Elk social media team van meer dan één persoon heeft een social media goedkeuringsproces nodig.

Goedkeuringsprocessen voor inhoud zijn niet uniek voor sociale media. U hebt bijvoorbeeld waarschijnlijk al een goedkeuringsproces voor uw blog of uw website. Maar de onmiddellijkheid en het bereik van sociale kanalen maken een goedkeuringsworkflow des te belangrijker voor uw sociale berichten.

Hier leggen we uit hoe u een goedkeuringsworkflow voor sociale media kunt opzetten waarmee uw team efficiënt samenwerken terwijl u ervoor zorgt dat uw inhoud schoon, correct en on-brand is .

Bonus: Ontvang een gratis, aanpasbaar sjabloon voor de sociale-mediastijlgids om gemakkelijk te zorgen voor een consistente look, feel, stem en toon op al uw sociale kanalen.

Wat is een goedkeuringsproces voor sociale media?

Een goedkeuringsproces voor sociale media is een workflow waarin de inhoud van de ene belanghebbende naar de andere gaat tot hij uiteindelijk wordt geplaatst.

Een goed ontworpen goedkeuringsproces definieert alle stappen van uw social media-activiteiten, van het maken van content tot het plaatsen ervan op een social media-platform. Het creëert ook een duidelijk pad voor uw content van persoon tot persoon door uw organisatie. Het documenteert welke stakeholders betrokken zijn en wanneer. Tot slot specificeert het wie de uiteindelijke bevoegdheid heeft om content goed te keuren om live te gaan op uwde sociale mediakanalen van het merk.

Voordat u uw beleid kunt opstellen, moet u wat voorbereidingen treffen. Hier zijn alle hulpmiddelen en details die u nodig hebt om aan de slag te gaan:

Hoe maak je een goedkeuringsproces voor sociale media

Stap 1: Bepaal uw sociale-mediastrategie

Als u een regelmatige lezer bent van de SMMExpert blog, weet u dat we het vaak over strategie hebben. We geloven sterk in planning en het stellen van doelen. Zonder te weten waar u heen wilt, zult u er waarschijnlijk niet komen.

Waarom heeft u een sociale strategie nodig voordat u uw goedkeuringsproces kunt opzetten?

Een duidelijke strategie maakt het voor inhoudmakers (grafisch ontwerpers en content marketeers) gemakkelijker om inhoud te produceren die overeenstemt met wat senior stakeholders verwachten te zien. Het zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en bespaart tijd, omdat er minder heen en weer gepraat hoeft te worden op het niveau van individuele berichten.

Met een duidelijke social media-strategie kunt u ook nagaan of uw goedkeuringsproces is afgestemd op uw doelstellingen. Als uw strategie bijvoorbeeld inhoudt dat u vooraan staat bij trending topics, moet u het aantal stakeholders en hun tijdlijnen op de juiste manier vaststellen.

Stap 2: De rollen en verantwoordelijkheden van het team en de belanghebbenden bepalen

Meer dan 20% van de klanten van SMMExpert in het middensegment heeft meerdere teams die sociale media gebruiken. Om een effectief sociale mediaproces te creëren, moet u duidelijk maken welke mensen en teams sociale media gebruiken en wie betrokken is bij de goedkeuringen voor elk.

Hoe dit eruit ziet is aan u. Misschien heeft elk team zijn eigen kanalen en zijn eigen goedkeuringsprocessen. Of misschien zijn een paar senior stakeholders de poortwachters voor alle sociale inhoud voor uw merk.

Het belangrijkste is om dit allemaal vast te leggen.

Je moet bijvoorbeeld opnemen:

• Wie creëert en plant de inhoud van de sociale media?
• Wie bewerkt de inhoud om de kwaliteit te handhaven?
• Wie keurt inhoud goed en publiceert deze?

In een middelgroot bedrijf zou het goedkeuringsproces voor sociale media-inhoud de volgende rollen kunnen omvatten:

• Scheppers van inhoud: Schrijvers, ontwerpers, videobewerkers en iedereen die betrokken is bij het produceren en plannen van inhoud.
• Inhoudelijke redacteuren die de inhoud bewerken voor taal, stijl en consistentie op de sociale media-accounts.
• Beheerders van sociale media die inhoud goedkeuren en ervoor zorgen dat het publicatieschema aansluit bij de algemene strategie van het merk en de beste tijden om te posten.

