Jokainen useamman kuin yhden henkilön sosiaalisen median tiimi tarvitsee sosiaalisen median hyväksymisprosessin.

Sisällön hyväksymisprosessit eivät ole ainutlaatuisia sosiaalisessa mediassa. Sinulla on todennäköisesti jo käytössäsi hyväksymisprosessi esimerkiksi blogiasi tai verkkosivustoasi varten. Sosiaalisten kanavien välittömyys ja tavoittavuus tekevät hyväksymisprosessista kuitenkin entistäkin tärkeämmän sosiaalisen median julkaisuille.

Tässä kerrotaan, miten voit luoda sosiaalisen median hyväksyntätyönkulun, jonka avulla tiimisi voi tehdä yhteistyötä tehokkaasti ja varmistaa samalla, että sisältö on puhdasta, oikeaa ja brändin mukaista. .

Bonus: Saat ilmaisen, muokattavan sosiaalisen median tyylioppaan mallin. voit helposti varmistaa, että ulkoasu, tunnelma, ääni ja sävy ovat yhdenmukaiset kaikissa sosiaalisissa kanavissasi.

Mikä on sosiaalisen median hyväksymisprosessi?

Sosiaalisen median hyväksymisprosessi on työnkulku, jossa sisältö siirtyy sidosryhmältä toiselle, kunnes se lopulta julkaistaan.

Hyvin suunniteltu hyväksymisprosessi määrittelee kaikki sosiaalisen median toimintaan liittyvät vaiheet sisällön luomisesta sen julkaisemiseen sosiaalisen median alustalla. Se luo myös selkeän reitin sisällölle henkilöltä toiselle organisaatiossasi. Se dokumentoi, mitkä sidosryhmät osallistuvat ja milloin. Lopuksi se määrittelee, kenellä on lopullinen toimivalta hyväksyä sisältö, jotta se voidaan julkaista sosiaalisessa mediassa.tuotemerkin sosiaalisen median kanavia.

Ennen kuin voit laatia vakuutuskäytännön, sinun on valmistauduttava. Tässä ovat kaikki työkalut ja yksityiskohdat, jotka sinun on oltava valmiina, jotta voit aloittaa:

Miten luoda sosiaalisen median hyväksymisprosessi

Vaihe 1: Määrittele sosiaalisen median strategia

Jos olet SMMExpert-blogin säännöllinen lukija, tiedät, että puhumme paljon strategiasta. Uskomme vahvasti suunnitteluun ja tavoitteiden asettamiseen. Jos et tiedä, mihin haluat mennä, et todennäköisesti pääse perille.

Miksi tarvitset sosiaalisen strategian, ennen kuin voit luoda hyväksymisprosessin?

Selkeä strategia helpottaa sisällöntuottajien (graafisten suunnittelijoiden ja sisältömarkkinoijien) tekemää sisältöä, joka vastaa sitä, mitä ylemmät sidosryhmät odottavat näkevänsä. Se saa kaikki samalle sivulle ja säästää aikaa, sillä yksittäisten viestien tasolla tarvittava edestakainen työ vähenee.

Selkeän sosiaalisen median strategian avulla voit myös ymmärtää, onko hyväksymisprosessisi linjassa tavoitteidesi kanssa. Jos strategiaasi kuuluu esimerkiksi olla trendiaiheiden kärjessä, sinun on määriteltävä sidosryhmien määrä ja niiden aikataulut asianmukaisesti.

Vaihe 2: Määrittele tiimin ja sidosryhmien roolit ja vastuut.

Yli 20 prosentilla keskisuurten yritysten SMMExpert-asiakkaista on useita sosiaalista mediaa käyttäviä tiimejä. Tehokkaan sosiaalisen median prosessin luomiseksi on selvitettävä kaikki sosiaalista mediaa käyttävät henkilöt ja tiimit sekä se, kuka osallistuu kunkin tiimin hyväksymiseen.

Se, miltä tämä näyttää, riippuu sinusta. Ehkä jokaisella tiimillä on omat kanavansa ja omat hyväksymisprosessinsa. Tai ehkä muutama ylempi sidosryhmä valvoo kaikkea brändisi sosiaalista sisältöä.

