Om du har mer än en person i ditt sociala team har du förmodligen redan samarbetat med många sociala medier. Och även om grupparbete ofta kan leda till nya idéer och större avkastning på investeringar, kan det också vara svårt att genomföra det på ett effektivt sätt. Vem ansvarar för vad? Och vilka verktyg bör du använda för att dela upp arbetet?

Samarbete i sociala medier kan kompliceras ytterligare av distansarbete. Hur ska du hålla kontakten med ditt team när ni inte är på kontoret tillsammans?

I det här inlägget ger vi dig våra bästa tips och verktyg för ett framgångsrikt samarbete i sociala medier.

Målet är att öka produktiviteten hos ditt sociala medieteam genom effektivt lagarbete.

Bonus: Ladda ner vår kostnadsfria, anpassningsbara kalendermall för sociala medier för att enkelt planera och schemalägga allt innehåll i förväg.

Samarbete i sociala medier: en steg-för-steg-process

Steg 1: Definiera roller och uppdrag

Det första steget för att säkerställa ett framgångsrikt samarbete i sociala medier i ett team är att tilldela roller. Det slutgiltiga målet under detta steg är att säkerställa att:

• Arbetsgruppens medlemmar har en balanserad arbetsbelastning.
• Varje socialt nätverk har en balanserad täckning.
• Någon är ansvarig för alla uppgifter.
• Någon modererar utgående meddelanden för att säkerställa varumärkeskonsistens.
• Varje gruppmedlem har en backup-gruppmedlem som kan ta över deras uppgifter vid sjukdom eller semester.

För att få igång arbetet kan du göra en enkät till din ledningsgrupp för sociala medier och ställa följande frågor till dem:

• Vad gillar de med det de gör för tillfället?
• Vad skulle de vilja ändra?

Du kan till och med ge dem personlighetstester. Se vilka typer av arbetsuppgifter som passar dem bäst. Vilken typ av belöningar motiverar dem bäst? Du kan välja MBTI-typrapporten, Gallup CliftonStrengths eller liknande personlighetsbedömningar på arbetsplatsen.

Alternativt kan du gå igenom och lista de viktigaste uppgifterna på sociala medier för ditt företag. Se sedan till att någon tilldelas varje uppgift. Du kan arbeta med detta först, eller så kan du arbeta med detta under nästa steg.

Några vanliga uppgifter för ditt team kan vara skapande av innehåll , Planering , förlovning , kundtjänst , hantering av intressenter och mycket mer.

Steg 2: Fastställ processer och riktlinjer för sociala medier

Nästa steg är att upprätta en processguide för ditt team för hantering av sociala medier. Guiden kommer att omfatta hur specifika situationer ska hanteras av ditt team.

Din processguide kan fungera som en utbildningsguide för nya medlemmar i din sociala ledningsgrupp. Den kan också hjälpa en person att hantera en annan persons uppgifter när denne är sjuk eller på semester.

Här är några exempel på specifika processer som du kanske vill beskriva utifrån ditt företags behov. Dina processer kan behöva ses över och uppdateras ofta. Basera uppdateringsfrekvensen på förändringar i sociala nätverk, verktyg för social hantering och ditt företags mål.

Kampanjer och kampanjer i sociala medier

Alla kampanjer och erbjudanden i sociala medier ser inte likadana ut, men processen gör det. Beskriv processen för att skapa dina kampanjer, från att skapa innehåll till att registrera framgångsmått.

Månatlig analysrapportering

Sammanställ en lista över vilka analysrapporter för sociala medier som ska köras varje månad utifrån företagets mål. Beroende på vilka sociala nätverk och verktyg ni använder kan ni ha flera datakällor. Skapa en mall för att sammanfatta uppgifterna och en lista över vem som ska få rapporterna.

Förfrågningar om försäljning

Redogör för hur du ska gå tillväga för att ta kontakt med en potentiell kund på varje socialt nätverk. Har ditt företag flera säljare? Det bör inkludera alla specifika personer eller avdelningar som ska underrättas om en säljförfrågan.

