Wenn Sie mehr als eine Person in Ihrem Social-Media-Team haben, haben Sie wahrscheinlich schon viel mit Social Media zusammengearbeitet. Und während Teamarbeit oft zu neuen Ideen und größerem Return-on-Investment führen kann, kann es auch schwierig sein, sie effizient durchzuführen. Wer ist für was zuständig? Und welche Tools sollten Sie verwenden, um die Last zu teilen?

Die Zusammenarbeit über soziale Medien kann durch Fernarbeit noch komplizierter werden. Wie sollten Sie mit Ihrem Team in Verbindung bleiben, wenn Sie nicht gemeinsam im Büro sind?

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen unsere besten Tipps und Tools für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in den sozialen Medien vor.

Ziel ist es, die Produktivität Ihres Social-Media-Teams durch effiziente Teamarbeit zu steigern.

Bonus: Laden Sie unsere kostenlose, anpassbare Kalendervorlage für soziale Medien herunter können Sie Ihre Inhalte ganz einfach im Voraus planen und festlegen.

Zusammenarbeit in den sozialen Medien: ein schrittweiser Prozess

Schritt 1: Definition von Rollen und Aufgaben

Der erste Schritt, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit in den sozialen Medien in einem Team zu gewährleisten, ist die Zuweisung von Rollen. Das Ziel dieses Schrittes ist es, sicherzustellen, dass:

• Die Teammitglieder haben eine ausgewogene Arbeitsbelastung.
• Jedes soziale Netzwerk verfügt über einen ausgewogenen Umfang der Berichterstattung.
• Jemand ist für alle Aufgaben verantwortlich.
• Jemand moderiert die ausgehenden Nachrichten, um die Markenkonsistenz zu gewährleisten.
• Jedes Teammitglied hat ein Ersatzmitglied, das im Falle von Krankheit oder Urlaub seine Aufgaben übernimmt.

Um den Ball ins Rollen zu bringen, können Sie Ihr Social-Media-Management-Team befragen und ihm die folgenden Fragen stellen:

• Was gefällt ihnen an dem, was sie gerade tun?
• Was würden sie gerne ändern?

Sie können sogar Persönlichkeitstests durchführen, um herauszufinden, welche Art von Aufgaben am besten zu ihnen passt und welche Art von Belohnung sie am besten motiviert. Sie können den MBTI-Typenbericht, den Gallup CliftonStrengths oder ähnliche Persönlichkeitstests am Arbeitsplatz verwenden.

Alternativ können Sie auch eine Liste der wichtigsten Social-Media-Aufgaben für Ihr Unternehmen erstellen und sicherstellen, dass für jede dieser Aufgaben eine Person zuständig ist. Sie können diese Aufgabe zuerst erledigen oder sie im nächsten Schritt angehen.

Einige allgemeine Aufgaben für Ihr Team können sein Erstellung von Inhalten , Terminplanung , Verlobung , Kundenbetreuung , Management von Interessengruppen und mehr.

Schritt 2: Einführung von Prozessen und Richtlinien für soziale Medien

Der nächste Schritt ist die Erstellung eines Prozessleitfadens für Ihr Social Media Management Team, in dem beschrieben wird, wie Ihr Team in bestimmten Situationen vorgehen sollte.

Ihr Prozessleitfaden kann auch als Schulungsleitfaden für neue Mitglieder Ihres Sozialmanagement-Teams dienen oder einer Person helfen, die Aufgaben einer anderen Person zu verwalten, wenn diese krank oder im Urlaub ist.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für spezifische Prozesse, die Sie je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens skizzieren sollten. Ihre Prozesse müssen möglicherweise häufig überprüft und aktualisiert werden. Die Häufigkeit der Aktualisierungen richtet sich nach den Änderungen in sozialen Netzwerken, sozialen Management-Tools und den Zielen Ihres Unternehmens.

Kampagnen und Werbeaktionen in den sozialen Medien

Nicht alle Social-Media-Kampagnen und -Promotions sehen gleich aus, aber der Prozess schon. Skizzieren Sie den Prozess für die Erstellung Ihrer Kampagnen, von der Erstellung von Inhalten bis zur Erfassung von Erfolgsmetriken.