Tärkeintä on saada tämä kaikki kirjattua.

Sinun pitäisi esimerkiksi tallentaa:

• Kuka luo ja aikatauluttaa sosiaalisen median sisältöä?
• Kuka muokkaa sisältöä laadun ylläpitämiseksi?
• Kuka hyväksyy ja julkaisee sisältöä?

Keskikokoisessa yrityksessä sosiaalisen median sisällön hyväksymisprosessi voi sisältää seuraavat roolit:

• Sisällöntuottajat: Kirjoittajat, suunnittelijat, videoeditoijat ja kaikki muut, jotka osallistuvat sisällön tuottamiseen ja aikatauluttamiseen.
• Sisällöntoimittajat jotka muokkaavat sisältöä kielen, tyylin ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi sosiaalisen median tileillä.
• Sosiaalisen median vastuuhenkilöt jotka hyväksyvät sisällön ja varmistavat, että julkaisuaikataulu on linjassa brändin yleisen strategian ja parhaiden julkaisuajankohtien kanssa.

Tässä asetelmassa haluat todennäköisesti, että toimittajalla ja sosiaalisen median johtajalla on paremmat oikeudet sosiaalisen median hyväksymisprosessiin ja työkaluihin kuin sisällöntuottajilla.

Esimerkiksi SMMExpertissä voit hallita ja rajoittaa käyttöoikeusasetuksia. Voit rajoittaa sisällöntuottajien käyttöoikeuksia niin, että vain toimittajat ja johtajat voivat julkaista sisältöä. Näin sisältö ei pääse vahingossa julkisuuteen ennen kuin se on hyväksytty.

Vaihe 3: Luo sosiaalisen median tyyliopas

Millaista sisältöä brändisi julkaisee? Käytätkö brittiläistä vai amerikkalaista kirjoitusasua vai jotain muuta kieltä? Onko brändisi sävy leikkisä ja hauska vai informatiivinen ja vakava? Miten suhtaudut hashtageihin ja hymiöihin?

Nämä kaikki on otettava huomioon, jotta voit varmistaa, että brändisi sosiaalisen median sisältö on johdonmukaista, laadukasta ja aina brändin mukaista.

Varmista, että yritykselläsi on tyyliopas. Tämä on yksityiskohtainen asiakirja, jossa hahmotellaan, miltä sosiaalisen median tulisi näyttää ja tuntua. Siihen voi sisältyä kaikkea sävyistä ja kirjoitustyylistä brändin väreihin, valokuvien käyttöön ja fontteihin.

Kun kaikki markkinointitiimin jäsenet työskentelevät vankan tyylioppaan pohjalta, hyväksynnät ovat paljon helpompia. Sisällöntuottajat käyttävät asiakirjaa työnsä ohjaamiseen. Samalla toimittajat ja esimiehet voivat viitata asiakirjaan varmistaakseen, että brändin standardit ja ohjeet täyttyvät.

Vaihe 4: Rakenna sisältökirjasto

Sisältökirjasto on olemassa oleva hyväksyttyjen sosiaalisten resurssien varasto, joka voi sisältää grafiikkaa, malleja ja muita resursseja, joita sisällön kehittäjät voivat käyttää uusia viestejä luodessaan.

Hyväksymisprosessi helpottuu huomattavasti, kun aloitat valmiiksi hyväksytystä kirjastosta. Ylemmät sidosryhmät voivat olla varmoja siitä, että monet elementit on hyväksytty jo ennen kuin viestiä on edes luotu.

Vaihe 5: Aseta aikataulut ja määräajat.

Sosiaalisen median hyväksymisprosessi on sidottava aikatauluun, joka antaa kaikille riittävästi aikaa suorittaa oma osuutensa prosessista.

Aloita määrittelemällä, kuinka kauan sisällöntuottajiltasi kestää keskimäärin tuottaa tietty määrä viestejä. Määrittele sitten, kuinka kauan kestää sisällön muokkaaminen, aikatauluttaminen ja hyväksyminen.

Laadi sitten aikataulu, joka on järkevä kaikille, jotta vältät viime hetken paniikin tai sisällön pullonkaulojen syntymisen.

