Nếu bạn có nhiều người trong nhóm xã hội của mình, thì có thể bạn đã tham gia vào rất nhiều hoạt động cộng tác trên mạng xã hội. Và mặc dù làm việc theo nhóm thường có thể dẫn đến những ý tưởng mới và lợi tức đầu tư cao hơn, nhưng cũng có thể khó thực hiện một cách hiệu quả. Ai phụ trách việc gì? Và bạn nên sử dụng công cụ nào để chia sẻ tải?

Việc cộng tác trên mạng xã hội có thể phức tạp hơn khi làm việc từ xa. Bạn nên duy trì kết nối với nhóm của mình bằng cách nào khi không ở cùng văn phòng?

Chúng tôi đã hỗ trợ bạn. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ cung cấp các mẹo và công cụ tốt nhất để cộng tác truyền thông xã hội thành công.

Mục tiêu? Để tăng năng suất của nhóm truyền thông xã hội của bạn thông qua làm việc nhóm hiệu quả.

Phần thưởng: Tải xuống mẫu lịch truyền thông xã hội miễn phí, có thể tùy chỉnh của chúng tôi để dễ dàng lập kế hoạch và lên lịch trước cho tất cả nội dung của bạn.

Cộng tác truyền thông xã hội: từng bước một quy trình

Bước 1: Xác định vai trò và nhiệm vụ

Bước đầu tiên để đảm bảo cộng tác truyền thông xã hội thành công trong một nhóm là chỉ định vai trò. Mục tiêu cuối cùng trong bước này là đảm bảo rằng:

• Các thành viên trong nhóm có khối lượng công việc cân bằng.
• Mỗi mạng xã hội có mức độ phủ sóng cân bằng.
• Ai đó chịu trách nhiệm về tất cả các nhiệm vụ.
• Ai đó đang kiểm duyệt tin nhắn gửi đi để đảm bảo tính nhất quán của thương hiệu.
• Mỗi thành viên trong nhóm có một thành viên nhóm dự phòng đảm nhận công việc của họcho phép bạn tổ chức các dự án của mình bằng danh sách và thẻ. Bên trong mỗi thẻ, bạn có thể tạo ngày đến hạn, danh sách việc cần làm của từng cá nhân và phân công nhiệm vụ cho các thành viên. Trello cung cấp gói miễn phí và các gói có giá từ 9,99 đô la một tháng.

  Zoho Projects

  

  Zoho Projects, được xếp hạng số 1 bởi PC Mag, là một công cụ quản lý dự án freemium khác. Sau gói miễn phí, các gói bắt đầu ở mức 3 đô la mỗi người dùng mỗi tháng. Các tính năng bao gồm biểu đồ Gantt, tác vụ tự động, bảng chấm công và tích hợp ứng dụng.

  monday.com

  

  monday.com là một công cụ quản lý dự án trực tuyến nổi tiếng vì giao diện hiện đại, dễ sử dụng. Các nhóm xã hội có thể sử dụng nó để tổ chức và theo dõi công việc của họ, đồng thời tiếp tục công việc của những người khác nếu ai đó bị ốm hoặc vắng mặt tại văn phòng. Ngoài ra, bạn có thể thêm nó vào bảng điều khiển SMMExpert của mình thông qua Thư viện ứng dụng.

  Bước 10: Chọn công cụ chia sẻ tệp và tài liệu tốt nhất

  Công cụ chia sẻ tệp và tài liệu tốt nhất sẽ cho phép bạn nhận nội dung cho các chiến dịch truyền thông xã hội của bạn. Mặc dù có nhiều công cụ để lựa chọn nhưng một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất là Bộ công cụ của Google.

  Google Drive

  Google Drive cho phép người dùng cá nhân và doanh nghiệp lưu trữ tập tin và tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng:

  • Google Tài liệu để tạo tài liệu và nội dung PDF/sách điện tử.
  • Google Trang tính dành cho bảng tính.
  • Google Bản trình bày dành cho trình chiếu.
  • Google Biểu mẫu chokhảo sát.

  Google Tài liệu là công cụ cần thiết cho hầu hết người tạo và biên tập viên nội dung. Đó là nhờ các tính năng lịch sử phiên bản và chỉnh sửa dễ dàng.

  

  Bước 11: Chọn công cụ thiết kế tốt nhất

  Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn cần tạo nội dung tuyệt vời cho các chiến dịch truyền thông xã hội của bạn. Nhận các công cụ thiết kế tốt nhất có thể.

