Jeśli masz więcej niż jedną osobę w zespole społecznym, prawdopodobnie już zaangażowałeś się w wiele współpracy w mediach społecznościowych. I chociaż praca zespołowa często prowadzi do świeżych pomysłów i większego zwrotu z inwestycji, może być również trudna do przeprowadzenia w sposób efektywny. Kto jest odpowiedzialny za co? I jakich narzędzi powinieneś używać, aby dzielić obciążenie?

Współpraca w mediach społecznościowych może być dodatkowo skomplikowana przez pracę zdalną. Jak powinieneś pozostać w kontakcie ze swoim zespołem, gdy nie jesteście razem w biurze?

W tym poście przedstawimy nasze najlepsze wskazówki i narzędzia do udanej współpracy w mediach społecznościowych.

Cel? Zwiększenie produktywności Twojego zespołu social media poprzez efektywną pracę zespołową.

Bonus: Pobierz nasz darmowy, konfigurowalny szablon kalendarza mediów społecznościowych aby łatwo zaplanować i zaplanować wszystkie swoje treści z wyprzedzeniem.

Współpraca w mediach społecznościowych: proces krok po kroku

Krok 1: Określenie ról i zadań

Pierwszym krokiem do zapewnienia udanej współpracy w mediach społecznościowych w zespole jest przypisanie ról. Ostatecznym celem podczas tego kroku jest zapewnienie, że:

• Członkowie zespołu mają zrównoważone obciążenie pracą.
• Każda sieć społecznościowa ma zrównoważoną ilość zasięgu.
• Ktoś jest odpowiedzialny za wszystkie zadania.
• Ktoś moderuje komunikaty wychodzące dla spójności marki.
• Każdy członek zespołu ma rezerwowego członka zespołu, który przejmuje jego obowiązki w przypadku choroby lub urlopu.

Aby uruchomić piłkę, możesz przeprowadzić ankietę w swoim zespole zarządzającym mediami społecznościowymi. Zadaj im następujące pytania:

• Co im się podoba w tym, co aktualnie robią?
• Co chcieliby zmienić?

Możesz nawet dać im testy osobowości. Zobacz, jakie rodzaje zadań najlepiej im odpowiadają. Jakie nagrody najlepiej ich motywują? Możesz wybrać raport typów MBTI, Gallupa CliftonStrengths lub podobne oceny osobowości w miejscu pracy.

Alternatywnie, możesz przejść i wymienić najważniejsze zadania związane z mediami społecznościowymi dla Twojej firmy. Stamtąd upewnij się, że ktoś jest przypisany do każdego z nich. Możesz pracować nad tym najpierw, lub możesz pracować nad tym podczas następnego kroku.

Niektóre z typowych zadań dla Twojego zespołu mogą obejmować tworzenie treści , planowanie , zaręczyny , obsługa klienta , zarządzanie interesariuszami , i nie tylko.

Krok 2: Ustanowienie procesów i wytycznych dotyczących mediów społecznościowych

Następnym krokiem jest stworzenie przewodnika po procesach dla zespołu zarządzającego mediami społecznościowymi. Przewodnik będzie obejmował, jak konkretne sytuacje powinny być obsługiwane przez zespół.

Przewodnik po procesach może służyć jako przewodnik szkoleniowy dla nowych członków zespołu zarządzania społecznego. Może również pomóc jednej osobie w zarządzaniu zadaniami innej osoby podczas jej choroby lub urlopu.

Oto kilka przykładów konkretnych procesów, które można nakreślić w oparciu o potrzeby firmy. Procesy mogą wymagać częstego przeglądu i aktualizacji. Częstotliwość aktualizacji należy uzależnić od zmian w sieciach społecznościowych, narzędziach do zarządzania społecznościami oraz celów firmy.

Kampanie i promocje w mediach społecznościowych

Nie wszystkie kampanie i promocje w mediach społecznościowych będą wyglądać tak samo, ale proces będzie. Nakreśl proces tworzenia swoich kampanii, od tworzenia treści do rejestrowania metryk sukcesu.