Aseta myös säännölliset määräajat ja aikataulu, joka pitää kaikki vastuullisina siitä, että toimitukset tehdään ajallaan.

Jatkuva sosiaalisen median hyväksymisprosessi voi esimerkiksi sisältää:

• Luojat toimittavat laadittua sisältöä joka kuukauden 15. päivään mennessä.
• Toimittajat toimittavat viimeistellyn sisällön joka kuukauden 20. päivään mennessä.
• Johtajat suunnittelevat muokattua, laadukasta sisältöä seuraavaa kuukautta varten ennen kuluvan kuukauden loppua.

Tämä aikajana toimii tietysti vain ikivihreälle sisällölle tai sisällölle, joka ei ole poikkeuksellisen ajankohtaista. Sinun on ehkä luotava toinen joukko määräaikoja tai aikajanoja, joiden avulla brändisi voi reagoida sosiaalisiin trendeihin sitä mukaa kuin niitä tapahtuu.

Bonus: Saat ilmaisen, muokattavan sosiaalisen median tyylioppaan mallin. voit helposti varmistaa, että ulkoasu, tunnelma, ääni ja sävy ovat yhdenmukaiset kaikissa sosiaalisissa kanavissasi.

Vaihe 6: Määritä työnkulku ja ilmoitukset

Sosiaalisen median hyväksymisprosessi on työnkulku, jossa sisältö siirtyy henkilöltä toiselle, kunnes se lopulta julkaistaan. Olet jo määritellyt kaikkien roolit ja määräajat. Nyt on aika käyttää näitä tietoja työnkulun ja ilmoitusten määrittämiseen.

Ihannetapauksessa työnkulun pitäisi automaattisesti siirtää sisältöä henkilöltä toiselle ja ilmoittaa kullekin, kun on hänen vuoronsa ryhtyä työhön. Pitämällä kaikki yhdessä järjestelmässä varmistetaan, että kaikki tietävät, missä vaiheessa hyväksymisprosessi on. Näin varmistetaan myös, että vain yksi henkilö tekee muutoksia sisältöön kerrallaan.

Miten varmistat, että kaikki saavat ilmoituksen, kun on heidän vuoronsa? Voit käyttää sähköpostia, Slack-ilmoituksia tai muita projektinhallintatyökaluja.

On kuitenkin syytä mainita, että käyttämällä SMMExpertiä sosiaalisen median hyväksyntätyökaluna voit määrittää työnkulun ja hälytykset, jotta et koskaan missaa viestiä tai annettua tehtävää.

SMMExpertin avulla kaikki voivat työskennellä samalla alustalla. Toimittajat ja johtajat voivat palauttaa sisällön takaisin sisällöntuottajille muutoksia varten tai tehdä itse pieniä muutoksia ennen asioiden eteenpäin viemistä. Työntekijät voivat seurata, milloin heidän panostaan tarvitaan ja milloin heidän tehtävänsä on suoritettu.

Kun suunnittelet työnkulkuasi, on hyvä ottaa mukaan työkaluja ja sovelluksia, jotka voivat helpottaa sisällön luomista ja tunnistaa sisällön ongelmat.

Joitakin hyviä työkaluja, joita kannattaa harkita työnkulkuun:

• Grammarly tukee oikeinkirjoituksen, kieliopin ja kirjoituksen selkeyden kanssa.
• Visme suunnittelutukea varten.
• Pictographr valokuvien muokkaustukea varten.

SMMExpertissä on myös sisäänrakennettu oikeinkirjoituksen tarkistus ja kuvankäsittelytyökalut.

Vaihe 7: Seuraa ja tarkista tarvittaessa

Kokeile sosiaalisen median hyväksymisprosessia jonkin aikaa ja katso, miten se toimii tiimissäsi. Kerää sitten kaikki yhteen keskustelemaan mahdollisista ongelmista tai siitä, missä asioissa voisi olla parantamisen varaa.

Tavoitteena on aina tehdä tiimin elämästä helpompaa, ei vaikeampaa. Jos prosessista tulee hankala, se ei toimi. Pyydä tiimin jäseniltä säännöllistä palautetta, jotta kaikki tuntevat olevansa arvostettuja ja mukana.