  Adobe Creative Cloud

  

  Adobe Creative Cloud là bộ công cụ thiết kế chuyên nghiệp có thể tùy chỉnh. Tạo đồ họa, hình ảnh, bố cục, ảnh và video tuyệt vời. Giá cho tất cả hơn 20 ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động là 52,99 USD mỗi tháng. Bạn cũng có thể tải một hoặc hai ứng dụng cùng lúc, dựa trên nhu cầu sáng tạo của mình.

  Visme

  

  Tìm kiếm thứ gì đó đơn giản hơn ? Visme là một công cụ thiết kế freemium nhằm cung cấp các thiết kế chuyên nghiệp cho những người không phải là nhà thiết kế. Bạn có thể nhận được tất cả các tính năng của họ cho công việc với giá 15 đô la mỗi tháng hoặc 29 đô la mỗi tháng cho người dùng doanh nghiệp.

  Cộng tác trên mạng xã hội có thể thành công nếu có đúng quy trình, có sẵn công cụ cũng như vai trò và trách nhiệm được xác định. Cho dù bạn đang làm việc từ xa hay làm việc cùng nhau trong văn phòng, nhóm của bạn sẽ thấy được sự cộng tác tốt hơn và làm việc theo nhóm hiệu quả hơn ngay lập tức.

  Đơn giản hóa quy trình cộng tác của nhóm truyền thông xã hội của bạn bằng SMMExpert. Chỉ định các tin nhắn đến cho các thành viên trong nhóm, chỉnh sửa công việc của nhau, phê duyệt bản nháp cuối cùng và lên lịch đăng bài cho tất cả các thành viên của bạn.mạng xã hội từ một bảng điều khiển. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay.

  Bắt đầu

  nhiệm vụ trong trường hợp bị ốm hoặc nghỉ phép.

Để bắt đầu, bạn có thể khảo sát nhóm quản lý mạng xã hội của mình. Hãy hỏi họ những câu hỏi sau:

• Họ thích điều gì ở những gì họ đang làm hiện tại?
• Họ muốn thay đổi điều gì?

Bạn thậm chí có thể cho họ những bài kiểm tra tính cách. Xem loại nhiệm vụ nào phù hợp nhất với họ. Loại phần thưởng nào thúc đẩy họ tốt nhất? Bạn có thể chọn loại báo cáo MBTI, Gallup CliftonStrengths hoặc các đánh giá tính cách tương tự tại nơi làm việc.

Ngoài ra, bạn có thể xem qua và liệt kê các nhiệm vụ truyền thông xã hội quan trọng nhất đối với công ty của mình. Từ đó, đảm bảo ai đó được chỉ định cho mỗi người trong số họ. Bạn có thể làm việc này trước hoặc bạn có thể làm việc này trong bước tiếp theo.

Một số nhiệm vụ phổ biến cho nhóm của bạn có thể bao gồm sáng tạo nội dung , lập lịch , tương tác , dịch vụ khách hàng , quản lý các bên liên quan , v.v.

Bước 2: Thiết lập các quy trình và nguyên tắc truyền thông xã hội

Các bước tiếp theo là thiết lập hướng dẫn quy trình cho nhóm quản lý phương tiện truyền thông xã hội của bạn. Hướng dẫn của bạn sẽ đề cập đến cách nhóm của bạn nên xử lý các tình huống cụ thể.

Hướng dẫn quy trình của bạn có thể đóng vai trò là hướng dẫn đào tạo cho các thành viên mới trong nhóm quản lý xã hội của bạn. Nó cũng có thể giúp một người quản lý các nhiệm vụ của người khác khi họ bị ốm hoặc đang đi nghỉ.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thểcác quy trình bạn có thể muốn phác thảo, dựa trên nhu cầu của công ty bạn. Các quy trình của bạn có thể cần được xem xét và cập nhật thường xuyên. Tần suất cập nhật dựa trên những thay đổi đối với mạng xã hội, công cụ quản lý mạng xã hội và mục tiêu của công ty bạn.

Các chiến dịch và quảng cáo trên mạng xã hội

Không phải tất cả các chiến dịch và quảng cáo trên mạng xã hội đều phù hợp giống nhau, nhưng quá trình sẽ. Phác thảo quy trình tạo chiến dịch của bạn, từ tạo nội dung đến ghi lại số liệu thành công.