Miesięczne raporty analityczne

Skomponuj listę raportów analitycznych z mediów społecznościowych, które należy uruchamiać co miesiąc w oparciu o cele firmy. W zależności od tego, z jakich sieci społecznościowych i narzędzi korzystasz, możesz mieć wiele źródeł danych. Stwórz szablon podsumowujący dane i listę osób, które muszą otrzymywać raporty.

Pytania dotyczące sprzedaży

Zarysuj kroki angażowania się z potencjalnym klientem na każdej sieci społecznościowej. Czy Twoja firma ma wielu przedstawicieli handlowych? Powinna zawierać wszelkie konkretne osoby lub działy, które powinny zostać powiadomione o zapytaniu sprzedażowym.

Zapytania dotyczące obsługi klienta

To samo dotyczy przedstawicieli obsługi klienta. Czy masz konkretne osoby, które zajmują się śledzeniem zamówień, zwrotami, wymianami, naprawami i innymi zapytaniami? Nakreśl kroki, jakie należy podjąć, aby zaangażować się w sprawę obsługi klienta, w tym kto powinien wziąć udział w rozmowie.

Pytania do prezesa zarządu

Czy w firmie jest jedna lub więcej osób publicznych? Przedstaw proces odpowiadania na pytania lub komentarze przeznaczone dla kadry kierowniczej wyższego szczebla.

Zarządzanie kryzysowe

Czy zastanawiałeś się, jak Twoja firma poradzi sobie z kryzysem w mediach społecznościowych? Nakreśl proces, z którym będziesz koordynował komunikaty, oficjalne oświadczenia i odpowiedzi na pytania.

Nowy przegląd sieci społecznościowych

Nowe sieci społecznościowe pojawiają się regularnie. Pytanie brzmi, czy są warte czasu twojego zespołu? Przedstaw proces oceny potencjalnej wartości nowej sieci społecznościowej dla twojej firmy.

Przegląd nowych narzędzi społecznościowych

Podobnie jak nowe sieci społeczne, nowe narzędzia mediów społecznościowych muszą być oceniane pod kątem ich ceny w stosunku do wartości. Nawet jeśli są to darmowe narzędzia, krzywa uczenia się dla każdego narzędzia jest inwestycją czasową. Upewnij się, że jest to warte dla twojego zespołu i mediów społecznościowych.

Oprócz procesów związanych z mediami społecznościowymi, możesz chcieć mieć dodatkowe wytyczne dotyczące mediów społecznościowych. Wytyczne te obejmują zasady dla zespołu zarządzającego mediami społecznościowymi. Mają one również zastosowanie do każdego, kto używa mediów społecznościowych do reprezentowania firmy.

Zastanów się, jak osobiste i zawodowe wykorzystanie mediów społecznościowych przenika się w Twojej firmie. Jeśli istnieją jakiekolwiek możliwe konflikty, powinny zostać uwzględnione w Twoich wytycznych.

Krok 3: Stwórz przewodnik stylu mediów społecznościowych

Po nakreśleniu procesów, można je dalej udoskonalać, pisząc przewodnik po stylu mediów społecznościowych. Obejmie on głos, ton i język, którego zespół zarządzający mediami społecznościowymi będzie używał, zachowując spójność między członkami zespołu.

Nie jesteś pewien, co powinien zawierać Twój przewodnik po stylu? Oto kilka pomysłów.

• Nazwy firm, produktów i/lub usług. Chcesz, aby wszyscy w Twoim zespole byli spójni, gdy odnoszą się do najważniejszych aspektów Twojej marki.
• Jak Twoja firma woli nazywać swoich klientów (klientów, pacjentów, rodziny itp.).
• Ogólny ton dialogu Twojego zespołu. Czy powinien być formalny, swobodny, przyjacielski, zabawny, techniczny?
• Ogólna ocena treści: G, PG, PG-13 itp. w odniesieniu do memów, cytatów, postów na blogu i innych treści społecznościowych.
• Stosowanie znaków wodnych, obramowań, podpisów, kolorów i innych znaczników brandingowych.