Förfrågningar från kundtjänsten

Samma sak gäller för kundtjänstrepresentanter. Har du särskilda personer som hanterar orderuppföljning, returer, utbyten, reparationer och andra frågor? Beskriv stegen för att hantera ett kundtjänstärende, inklusive vem som ska delta i samtalet.

Frågor till vd:n

Finns det en eller flera offentliga personer i företaget? Beskriv processen för hur du ska svara på frågor eller kommentarer som är avsedda för dina högsta chefer.

Krishantering

Har du funderat på hur ditt företag skulle hantera en kris i sociala medier? Beskriv processen för vem du skulle samordna budskap, officiella uttalanden och svar på frågor med.

Översyn av nya sociala nätverk

Nya sociala nätverk dyker upp regelbundet. Frågan är om de är värda din grupps tid. Beskriv processen för att granska ett nytt socialt nätverks potentiella värde för ditt företag.

Översyn av nya sociala verktyg

Precis som nya sociala nätverk måste nya verktyg för sociala medier utvärderas med avseende på pris och värde. Även om de är gratis verktyg är inlärningskurvan för alla verktyg en tidsinvestering. Se till att det är värt det för ditt team och dina sociala medier.

Utöver dina processer för sociala medier kan du vilja ha ytterligare riktlinjer för sociala medier. Dessa riktlinjer omfattar regler för din ledningsgrupp för sociala medier. De gäller också för alla som använder sociala medier för att representera ditt företag.

Tänk på hur privat och yrkesmässig användning av sociala medier korsar varandra på ditt företag. Om det finns några möjliga konflikter bör de tas upp i riktlinjerna.

Steg 3: Skapa en stilguide för sociala medier

När du väl har beskrivit dina processer kan du förfina dem ytterligare genom att skriva en stilguide för sociala medier. Den kommer att omfatta röst, ton och språk som ditt team för sociala medier kommer att använda och hålla det konsekvent för alla medlemmar i teamet.

Om du inte är säker på vad din stilguide bör innehålla finns här några idéer.

• Namnen på företag, produkter och/eller tjänster: Du vill att alla i ditt team ska vara konsekventa när de hänvisar till de viktigaste aspekterna av ditt varumärke.
• Vad ditt företag föredrar att kalla sina kunder (kunder, patienter, familjer osv.).
• Den övergripande tonen i teamets dialog: Ska den vara formell, avslappnad, vänlig, rolig, rolig, teknisk?
• Allmänt innehållsklassificering? G, PG, PG-13 osv. för memes, citat, blogginlägg och annat socialt innehåll.
• Användning av vattenstämplar, ramar, signaturer, färger och andra varumärkesmarkörer.

Steg 4: Skapa en kalender för sociala medier

Planera dina kampanjer och kampanjer i sociala medier för året med en kalender för sociala medier. Det hjälper ditt team för sociala medier att hålla koll på publiceringen. Det hjälper också alla utanför din avdelning som hjälper till med innehåll, SEO och andra delar av dina kampanjer.

Se till att en av dina medarbetare får ansvaret för att hålla den uppdaterad.

Steg 5: Ordna regelbundna kontrollmöten

Ansvarsskyldighet är viktigt när man arbetar hemifrån - eller till och med på ett stort kontor - och det är också viktigt med kontakter.

Ordna veckovisa check-in-möten med en skisserad diskussionsplan och mål. Varje medlem i teamet bör dela med sig av sina framgångar och de områden där de behöver hjälp. Alla bör gå därifrån med en handlingsplan och något att rapportera om vid nästa möte.

Steg 6: Ordna incheckningsmöten även med intressenterna

Teamet för sociala medier måste samarbeta nära med andra inom företaget för att producera konsekventa marknadsföringsbudskap. Regelbundna möten med dem som driver andra marknadsförings- och reklamkanaler garanterar ett smidigt samarbete och kommunikation.

Ändringar i en annan marknadsföringsavdelnings schema kan påverka din kalender, så se till att alla håller sig organiserade även under dessa möten.