Báo cáo phân tích hàng tháng

Soạn thảo danh sách chạy báo cáo phân tích mạng xã hội mỗi tháng dựa trên mục tiêu của công ty bạn. Tùy thuộc vào mạng xã hội và công cụ bạn sử dụng, bạn có thể có nhiều nguồn dữ liệu. Tạo mẫu để tóm tắt dữ liệu và danh sách những người cần nhận báo cáo.

Yêu cầu bán hàng

Vạch ra các bước để tương tác với khách hàng tiềm năng trên mỗi mạng xã hội mạng. Công ty của bạn có nhiều đại diện bán hàng không? Nó nên bao gồm bất kỳ người hoặc bộ phận cụ thể nào cần được thông báo về yêu cầu bán hàng.

Yêu cầu dịch vụ khách hàng

Các đại diện dịch vụ khách hàng cũng vậy. Bạn có những người cụ thể xử lý theo dõi đơn đặt hàng, trả lại, thay thế, sửa chữa và các yêu cầu khác không? Phác thảo các bước để tham gia giải quyết vấn đề về dịch vụ khách hàng, bao gồm cả những người nên được đưa vàocuộc trò chuyện.

Câu hỏi dành cho Giám đốc điều hành

Có một hoặc nhiều nhân vật của công chúng trong công ty không? Phác thảo quy trình về cách trả lời các câu hỏi hoặc nhận xét dành cho giám đốc điều hành c-suite của bạn.

Quản lý khủng hoảng

Bạn đã xem xét cách công ty của mình sẽ xử lý một khủng hoảng trên mạng xã hội? Vạch ra quy trình để bạn phối hợp với ai trong việc nhắn tin, phát biểu chính thức và trả lời câu hỏi.

Đánh giá mạng xã hội mới

Các mạng xã hội mới đang xuất hiện thường xuyên. Câu hỏi đặt ra là chúng có xứng đáng với thời gian của nhóm bạn không? Phác thảo quy trình xem xét giá trị tiềm năng của mạng xã hội mới cho công ty của bạn.

Đánh giá công cụ xã hội mới

Giống như mạng xã hội mới, các công cụ truyền thông xã hội mới phải được đánh giá về giá so với giá trị của chúng. Ngay cả khi chúng là các công cụ miễn phí, quá trình học tập cho bất kỳ công cụ nào cũng là một khoản đầu tư thời gian. Đảm bảo rằng nó đáng giá cho nhóm của bạn và phương tiện truyền thông xã hội.

Ngoài các quy trình truyền thông xã hội của bạn, bạn có thể muốn có các nguyên tắc bổ sung về phương tiện truyền thông xã hội. Những hướng dẫn này bao gồm các quy tắc dành cho nhóm quản lý phương tiện truyền thông xã hội của bạn. Chúng cũng sẽ áp dụng cho bất kỳ ai sử dụng mạng xã hội để đại diện cho công ty của bạn.

Hãy nghĩ xem việc sử dụng mạng xã hội cho mục đích cá nhân và nghề nghiệp giao nhau như thế nào tại công ty của bạn. Nếu có bất kỳ xung đột nào có thể xảy ra, chúng phải được giải quyết trong nguyên tắc của bạn.

Bước 3:Tạo hướng dẫn về phong cách truyền thông xã hội

Khi bạn đã phác thảo các quy trình của mình, bạn có thể tinh chỉnh thêm bằng cách viết hướng dẫn về phong cách truyền thông xã hội. Điều này sẽ bao gồm giọng nói, giọng điệu và ngôn ngữ mà nhóm quản lý phương tiện truyền thông xã hội của bạn sẽ sử dụng, giữ cho nó nhất quán giữa các thành viên trong nhóm.

Bạn không chắc hướng dẫn phong cách của mình nên bao gồm những gì? Dưới đây là một số ý tưởng.

• Tên công ty, sản phẩm và/hoặc dịch vụ có thương hiệu. Bạn muốn mọi người trong nhóm của mình nhất quán khi đề cập đến các khía cạnh quan trọng nhất của thương hiệu.
• Công ty của bạn muốn gọi khách hàng là gì (khách hàng, bệnh nhân, gia đình, v.v.).
• Giọng điệu tổng thể của cuộc đối thoại nhóm của bạn. Nó có nên là kinh doanh chính thức? Kinh doanh bình thường? Thân thiện? Vui? Kỹ thuật?
• Xếp hạng nội dung tổng thể? G, PG, PG-13, v.v. áp dụng cho meme, trích dẫn, bài đăng trên blog và nội dung xã hội khác.
• Việc sử dụng hình mờ, đường viền, chữ ký, màu sắc và các điểm đánh dấu thương hiệu khác.