In deze opzet wilt u waarschijnlijk dat de redacteur en social media manager meer toegang hebben tot uw social media goedkeuringsproces en tools dan de content creators.

In SMMExpert kunt u bijvoorbeeld de toestemmingsinstellingen controleren en beperken. U kunt de toegang van content creators beperken, zodat alleen redacteuren en managers content kunnen publiceren. Dit voorkomt dat content per ongeluk live gaat voordat het is goedgekeurd.

Stap 3: Maak een stijlgids voor sociale media

Wat voor soort inhoud post uw merk? Gebruikt u Britse spelling of Amerikaanse? Of een andere taal? Is de toon van uw merk speels en leuk? Of informatief en serieus? Hoe staat u tegenover hashtags en emoji's?

Dit zijn allemaal zaken waarmee u rekening moet houden om ervoor te zorgen dat de sociale media-inhoud van uw merk consistent, van hoge kwaliteit en altijd on-brand is.

Zorg ervoor dat uw bedrijf een stijlgids heeft opgesteld. Dit is een gedetailleerd document waarin staat hoe uw sociale media eruit moeten zien. Het kan alles omvatten van toon en schrijfstijl tot merkkleuren, fotogebruik en lettertype.

Wanneer iedereen in het marketingteam vanuit een solide stijlgids werkt, zijn goedkeuringen veel eenvoudiger. Makers van inhoud gebruiken het document als leidraad voor hun werk. Ondertussen kunnen redacteuren en managers het document raadplegen om ervoor te zorgen dat aan de merknormen en -richtlijnen wordt voldaan.

Stap 4: Bouw een inhoudsbibliotheek

Een inhoudsbibliotheek is een bestaande pool van goedgekeurde sociale middelen, zoals afbeeldingen, sjablonen en andere bronnen die uw inhoudsontwikkelaars kunnen gebruiken bij het maken van nieuwe berichten.

Beginnen met middelen uit een vooraf goedgekeurde bibliotheek maakt uw goedkeuringsproces aanzienlijk eenvoudiger. Senior stakeholders kunnen erop vertrouwen dat veel elementen al waren goedgekeurd voordat de post werd gemaakt.

Stap 5: Tijdschema's en termijnen vaststellen

Uw goedkeuringsproces voor sociale media moet worden gekoppeld aan een tijdlijn die iedereen voldoende tijd geeft om zijn deel van het proces te voltooien.

Bepaal eerst hoe lang uw inhoudsmakers er gemiddeld over doen om een bepaald aantal berichten te produceren. Bepaal vervolgens hoe lang het duurt om die inhoud te bewerken, in te plannen en goedgekeurd te krijgen.

Werk vervolgens achterwaarts om een tijdschema op te stellen dat voor iedereen zinvol is. Dit helpt paniek op het laatste moment of knelpunten in de inhoud te voorkomen.

Stel ook regelmatige deadlines en een schema op dat iedereen verantwoordelijk houdt voor het op tijd leveren.

Een doorlopend goedkeuringsproces voor sociale media zou bijvoorbeeld kunnen inhouden:

• Scheppers die tegen de 15e van elke maand ontwerpinhoud leveren.
• Redacteuren leveren definitieve inhoud voor de 20e van elke maand.
• Managers die voor het einde van de lopende maand bewerkte, kwaliteitsvolle inhoud plannen voor de volgende maand.

Natuurlijk werkt deze tijdlijn alleen voor evergreen content, of content die niet uitzonderlijk actueel is. Misschien moet u een tweede reeks deadlines of tijdlijnen maken waarmee uw merk kan reageren op sociale trends wanneer die zich voordoen.

Bonus: Ontvang een gratis, aanpasbaar sjabloon voor de sociale-mediastijlgids om gemakkelijk te zorgen voor een consistente look, feel, stem en toon op al uw sociale kanalen.

Stap 6: Definieer uw workflow en meldingen

Uw goedkeuringsproces voor sociale media is een workflow waarin inhoud van de ene persoon naar de andere gaat totdat het uiteindelijk wordt geplaatst. U hebt al ieders rollen en deadlines gedefinieerd. Nu is het tijd om die informatie te gebruiken om een workflow en meldingen in te stellen.

Idealiter zou uw workflow automatisch de inhoud van de ene persoon naar de volgende moeten stuwen, waarbij elke persoon wordt geïnformeerd wanneer het zijn beurt is om aan het werk te gaan. Door alles in één systeem te houden, weet iedereen waar alles zich in het goedkeuringsproces bevindt. Het zorgt er ook voor dat slechts één persoon tegelijk wijzigingen aanbrengt in de inhoud.

