğer bölümlerine yardımcı olan departmanınız dışındaki herkese de yardımcı olacaktır.

Ekip üyelerinizden birinin bunu güncel tutma sorumluluğunu üstlendiğinden emin olun.

Adım 5: Düzenli kontrol toplantıları düzenleyin

Evden ya da büyük bir ofiste çalışırken hesap verebilirlik önemlidir. Bağlantı da öyle.

Ana hatları belirlenmiş bir tartışma planı ve hedeflerle haftalık kontrol toplantıları düzenleyin. Ekibinizin her üyesi başarılarını ve yardıma ihtiyaç duydukları alanları paylaşmalıdır. Herkes bir eylem planı ve bir sonraki toplantıda raporlayacağı bir şeyle ayrılmalıdır.

Adım 6: Paydaşlarla da kontrol toplantıları düzenleyin

Sosyal medya ekipleri, tutarlı pazarlama mesajları üretmek için işletme genelindeki diğer ekiplerle yakın işbirliği içinde çalışmalıdır. Diğer pazarlama ve reklam kanallarını yönetenlerle düzenli olarak yapılan kontrol toplantıları, sorunsuz bir işbirliği ve iletişim sağlar.

Başka bir pazarlama departmanının programındaki değişiklikler takviminizi etkileyebilir, bu nedenle herkesin bu toplantılarda da düzenli kaldığından emin olun.

Adım 7: En iyi sosyal medya yönetim araçlarını seçin

En iyi sosyal medya yönetim aracı, ekibinizin önemli sosyal medya faaliyetlerini kendi girişleri ve sorumluluklarıyla tek bir panodan yönetmesine olanak tanıyacaktır. Seçeceğiniz araç çeşitli faktörlere bağlı olacaktır.

• Şirketinizin aktif olarak kullandığı sosyal ağ sayısı.
• Şirketinizin her bir sosyal ağda kullandığı özellikler (gönderiler, gruplar, reklamlar, vb.).
• Sosyal medya yönetim aracınıza erişmesi gereken kişi sayısı.
• Bir sosyal medya yönetim aracından istediğiniz özellikler.
• Her ay sosyal medya yönetimi için harcamanız gereken bütçe.

Yeni bir sosyal medya yönetim aracını değerlendirirken özellikler açısından sorulması gereken sorular bunlardır.

• Sosyal ağlarınızda yeni gönderiler yayınlamanıza yardımcı olacak bir araç mı istiyorsunuz?
• Tüm gönderilerin onay için denetlenmesini sağlayacak bir araç mı istiyorsunuz?
• Şirketinize gelen ve şirketinizden giden doğrudan mesajları yönetmenize yardımcı olacak bir araç mı istiyorsunuz?
• Sosyal medya reklamlarınızı yönetmenize yardımcı olacak bir araç mı istiyorsunuz?
• Derinlemesine sosyal medya analiz raporları oluşturmanıza yardımcı olacak bir araç mı istiyorsunuz?
• Şirketinizin sosyal medyasını güvence altına almanıza yardımcı olacak bir araç mı istiyorsunuz?

Ardından, ihtiyaçlarınızı özellikleriyle eşleştirmek için en popüler sosyal medya yönetim araçlarının listesini inceleyin. SMMExpert'ten bahsetmeden edemeyeceğiz.

Sosyal medya işbirliği araçları söz konusu olduğunda, SMMExpert'in ekip yönetimi özellikleri, her ekip üyesi için özel izin düzeyleri belirlemenize, birbirinize görevler atamanıza, onaylanmış içerik kitaplığını paylaşmanıza ve gelen ve giden mesajları izlemenize olanak tanır.

Sosyal ekipler hareket halindeyken mobil cihazlarından bile işbirliği yapabilirler. Aşağıdaki video, dişçide mahsur kaldığınızda (veya başka bir şekilde iş göremez durumda olduğunuzda) ekip üyelerine mesaj atamanın ne kadar kolay olduğunu ve çok daha fazlasını gösteriyor.

Bonus: Ücretsiz, özelleştirilebilir sosyal medya takvimi şablonumuzu indirin tüm içeriğinizi önceden kolayca planlamak ve programlamak için.

Ancak, hangi sosyal medya işbirliği aracını seçerseniz seçin, ekibinizin verimliliğini artırmak için yeterli özellikler sunduğundan emin olun. En önemlisi, şirketinizin sosyal medyasını geliştirdiğinden emin olun.

Adım 8: En iyi iletişim araçlarını seçin

Doğru iletişim aracı sosyal medya işbirliğini çok daha kolay hale getirecektir. Ekibinizin nerede olurlarsa olsunlar veya ne kadar meşgul olurlarsa olsunlar birbirleriyle konuşmalarını ve birbirlerine GIF göndermelerini sağlamak, birçok düzeyde bağlantıda kalmanıza yardımcı olacaktır.

Ekibiniz için seçeceğiniz araç çeşitli faktörlere bağlı olacaktır:

• Bir iletişim aracında ihtiyaç duyduğunuz güvenlik seviyesi.
• İletişim aracınıza erişmesi gereken kişi sayısı.
• Bir iletişim aracından beklediğiniz özellikler.
• Her ay iletişim araçları için harcamanız gereken bütçe.

Facebook tarafından Workplace

Çalışanlarınızın zaten Facebook Messenger'da olduğunu biliyorsunuz. Neden alışkın oldukları bir platformu alıp iş dostu hale getirmiyorsunuz?