4 hyötyä sosiaalisen median hyväksymisprosessin luomisesta

Olet luultavasti jo koonut joitakin sosiaalisen median prosessin luomisen etuja. Haluamme kuitenkin mainita muutaman nimenomaisesti.

1. Varmista, että sisältö on yhdenmukainen brändisi äänen ja strategian kanssa.

Puhuimme aiemmin sosiaalisen median tyylioppaan laatimisesta, joka auttaa ohjaamaan sisältöä ja hyväksymisprosessia. Se on hyvä tapa pitää sisältö brändin mukaisena.

Mikään ei kuitenkaan voita tiimisi yhdistettyä asiantuntemusta. Prosessin avulla varmistetaan, että jokainen voi tuoda oman erityisasiantuntemuksensa sekä ydintaitojensa että brändin historian ja tyylin tuntemuksen osalta.

Kun otat käyttöön tarkastusprosessin, sinulla on myös parhaat mahdollisuudet havaita mahdolliset virheet ennen kuin sisältö siirtyy verkkoon. Parhaimmiltakin toimittajilta jää joskus huomaamatta rikkinäinen linkki tai puuttuva pilkku. Jos useampi henkilö on kannella, on enemmän mahdollisuuksia saada kaikki oikein.

2. Vältä salasanojen jakamista ja hallitse pääsyä.

Salasanojen jakaminen sekä tiimien sisällä että ulkopuolisten konsulttien ja alihankkijoiden kanssa on turvallisuuspainajainen.

Sosiaalisen median hyväksymisprosessi yhdistettynä hyviin sosiaalisen median hallintatyökaluihin mahdollistaa sen, että kaikki voivat tehdä työnsä samassa järjestelmässä ilman, että heidän tarvitsee jakaa salasanoja.

Hyväksymisprosessin avulla voit myös hallita kunkin tiimin jäsenen käyttöoikeuksia. Haluat, että useat ihmiset voivat luoda sisältöä, mutta vain muutamalla on todennäköisesti hyväksymisoikeudet.

Hyväksymisprosessityökalujen avulla voit myös poistaa henkilön prosessista, jos hän jättää tiimisi tai organisaatiosi, joten et joudu koskaan alttiiksi tarpeettomalle ulkoiselle riskille.

3. Tehokkaampi yhteistyö

Koko tiimin - ja useiden sidosryhmien - jatkuva kierrättäminen voi olla rasittavaa. Sähköpostin välityksellä tai asiakirjojen kiertely häiritsee tehokkuutta, hidastaa työnkulkua ja voi vaikuttaa sosiaalisen median sisältökalenteriisi. Hyväksyntätyönkulku virtaviivaistaa prosessia ja lisää tuottavuutta.

Esimerkiksi eräs kiinteistöalan globaalin markkinoinnin projektipäällikkö kertoi Forrester Consultingille haasteista, joita työskentely ilman hyväksyntätyökalua aiheuttaa:

"Kun työntekijät halusivat julkaista viestejä, heidän oli lähetettävä omaisuutensa sähköpostitse, ja sen jälkeen oli monivaiheinen prosessi, jossa joku julkaisi viestit heidän puolestaan tai kävi tarkistamassa lähetetyn sisällön jälkikäteen heidän puolestaan."

Kun kaikki tiedot pidetään yhdellä alustalla luomista, tarkistamista ja lähettämistä varten, se on paljon tehokkaampaa. Kun erityisiä pyyntöjä ilmenee, työntekijät tietävät, kuka on vastuussa prosessin kustakin vaiheesta. Tämä tarkoittaa, että työntekijät voivat tehdä yhteistyötä suoraan ja tehokkaasti.

Lisäksi hyväksyntätyönkulku auttaa työntekijöitä pysymään aikataulussa. Se estää sisällön kasaantumisen, unohtumisen tai julkaisematta jäämisen. Ilmoitukset pitävät kaikki tietoisena siitä, mikä tarvitsee heidän huomionsa.

