Jika Anda memiliki lebih dari satu orang di tim sosial Anda, Anda mungkin sudah terlibat dalam banyak kolaborasi media sosial. Dan meskipun kerja tim sering kali dapat menghasilkan ide-ide segar dan pengembalian investasi yang lebih besar, hal itu juga bisa sulit dilakukan secara efisien. Siapa yang bertanggung jawab atas apa? Dan alat apa yang harus Anda gunakan untuk berbagi beban?

Kolaborasi media sosial dapat menjadi lebih rumit dengan pekerjaan jarak jauh. Bagaimana Anda harus tetap terhubung dengan tim Anda ketika Anda tidak berada di kantor bersama-sama?

Dalam posting ini, kami akan menawarkan tips dan alat terbaik kami untuk kolaborasi media sosial yang sukses.

Tujuannya? Untuk meningkatkan produktivitas tim media sosial Anda melalui kerja tim yang efisien.

Bonus: Unduh templat kalender media sosial gratis kami yang dapat disesuaikan untuk dengan mudah merencanakan dan menjadwalkan semua konten Anda sebelumnya.

Kolaborasi media sosial: proses langkah demi langkah

Langkah 1: Tentukan peran dan penugasan

Langkah pertama dalam memastikan kolaborasi media sosial yang sukses dalam sebuah tim adalah menetapkan peran. Tujuan utama selama langkah ini adalah untuk memastikan bahwa:

• Anggota tim memiliki beban kerja yang seimbang.
• Setiap jejaring sosial memiliki jumlah cakupan yang seimbang.
• Seseorang bertanggung jawab atas semua tugas.
• Seseorang sedang memoderasi pesan keluar untuk konsistensi merek.
• Setiap anggota tim memiliki anggota tim cadangan untuk mengambil alih tugas mereka jika sakit atau berlibur.

Untuk memulai, Anda dapat mensurvei tim manajemen media sosial Anda. Ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut kepada mereka:

• Apa yang mereka sukai tentang apa yang mereka lakukan saat ini?
• Apa yang ingin mereka ubah?

Anda bahkan bisa memberikan tes kepribadian kepada mereka. Lihat jenis tugas apa yang paling sesuai dengan mereka. Penghargaan seperti apa yang paling memotivasi mereka? Anda bisa memilih laporan tipe MBTI, Gallup CliftonStrengths, atau asesmen kepribadian di tempat kerja yang serupa.

Atau, Anda dapat memeriksa dan membuat daftar tugas-tugas media sosial yang paling penting untuk perusahaan Anda. Dari sana, pastikan seseorang ditugaskan untuk masing-masing tugas tersebut. Anda dapat mengerjakan ini terlebih dahulu, atau Anda dapat mengerjakannya selama langkah berikutnya.

Beberapa tugas umum untuk tim Anda mungkin mencakup pembuatan konten , penjadwalan , keterlibatan , layanan pelanggan , manajemen pemangku kepentingan dan banyak lagi.

Langkah 2: Menetapkan proses dan pedoman media sosial

Langkah selanjutnya adalah membuat panduan proses untuk tim manajemen media sosial Anda. Panduan Anda akan mencakup bagaimana situasi tertentu harus ditangani oleh tim Anda.

Panduan proses Anda bisa berfungsi ganda sebagai panduan pelatihan bagi anggota baru tim manajemen sosial Anda. Panduan ini juga bisa membantu satu orang mengelola tugas orang lain saat mereka sakit atau berlibur.

Berikut adalah beberapa contoh proses spesifik yang mungkin ingin Anda uraikan, berdasarkan kebutuhan perusahaan Anda. Proses Anda mungkin perlu ditinjau dan diperbarui sesering mungkin. Dasarkan frekuensi pembaruan pada perubahan pada jaringan sosial, alat manajemen sosial, dan tujuan perusahaan Anda.

Kampanye dan promosi media sosial

Tidak semua kampanye dan promosi media sosial akan terlihat sama, tetapi prosesnya akan sama. Buat garis besar proses pembuatan kampanye Anda, mulai dari pembuatan konten hingga pencatatan metrik keberhasilan.

Pelaporan analitik bulanan

Susun daftar laporan analitik media sosial mana yang akan dijalankan setiap bulan berdasarkan tujuan perusahaan Anda. Tergantung pada jaringan dan alat sosial yang Anda gunakan, Anda mungkin memiliki beberapa sumber data. Buat templat untuk merangkum data dan daftar siapa saja yang perlu menerima laporan tersebut.

Pertanyaan penjualan

Buat garis besar langkah-langkah untuk terlibat dengan calon pelanggan di setiap jejaring sosial. Apakah perusahaan Anda memiliki beberapa perwakilan penjualan? Ini harus mencakup orang atau departemen tertentu yang harus diberi tahu tentang pertanyaan penjualan.

