Si tienes más de una persona en tu equipo de redes sociales, es probable que ya hayas colaborado mucho en las redes sociales. Y aunque el trabajo en equipo suele dar lugar a nuevas ideas y a un mayor retorno de la inversión, también puede ser complicado llevarlo a cabo de forma eficiente. ¿Quién se encarga de qué? ¿Y qué herramientas deberías utilizar para compartir la carga?

La colaboración en las redes sociales puede complicarse aún más con el trabajo a distancia. ¿Cómo debe mantenerse conectado con su equipo cuando no están juntos en la oficina?

En este artículo te ofrecemos nuestros mejores consejos y herramientas para colaborar con éxito en las redes sociales.

¿El objetivo? Aumentar la productividad de su equipo de medios sociales mediante un trabajo en equipo eficaz.

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Colaboración en las redes sociales: un proceso paso a paso

Paso 1: Definir funciones y asignaciones

El primer paso para garantizar el éxito de la colaboración en las redes sociales de un equipo es la asignación de funciones. El objetivo final durante este paso es garantizar que:

• Los miembros del equipo tienen una carga de trabajo equilibrada.
• Cada red social tiene una cobertura equilibrada.
• Alguien es responsable de todas las tareas.
• Alguien está moderando los mensajes salientes para mantener la coherencia de la marca.
• Cada miembro del equipo tiene un suplente que asume sus funciones en caso de enfermedad o vacaciones.

Para empezar a trabajar, puedes hacer una encuesta a tu equipo de gestión de las redes sociales y plantearles las siguientes preguntas:

• ¿Qué les gusta de lo que hacen actualmente?
• ¿Qué les gustaría cambiar?

Incluso puede hacerles pruebas de personalidad. Vea qué tipos de tareas les convienen más. ¿Qué tipo de recompensas les motivan mejor? Puede optar por el informe de tipo MBTI, el Gallup CliftonStrengths o evaluaciones de personalidad en el lugar de trabajo similares.

También puedes repasar y hacer una lista de las tareas más importantes de las redes sociales para tu empresa. A partir de ahí, asegúrate de que se asigna a alguien para cada una de ellas. Puedes trabajar en esto primero, o puedes hacerlo durante el siguiente paso.

Algunas de las tareas habituales de su equipo pueden ser creación de contenidos , programación , compromiso , servicio al cliente , gestión de las partes interesadas y mucho más.

Paso 2: Establecer procesos y directrices para las redes sociales

El siguiente paso es establecer una guía de procesos para su equipo de gestión de medios sociales, que abarcará la forma en que su equipo debe manejar situaciones específicas.

Su guía de procesos puede servir de guía de formación para los nuevos miembros de su equipo de gestión social. También puede ayudar a una persona a gestionar las tareas de otra mientras está enferma o de vacaciones.

Estos son algunos ejemplos de procesos específicos que puede querer esbozar, en función de las necesidades de su empresa. Es posible que sus procesos deban revisarse y actualizarse con frecuencia. Base la frecuencia de actualización en los cambios de las redes sociales, las herramientas de gestión social y los objetivos de su empresa.

Campañas y promociones en las redes sociales

No todas las campañas y promociones en las redes sociales serán iguales, pero sí lo será el proceso. Describe el proceso de creación de tus campañas, desde la creación de contenidos hasta el registro de las métricas de éxito.

Informes analíticos mensuales

Elabore una lista de los informes de análisis de redes sociales que debe realizar cada mes en función de los objetivos de su empresa. Dependiendo de las redes sociales y las herramientas que utilice, puede tener varias fuentes de datos. Cree una plantilla para resumir los datos y una lista de quién debe recibir los informes.

Consultas sobre ventas

Describa los pasos para relacionarse con un cliente potencial en cada red social. ¿Su empresa tiene varios representantes de ventas? Debe incluir las personas o departamentos específicos a los que se debe notificar una consulta de ventas.