SMMExpertin teettämässä Forresterin raportissa todettiin, että sosiaalisen median hyväksymisprosessien hallinnan tehostaminen voisi johtaa siihen, että säästää 495 000 dollaria ajassa ja vaivassa. Se on paljon aikaa ja vaivaa.

Lähde: Forrester Consulting, Pk-yritysasiantuntijan kokonaistaloudellinen vaikutus™.

4. Pidä yllä versionhallintaa ja muokkausjälkeä.

Tiedostojen lähettäminen sähköpostitse voi johtaa siihen, että eri sidosryhmät antavat palautetta eri versioina. Joku saattaa tarkastella tiedostoa, joka on jo vanhentunut. Tai jonkun on kerättävä palautetta useilta sidosryhmiltä ja koottava se yhteen asiakirjaan.

Se ei ole hyvä ajankäyttö, ja lisäksi se aiheuttaa riskin, että väärä versio pääsee läpi hyväksymisprosessista tai jopa julkaistaan.

Sosiaalisen median hyväksymisprosessi tarjoaa myös muokkausjäljen, joten voit nähdä, kuka on muuttanut mitä ja milloin. Tämä on hyvä koulutuslähde kaikille sisällön luomiseen osallistuville.

3 sosiaalisen median hyväksyntätyökalua

Seuraavassa on muutamia suosikkityökalujamme, joiden avulla voit rakentaa sosiaalisen median hyväksymisprosessin ja työnkulun.

1. SMMExpert

Olet jo nähnyt, miten SMMExpert voi auttaa sosiaalisen median hyväksymisprosessissa.

SMMExpertin käyttäminen tarkoittaa, että työnkulun kaikki osat voivat tapahtua samalla alustalla. Sisältöä voidaan laatia, muokata ja hyväksyä SMMExpertin kojelaudalla.

Näin tiimisi ylemmät toimihenkilöt voivat käyttää SMMExpertiä sosiaalisen median tekijöiden laatimien julkaisujen hyväksymiseen:

Nämä huipputason hyväksyntäominaisuudet ovat käytettävissä SMMExpert Business- ja Enterprise-paketeissa.

Pienemmille tiimeille suunniteltu Team Plan sisältää myös paljon toimintoja, jotka ovat hyödyllisiä sosiaalisen median hyväksyntätyönkulun ylläpitämisessä.

Tiimin vanhemmat jäsenet voivat hallita tiimin käyttöoikeuksia ja rooleja sekä määrittää viestejä ja kommentteja tietyille tiimin jäsenille.

2. Slack

Slack on tehokas viestialusta, joka auttaa tiimejä tekemään yhteistyötä. SMMExpertin Slack-sovelluksen avulla voit jakaa sosiaalisen median viestejä suoraan Slackiin poistumatta SMMExpertistä, jotta viestejä voidaan siirtää sujuvasti tiimien välillä.

3. Trello

Tämä työkalu auttaa pitämään tiimit järjestyksessä. Järjestä tehtävät ja värikoodaa ne Trellon korteille ja tauluille. Osoita tehtävät tiimin jäsenelle ja merkitse tehtäväsi valmiiksi, kun tehtäväsi on valmis. Ja "mainitse"-ominaisuuden avulla tiedät, että tiimin jäsen saa ilmoituksen, kun prosessi etenee.

Vedä ja pudota -toiminto tekee Trellosta käyttäjäystävällisen. Se visualisoi työnkulun prosessin, ja koko tiimi voi olla ajan tasalla, kun hyväksynnät etenevät.

Rakenna voittava sosiaalisen median markkinointistrategia vähemmällä ajalla ja vaivalla. Käytä SMMExpertin sosiaalisen median hyväksymisominaisuuksia varmistaaksesi, ettei yksikään postauksesi jää tekemättä. Jaa työt tiimitovereillesi, saa ilmoituksia, kun sisältöä on muokattava, ja anna palautetta toisillesi - kaikki yhdeltä kojelaudalta. Kokeile sitä ilmaiseksi jo tänään.

Aloita

Tee se paremmin SMMExpert ... kaikki yhdessä sosiaalisen median työkalu. Pysy ajan tasalla, kasva ja päihitä kilpailijasi.