Monatliche analytische Berichte

Stellen Sie eine Liste mit den monatlich zu erstellenden Social-Media-Analyseberichten zusammen, die sich an den Zielen Ihres Unternehmens orientieren. Je nachdem, welche sozialen Netzwerke und Tools Sie verwenden, verfügen Sie möglicherweise über mehrere Datenquellen. Erstellen Sie eine Vorlage, um die Daten zusammenzufassen, und eine Liste der Personen, die die Berichte erhalten sollen.

Verkaufsanfragen

Skizzieren Sie die Schritte für die Kontaktaufnahme mit einem potenziellen Kunden in den einzelnen sozialen Netzwerken. Hat Ihr Unternehmen mehrere Vertriebsmitarbeiter, sollten Sie alle Personen oder Abteilungen angeben, die über eine Verkaufsanfrage benachrichtigt werden sollen.

Anfragen an den Kundendienst

Das Gleiche gilt für Kundendienstmitarbeiter. Haben Sie bestimmte Personen, die sich um die Auftragsverfolgung, Rücksendungen, Ersatzlieferungen, Reparaturen und andere Anfragen kümmern? Legen Sie die Schritte für die Bearbeitung eines Kundendienstproblems fest, einschließlich der Personen, die in das Gespräch einbezogen werden sollten.

Fragen an den CEO

Gibt es eine oder mehrere Personen des öffentlichen Lebens im Unternehmen? Legen Sie fest, wie Sie auf Fragen oder Kommentare reagieren, die sich an Ihre Führungskräfte richten.

Krisenmanagement

Haben Sie sich überlegt, wie Ihr Unternehmen mit einer Krise in den sozialen Medien umgehen würde? Skizzieren Sie den Prozess, mit wem Sie sich über Nachrichten, offizielle Erklärungen und Antworten auf Fragen abstimmen würden.

Überprüfung des neuen sozialen Netzwerks

Neue soziale Netzwerke tauchen regelmäßig auf. Die Frage ist, ob sie die Zeit Ihres Teams wert sind. Skizzieren Sie den Prozess zur Überprüfung des potenziellen Werts eines neuen sozialen Netzwerks für Ihr Unternehmen.

Überprüfung neuer sozialer Werkzeuge

Wie bei neuen sozialen Netzwerken muss auch bei neuen Tools für soziale Medien das Preis-Leistungs-Verhältnis geprüft werden. Selbst wenn es sich um kostenlose Tools handelt, ist die Lernkurve für jedes Tool eine Zeitinvestition. Stellen Sie sicher, dass es sich für Ihr Team und Ihre sozialen Medien lohnt.

Zusätzlich zu Ihren Social-Media-Prozessen können Sie zusätzliche Social-Media-Richtlinien aufstellen. Diese Richtlinien enthalten Regeln für Ihr Social-Media-Managementteam und gelten auch für alle, die Ihr Unternehmen in den sozialen Medien vertreten.

Überlegen Sie, wie sich die private und die berufliche Nutzung sozialer Medien in Ihrem Unternehmen überschneiden. Falls es mögliche Konflikte gibt, sollten diese in Ihren Richtlinien angesprochen werden.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Leitfaden für soziale Medien

Sobald Sie Ihre Prozesse skizziert haben, können Sie sie weiter verfeinern, indem Sie einen Styleguide für soziale Medien verfassen, der die Stimme, den Ton und die Sprache, die Ihr Social-Media-Management-Team verwenden wird, abdeckt und die Konsistenz zwischen den Teammitgliedern gewährleistet.

Wenn Sie nicht sicher sind, was Ihr Styleguide enthalten sollte, haben wir hier einige Ideen.