Consultas del servicio de atención al cliente

Lo mismo ocurre con los representantes del servicio de atención al cliente. ¿Cuenta con personas específicas que se encargan del seguimiento de los pedidos, las devoluciones, las sustituciones, las reparaciones y otras consultas? Describa los pasos para abordar un problema de servicio de atención al cliente, incluida la persona que debe participar en la conversación.

Preguntas para el director general

¿Hay una o más figuras públicas en la empresa? Describa el proceso de cómo responder a las preguntas o comentarios que están destinados a sus ejecutivos de la cúpula.

Gestión de crisis

¿Ha pensado en cómo gestionaría su empresa una crisis en las redes sociales? Describa el proceso para saber con quién se coordinaría en cuanto a los mensajes, las declaraciones oficiales y las respuestas a las preguntas.

Nueva revisión de la red social

Las nuevas redes sociales aparecen con regularidad. La pregunta es si merecen el tiempo de su equipo. Describa el proceso para revisar el valor potencial de una nueva red social para su empresa.

Revisión de la nueva herramienta social

Al igual que las nuevas redes sociales, las nuevas herramientas de medios sociales tienen que ser evaluadas por su precio frente a su valor. Incluso si son herramientas gratuitas, la curva de aprendizaje de cualquier herramienta es una inversión de tiempo. Asegúrese de que vale la pena para su equipo y los medios sociales.

Además de los procesos de las redes sociales, es posible que desee contar con directrices adicionales para las redes sociales. Estas directrices abarcan las normas para su equipo de gestión de las redes sociales y también se aplican a cualquier persona que utilice las redes sociales para representar a su empresa.

Piensa en cómo se entrecruzan el uso personal y el profesional de las redes sociales en tu empresa. Si hay algún posible conflicto, debe abordarse en tus directrices.

Paso 3: Crear una guía de estilo para las redes sociales

Una vez que haya esbozado sus procesos, puede perfeccionarlos escribiendo una guía de estilo para las redes sociales, que abarcará la voz, el tono y el lenguaje que utilizará su equipo de gestión de las redes sociales, manteniendo la coherencia entre los miembros del equipo.

¿No está seguro de qué debe incluir su guía de estilo? Aquí tiene algunas ideas.

• Nombres de empresas, productos y/o servicios con marca. Quiere que todos los miembros de su equipo sean coherentes al referirse a los aspectos más importantes de su marca.
• Cómo prefiere su empresa llamar a sus clientes (clientes, pacientes, familiares, etc.).
• El tono general del diálogo de su equipo: ¿debe ser formal, informal, amistoso, divertido, técnico?
• ¿Calificación general del contenido? G, PG, PG-13, etc., según corresponda a los memes, las citas, las publicaciones en el blog y otros contenidos sociales.
• El uso de marcas de agua, bordes, firmas, colores y otros marcadores de marca.

Paso 4: Configurar el calendario de las redes sociales

Planifique sus campañas y promociones en las redes sociales para el año con un calendario de redes sociales. Ayudará a su equipo de redes sociales a mantenerse en el camino de la publicación. También ayudará a cualquier persona fuera de su departamento que ayude con el contenido, el SEO y otras partes de sus campañas.

Asegúrese de que uno de los miembros de su equipo tiene la responsabilidad de mantenerlo actualizado.

Paso 5: Organizar reuniones periódicas de control

La responsabilidad es importante cuando se trabaja desde casa, o incluso en una oficina grande, y también lo es la conexión.

Organice reuniones de control semanales con un plan de debate y objetivos definidos. Cada miembro de su equipo debe compartir sus éxitos y las áreas en las que necesita ayuda. Todos deben salir con un plan de acción y algo que informar en la próxima reunión.

Paso 6: Organizar también reuniones de control con las partes interesadas

Los equipos de redes sociales tienen que colaborar estrechamente con otros equipos de la empresa para producir mensajes de marketing coherentes. Las reuniones periódicas de comprobación con los que dirigen otros canales de marketing y publicidad garantizan una colaboración y comunicación sin fisuras.

Los cambios en el calendario de otro departamento de marketing pueden afectar a su calendario, así que asegúrese de que todos se organizan también en estas reuniones.