Bước 4: Thiết lập lịch truyền thông xã hội của bạn

Lên kế hoạch cho các chiến dịch truyền thông xã hội và quảng cáo trong năm với lịch truyền thông xã hội. Nó sẽ giúp nhóm truyền thông xã hội của bạn đi đúng hướng với việc xuất bản. Nó cũng sẽ giúp ích cho bất kỳ ai bên ngoài bộ phận của bạn, những người hỗ trợ về nội dung, SEO và các phần khác trong chiến dịch của bạn.

Đảm bảo một trong các thành viên trong nhóm của bạn được giao trách nhiệm cập nhật.

Bước 5:Sắp xếp các cuộc họp kiểm tra thường xuyên

Trách nhiệm giải trình rất quan trọng khi làm việc tại nhà—hoặc thậm chí chỉ trong một văn phòng lớn. Kết nối cũng vậy.

Sắp xếp các cuộc họp kiểm tra hàng tuần với kế hoạch và mục tiêu thảo luận được vạch ra. Mỗi thành viên trong nhóm của bạn nên chia sẻ những thành công của họ và những lĩnh vực mà họ cần giúp đỡ. Mọi người nên rời đi với kế hoạch hành động và điều gì đó cần báo cáo lại trong cuộc họp tiếp theo.

Bước 6: Sắp xếp các cuộc họp kiểm tra với các bên liên quan

Các nhóm truyền thông xã hội phải hợp tác chặt chẽ với những người khác trong toàn doanh nghiệp để tạo ra các thông điệp tiếp thị nhất quán. Các cuộc họp kiểm tra thường xuyên với những người điều hành các kênh tiếp thị và quảng cáo khác đảm bảo cộng tác và liên lạc liền mạch.

Việc thay đổi lịch trình của bộ phận tiếp thị khác có thể ảnh hưởng đến lịch của bạn, vì vậy hãy đảm bảo mọi người cũng sắp xếp hợp lý trong các cuộc họp này.

Bước 7: Chọn công cụ quản lý mạng xã hội tốt nhất

Công cụ quản lý mạng xã hội tốt nhất sẽ cho phép nhóm của bạn quản lý các hoạt động truyền thông xã hội quan trọng từ một bảng điều khiển—với thông tin đăng nhập và trách nhiệm của riêng họ. Công cụ bạn chọn sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố.

• Số lượng mạng xã hội mà công ty bạn đang tích cực sử dụng.
• Các tính năng mà công ty bạn sử dụng trên mỗi mạng xã hội (bài đăng, nhóm, quảng cáo, v.v.).
• Số người cần truy cập vào quản lý mạng xã hội của bạncông cụ.
• Các tính năng bạn muốn có trong công cụ quản lý mạng xã hội.
• Ngân sách bạn phải chi mỗi tháng cho việc quản lý mạng xã hội.

Bắt đầu với những điều này trong tâm trí. Về tính năng, đây là những câu hỏi cần đặt ra khi đánh giá một công cụ quản lý mạng xã hội mới.

• Bạn có muốn một công cụ giúp bạn xuất bản các bài đăng mới lên mạng xã hội của mình không?
• Bạn có muốn một công cụ cho phép kiểm duyệt tất cả các bài đăng để phê duyệt không?
• Bạn có muốn một công cụ giúp bạn quản lý các tin nhắn trực tiếp đến và từ công ty của mình không?
• Bạn có muốn một công cụ giúp bạn quản lý quảng cáo trên mạng xã hội của mình?
• Bạn có muốn một công cụ giúp bạn tạo các báo cáo phân tích chuyên sâu về phương tiện truyền thông xã hội không?
• Bạn có muốn một công cụ giúp bạn bảo vệ công ty của mình mạng xã hội?

Sau đó, hãy xem danh sách các công cụ quản lý mạng xã hội phổ biến nhất để phù hợp với nhu cầu của bạn với các tính năng của chúng. Chúng ta không thể không nhắc đến SMMExpert.