• Firmen-, Produkt- und/oder Servicenamen: Sie möchten, dass jeder in Ihrem Team einheitlich auf die wichtigsten Aspekte Ihrer Marke verweist.
• Wie Ihr Unternehmen seine Kunden zu nennen pflegt (Kunden, Patienten, Familien usw.).
• Der allgemeine Ton des Dialogs Ihres Teams: formell, leger, freundlich, witzig, technisch?
• Gesamtbewertung des Inhalts: G, PG, PG-13 usw. für Memes, Zitate, Blogbeiträge und andere soziale Inhalte.
• Die Verwendung von Wasserzeichen, Rändern, Unterschriften, Farben und anderen Branding-Merkmalen.

Schritt 4: Richten Sie Ihren Kalender für soziale Medien ein

Planen Sie Ihre Social-Media-Kampagnen und -Promotions für das Jahr mit einem Social-Media-Kalender. Er hilft Ihrem Social-Media-Team, bei der Veröffentlichung auf dem Laufenden zu bleiben. Er hilft auch allen, die außerhalb Ihrer Abteilung an Inhalten, SEO und anderen Teilen Ihrer Kampagnen mitarbeiten.

Stellen Sie sicher, dass eines Ihrer Teammitglieder dafür verantwortlich ist, dass die Liste auf dem neuesten Stand bleibt.

Schritt 5: Vereinbaren Sie regelmäßige Kontrollbesprechungen

Verantwortlichkeit ist wichtig, wenn man von zu Hause aus arbeitet - oder auch nur in einem großen Büro -, ebenso wie die Verbindung.

Vereinbaren Sie wöchentliche Kontrollbesprechungen mit einem umrissenen Diskussionsplan und Zielen. Jedes Teammitglied sollte über seine Erfolge und die Bereiche, in denen es Hilfe benötigt, berichten. Jeder sollte mit einem Aktionsplan und einem Bericht für die nächste Besprechung nach Hause gehen.

Schritt 6: Vereinbaren Sie auch Check-in-Sitzungen mit den Beteiligten

Social-Media-Teams müssen eng mit anderen im Unternehmen zusammenarbeiten, um konsistente Marketingbotschaften zu produzieren. Regelmäßige Check-in-Meetings mit den Verantwortlichen für andere Marketing- und Werbekanäle gewährleisten eine nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation.

Änderungen im Zeitplan einer anderen Marketingabteilung können sich auf Ihren Kalender auswirken, also sorgen Sie dafür, dass auch bei diesen Besprechungen alle organisiert bleiben.

Schritt 7: Wählen Sie die besten Tools für die Verwaltung sozialer Medien

Das beste Tool für die Verwaltung sozialer Medien ermöglicht es Ihrem Team, wichtige Aktivitäten in den sozialen Medien von einem Dashboard aus zu verwalten - mit eigenen Logins und Zuständigkeiten. Welches Tool Sie wählen, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab.

• Die Anzahl der sozialen Netzwerke, die Ihr Unternehmen aktiv nutzt.
• Die Funktionen, die Ihr Unternehmen in jedem sozialen Netzwerk nutzt (Beiträge, Gruppen, Werbung usw.).
• Die Anzahl der Personen, die Zugang zu Ihrem Social Media Management Tool benötigen.
• Die Funktionen, die Sie von einem Tool zur Verwaltung sozialer Medien erwarten.
• Das Budget, das Sie jeden Monat für die Verwaltung der sozialen Medien aufwenden müssen.

Dies sind die Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie ein neues Tool zur Verwaltung sozialer Medien evaluieren.

• Möchten Sie ein Tool, das Sie bei der Veröffentlichung neuer Beiträge in Ihren sozialen Netzwerken unterstützt?
• Möchten Sie ein Tool, mit dem alle Beiträge zur Genehmigung moderiert werden können?
• Möchten Sie ein Tool, das Sie bei der Verwaltung von Direktnachrichten an und von Ihrem Unternehmen unterstützt?
• Möchten Sie ein Tool, das Sie bei der Verwaltung Ihrer Social Media-Anzeigen unterstützt?
• Möchten Sie ein Tool, das Sie bei der Erstellung detaillierter Social-Media-Analyseberichte unterstützt?
• Möchten Sie ein Tool, das Sie bei der Sicherung der sozialen Medien Ihres Unternehmens unterstützt?