Steg 7: Välj de bästa verktygen för hantering av sociala medier

Det bästa verktyget för hantering av sociala medier gör det möjligt för ditt team att hantera viktiga aktiviteter i sociala medier från en och samma instrumentpanel - med egna inloggningar och ansvarsområden. Vilket verktyg du väljer beror på en rad olika faktorer.

• Antalet sociala nätverk som ditt företag använder aktivt.
• Vilka funktioner ditt företag använder på varje socialt nätverk (inlägg, grupper, annonsering osv.).
• Antalet personer som behöver tillgång till ditt verktyg för hantering av sociala medier.
• De funktioner du vill ha i ett verktyg för hantering av sociala medier.
• Den budget du har att spendera varje månad på hantering av sociala medier.

Börja med de här sakerna i åtanke. När det gäller funktioner är det de här frågorna du ska ställa när du utvärderar ett nytt verktyg för hantering av sociala medier.

• Vill du ha ett verktyg som hjälper dig att publicera nya inlägg i dina sociala nätverk?
• Vill du ha ett verktyg som gör det möjligt att godkänna alla inlägg?
• Vill du ha ett verktyg som hjälper dig att hantera direkta meddelanden till och från ditt företag?
• Vill du ha ett verktyg som hjälper dig att hantera dina annonser i sociala medier?
• Vill du ha ett verktyg som hjälper dig att skapa djupgående analysrapporter för sociala medier?
• Vill du ha ett verktyg som hjälper dig att säkra ditt företags sociala medier?

Gå sedan igenom listan över de mest populära verktygen för hantering av sociala medier för att matcha dina behov med deras funktioner. Vi kan inte låta bli att nämna SMMExpert.

När det gäller samarbetsverktyg för sociala medier kan du med SMMExperts funktioner för teamhantering ställa in anpassade behörighetsnivåer för varje teammedlem, tilldela varandra uppgifter, dela ett bibliotek med godkänt innehåll och övervaka inkommande och utgående meddelanden.

Sociala team kan till och med samarbeta på språng från sina mobila enheter. Videon nedan visar hur enkelt det är att tilldela meddelanden till teammedlemmar om du sitter fast hos tandläkaren (eller på annat sätt är förhindrad) - och mycket mer.

Bonus: Ladda ner vår kostnadsfria, anpassningsbara kalendermall för sociala medier för att enkelt planera och schemalägga allt innehåll i förväg.

Men oavsett vilket verktyg för samarbete i sociala medier du väljer, se till att det har tillräckligt många funktioner för att förbättra teamets effektivitet och framför allt att det förbättrar företagets sociala medier.

Steg 8: Välj de bästa kommunikationsverktygen

Rätt kommunikationsverktyg gör samarbetet i sociala medier mycket enklare. Om ditt team kan prata och skicka GIF:er till varandra oavsett var de befinner sig eller hur upptagna de är hjälper det dig att hålla kontakten på flera nivåer.

Vilket verktyg du väljer för ditt team beror på en rad olika faktorer:

• Den säkerhetsnivå som du behöver av ett kommunikationsverktyg.
• Antalet personer som behöver tillgång till ditt kommunikationsverktyg.
• De funktioner som du vill ha i ett kommunikationsverktyg.
• Den budget som du har att spendera varje månad på kommunikationsverktyg.

Arbetsplats på Facebook

Du vet att dina anställda förmodligen redan använder Facebook Messenger. Varför inte ta en plattform som de är vana vid och göra den arbetsvänlig?

Med Workplace by Facebook kan du skapa en Facebook-miljö för din organisation med grupper, chattar och videosamtal. De erbjuder kostnadsfria planer och planer från 4 dollar per person och månad.

Slack

Slack är en annan freemium-plattform, med gratis planer och planer som börjar på 6,67 dollar per månad. Med deras gratisverktyg kan du organisera konversationer efter ämne i kanaler. Med den betalda planen får du tillgång till funktioner som obegränsad meddelandehistorik, gruppvideosamtal och skärmdelning.

