Todo equipo de medios sociales de más de una persona necesita un proceso de aprobación de medios sociales.

Los procesos de aprobación de contenidos no son exclusivos de las redes sociales. Por ejemplo, es probable que ya cuente con un proceso de aprobación para su blog o su sitio web, pero la inmediatez y el alcance de los canales sociales hacen que un flujo de trabajo de aprobación sea aún más importante para sus publicaciones sociales.

A continuación, le explicaremos cómo configurar un flujo de trabajo de aprobación de las redes sociales que permita a su equipo colaborar de forma eficiente y garantizar que el contenido es limpio, correcto y acorde con la marca .

Bonificación: Obtenga una plantilla de guía de estilo para redes sociales gratuita y personalizable para garantizar fácilmente un aspecto, una voz y un tono coherentes en todos sus canales sociales.

¿Qué es un proceso de aprobación de medios sociales?

Un proceso de aprobación en las redes sociales es un flujo de trabajo en el que el contenido pasa de una parte interesada a otra hasta que finalmente se publica.

Un proceso de aprobación bien diseñado define todos los pasos involucrados en su actividad en los medios sociales, desde la creación de contenidos hasta su publicación en una plataforma de medios sociales. También crea un camino claro para su contenido de persona a persona a través de su organización. Documenta qué partes interesadas se involucran y cuándo. Por último, especifica quién tiene la autoridad final para aprobar el contenido que se publicará en sulos canales de medios sociales de la marca.

Antes de redactar la póliza, hay que hacer algunos preparativos. Aquí están todas las herramientas y los detalles que necesitarás para ponerte en marcha:

Cómo crear un proceso de aprobación de las redes sociales

Paso 1: Defina su estrategia en las redes sociales

Si eres un lector habitual del blog de SMMExpert, sabrás que hablamos mucho de estrategia. Creemos firmemente en la planificación y la fijación de objetivos. Sin saber a dónde quieres llegar, es poco probable que lo consigas.

¿Por qué necesita una estrategia social antes de establecer su proceso de aprobación?

Una estrategia clara facilita a los creadores de contenidos (diseñadores gráficos y comercializadores de contenidos) la producción de contenidos que se ajusten a lo que esperan las partes interesadas de alto nivel. Hace que todo el mundo esté en la misma página y ahorra tiempo, reduciendo la cantidad de idas y venidas necesarias a nivel de cada puesto.

Una estrategia clara en las redes sociales también le permite entender si su proceso de aprobación está alineado con sus objetivos. Por ejemplo, si su estrategia implica estar a la vanguardia de los trending topics, tendrá que establecer el número de interesados y sus plazos de forma adecuada.

Paso 2: Definir las funciones y responsabilidades del equipo y de las partes interesadas

Más del 20% de los clientes de SMMExpert del mercado medio tienen varios equipos que utilizan los medios sociales. Para crear un proceso eficaz de medios sociales, es necesario aclarar todas las personas y equipos que utilizan los medios sociales, y quiénes participan en las aprobaciones de cada uno.

La forma de hacerlo depende de ti. Tal vez cada equipo tenga sus propios canales y sus propios procesos de aprobación, o tal vez un par de personas de alto nivel sean los guardianes de todo el contenido social de tu marca.

Lo importante es dejar constancia de todo esto.

Por ejemplo, deberías grabar:

• ¿Quién crea y programa los contenidos de las redes sociales?
• ¿Quién edita los contenidos para mantener la calidad?
• ¿Quién aprueba y publica los contenidos?

En una empresa de tamaño medio, el proceso de aprobación de contenidos en las redes sociales podría incluir las siguientes funciones:

• Creadores de contenidos: Escritores, diseñadores, editores de vídeo y cualquier otra persona que participe en la producción y programación de contenidos.
• Editores de contenidos que editan el contenido en cuanto a lenguaje, estilo y coherencia en las cuentas de las redes sociales.
• Gestores de redes sociales que aprueban el contenido y se aseguran de que el calendario de publicación se ajusta a la estrategia general de la marca y a los mejores momentos para publicar.

En esta configuración, es probable que quieras que el editor y el gestor de redes sociales tengan más acceso que los creadores de contenidos en tu proceso de aprobación de las redes sociales y sus herramientas.