Pertanyaan layanan pelanggan

Apakah Anda memiliki orang-orang khusus yang menangani pelacakan pesanan, pengembalian, penggantian, perbaikan, dan pertanyaan lainnya? Buat garis besar langkah-langkah untuk menangani masalah layanan pelanggan, termasuk siapa yang harus dilibatkan dalam percakapan.

Pertanyaan untuk CEO

Apakah ada satu atau lebih tokoh publik di perusahaan? Buat garis besar proses bagaimana menanggapi pertanyaan atau komentar yang ditujukan untuk eksekutif c-suite Anda.

Manajemen krisis

Sudahkah Anda mempertimbangkan bagaimana perusahaan Anda akan menangani krisis di media sosial? Buat garis besar proses untuk siapa Anda akan berkoordinasi dengan siapa Anda akan berkoordinasi dengan pesan, pernyataan resmi, dan tanggapan pertanyaan.

Ulasan jaringan sosial baru

Jejaring sosial baru muncul secara teratur. Pertanyaannya adalah, apakah mereka sepadan dengan waktu tim Anda? Garis besar proses untuk meninjau nilai potensial jejaring sosial baru untuk perusahaan Anda.

Ulasan alat sosial baru

Seperti jaringan sosial baru, alat media sosial baru harus dievaluasi untuk harga versus nilainya. Bahkan jika mereka adalah alat gratis, kurva pembelajaran untuk alat apa pun adalah investasi waktu. Pastikan itu sepadan untuk tim dan media sosial Anda.

Selain proses media sosial Anda, Anda mungkin ingin memiliki pedoman media sosial tambahan. Pedoman ini mencakup aturan untuk tim manajemen media sosial Anda. Pedoman ini juga berlaku untuk siapa saja yang menggunakan media sosial untuk mewakili perusahaan Anda.

Pikirkan tentang bagaimana penggunaan media sosial secara pribadi dan profesional bersinggungan di perusahaan Anda. Jika ada kemungkinan konflik, hal itu harus dibahas dalam pedoman Anda.

Langkah 3: Buat panduan gaya media sosial

Setelah Anda menguraikan proses Anda, Anda dapat menyempurnakannya lebih lanjut dengan menulis panduan gaya media sosial. Ini akan mencakup suara, nada, dan bahasa yang akan digunakan tim manajemen media sosial Anda, menjaganya agar tetap konsisten di seluruh anggota tim.

Tidak yakin apa yang harus dicantumkan dalam panduan gaya Anda? Berikut ini ada beberapa ide.

• Nama perusahaan, produk, dan/atau layanan bermerek. Anda ingin semua orang di tim Anda konsisten ketika merujuk pada aspek terpenting dari merek Anda.
• Perusahaan Anda lebih suka menyebut pelanggannya (klien, pasien, keluarga, dll.).
• Nada keseluruhan dari dialog tim Anda. Haruskah itu formal bisnis? Bisnis kasual? Ramah? Lucu? Teknis?
• Peringkat konten secara keseluruhan? G, PG, PG-13, dll. sebagaimana berlaku untuk meme, kutipan, postingan blog, dan konten sosial lainnya.
• Penggunaan watermark, border, tanda tangan, warna, dan penanda branding lainnya.

Langkah 4: Siapkan kalender media sosial Anda

Rencanakan kampanye dan promosi media sosial Anda untuk tahun ini dengan kalender media sosial. Ini akan membantu tim media sosial Anda tetap berada di jalur yang tepat dengan penerbitan. Ini juga akan membantu siapa pun di luar departemen Anda yang membantu dengan konten, SEO, dan bagian lain dari kampanye Anda.

Pastikan salah satu anggota tim Anda ditugaskan untuk bertanggung jawab untuk terus memperbaruinya.

Langkah 5: Atur pertemuan rutin untuk check-in

Akuntabilitas penting ketika bekerja dari rumah-atau bahkan hanya di kantor yang besar. Begitu juga dengan koneksi.

Aturlah pertemuan check-in mingguan dengan rencana diskusi dan tujuan yang telah digariskan. Setiap anggota tim Anda harus berbagi keberhasilan mereka dan bidang-bidang di mana mereka membutuhkan bantuan. Setiap orang harus pergi dengan rencana tindakan dan sesuatu untuk dilaporkan kembali pada pertemuan berikutnya.

Langkah 6: Atur juga pertemuan-pertemuan dengan para pemangku kepentingan

Tim media sosial harus bekerja sama dengan orang lain di seluruh bisnis untuk menghasilkan pesan pemasaran yang konsisten. Pertemuan rutin dengan mereka yang menjalankan saluran pemasaran dan periklanan lainnya memastikan kolaborasi dan komunikasi yang lancar.