Dus, hoe zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte wordt gebracht wanneer het hun beurt is? Je zou e-mail, Slack-notificaties of andere projectmanagementtools kunnen gebruiken.

Maar we moeten waarschijnlijk vermelden dat je met SMMExpert als je social media approval tool een workflow en waarschuwingen kunt instellen zodat je nooit een bericht of toegewezen taak mist.

SMMExpert laat ook iedereen in hetzelfde platform werken. Redacteuren en managers kunnen inhoud terugsturen naar de makers voor wijzigingen, of zelf kleine wijzigingen aanbrengen voordat ze verdergaan. Medewerkers kunnen bijhouden wanneer hun inbreng nodig is en wanneer hun taak is voltooid.

Wanneer je je workflow ontwerpt, is het een goed idee om tools en apps in te bouwen die het maken van content kunnen vergemakkelijken en problemen met content kunnen identificeren.

Enkele goede hulpmiddelen om te overwegen voor uw workflow zijn:

• Grammarly voor ondersteuning bij spelling, grammatica en schrijfduidelijkheid.
• Visme voor ontwerpondersteuning.
• Pictographr voor ondersteuning van fotobewerking.

SMMExpert heeft ook een ingebouwde spellingscontrole en hulpmiddelen voor het bewerken van afbeeldingen.

Stap 7: controleren en zo nodig herzien

Probeer uw goedkeuringsproces voor sociale media een tijdje uit en kijk hoe het werkt voor uw team. Roep vervolgens iedereen bij elkaar om eventuele haperingen te bespreken of waar ruimte is voor verbeteringen.

Het doel is altijd om het leven voor het team gemakkelijker te maken, niet moeilijker. Als het proces omslachtig wordt, werkt het niet. Vraag regelmatig feedback van teamleden zodat iedereen zich gewaardeerd en betrokken voelt.

4 voordelen van een goedkeuringsproces voor sociale media

U hebt waarschijnlijk al een aantal van de voordelen van het creëren van een social media-proces verzameld. Maar er zijn een paar die we expliciet willen noemen.

1. Zorg ervoor dat de inhoud in overeenstemming is met uw merkstem en -strategie

We spraken eerder over het maken van een sociale media stijlgids om uw inhoud en goedkeuringsproces te begeleiden. Het is een goede manier om uw inhoud on-brand te houden.

Maar er gaat niets boven de gecombineerde expertise van uw team. Door een proces te doorlopen kan iedereen zijn specifieke expertise inbrengen, zowel op het gebied van hun kernvaardigheden als op het gebied van hun kennis van de geschiedenis en de stijl van het merk.

Door een proces van controles in te stellen, hebt u ook de beste kans om eventuele fouten op te sporen voordat de inhoud live gaat. Zelfs de beste redacteurs missen soms een gebroken link of een ontbrekende komma. Meer handen aan dek betekent meer kansen om het goed te doen.

2. Vermijd het delen van wachtwoorden en controleer de toegang

Het delen van wachtwoorden, zowel binnen teams als met externe consultants en contractanten, is een veiligheidsnachtmerrie.

Een goedkeuringsproces voor sociale media in combinatie met goede tools voor het beheer van sociale media stelt iedereen in staat zijn werk binnen hetzelfde systeem te voltooien zonder wachtwoorden te hoeven delen.

Het goedkeuringsproces moet u ook in staat stellen de mate van toegang die elk teamlid heeft te regelen. U wilt dat meerdere mensen inhoud kunnen maken, maar waarschijnlijk slechts enkelen met goedkeuringsrechten.

Met hulpmiddelen voor goedkeuringsprocessen kunt u ook iemand uit het proces verwijderen als deze uw team of uw organisatie verlaat, zodat u nooit wordt blootgesteld aan onnodige externe risico's.

3. Efficiënter samenwerken

Het voortdurend inschakelen van uw hele team - met meerdere belanghebbenden - kan belastend zijn. Dit doen via e-mail of het rondsturen van documenten belemmert de efficiëntie, vertraagt de workflow en kan uw social media content kalender beïnvloeden. Een goedkeuringsworkflow stroomlijnt het proces en verhoogt de productiviteit.