Krok 4: Skonfiguruj swój kalendarz mediów społecznościowych

Zaplanuj swoje kampanie w mediach społecznościowych i promocje na cały rok za pomocą kalendarza mediów społecznościowych. Pomoże to Twojemu zespołowi ds. mediów społecznościowych pozostać na dobrej drodze do publikacji, a także pomoże każdemu spoza Twojego działu, kto pomaga w tworzeniu treści, SEO i innych części kampanii.

Upewnij się, że jeden z członków Twojego zespołu jest przypisany do odpowiedzialności za jego aktualizację.

Krok 5: Organizowanie regularnych spotkań kontrolnych

Odpowiedzialność jest ważna, gdy pracuje się w domu lub nawet w dużym biurze. Podobnie jest z łącznością.

Organizuj cotygodniowe spotkania kontrolne z nakreślonym planem dyskusji i celami. Każdy członek zespołu powinien podzielić się swoimi sukcesami i obszarami, w których potrzebuje pomocy. Każdy powinien wyjść z planem działania i czymś, co będzie mógł zrelacjonować na następnym spotkaniu.

Krok 6: Zorganizuj spotkania kontrolne również z interesariuszami

Zespoły mediów społecznościowych muszą ściśle współpracować z innymi osobami w całej firmie, aby tworzyć spójne komunikaty marketingowe. Regularne spotkania kontrolne z tymi, którzy prowadzą inne kanały marketingowe i reklamowe, zapewniają bezproblemową współpracę i komunikację.

Zmiany w harmonogramie innego działu marketingu mogą wpłynąć na Twój kalendarz, więc upewnij się, że wszyscy pozostają zorganizowani również w tych spotkaniach.

Krok 7: Wybierz najlepsze narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi

Najlepsze narzędzie do zarządzania mediami społecznościowymi pozwoli Twojemu zespołowi zarządzać kluczowymi działaniami w mediach społecznościowych z jednego pulpitu nawigacyjnego - z własnymi loginami i odpowiedzialnością. Narzędzie, które wybierzesz, będzie zależało od wielu czynników.

• Liczba sieci społecznościowych, z których aktywnie korzysta Twoja firma.
• Funkcje, z których korzysta Twoja firma w każdej sieci społecznościowej (posty, grupy, reklamy itp.).
• Liczba osób, które potrzebują dostępu do Twojego narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi.
• Funkcje, których oczekujesz od narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi.
• Budżet, jaki masz do wydania co miesiąc na zarządzanie mediami społecznościowymi.

Zacznij od tych rzeczy w umyśle. Jeśli chodzi o funkcje, są to pytania, które należy zadać przy ocenie nowego narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi.

• Chcesz mieć narzędzie, które pomoże Ci publikować nowe posty w sieciach społecznościowych?
• Czy chcesz mieć narzędzie, które pozwoli na moderowanie wszystkich postów do zatwierdzenia?
• Chcesz mieć narzędzie, które pomoże Ci zarządzać bezpośrednimi wiadomościami do i z Twojej firmy?
• Chcesz mieć narzędzie, które pomoże Ci zarządzać reklamami w mediach społecznościowych?
• Chcesz mieć narzędzie, które pomoże Ci stworzyć dogłębne raporty analityczne z mediów społecznościowych?
• Chcesz mieć narzędzie, które pomoże Ci zabezpieczyć firmowe media społecznościowe?

Następnie przejrzyj listę najpopularniejszych narzędzi do zarządzania mediami społecznościowymi, aby dopasować swoje potrzeby do ich funkcji. Nie możemy nie wspomnieć o SMMExpert.