Perubahan jadwal departemen pemasaran lain bisa memengaruhi kalender Anda, jadi pastikan semua orang tetap teratur dalam rapat ini juga.

Langkah 7: Pilih alat manajemen media sosial terbaik

Alat bantu manajemen media sosial terbaik akan memungkinkan tim Anda mengelola aktivitas media sosial yang penting dari satu dasbor-dengan login dan tanggung jawab mereka sendiri. Alat bantu yang Anda pilih akan bergantung pada berbagai faktor.

• Jumlah jaringan sosial yang aktif digunakan perusahaan Anda.
• Fitur-fitur yang digunakan perusahaan Anda di setiap jejaring sosial (posting, grup, iklan, dll.).
• Jumlah orang yang membutuhkan akses ke alat manajemen media sosial Anda.
• Fitur-fitur yang Anda inginkan dari alat manajemen media sosial.
• Anggaran yang harus Anda keluarkan setiap bulan untuk manajemen media sosial.

Mulailah dengan hal-hal ini dalam pikiran Anda. Dalam hal fitur, ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang harus ditanyakan ketika mengevaluasi alat manajemen media sosial yang baru.

• Apakah Anda menginginkan alat untuk membantu Anda mempublikasikan postingan baru ke jejaring sosial Anda?
• Apakah Anda menginginkan alat yang memungkinkan semua postingan dimoderasi untuk mendapatkan persetujuan?
• Apakah Anda menginginkan alat untuk membantu Anda mengelola pesan langsung ke dan dari perusahaan Anda?
• Apakah Anda menginginkan alat untuk membantu Anda mengelola iklan media sosial Anda?
• Apakah Anda menginginkan alat bantu untuk membantu Anda membuat laporan analisis media sosial yang mendalam?
• Apakah Anda menginginkan alat untuk membantu Anda mengamankan media sosial perusahaan Anda?

Kemudian telusuri daftar alat manajemen media sosial paling populer untuk mencocokkan kebutuhan Anda dengan fitur-fiturnya. Kami tidak bisa tidak menyebutkan SMMExpert.

Dalam hal alat kolaborasi media sosial, fitur manajemen tim SMMExpert memungkinkan Anda untuk menetapkan tingkat izin khusus untuk setiap anggota tim, menetapkan tugas satu sama lain, berbagi perpustakaan konten yang disetujui, dan memantau pesan masuk dan keluar.

Tim sosial bahkan dapat berkolaborasi saat bepergian dari perangkat seluler mereka. Video di bawah ini menunjukkan betapa mudahnya menugaskan pesan kepada anggota tim jika Anda terjebak di dokter gigi (atau tidak mampu) - dan masih banyak lagi.

Bonus: Unduh templat kalender media sosial gratis kami yang dapat disesuaikan untuk dengan mudah merencanakan dan menjadwalkan semua konten Anda sebelumnya.

Tetapi, apa pun alat kolaborasi media sosial yang Anda pilih, pastikan alat ini menawarkan fitur yang cukup untuk meningkatkan efisiensi tim Anda. Yang paling penting, pastikan alat ini meningkatkan media sosial perusahaan Anda.

Langkah 8: Pilih alat komunikasi terbaik

Alat komunikasi yang tepat akan membuat kolaborasi media sosial menjadi lebih mudah. Memungkinkan tim Anda untuk berbicara-dan saling mengirim GIF-satu sama lain di mana pun mereka berada atau seberapa sibuknya mereka, akan membantu Anda tetap terhubung di berbagai tingkatan.

Alat bantu yang Anda pilih untuk tim Anda akan tergantung pada berbagai faktor:

• Tingkat keamanan yang Anda butuhkan dari alat komunikasi.
• Jumlah orang yang membutuhkan akses ke alat komunikasi Anda.
• Fitur-fitur yang Anda inginkan dari alat komunikasi.
• Anggaran yang harus Anda keluarkan setiap bulan untuk alat komunikasi.

Tempat kerja oleh Facebook

Anda tahu bahwa karyawan Anda kemungkinan besar sudah menggunakan Facebook Messenger. Mengapa tidak menggunakan platform yang biasa mereka gunakan dan membuatnya ramah kerja?

Workplace by Facebook memungkinkan Anda untuk menciptakan lingkungan Facebook untuk organisasi Anda dengan grup, obrolan, dan panggilan video. Mereka menawarkan paket gratis dan paket mulai dari $4 per orang per bulan.

Kendur

Slack adalah platform freemium lainnya, dengan paket gratis dan paket mulai dari $6,67 per bulan. Alat gratis mereka memungkinkan Anda untuk mengatur percakapan berdasarkan topik dalam saluran. Dengan paket berbayar, Anda mendapatkan akses ke fitur-fitur termasuk riwayat pesan tanpa batas, panggilan video grup, dan berbagi layar.