Zo vertelde een wereldwijde marketingprojectmanager in de vastgoedsector aan Forrester Consulting over de uitdagingen van het werken zonder een workflowtool voor goedkeuring:

"Als werknemers iets wilden posten, moesten ze dat via e-mail doen, en dan was het een meerstappenproces van iemand die namens hen postte of achteraf namens hen terugging om de geposte inhoud te bekijken."

Alles in één platform houden voor creatie, beoordeling en plaatsing is veel effectiever. Als er specifieke verzoeken komen, weten medewerkers wie verantwoordelijk is voor elke stap van het proces. Dit betekent dat medewerkers direct en efficiënt kunnen samenwerken.

Bovendien helpt een goedkeuringsworkflow medewerkers op schema te blijven. Het voorkomt dat inhoud zich opstapelt, wordt vergeten of niet wordt gepubliceerd. Meldingen houden iedereen op de hoogte van wat hun aandacht nodig heeft.

Uit een rapport van Forrester in opdracht van SMMExpert blijkt dat verbeterde efficiëntie bij het beheer van goedkeuringsprocessen voor sociale media 495.000 dollar aan tijd en moeite besparen gedurende drie jaar. Dat is veel tijd en moeite.

Bron: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™ of SMMExpert

4. Houd versiebeheer en een bewerkingsspoor bij

Het rondsturen van bestanden per e-mail kan leiden tot feedback van verschillende belanghebbenden in verschillende versies. Iemand kan een bestand beoordelen dat al verouderd is. Of iemand moet feedback van meerdere belanghebbenden verzamelen en in één document samenvoegen.

Dat is geen goed gebruik van tijd. En het creëert het risico dat de verkeerde versie door het goedkeuringsproces komt, of zelfs gepubliceerd wordt.

Een goedkeuringsproces voor sociale media biedt ook een bewerkingsspoor, zodat u kunt zien wie wat wanneer heeft veranderd. Dit is een goed leermiddel voor iedereen die betrokken is bij het maken van inhoud.

3 tools voor goedkeuring van sociale media

Hier zijn enkele van onze favoriete tools om u te helpen uw goedkeuringsproces en workflow voor sociale media op te bouwen.

1. SMMExpert

Je hebt al gezien hoe SMMExpert kan helpen bij het goedkeuringsproces van sociale media.

Met SMMExpert kan elk onderdeel van het workflowproces in hetzelfde platform plaatsvinden. Content kan worden opgesteld, bewerkt en goedgekeurd in het SMMExpert dashboard.

Dit is hoe de senior medewerkers van uw team SMMExpert kunnen gebruiken om berichten van social media makers goed te keuren:

Deze topniveau goedkeuringsfuncties zijn beschikbaar in SMMExpert Business en Enterprise plannen.

Het Teamplan, ontworpen voor kleinere teams, bevat ook veel functionaliteit die nuttig is voor het onderhouden van een goedkeuringsworkflow voor sociale media.

Senior teamleden kunnen teamtoegang en -rollen beheren, en berichten en commentaren toewijzen aan specifieke teamleden.

2. Slack

Slack is een krachtig berichtenplatform dat teams helpt samen te werken. Met de Slack app voor SMMExpert kun je social media berichten direct delen naar Slack, zonder SMMExpert te verlaten, zodat berichten gestroomlijnd tussen teams kunnen worden doorgegeven.

3. Trello

Deze tool helpt teams georganiseerd te houden. Organiseer taken en geef ze een kleurcode in de kaarten en borden van Trello. Wijs taken toe aan een teamlid en markeer uw taak als voltooid wanneer deze klaar is. En met de functie "vermelding" weet u dat uw teamlid wordt gewaarschuwd wanneer het proces vordert.

De drag-and-drop functie maakt Trello gebruiksvriendelijk. Het visualiseert het workflow proces, en het hele team kan op de hoogte zijn van het verloop van goedkeuringen.

Bouw een winnende social media marketing strategie met minder tijd en moeite. Gebruik SMMExpert's social media approval functies om ervoor te zorgen dat geen van je berichten door de mazen van het net vallen. Wijs werk toe aan je teamgenoten, krijg meldingen wanneer content bewerkt moet worden en geef elkaar feedback - allemaal vanuit één dashboard. Probeer het vandaag nog gratis uit.

Aan de slag

Doe het beter met SMMExpert de alles-in-één sociale media tool. Blijf bij, groei en versla de concurrentie.