Jeśli chodzi o narzędzia do współpracy w mediach społecznościowych, funkcje zarządzania zespołem SMMExpert pozwalają na ustawienie niestandardowych poziomów uprawnień dla każdego członka zespołu, przypisywanie zadań do siebie, udostępnianie biblioteki zatwierdzonych treści oraz monitorowanie wiadomości przychodzących i wychodzących.

Zespoły społecznościowe mogą nawet współpracować w podróży z urządzeń mobilnych. Poniższy film pokazuje, jak łatwo można przypisać wiadomości członkom zespołu, jeśli utkniesz u dentysty (lub w inny sposób będziesz niezdolny do pracy) - i wiele więcej.

Bonus: Pobierz nasz darmowy, konfigurowalny szablon kalendarza mediów społecznościowych aby w prosty sposób zaplanować i rozplanować wszystkie swoje treści z wyprzedzeniem.

Ale bez względu na to, jakie narzędzie do współpracy w mediach społecznościowych wybierzesz, upewnij się, że oferuje ono wystarczająco dużo funkcji, aby poprawić wydajność twojego zespołu. Co najważniejsze, upewnij się, że poprawia on media społecznościowe twojej firmy.

Krok 8: Wybierz najlepsze narzędzia komunikacji

Odpowiednie narzędzie komunikacyjne sprawi, że współpraca w mediach społecznościowych będzie o wiele łatwiejsza. Umożliwienie Twojemu zespołowi rozmowy i wysyłania GIF-ów do siebie nawzajem bez względu na to, gdzie się znajdują i jak bardzo są zajęci, pomoże Ci utrzymać kontakt na wielu poziomach.

To, jakie narzędzie wybierzesz dla swojego zespołu, będzie zależało od wielu czynników:

• Poziom bezpieczeństwa, którego potrzebujesz od narzędzia komunikacyjnego.
• Liczba osób, które potrzebują dostępu do Twojego narzędzia komunikacji.
• Cechy, których oczekujesz od narzędzia komunikacyjnego.
• Budżet, jaki masz do wydania co miesiąc na narzędzia komunikacyjne.

Workplace by Facebook

Wiesz, że Twoi pracownicy prawdopodobnie już korzystają z Facebook Messengera. Dlaczego nie skorzystać z platformy, do której są przyzwyczajeni i uczynić ją przyjazną dla pracowników?

Workplace by Facebook pozwala na stworzenie środowiska Facebook dla Twojej organizacji z grupami, czatami i rozmowami wideo. Oferują darmowe plany i plany zaczynające się od 4$ za osobę miesięcznie.

Slack

Slack to kolejna platforma freemium, z darmowymi planami i planami zaczynającymi się od 6,67 USD miesięcznie. Ich darmowe narzędzie pozwala organizować rozmowy według tematów w kanałach. Z płatnym planem otrzymujesz dostęp do funkcji, w tym nieograniczonej historii wiadomości, grupowych połączeń wideo i udostępniania ekranu.

Skype

Skype to kolejna platforma komunikacyjna słynąca z czatu wideo. Choć nie ma tej samej organizacji grup i kanałów, którą oferują Facebook i Slack, oferuje darmowy grupowy czat wideo i rozmowy.

Krok 9: Wybierz najlepsze narzędzia do zarządzania projektami

Najlepsze narzędzie do zarządzania projektami pomoże Ci zarządzać przepływem pracy w kampaniach i promocjach w mediach społecznościowych. Jeśli współpracujesz z copywriterami, grafikami i innymi osobami spoza Twojego działu, mogą oni zostać dodani do przepływu pracy. Narzędzie, które wybierzesz, będzie zależało od wielu czynników.

• Sposób, w jaki chcesz, aby Twoje projekty były wizualizowane/organizowane.
• Poziom bezpieczeństwa, jakiego potrzebujesz od narzędzia do zarządzania projektami.
• Liczba osób, które potrzebują dostępu do Twojego narzędzia do zarządzania projektami.
• Funkcje, których oczekujesz od narzędzia do zarządzania projektami.
• Budżet, jaki masz do wydania co miesiąc na narzędzia komunikacyjne.

