Svakom timu društvenih medija sa više od jedne osobe potreban je proces odobravanja društvenih medija.

Procesi odobravanja sadržaja nisu jedinstveni za društvene medije. Na primjer, vjerovatno već imate uspostavljen proces odobrenja za svoj blog ili svoju web stranicu. Ali neposrednost i doseg društvenih kanala čine tok rada za odobravanje još važnijim za vaše objave na društvenim mrežama.

Ovdje ćemo objasniti kako postaviti tok rada za odobravanje društvenih medija koji omogućava vašem timu da efikasno sarađujte, istovremeno osiguravajući da je vaš sadržaj čist, ispravan i na brendu .

Bonus: Nabavite besplatan, prilagodljiv predložak vodiča za stil društvenih medija kako biste lako osigurali dosljedan izgled, osjećaj, glas i ton na svim vašim društvenim kanalima.

Šta je proces odobravanja društvenih medija?

Proces odobravanja na društvenim mrežama je radni tok u kojem se sadržaj kreće od jedne zainteresirane strane do druge dok se konačno ne objavi.

Dobro osmišljen proces odobravanja definira sve korake uključene u vaše društvene mreže aktivnosti, od kreiranja sadržaja do objavljivanja na platformi društvenih medija. Takođe stvara jasan put za vaš sadržaj od osobe do osobe kroz vašu organizaciju. Dokumentira koji dionici se uključuju i kada. Konačno, precizira ko ima konačna ovlaštenja da odobri sadržaj za emitiranje uživo na kanalima društvenih medija vašeg brenda.

Prije nego što možete napisati svoju politiku, morate učinitidokument.

To nije dobra upotreba vremena. I stvara rizik da će pogrešna verzija proći kroz proces odobravanja, ili čak biti objavljena.

Proces odobravanja na društvenim mrežama također pruža trag za uređivanje, tako da možete vidjeti ko je šta promijenio i kada. Ovo je dobar edukativni resurs za sve koji su uključeni u kreiranje sadržaja.

3 alata za odobravanje društvenih medija

Ovo su neki od naših omiljenih alata koji će vam pomoći da izgradite svoj proces odobravanja i tok rada na društvenim mrežama.

1. SMMExpert

Već ste vidjeli kako SMMExpert može pomoći u procesu odobravanja društvenih medija.

Upotreba SMMExperta znači da se svaki dio procesa toka posla može odvijati na istoj platformi. Sadržaj se može sastavljati, uređivati ​​i odobravati sve na SMMExpert kontrolnoj tabli.

Evo kako viši zaposlenici vašeg tima mogu koristiti SMMExpert za odobravanje postova koje sastavljaju kreatori društvenih medija:

Ove funkcije odobravanja najvišeg nivoa dostupni su u SMMExpert poslovnim i poslovnim planovima.

Timski plan, dizajniran za manje timove, također uključuje puno funkcionalnosti koje su korisne za održavanje toka rada za odobravanje društvenih medija.

Stariji članovi tima može upravljati timskim pristupom i ulogama, te dodijeliti objave i komentare određenim članovima tima.

2. Slack

Slack je moćna platforma za razmjenu poruka koja pomaže timovima da sarađuju. Slack aplikacija za SMMExpert vam omogućava da dijelite društvene mrežemedijske objave direktno u Slack, bez napuštanja SMMExperta, kako bi se omogućio pojednostavljen prijenos poruka između timova.

3. Trello

Ovaj alat pomaže u održavanju organiziranosti timova. Organizirajte zadatke i označite ih bojama u Trellove kartice i ploče. Dodijelite zadatke članu tima i označite svoj zadatak kao dovršen kada zadatak završi. A sa funkcijom "spominjanja", znat ćete da je vaš član tima upozoren kako se proces odvija.

Funkcija prevuci i ispusti Trello čini jednostavnim za korištenje. Vizualizira proces toka posla, a cijeli tim može biti upoznat kako se odobravanja odvijaju.

Izgradite pobjedničku marketinšku strategiju na društvenim mrežama uz manje vremena i truda. Koristite SMMExpert-ove funkcije odobravanja društvenih medija kako biste bili sigurni da nijedan od vaših postova ne propadne. Dodijelite posao svojim saigračima, primajte obavještenja kada sadržaj treba urediti i pružite povratne informacije jedni drugima — sve s jedne kontrolne table. Isprobajte besplatno danas.