Khi nói đến các công cụ cộng tác trên mạng xã hội, các tính năng quản lý nhóm của SMMExpert cho phép bạn thiết lập mức độ quyền tùy chỉnh cho từng thành viên trong nhóm, phân công nhiệm vụ cho nhau, chia sẻ thư viện nội dung được phê duyệt và giám sát các tin nhắn đến và đi.

Các nhóm xã hội thậm chí có thể cộng tác khi đang di chuyển từ thiết bị di động của họ. Video dưới đây cho thấy việc gán tin nhắn cho các thành viên trong nhóm dễ dàng như thế nào nếu bạn bị mắc kẹt tại nha sĩ (hoặc nói cách khácmất năng lực)—và còn nhiều nữa.

Phần thưởng: Tải xuống mẫu lịch truyền thông xã hội miễn phí, có thể tùy chỉnh của chúng tôi để dễ dàng lập kế hoạch và lên lịch trước cho tất cả nội dung của bạn.

Tuy nhiên, cho dù bạn chọn công cụ cộng tác truyền thông xã hội nào, hãy đảm bảo rằng công cụ đó cung cấp đủ tính năng để cải thiện hiệu quả cho nhóm của bạn. Quan trọng nhất, hãy đảm bảo rằng nó cải thiện mạng xã hội của công ty bạn.

Bước 8: Chọn công cụ giao tiếp tốt nhất

Công cụ giao tiếp phù hợp sẽ giúp việc cộng tác trên mạng xã hội trở nên dễ dàng hơn nhiều. Cho phép nhóm của bạn trò chuyện—và gửi GIF—với nhau bất kể họ đang ở đâu hoặc bận rộn như thế nào sẽ giúp bạn duy trì kết nối ở nhiều cấp độ.

Công cụ bạn chọn cho nhóm của mình sẽ tùy thuộc vào nhiều loại của các yếu tố:

• Mức độ bảo mật mà bạn cần từ một công cụ giao tiếp.
• Số lượng người cần truy cập vào công cụ giao tiếp của bạn.
• Các tính năng mà bạn muốn có một công cụ giao tiếp.
• Ngân sách bạn phải chi hàng tháng cho các công cụ giao tiếp.

Workplace by Facebook

Bạn biết nhân viên của mình có thể đã sử dụng Facebook Messenger. Tại sao không sử dụng một nền tảng mà họ đã quen sử dụng và khiến nền tảng đó trở nên thân thiện với công việc?

Workplace by Facebook cho phép bạn tạo môi trường Facebook cho tổ chức của mình bằng các nhóm, cuộc trò chuyện và cuộc gọi điện video. Họ cung cấp các kế hoạch và kế hoạch miễn phíbắt đầu từ $4 mỗi người mỗi tháng.

Slack

Slack là một nền tảng freemium khác, với các gói và gói miễn phí bắt đầu từ $6,67 mỗi tháng. Công cụ miễn phí của họ cho phép bạn sắp xếp các cuộc trò chuyện theo chủ đề trong các kênh. Với gói trả phí, bạn có quyền truy cập vào các tính năng bao gồm lịch sử tin nhắn không giới hạn, cuộc gọi video nhóm và chia sẻ màn hình.

Skype

Skype là một nền tảng liên lạc khác nổi tiếng về trò chuyện video. Mặc dù không có tổ chức nhóm hoặc kênh giống như Facebook và Slack cung cấp, nhưng nó cung cấp cuộc gọi và trò chuyện video nhóm miễn phí.

Bước 9: Chọn công cụ quản lý dự án tốt nhất

Các công cụ quản lý dự án tốt nhất sẽ giúp bạn quản lý quy trình làm việc của các chiến dịch truyền thông xã hội và quảng cáo. Nếu bạn làm việc với người viết quảng cáo, nhà thiết kế đồ họa và những người khác bên ngoài bộ phận của mình, họ có thể được thêm vào quy trình làm việc. Công cụ bạn chọn sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố.

• Cách bạn muốn các dự án của mình được trực quan hóa/tổ chức.
• Mức độ bảo mật bạn cần từ một công cụ quản lý dự án .
• Số lượng người cần truy cập vào công cụ quản lý dự án của bạn.
• Các tính năng bạn muốn có trong công cụ quản lý dự án.
• Ngân sách bạn phải chi cho mỗi tính năng tháng về các công cụ giao tiếp.

Trello

Trello là một trong những công cụ quản lý dự án hàng đầu.