Gehen Sie dann die Liste der beliebtesten Social-Media-Management-Tools durch, um Ihre Bedürfnisse mit deren Funktionen abzugleichen. Wir können nicht umhin, SMMExpert zu erwähnen.

Wenn es um Tools für die Zusammenarbeit in sozialen Medien geht, können Sie mit den Team-Management-Funktionen von SMMExpert benutzerdefinierte Berechtigungsstufen für jedes Teammitglied festlegen, sich gegenseitig Aufgaben zuweisen, eine Bibliothek mit genehmigten Inhalten gemeinsam nutzen und eingehende und ausgehende Nachrichten überwachen.

Das folgende Video zeigt, wie einfach es ist, Teammitgliedern Nachrichten zuzuweisen, wenn Sie gerade beim Zahnarzt sind (oder anderweitig verhindert) - und noch viel mehr.

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Aber ganz gleich, für welches Tool zur Zusammenarbeit in den sozialen Medien Sie sich entscheiden, achten Sie darauf, dass es genügend Funktionen bietet, um die Effizienz Ihres Teams zu verbessern.

Schritt 8: Wählen Sie die besten Kommunikationsmittel

Mit dem richtigen Kommunikationstool wird die Zusammenarbeit in den sozialen Medien viel einfacher. Wenn Sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, miteinander zu sprechen und GIFs zu senden, egal wo sie sind oder wie beschäftigt sie sind, können Sie auf mehreren Ebenen in Verbindung bleiben.

Welches Instrument Sie für Ihr Team wählen, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab:

• Das Maß an Sicherheit, das Sie von einem Kommunikationsmittel erwarten.
• Die Anzahl der Personen, die Zugang zu Ihrem Kommunikationsmittel benötigen.
• Die Funktionen, die Sie von einem Kommunikationswerkzeug erwarten.
• Das Budget, das Sie jeden Monat für Kommunikationsmittel ausgeben müssen.

Arbeitsplatz bei Facebook

Sie wissen, dass Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich bereits Facebook Messenger nutzen. Warum nicht eine Plattform nutzen, an die sie gewöhnt sind, und sie arbeitsfreundlich gestalten?

Workplace by Facebook ermöglicht es Ihnen, eine Facebook-Umgebung für Ihr Unternehmen mit Gruppen, Chats und Videoanrufen einzurichten. Es werden kostenlose Pläne und Pläne ab 4 $ pro Person und Monat angeboten.

Slack

Slack ist eine weitere Freemium-Plattform mit kostenlosen Plänen und Plänen ab 6,67 US-Dollar pro Monat. Mit dem kostenlosen Tool können Sie Unterhaltungen nach Themen in Kanälen organisieren. Mit dem kostenpflichtigen Plan erhalten Sie Zugriff auf Funktionen wie einen unbegrenzten Nachrichtenverlauf, Gruppen-Videoanrufe und Bildschirmfreigabe.

Skype

Skype ist eine weitere Kommunikationsplattform, die für Videochats berühmt ist. Sie verfügt zwar nicht über die gleiche Gruppen- oder Kanalorganisation wie Facebook und Slack, bietet aber kostenlose Gruppenvideochats und -anrufe.

Schritt 9: Auswahl der besten Projektmanagement-Tools

Das beste Projektmanagement-Tool hilft Ihnen bei der Verwaltung des Workflows von Social-Media-Kampagnen und -Promotions. Wenn Sie mit Textern, Grafikern und anderen Personen außerhalb Ihrer Abteilung zusammenarbeiten, können diese dem Workflow hinzugefügt werden. Welches Tool Sie wählen, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab.

• Die Art und Weise, wie Sie Ihre Projekte visualisieren/organisieren möchten.
• Das Maß an Sicherheit, das Sie von einem Projektmanagement-Tool erwarten.
• Die Anzahl der Personen, die Zugang zu Ihrem Projektmanagement-Tool benötigen.
• Die Funktionen, die Sie von einem Projektmanagement-Tool erwarten.
• Das Budget, das Sie jeden Monat für Kommunikationsmittel ausgeben müssen.