Skype

Skype adalah platform komunikasi lain yang terkenal dengan obrolan video. Meskipun tidak memiliki organisasi grup atau saluran yang sama seperti yang ditawarkan Facebook dan Slack, Skype menawarkan obrolan dan panggilan video grup gratis.

Langkah 9: Pilih alat bantu manajemen proyek terbaik

Alat bantu manajemen proyek terbaik akan membantu Anda mengelola alur kerja kampanye dan promosi media sosial. Jika Anda bekerja dengan copywriter, desainer grafis, dan orang lain di luar departemen Anda, mereka dapat ditambahkan ke dalam alur kerja. Alat bantu yang Anda pilih akan bergantung pada berbagai faktor.

• Cara Anda ingin proyek Anda divisualisasikan/diatur.
• Tingkat keamanan yang Anda butuhkan dari alat bantu manajemen proyek.
• Jumlah orang yang membutuhkan akses ke alat manajemen proyek Anda.
• Fitur-fitur yang Anda inginkan dari alat bantu manajemen proyek.
• Anggaran yang harus Anda keluarkan setiap bulan untuk alat komunikasi.

Trello

Salah satu alat bantu manajemen proyek terbaik termasuk Trello, yang memungkinkan Anda untuk mengatur proyek Anda dengan daftar dan kartu. Di dalam setiap kartu, Anda bisa membuat tanggal jatuh tempo, daftar tugas individu, dan menetapkan tugas kepada anggota. Trello menawarkan paket gratis dan paket mulai dari $9,99 per bulan.

Proyek Zoho

Zoho Projects, dinilai #1 oleh PC Mag, adalah alat manajemen proyek freemium lainnya. Setelah paket gratis, paket mulai dari $3 per pengguna per bulan. Fitur-fiturnya termasuk bagan Gantt, tugas otomatis, timesheet, dan integrasi aplikasi.

monday.com

monday.com adalah alat bantu manajemen proyek online yang dikenal karena antarmukanya yang mudah digunakan dan modern. Tim sosial dapat menggunakannya untuk mengatur dan melacak pekerjaan mereka, dan melanjutkan pekerjaan yang ditinggalkan orang lain jika ada yang sakit atau tidak masuk kantor. Selain itu, Anda dapat menambahkannya ke dasbor SMMExpert Anda melalui App Library.

Langkah 10: Pilih alat bantu berbagi dokumen dan file terbaik

Alat bantu berbagi dokumen dan file terbaik akan memungkinkan Anda mendapatkan konten untuk kampanye media sosial Anda. Meskipun ada banyak yang bisa dipilih, salah satu yang paling umum digunakan adalah alat bantu Google Suite.

Google Drive

Google Drive memungkinkan pengguna pribadi dan bisnis untuk menyimpan file dan dokumen. Anda juga dapat menggunakannya:

• Google Docs untuk membuat dokumen dan konten PDF/buku.
• Google Sheets untuk spreadsheet.
• Google Presentation untuk tayangan slide.
• Formulir Google untuk survei.

Google Docs adalah alat bantu bagi sebagian besar pembuat konten dan editor. Itu berkat fitur pengeditan dan riwayat versi yang mudah.

Langkah 11: Pilih alat desain terbaik

Terakhir, tetapi tidak kalah pentingnya, Anda perlu membuat konten yang bagus untuk kampanye media sosial Anda. Dapatkan alat desain terbaik.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud adalah rangkaian alat desain profesional yang dapat disesuaikan. Buat grafik, gambar, tata letak, foto, dan video yang luar biasa. Harga untuk semua 20+ aplikasi desktop dan seluler adalah $ 52,99 per bulan. Anda juga bisa mendapatkan satu atau dua aplikasi sekaligus, berdasarkan kebutuhan kreatif Anda.

Visme

Mencari sesuatu yang lebih sederhana? Visme adalah alat desain freemium yang bertujuan untuk memberikan desain profesional kepada non-desainer. Anda bisa mendapatkan semua fitur mereka untuk bekerja dengan harga $15 per bulan atau $29 per bulan untuk pengguna bisnis.

Kolaborasi media sosial bisa berhasil dengan proses yang tepat, alat bantu yang ada, serta peran dan tanggung jawab yang jelas. Baik Anda bekerja dari jarak jauh atau bersama-sama di kantor, tim Anda akan melihat kolaborasi yang lebih besar dan kerja tim yang lebih efisien dalam waktu singkat.

Sederhanakan proses kolaborasi tim media sosial Anda menggunakan SMMExpert. Tetapkan pesan masuk ke anggota tim, edit pekerjaan satu sama lain, setujui draf akhir, dan jadwalkan posting ke semua jaringan sosial Anda dari satu dasbor. Cobalah gratis hari ini.

Memulai