Započnite

Učinite to bolje uz SMMExpert , sve u jednom alatu za društvene medije. Ostanite u toku sa stvarima, razvijajte se i pobijedite konkurenciju.

Kako kreirati proces odobravanja društvenih medija

Korak 1 : Definirajte svoju strategiju na društvenim mrežama

Ako ste redovni čitalac SMMExpert bloga, znat ćete da mnogo pričamo o strategiji. Čvrsto vjerujemo u planiranje i postavljanje ciljeva. Bez znanja kuda želite ići, malo je vjerovatno da ćete tamo stići.

Zašto vam je potrebna društvena strategija prije nego što možete postaviti svoj proces odobravanja?

Jasna strategija to olakšava za kreatore sadržaja (grafički dizajneri i trgovci sadržaja) da proizvode sadržaj koji je u skladu s onim što stariji dionici očekuju da vide. Dovodi sve na istu stranicu i štedi vrijeme, smanjujući količinu potrebnog na pojedinačnoj razini objave.

Jasna strategija društvenih medija također vam omogućava da shvatite da li je vaš proces odobravanja usklađen s vašim ciljevima . Na primjer, ako vaša strategija uključuje da budete na vodećim temama u trendu, morat ćete na odgovarajući način postaviti broj dionika i njihove vremenske rokove.

Korak 2: Definirajte uloge i odgovornosti tima i dionika

Više od 20% SMMExpert kupaca srednjeg tržišta ima više timova koji koriste društvene mreže. Da biste kreirali efikasan proces društvenih medija, morate razjasniti sve ljude i timove koji koriste društvene mreže i koji su uključeni u odobrenja zasvaki.

Kako ovo izgleda zavisi od vas. Možda svaki tim ima svoje kanale i svoje procese odobravanja. Ili je možda nekoliko viših dionika čuvari svih društvenih sadržaja za vaš brend.

Važno je da se sve ovo zabilježi.

Na primjer, trebali biste zabilježiti:

• Ko kreira i planira sadržaj na društvenim mrežama?
• Ko uređuje sadržaj da bi se održao kvalitet?
• Ko odobrava i objavljuje sadržaj?

U srednja kompanija, proces odobravanja sadržaja na društvenim mrežama može uključivati ​​sljedeće uloge:

• Kreatori sadržaja: pisci, dizajneri, montažeri videa i svi drugi uključeni u produkciju i zakazivanje sadržaja.
• Uređivači sadržaja koji uređuju sadržaj radi jezika, stila i konzistentnosti na računima društvenih medija.
• Menadžeri društvenih medija koji odobravaju sadržaj i osigurajte da je raspored objavljivanja u skladu s ukupnom strategijom brenda i najboljim vremenima za objavljivanje.

U ovoj postavci, vjerovatno biste željeli da urednik i menadžer društvenih medija imaju veći pristup od kreatora sadržaja u vaše društvene mreže pribl ovalni proces i alati.

Na primjer, u SMMExpertu možete kontrolirati i ograničiti postavke dozvola. Možete ograničiti pristup kreatorima sadržaja tako da samo urednici i menadžeri mogu objavljivati ​​sadržaj. Ovo eliminiše sadržaj koji slučajno ide uživo prije nego što bude odobren.

3. korak: KreirajteVodič za stil društvenih medija

Kakvu vrstu sadržaja objavljuje vaš brend? Koristite li britanski pravopis ili američki? Ili sasvim drugi jezik? Da li je ton vašeg brenda razigran i zabavan? Ili informativno i ozbiljno? Kakav je vaš stav o hashtagovima i emoji simbolima?

Sve ovo treba uzeti u obzir kako biste osigurali da je sadržaj na društvenim mrežama vašeg brenda dosljedan, visokog kvaliteta i uvijek na brendu.

Provjerite da li je vaša kompanija kreirala stilski vodič. Ovo je detaljan dokument koji opisuje kako bi vaši društveni mediji trebali izgledati i osjećati se. Može uključivati ​​sve, od tona i stila pisanja do boja brendiranja, upotrebe fotografija i fonta.

Kada svi u marketinškom timu rade na osnovu čvrstog vodiča za stil, odobrenja su mnogo lakša. Kreatori sadržaja koriste dokument da usmjeravaju svoj rad. U međuvremenu, urednici i menadžeri mogu se pozvati na dokument kako bi osigurali da su standardi i smjernice brenda ispunjeni.