Trello

Jednym z najlepszych narzędzi do zarządzania projektami jest Trello, które pozwala na organizowanie projektów za pomocą list i kart. Wewnątrz każdej karty można tworzyć terminy płatności, indywidualne listy rzeczy do zrobienia i przypisywać zadania członkom. Trello oferuje darmowy plan i plany zaczynające się od 9,99 USD miesięcznie.

Projekty Zoho

Zoho Projects, ocenione na #1 przez PC Mag, to kolejne narzędzie do zarządzania projektami w modelu freemium. Po darmowym planie, plany zaczynają się od 3 dolarów za użytkownika miesięcznie. Funkcje obejmują wykresy Gantta, zautomatyzowane zadania, timesheets i integrację z aplikacjami.

poniedziałek.com

monday.com to narzędzie do zarządzania projektami online, które jest znane z łatwego w użyciu, nowoczesnego interfejsu. Zespoły społeczne mogą używać go do organizowania i śledzenia swojej pracy, a także do odbierania tego, co inni zostawili, jeśli ktoś jest chory lub nieobecny w biurze. Dodatkowo, możesz dodać go do swojego pulpitu SMMExpert poprzez bibliotekę aplikacji.

Krok 10: Wybierz najlepsze narzędzia do udostępniania dokumentów i plików

Najlepsze narzędzia do udostępniania dokumentów i plików pozwolą Ci uzyskać treści do kampanii w mediach społecznościowych. Choć jest ich wiele do wyboru, jednym z najczęściej używanych jest pakiet narzędzi Google Suite.

Google Drive

Google Drive umożliwia użytkownikom osobistym i biznesowym przechowywanie plików i dokumentów. Można również korzystać z:

• Google Docs do tworzenia dokumentów i zawartości PDF/ebooków.
• Google Sheets dla arkuszy kalkulacyjnych.
• Google Presentation dla pokazów slajdów.
• Formularz Google do przeprowadzania ankiet.

Google Docs to narzędzie dla większości twórców treści i redaktorów, a to dzięki łatwej edycji i funkcji historii wersji.

Krok 11: Wybierz najlepsze narzędzia do projektowania

Wreszcie, ale nie mniej ważne, musisz tworzyć świetne treści dla swoich kampanii w mediach społecznościowych. Zdobądź najlepsze możliwe narzędzia do projektowania.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud to zestaw profesjonalnych narzędzi do projektowania, które można dostosować do własnych potrzeb. Twórz niesamowite grafiki, obrazy, układy, zdjęcia i filmy. Cena za wszystkie ponad 20 aplikacji desktopowych i mobilnych wynosi 52,99 USD miesięcznie. Możesz również pobrać jedną lub dwie aplikacje na raz, w zależności od swoich potrzeb twórczych.

Visme

Szukasz czegoś prostszego? Visme to narzędzie do projektowania typu freemium, które ma na celu dostarczenie profesjonalnych projektów dla nie-projektantów. Możesz uzyskać wszystkie ich funkcje do pracy za 15 dolarów miesięcznie lub 29 dolarów miesięcznie dla użytkowników biznesowych.

Współpraca w mediach społecznościowych może być udana dzięki odpowiednim procesom, narzędziom oraz zdefiniowanym rolom i odpowiedzialnościom. Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy razem w biurze, Twój zespół powinien zauważyć lepszą współpracę i bardziej efektywną pracę zespołową w krótkim czasie.

Usprawnij proces współpracy swojego zespołu social media za pomocą SMMExpert. Przypisz przychodzące wiadomości do członków zespołu, edytuj ich prace, zatwierdzaj ostateczne wersje i planuj posty do wszystkich sieci społecznościowych z jednego pulpitu nawigacyjnego. Wypróbuj go za darmo już dziś.

Rozpocznij