Paso 7: Elegir las mejores herramientas de gestión de redes sociales

La mejor herramienta de gestión de redes sociales permitirá a su equipo gestionar las actividades cruciales de las redes sociales desde un tablero, con sus propios inicios de sesión y responsabilidades. La herramienta que elija dependerá de varios factores.

• El número de redes sociales que su empresa utiliza activamente.
• Las funciones que su empresa utiliza en cada red social (publicaciones, grupos, publicidad, etc.).
• El número de personas que necesitan acceder a su herramienta de gestión de redes sociales.
• Las características que quieres de una herramienta de gestión de redes sociales.
• El presupuesto que tienes para gastar cada mes en la gestión de las redes sociales.

Comience con estas cosas en mente. En términos de características, estas son las preguntas que hay que hacer al evaluar una nueva herramienta de gestión de redes sociales.

• ¿Quieres una herramienta que te ayude a publicar nuevas entradas en tus redes sociales?
• ¿Quiere una herramienta que permita moderar todos los mensajes para su aprobación?
• ¿Quiere una herramienta que le ayude a gestionar los mensajes directos hacia y desde su empresa?
• ¿Quieres una herramienta que te ayude a gestionar tus anuncios en las redes sociales?
• ¿Quieres una herramienta que te ayude a crear informes de análisis de redes sociales en profundidad?
• ¿Quiere una herramienta que le ayude a proteger las redes sociales de su empresa?

A continuación, revisa la lista de las herramientas de gestión de redes sociales más populares para que puedas adaptar tus necesidades a sus características. No podemos dejar de mencionar a SMMExpert.

En lo que respecta a las herramientas de colaboración en redes sociales, las funciones de gestión de equipos de SMMExpert permiten establecer niveles de permiso personalizados para cada miembro del equipo, asignar tareas a los demás, compartir una biblioteca de contenidos aprobados y supervisar los mensajes entrantes y salientes.

Los equipos sociales pueden incluso colaborar sobre la marcha desde sus dispositivos móviles. El vídeo siguiente muestra lo fácil que es asignar mensajes a los miembros del equipo si estás atrapado en el dentista (o incapacitado de otra manera), y mucho más.

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Pero, independientemente de la herramienta de colaboración en redes sociales que elija, asegúrese de que ofrece suficientes funciones para mejorar la eficacia de su equipo y, sobre todo, de que mejora las redes sociales de su empresa.

Paso 8: Elegir las mejores herramientas de comunicación

La herramienta de comunicación adecuada facilitará la colaboración en las redes sociales. Permitir a su equipo hablar -y enviar GIFs- entre sí sin importar dónde estén o lo ocupados que estén le ayudará a mantenerse conectado en múltiples niveles.

La herramienta que elija para su equipo dependerá de varios factores:

• El nivel de seguridad que necesita de una herramienta de comunicación.
• El número de personas que necesitan acceder a su herramienta de comunicación.
• Las características que quieres de una herramienta de comunicación.
• El presupuesto que tiene que gastar cada mes en herramientas de comunicación.

Lugar de trabajo de Facebook

Sabes que tus empleados probablemente ya estén en Facebook Messenger. ¿Por qué no tomar una plataforma a la que están acostumbrados y hacerla amigable para el trabajo?

Workplace by Facebook te permite crear un entorno de Facebook para tu organización con grupos, chats y videollamadas. Ofrecen planes gratuitos y planes a partir de 4 dólares por persona y mes.

Slack

Slack es otra plataforma freemium, con planes gratuitos y planes a partir de 6,67 dólares al mes. Su herramienta gratuita permite organizar las conversaciones por temas en canales. Con el plan de pago, se accede a funciones como el historial de mensajes ilimitado, las videollamadas en grupo y la posibilidad de compartir la pantalla.

Skype

Skype es otra plataforma de comunicación famosa por el videochat. Aunque no tiene la misma organización de grupos o canales que ofrecen Facebook y Slack, sí ofrece videochat y llamadas de grupo gratuitas.