Korak 4: Izgradite biblioteku sadržaja

Biblioteka sadržaja je postojeći skup odobrenih društvenih sredstava. Ovo može uključivati ​​grafiku, predloške i druge resurse koje će vaši programeri sadržaja koristiti kada kreiraju nove objave.

Početak sa sredstvima iz unaprijed odobrene biblioteke čini vaš proces odobravanja znatno lakšim. Viši dionici mogu biti sigurni da su mnogi elementi odobreni prije nego što je objava uopće kreirana.

Korak 5: Postavite vremenske okvire i rokove

Vaše odobrenje na društvenim mrežamaproces bi trebao biti vezan za vremenski okvir koji svakome omogućava dovoljno vremena da dovrši svoj dio procesa.

Počnite tako što ćete odrediti koliko dugo, u prosjeku, treba vašim kreatorima sadržaja da proizvedu određeni broj postova. Zatim odredite koliko je vremena potrebno za uređivanje tog sadržaja, zakažite ga i dajte odobrenje.

Zatim, radite unatrag da postavite vremenski okvir koji ima smisla za sve. Ovo će pomoći da se izbjegne panika ili usko grlo u posljednjem trenutku.

Također postavite redovne rokove i raspored koji osigurava da svi budu odgovorni za isporuku na vrijeme.

Na primjer, tekući proces odobravanja društvenih medija može uključuje:

• Kreatori koji isporučuju nacrt sadržaja do 15. u mjesecu.
• Urednici isporučuju finalizirani sadržaj do 20. u mjesecu.
• Menadžeri planiraju uređeno, kvalitetno sadržaj za sljedeći mjesec prije kraja tekućeg mjeseca.

Naravno, ova vremenska linija funkcionira samo za evergreen sadržaj, ili sadržaj koji nije izuzetno pravovremen. Možda ćete morati da kreirate drugi set rokova ili vremenskih okvira koji omogućavaju vašem brendu da odgovori na društvene trendove kako se dešavaju.

Bonus: Nabavite besplatan, prilagodljiv predložak vodiča za stil društvenih medija da lako osigurate dosljedan izgled, osjećaj, glas i ton na svim vašim društvenim kanalima.

Korak 6: Definirajte svoj tok posla i obavještenja

Vaše društvene mrežeProces odobravanja je radni tok u kojem se sadržaj kreće od jedne osobe do druge dok se konačno ne objavi. Već ste definisali svačije uloge i rokove. Sada je vrijeme da iskoristite te informacije za postavljanje toka posla i obavještenja.

U idealnom slučaju, vaš tok posla bi trebao automatski prebacivati ​​sadržaj s jedne osobe na drugu, obavještavajući svaku osobu kada je njihov red da krene na posao. Čuvanje svega u jednom sistemu osigurava da svi znaju gdje se sve nalazi u procesu odobravanja. Također osigurava da samo jedna osoba mijenja sadržaj u isto vrijeme.

Pa, kako se pobrinuti da svi budu obaviješteni kada dođu na red? Možete koristiti e-poštu, Slack obavijesti ili druge alate za upravljanje projektima.

Ali vjerojatno bismo trebali spomenuti da korištenje SMMExpert-a kao vašeg alata za odobravanje društvenih medija omogućava vam postavljanje toka rada i upozorenja tako da nikada ne propustite poruku ili dodijeljenu poruku zadatak.

SMMExpert također omogućava svima da rade na istoj platformi. Urednici i menadžeri mogu vratiti sadržaj kreatorima sadržaja radi izmjena ili sami napraviti manje izmjene prije nego što krenu naprijed. Zaposlenici mogu pratiti kada je njihov unos potreban i kada je njihov zadatak završen.

Kada dizajnirate svoj tok posla, dobra je ideja ugraditi alate i aplikacije koje mogu pomoći u lakšem kreiranju sadržaja i identificiranju problema sa sadržajem .

Neki sjajni alati za razmatranjetok rada su:

• Gramatički za podršku pravopisu, gramatici i jasnoći pisanja.
• Visme za podršku dizajnu.
• Pictographr za podršku za uređivanje fotografija.

SMMExpert također ima ugrađene alate za provjeru pravopisa i za uređivanje slika.