Por ejemplo, en SMMExpert, puedes controlar y restringir la configuración de los permisos. Puedes limitar el acceso de los creadores de contenido para que sólo los editores y los administradores puedan publicar contenido. Esto evita que el contenido se publique accidentalmente antes de haber sido aprobado.

Paso 3: Crear una guía de estilo para las redes sociales

¿Qué tipo de contenido publica tu marca? ¿Utilizas la ortografía británica o la americana? ¿O un idioma totalmente distinto? ¿El tono de tu marca es lúdico y divertido? ¿O informativo y serio? ¿Cuál es tu postura ante los hashtags y los emojis?

Todo esto es lo que hay que tener en cuenta para garantizar que el contenido de las redes sociales de su marca sea coherente, de alta calidad y siempre acorde con la marca.

Asegúrese de que su empresa ha creado una guía de estilo. Se trata de un documento detallado en el que se describe cómo deben ser sus redes sociales. Puede incluir todo, desde el tono y el estilo de escritura hasta los colores de la marca, el uso de las fotos y el tipo de letra.

Cuando todos los miembros del equipo de marketing trabajan a partir de una guía de estilo sólida, las aprobaciones son mucho más fáciles. Los creadores de contenido utilizan el documento para guiar su trabajo, mientras que los editores y los directores pueden consultar el documento para asegurarse de que se cumplen las normas y las directrices de la marca.

Paso 4: Crear una biblioteca de contenidos

Una biblioteca de contenidos es un conjunto de activos sociales aprobados, que puede incluir gráficos, plantillas y otros recursos para que los desarrolladores de contenidos los utilicen al crear nuevas publicaciones.

Empezar con activos de una biblioteca preaprobada facilita considerablemente el proceso de aprobación. Los responsables pueden estar seguros de que muchos elementos fueron aprobados incluso antes de que se creara la publicación.

Paso 5: Establecer plazos y fechas límite

El proceso de aprobación de las redes sociales debe estar vinculado a un calendario que permita a todo el mundo completar su parte del proceso.

Comienza por determinar cuánto tiempo, en promedio, les toma a tus creadores de contenido producir un cierto número de publicaciones. Luego, determina cuánto tiempo les toma editar ese contenido, programarlo y aprobarlo.

A continuación, trabaje hacia atrás para establecer un calendario que tenga sentido para todos. Esto ayudará a evitar el pánico de última hora o el atasco de contenidos.

Establezca también plazos regulares y un calendario que haga que todo el mundo se responsabilice de la entrega a tiempo.

Por ejemplo, un proceso de aprobación de medios sociales en curso podría implicar:

• Los creadores entregan los contenidos redactados antes del día 15 de cada mes.
• Los editores entregan el contenido finalizado antes del 20 de cada mes.
• Los gestores programan contenidos editados y de calidad para el mes siguiente antes de que finalice el mes en curso.

Por supuesto, esta línea de tiempo sólo funciona para el contenido perenne, o el contenido que no es excepcionalmente oportuno. Es posible que tenga que crear un segundo conjunto de plazos o líneas de tiempo que permiten a su marca para responder a las tendencias sociales a medida que ocurren.

Bonificación: Obtenga una plantilla de guía de estilo para redes sociales gratuita y personalizable para garantizar fácilmente un aspecto, una voz y un tono coherentes en todos sus canales sociales.

Paso 6: Definir el flujo de trabajo y las notificaciones

Su proceso de aprobación en las redes sociales es un flujo de trabajo en el que el contenido pasa de una persona a otra hasta que finalmente se publica. Ya ha definido las funciones y los plazos de cada uno. Ahora es el momento de utilizar esa información para establecer un flujo de trabajo y notificaciones.

Lo ideal es que el flujo de trabajo pase automáticamente el contenido de una persona a otra, notificando a cada una de ellas cuándo es su turno de trabajo. Mantener todo en un solo sistema garantiza que todo el mundo sepa en qué punto del proceso de aprobación se encuentra. También garantiza que sólo una persona realice cambios en el contenido a la vez.