Workplace by Facebook, kuruluşunuz için gruplar, sohbetler ve görüntülü aramalar içeren bir Facebook ortamı oluşturmanıza olanak tanır. Ücretsiz planlar ve kişi başına aylık 4 dolardan başlayan planlar sunarlar.

Gevşeklik

Slack, ücretsiz planları ve aylık 6,67 $ 'dan başlayan planları olan başka bir freemium platformdur. Ücretsiz araçları, konuşmaları kanallardaki konulara göre düzenlemenizi sağlar. Ücretli planla, sınırsız mesaj geçmişi, grup video görüşmeleri ve ekran paylaşımı gibi özelliklere erişebilirsiniz.

Skype

Skype, görüntülü sohbet ile ünlü bir başka iletişim platformudur. Facebook ve Slack'in sunduğu grup veya kanal organizasyonuna sahip olmasa da, ücretsiz grup görüntülü sohbeti ve aramaları sunar.

Adım 9: En iyi proje yönetim araçlarını seçin

En iyi proje yönetim aracı, sosyal medya kampanyalarının ve promosyonlarının iş akışını yönetmenize yardımcı olacaktır. Metin yazarları, grafik tasarımcılar ve departmanınız dışındaki diğer kişilerle çalışıyorsanız, bunları da iş akışına ekleyebilirsiniz. Seçeceğiniz araç çeşitli faktörlere bağlı olacaktır.

• Projelerinizin görselleştirilmesini/organize edilmesini istediğiniz yol.
• Bir proje yönetim aracında ihtiyaç duyduğunuz güvenlik seviyesi.
• Proje yönetim aracınıza erişmesi gereken kişi sayısı.
• Bir proje yönetim aracından istediğiniz özellikler.
• Her ay iletişim araçları için harcamanız gereken bütçe.

Trello

En iyi proje yönetim araçlarından biri, projelerinizi listeler ve kartlarla düzenlemenize olanak tanıyan Trello'dur. Her kartın içinde son tarihler, bireysel yapılacaklar listeleri oluşturabilir ve üyelere görevler atayabilirsiniz. Trello ücretsiz bir plan ve ayda 9,99 ABD dolarından başlayan planlar sunar.

Zoho Projeleri

PC Mag tarafından 1. sırada değerlendirilen Zoho Projects, bir başka ücretsiz proje yönetim aracıdır. Ücretsiz plandan sonra planlar kullanıcı başına aylık 3 dolardan başlar. Özellikler arasında Gantt şemaları, otomatik görevler, zaman çizelgeleri ve uygulama entegrasyonu bulunur.

monday.com

monday.com, kullanımı kolay, modern arayüzü ile bilinen çevrimiçi bir proje yönetim aracıdır. Sosyal ekipler, çalışmalarını düzenlemek ve takip etmek için kullanabilir ve biri hasta olduğunda veya ofis dışında olduğunda diğerlerinin bıraktığı yerden devam edebilir. Ayrıca, Uygulama Kitaplığı aracılığıyla SMMExpert kontrol panelinize ekleyebilirsiniz.

Adım 10: En iyi belge ve dosya paylaşım araçlarını seçin

En iyi belge ve dosya paylaşım araçları, sosyal medya kampanyalarınız için içerik elde etmenizi sağlayacaktır. Aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda araç olsa da, en yaygın kullanılanlardan biri Google Suite araçlarıdır.

Google Drive

Google Drive, kişisel ve kurumsal kullanıcıların dosya ve belgeleri depolamasına olanak tanır:

• Belgeler ve PDF/ebook içeriği oluşturmak için Google Docs.
• Elektronik tablolar için Google E-Tablolar.
• Slayt gösterileri için Google Presentation.
• Anketler için Google Form.

Google Docs, kolay düzenleme ve sürüm geçmişi özellikleri sayesinde çoğu içerik oluşturucu ve editör için başvurulacak bir araçtır.

Adım 11: En iyi tasarım araçlarını seçin

Son olarak, sosyal medya kampanyalarınız için harika içerikler oluşturmanız gerekir. Mümkün olan en iyi tasarım araçlarını edinin.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud, profesyonel tasarım araçlarından oluşan özelleştirilebilir bir pakettir. Harika grafikler, görüntüler, düzenler, fotoğraflar ve videolar oluşturun. 20'den fazla masaüstü ve mobil uygulamanın tümü için fiyatlandırma aylık 52,99 ABD dolarıdır. Yaratıcı ihtiyaçlarınıza göre tek seferde bir veya iki uygulama da alabilirsiniz.

Visme

Daha basit bir şey mi arıyorsunuz? Visme, tasarımcı olmayanlara profesyonel tasarımlar sunmayı amaçlayan ücretsiz bir tasarım aracıdır. Tüm özelliklerini iş için aylık 15 ABD doları veya kurumsal kullanıcılar için aylık 29 ABD doları karşılığında edinebilirsiniz.

Sosyal medya işbirliği, doğru süreçler, eldeki araçlar ve tanımlanmış roller ve sorumluluklarla başarılı olabilir. İster uzaktan ister bir ofiste birlikte çalışıyor olun, ekibiniz kısa sürede daha fazla işbirliği ve daha verimli ekip çalışması görecektir.

SMMExpert'i kullanarak sosyal medya ekibinizin işbirliği sürecini kolaylaştırın. Gelen mesajları ekip üyelerine atayın, birbirinizin çalışmalarını düzenleyin, son taslakları onaylayın ve tek bir panodan tüm sosyal ağlarınıza gönderiler planlayın. Bugün ücretsiz deneyin.

Başlayın