Korak 7: Nadgledajte i revidirajte po potrebi

Probajte neko vrijeme svoj proces odobravanja na društvenim mrežama i vidite kako to funkcionira za vaš tim. Zatim okupite sve zajedno kako biste razgovarali o bilo kakvim problemima ili gdje bi moglo biti mjesta za poboljšanja.

Cilj je uvijek olakšati život timu, a ne težiti. Ako proces postane težak, neće raditi. Tražite redovne povratne informacije od članova tima kako bi se svi osjećali cijenjenima i uključenima.

4 prednosti kreiranja procesa odobravanja društvenih medija

Vjerovatno ste već prikupili neke od prednosti kreiranja procesa društvenih medija . Ali postoji nekoliko koje želimo eksplicitno nazvati.

1. Osigurajte da je sadržaj u skladu s glasom i strategijom vašeg brenda

Ranije smo razgovarali o kreiranju vodiča za stil društvenih medija koji će vam pomoći u vođenju vašeg sadržaja i procesa odobravanja. To je dobar način da pomognete da vaš sadržaj ostane u brendu.

Ali ništa nije bolje od kombinirane stručnosti vašeg tima. Rad kroz proces osigurava da svako može doprinijeti svojom specifičnom stručnošću, kako u oblasti svojih osnovnih vještina tako iu svom poznavanju istorije i stila brenda.

Postavljanje procesa provjeratakođer vam daje najbolju priliku da uhvatite sve greške prije nego što sadržaj bude objavljen. Čak i najbolji urednici ponekad propuste pokvarenu vezu ili zarez. Više ruku na palubi znači i više šansi da se sve ispravi.

2. Izbjegavajte dijeljenje lozinke i kontrolirajte pristup

Dijeljenje lozinke, kako unutar timova tako i sa vanjskim konsultantima i izvođačima, je sigurnosna noćna mora.

Proces odobravanja društvenih medija u kombinaciji s dobrim alatima za upravljanje društvenim medijima omogućava svima da završe svoj posao u okviru istog sistema bez potrebe za dijeljenjem lozinki.

Proces odobravanja bi također trebao omogućiti kontrolu nad stepenom pristupa koji svaki član tima ima. Želite da više ljudi može kreirati sadržaj, ali vjerovatno da samo nekolicina ima dozvole za odobrenje.

Alati za proces odobravanja vam također omogućavaju da uklonite nekoga iz procesa ako napusti vaš tim ili vašu organizaciju, tako da nikada niste izloženi nepotrebnom vanjskom riziku.

3. Sarađujte efikasnije

Stalno petljanje u cijelom vašem timu — s više dionika — može biti opterećujuće. Ako to radite putem e-pošte ili prosljeđivanje dokumenata unaokolo, ometa efikasnost, usporava radni tok i može utjecati na vaš kalendar sadržaja društvenih medija. Radni tok odobravanja pojednostavljuje proces i povećava produktivnost.

Na primjer, menadžer globalnog marketing projekta u industriji nekretnina rekao je za Forrester Consulting oizazovi rada bez alata za radni tok za odobravanje:

“Kada su zaposleni hteli da objavljuju, morali su da pošalju svoja sredstva e-poštom, a onda je to bio proces u više koraka kada je neko objavljivao u njihovo ime ili se vraćao da pregleda naknadno objavljen sadržaj u njihovo ime.”

Čuvanje svega na jednoj platformi za kreiranje, pregled i objavljivanje je mnogo efikasnije. Kada se pojave specifični zahtjevi, zaposleni znaju ko je odgovoran za svaki korak procesa. To znači da zaposleni mogu sarađivati ​​direktno i efikasno.

Osim toga, radni tok odobrenja pomaže zaposlenima da se pridržavaju rasporeda. Sprečava stvaranje sadržaja, zaboravljanje ili neobjavljivanje. Obavještenja drže sve svjesne onoga na šta treba obratiti pažnju.

Forresterov izvještaj koji je naručio SMMExpert otkrio je da poboljšana efikasnost u upravljanju procesima odobravanja društvenih medija može uštedjeti 495.000 USD u vremenu i trudu tokom tri godine. To je puno vremena i truda.

Izvor: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™ SMMExperta

4. Održavanje kontrole verzija i traga za uređivanje

Slanje datoteka e-poštom može rezultirati povratnim informacijama od različitih dionika u različitim verzijama. Neko možda pregledava fajl koji je već zastario. Ili će neko možda morati prikupiti povratne informacije od više dionika i sastaviti ih u jednu