Entonces, ¿cómo te aseguras de que todo el mundo reciba una notificación cuando le toque? Podrías utilizar el correo electrónico, las notificaciones de Slack u otras herramientas de gestión de proyectos.

Pero probablemente deberíamos mencionar que el uso de SMMExpert como tu herramienta de aprobación de redes sociales te permite establecer un flujo de trabajo y alertas para que nunca te pierdas un mensaje o una tarea asignada.

SMMExpert también permite que todo el mundo trabaje en la misma plataforma. Los editores y gestores pueden devolver el contenido a los creadores de contenidos para que lo modifiquen, o realizar ellos mismos pequeños cambios antes de avanzar. Los empleados pueden hacer un seguimiento de cuándo se necesita su aportación y cuándo se ha completado su tarea.

Cuando diseñes tu flujo de trabajo, es una buena idea incorporar herramientas y aplicaciones que puedan ayudar a facilitar la creación de contenidos y a identificar problemas con los mismos.

Algunas de las mejores herramientas que puedes tener en cuenta para tu flujo de trabajo son:

• Grammarly para ayudar con la ortografía, la gramática y la claridad de la escritura.
• Visme para el apoyo al diseño.
• Pictographr para soporte de edición de fotos.

SMMExpert también tiene un corrector ortográfico incorporado y herramientas de edición de imágenes.

Paso 7: Supervisar y revisar según sea necesario

Pruebe su proceso de aprobación de las redes sociales durante un tiempo y vea cómo funciona para su equipo. Luego reúna a todo el mundo para debatir sobre los problemas o los aspectos que pueden mejorarse.

El objetivo es siempre facilitar la vida del equipo, no dificultarla. Si el proceso se vuelve engorroso, no está funcionando. Busque la opinión periódica de los miembros del equipo para que todos se sientan valorados e involucrados.

4 beneficios de crear un proceso de aprobación de las redes sociales

Seguramente ya habrás deducido algunas de las ventajas de crear un proceso de comunicación social, pero hay algunas que queremos destacar explícitamente.

1. Asegúrese de que el contenido es coherente con la voz y la estrategia de su marca

Ya hemos hablado de la creación de una guía de estilo en las redes sociales para orientar el contenido y el proceso de aprobación. Es una buena manera de ayudar a mantener el contenido dentro de la marca.

Pero nada supera la experiencia combinada de su equipo. Trabajar a través de un proceso garantiza que todos puedan aportar su experiencia específica, tanto en su área de habilidades principales como en su conocimiento de la historia y el estilo de la marca.

La puesta en marcha de un proceso de comprobación también le da la mejor oportunidad de detectar cualquier error antes de que el contenido se publique. Incluso los mejores editores a veces pasan por alto un enlace roto o una coma que falta. Más manos en la cubierta significa más oportunidades de hacerlo bien.

2. Evite compartir la contraseña y controle el acceso

Compartir contraseñas, tanto dentro de los equipos como con consultores y contratistas externos, es una pesadilla de seguridad.

Un proceso de aprobación de las redes sociales, combinado con unas buenas herramientas de gestión de las mismas, permite a todos completar su trabajo dentro del mismo sistema sin tener que compartir contraseñas.

El proceso de aprobación también debe permitirte controlar el grado de acceso que tiene cada miembro del equipo. Querrás que varias personas puedan crear contenido, pero probablemente sólo unas pocas tengan permisos de aprobación.

Las herramientas del proceso de aprobación también le permiten eliminar a alguien del proceso si deja su equipo o su organización, de modo que nunca se expone a un riesgo externo innecesario.

3. Colaborar más eficazmente

Hacerlo a través del correo electrónico o pasando documentos de un lado a otro interfiere con la eficiencia, ralentiza el flujo de trabajo y puede afectar a su calendario de contenidos en las redes sociales. Un flujo de trabajo de aprobación agiliza el proceso y aumenta la productividad.

Por ejemplo, un gestor de proyectos de marketing global en el sector inmobiliario comentó a Forrester Consulting los retos de trabajar sin una herramienta de flujo de trabajo de aprobación:

"Cuando los empleados querían publicar, tenían que enviar sus activos por correo electrónico, y luego era un proceso de varios pasos en el que alguien publicaba en su nombre o volvía a revisar el contenido publicado después en su nombre".