Skype

Skype är en annan kommunikationsplattform som är känd för videochatt. Skype har inte samma grupp- eller kanalorganisation som Facebook och Slack, men erbjuder gratis gruppvideochatt och gruppsamtal.

Steg 9: Välj de bästa verktygen för projekthantering

Det bästa verktyget för projekthantering hjälper dig att hantera arbetsflödet för kampanjer och kampanjer i sociala medier. Om du arbetar med copywriters, grafiska designers och andra utanför din avdelning kan de läggas till i arbetsflödet. Vilket verktyg du väljer beror på en rad olika faktorer.

• Hur du vill att dina projekt ska visualiseras/organiseras.
• Den säkerhetsnivå du behöver från ett verktyg för projekthantering.
• Antalet personer som behöver ha tillgång till ditt verktyg för projekthantering.
• De funktioner som du vill ha i ett verktyg för projekthantering.
• Den budget som du har att spendera varje månad på kommunikationsverktyg.

Trello

Ett av de bästa verktygen för projekthantering är Trello, som låter dig organisera dina projekt med listor och kort. På varje kort kan du skapa förfallodatum, individuella att-göra-listor och tilldela uppgifter till medlemmar. Trello erbjuder en gratis plan och planer som börjar på 9,99 dollar i månaden.

Zoho-projekt

Zoho Projects, rankat som nummer 1 av PC Mag, är ett annat freemium-verktyg för projekthantering. Efter den kostnadsfria planen börjar planerna på 3 dollar per användare och månad. Funktionerna inkluderar Gantt-diagram, automatiserade uppgifter, tidrapporter och integrering av appar.

måndag.com

monday.com är ett verktyg för projekthantering online som är känt för sitt lättanvända och moderna gränssnitt. Sociala team kan använda det för att organisera och hålla reda på sitt arbete, och ta vid där andra slutade om någon är sjuk eller borta från kontoret. Dessutom kan du lägga till det i din SMMExpert-instrumentpanel via appbiblioteket.

Steg 10: Välj de bästa verktygen för dokument- och fildelning

Med de bästa verktygen för dokument- och fildelning kan du få fram innehåll för dina kampanjer i sociala medier. Det finns många att välja mellan, men ett av de vanligaste verktygen är Google Suite.

Google Drive

Google Drive gör det möjligt för privatpersoner och företag att lagra filer och dokument. Du kan också använda:

• Google Docs för att skapa dokument och innehåll i PDF- eller bokformat.
• Google Sheets för kalkylblad.
• Google Presentation för bildspel.
• Google-formulär för undersökningar.

Google Dokument är det vanligaste verktyget för de flesta innehållsskapare och redaktörer, tack vare den enkla redigeringen och funktionerna för versionshistorik.

Steg 11: Välj de bästa designverktygen

Sist men inte minst måste du skapa bra innehåll för dina kampanjer i sociala medier. Skaffa de bästa möjliga designverktygen.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud är en anpassningsbar svit med professionella designverktyg. Skapa fantastisk grafik, bilder, layouter, foton och videoklipp. Priset för alla 20+ dator- och mobilappar är 52,99 dollar per månad. Du kan också få en eller två appar åt gången, beroende på dina kreativa behov.

Visme

Om du letar efter något enklare är Visme ett freemium-designverktyg som syftar till att leverera professionell design till icke-designers. Du kan få alla deras funktioner för arbete för 15 dollar per månad eller 29 dollar per månad för företagsanvändare.

Samarbete i sociala medier kan bli framgångsrikt med rätt processer, verktyg och definierade roller och ansvarsområden. Oavsett om ni arbetar på distans eller tillsammans på ett kontor bör ert team snabbt få ett bättre samarbete och effektivare teamarbete.

Effektivisera samarbetsprocessen för ditt team för sociala medier med hjälp av SMMExpert. Tilldela inkommande meddelanden till teammedlemmar, redigera varandras arbete, godkänna slutliga utkast och planera inlägg till alla dina sociala nätverk från en instrumentpanel. Prova det gratis idag.

Kom igång