Paso 9: Elegir las mejores herramientas de gestión de proyectos

La mejor herramienta de gestión de proyectos le ayudará a gestionar el flujo de trabajo de las campañas y promociones en las redes sociales. Si trabaja con redactores, diseñadores gráficos y otras personas ajenas a su departamento, pueden añadirse al flujo de trabajo. La herramienta que elija dependerá de varios factores.

• La forma en que quieres que se visualicen/organicen tus proyectos.
• El nivel de seguridad que necesita de una herramienta de gestión de proyectos.
• El número de personas que necesitan acceder a su herramienta de gestión de proyectos.
• Las características que desea de una herramienta de gestión de proyectos.
• El presupuesto que tiene que gastar cada mes en herramientas de comunicación.

Trello

Una de las principales herramientas de gestión de proyectos es Trello, que te permite organizar tus proyectos con listas y tarjetas. Dentro de cada tarjeta, puedes crear fechas de vencimiento, listas de tareas individuales y asignar tareas a los miembros. Trello ofrece un plan gratuito y planes a partir de 9,99 dólares al mes.

Proyectos Zoho

Zoho Projects, calificada como número 1 por PC Mag, es otra herramienta de gestión de proyectos freemium. Después del plan gratuito, los planes empiezan a costar 3 dólares por usuario al mes. Las características incluyen diagramas de Gantt, tareas automatizadas, hojas de tiempo e integración de aplicaciones.

lunes.com

monday.com es una herramienta de gestión de proyectos en línea que es conocida por su interfaz moderna y fácil de usar. Los equipos sociales pueden utilizarla para organizar y hacer un seguimiento de su trabajo, y continuar donde otros lo dejaron si alguien está enfermo o fuera de la oficina. Además, puedes añadirla a tu panel de SMMExpert a través de la biblioteca de aplicaciones.

Paso 10: Elegir las mejores herramientas para compartir documentos y archivos

Las mejores herramientas para compartir documentos y archivos te permitirán obtener contenido para tus campañas en las redes sociales. Aunque hay muchas para elegir, una de las más utilizadas es la suite de herramientas de Google.

Google Drive

Google Drive permite a los usuarios personales y empresariales almacenar archivos y documentos. También se puede utilizar:

• Google Docs para crear documentos y contenidos PDF/ebook.
• Google Sheets para las hojas de cálculo.
• Presentación de Google para presentaciones de diapositivas.
• Formulario de Google para encuestas.

Google Docs es la herramienta a la que recurren la mayoría de los creadores y editores de contenidos, gracias a la facilidad de edición y a las funciones del historial de versiones.

Paso 11: Elegir las mejores herramientas de diseño

Por último, pero no por ello menos importante, tienes que crear un gran contenido para tus campañas en las redes sociales. Consigue las mejores herramientas de diseño posibles.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud es un paquete personalizable de herramientas de diseño profesional. Crea increíbles gráficos, imágenes, diseños, fotos y vídeos. El precio de las más de 20 aplicaciones para escritorio y para móviles es de 52,99 dólares al mes. También puedes obtener una o dos aplicaciones a la vez, en función de tus necesidades creativas.

Visme

¿Buscas algo más sencillo? Visme es una herramienta de diseño freemium que pretende ofrecer diseños profesionales a los no diseñadores. Puedes obtener todas sus funciones para el trabajo por 15 dólares al mes o 29 dólares al mes para los usuarios empresariales.

La colaboración en las redes sociales puede tener éxito si se aplican los procesos adecuados, se dispone de herramientas y se definen las funciones y responsabilidades. Tanto si se trabaja a distancia como si se hace en una oficina, el equipo debería ver una mayor colaboración y un trabajo en equipo más eficiente en poco tiempo.

Agiliza el proceso de colaboración de tu equipo de redes sociales con SMMExpert. Asigna los mensajes entrantes a los miembros del equipo, edita el trabajo de los demás, aprueba los borradores finales y programa las publicaciones en todas tus redes sociales desde un solo panel. Pruébalo gratis hoy mismo.

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