Mantener todo en una sola plataforma para la creación, revisión y publicación es mucho más eficaz. Cuando surgen solicitudes específicas, los empleados saben quién es el responsable de cada paso del proceso. Esto significa que los empleados pueden colaborar directa y eficazmente.

Además, un flujo de trabajo de aprobación ayuda a los empleados a mantenerse en el tiempo. Evita que el contenido se acumule, se olvide o no se publique. Las notificaciones mantienen a todos al tanto de lo que necesita su atención.

Un informe de Forrester, encargado por SMMExpert, ha descubierto que una mayor eficiencia en la gestión de los procesos de aprobación de las redes sociales podría ahorrar 495.000 dólares en tiempo y esfuerzo durante tres años. Eso es mucho tiempo y esfuerzo.

Fuente: Forrester Consulting, El impacto económico total™ de las PYMExpert

4. Mantener un control de versiones y un seguimiento de la edición

El envío de archivos por correo electrónico puede dar lugar a comentarios de diferentes partes interesadas en diferentes versiones. Alguien podría estar revisando un archivo que ya está obsoleto. O bien, alguien podría tener que reunir los comentarios de múltiples partes interesadas y compilarlos en un solo documento.

Esto no es un buen uso del tiempo y crea el riesgo de que la versión incorrecta pase por el proceso de aprobación o incluso se publique.

Un proceso de aprobación en las redes sociales también proporciona un rastro de edición, para que puedas ver quién cambió qué y cuándo. Este es un buen recurso educativo para todos los que participan en la creación de contenidos.

3 herramientas de aprobación de las redes sociales

Estas son algunas de nuestras herramientas favoritas para ayudarle a construir su proceso de aprobación de las redes sociales y el flujo de trabajo.

1. SMMExpert

Ya has visto cómo SMMExpert puede ayudar en el proceso de aprobación de las redes sociales.

El uso de SMMExpert significa que cada parte del proceso de flujo de trabajo puede ocurrir en la misma plataforma. El contenido puede ser redactado, editado y aprobado todo en el tablero de SMMExpert.

A continuación te explicamos cómo los empleados más veteranos de tu equipo pueden utilizar SMMExpert para aprobar las publicaciones compuestas por los creadores de las redes sociales:

Estas funciones de aprobación de alto nivel están disponibles en los planes SMMExpert Business y Enterprise.

El Plan de Equipo, diseñado para equipos más pequeños, también incluye muchas funciones que son útiles para mantener un flujo de trabajo de aprobación de las redes sociales.

Los miembros del equipo superior pueden gestionar el acceso y los roles del equipo, y asignar publicaciones y comentarios a miembros específicos del equipo.

2. Slack

Slack es una potente plataforma de mensajería que ayuda a los equipos a colaborar. La aplicación Slack para SMMExpert te permite compartir las publicaciones de las redes sociales directamente en Slack, sin salir de SMMExpert, para permitir una transferencia racionalizada de mensajes entre equipos.

3. Trello

Esta herramienta ayuda a mantener a los equipos organizados. Organiza las tareas y codifícalas por colores en las tarjetas y tableros de Trello. Asigna tareas a un miembro del equipo y marca su tarea como completa cuando haya terminado. Y con la función "mencionar", sabrás que el miembro de tu equipo está avisado a medida que el proceso avanza.

La función de arrastrar y soltar hace que Trello sea fácil de usar. Visualiza el proceso de flujo de trabajo, y todo el equipo puede estar al tanto del desarrollo de las aprobaciones.

Construye una estrategia de marketing en redes sociales ganadora con menos tiempo y esfuerzo. Utiliza las funciones de aprobación de redes sociales de SMMExpert para asegurarte de que ninguna de tus publicaciones se pierda. Asigna trabajo a tus compañeros de equipo, recibe notificaciones cuando el contenido necesite ser editado y proporciona comentarios a los demás, todo desde un panel de control. Pruébalo gratis hoy.

Empezar a trabajar

Hazlo mejor con SMMExpert El herramienta de medios sociales todo en uno. Manténgase al día, crezca y supere a la competencia.