Trello

Eines der besten Projektmanagement-Tools ist Trello, mit dem Sie Ihre Projekte mithilfe von Listen und Karten organisieren können. Innerhalb jeder Karte können Sie Fälligkeitsdaten und individuelle Aufgabenlisten erstellen und den Mitgliedern Aufgaben zuweisen. Trello bietet ein kostenloses Programm und Tarife ab 9,99 $ pro Monat.

Zoho-Projekte

Zoho Projects, von PC Mag als Nr. 1 bewertet, ist ein weiteres Freemium-Projektmanagement-Tool. Nach dem kostenlosen Plan beginnen die Pläne bei 3 $ pro Benutzer und Monat. Zu den Funktionen gehören Gantt-Diagramme, automatisierte Aufgaben, Zeiterfassungsbögen und App-Integration.

monday.de

monday.com ist ein Online-Projektmanagement-Tool, das für seine benutzerfreundliche, moderne Oberfläche bekannt ist. Soziale Teams können es nutzen, um ihre Arbeit zu organisieren und zu verfolgen und dort weiterzumachen, wo andere aufgehört haben, wenn jemand krank oder nicht im Büro ist. Außerdem können Sie es über die App-Bibliothek zu Ihrem SMMExpert-Dashboard hinzufügen.

Schritt 10: Wählen Sie die besten Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Dateien

Die besten Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Dateien ermöglichen es Ihnen, Inhalte für Ihre Social-Media-Kampagnen zu erstellen. Es gibt zwar viele davon, aber eines der am häufigsten verwendeten ist die Google Suite.

Google Drive

Google Drive ermöglicht es privaten und geschäftlichen Nutzern, Dateien und Dokumente zu speichern. Sie können es auch verwenden:

• Google Docs zur Erstellung von Dokumenten und PDF-/Ebook-Inhalten.
• Google Sheets für Tabellenkalkulationen.
• Google Presentation für Diashows.
• Google Form für Umfragen.

Google Text & Tabellen ist für die meisten Ersteller und Redakteure von Inhalten dank der einfachen Bearbeitung und des Versionsverlaufs das bevorzugte Tool.

Schritt 11: Wählen Sie die besten Entwurfswerkzeuge

Nicht zuletzt müssen Sie großartige Inhalte für Ihre Social-Media-Kampagnen erstellen. Besorgen Sie sich die bestmöglichen Design-Tools.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud ist eine anpassbare Suite professioneller Design-Tools, mit der Sie beeindruckende Grafiken, Bilder, Layouts, Fotos und Videos erstellen können. Der Preis für alle mehr als 20 Desktop- und Mobil-Applikationen beträgt 52,99 US-Dollar pro Monat. Sie können auch nur eine oder zwei Applikationen auf einmal erwerben, je nach Ihren kreativen Anforderungen.

Visme

Suchen Sie etwas Einfacheres? Visme ist ein Freemium-Design-Tool, das darauf abzielt, Nicht-Designern professionelle Designs zu liefern. Sie können alle Funktionen für die Arbeit für 15 $ pro Monat oder 29 $ pro Monat für Geschäftskunden erhalten.

Die Zusammenarbeit in den sozialen Medien kann mit den richtigen Prozessen, Tools und definierten Rollen und Verantwortlichkeiten erfolgreich sein. Egal, ob Sie aus der Ferne oder in einem Büro zusammenarbeiten, Ihr Team sollte in kürzester Zeit eine bessere Zusammenarbeit und eine effizientere Teamarbeit erreichen.

Optimieren Sie die Zusammenarbeit Ihres Social Media-Teams mit SMMExpert. Weisen Sie eingehende Nachrichten den Teammitgliedern zu, bearbeiten Sie die Arbeit der anderen, genehmigen Sie endgültige Entwürfe und planen Sie Posts in all Ihren sozialen Netzwerken von einem Dashboard aus. Testen Sie es noch heute kostenlos.

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