Setiap tim media sosial yang terdiri lebih dari satu orang membutuhkan proses persetujuan media sosial.

Proses persetujuan konten tidak unik untuk media sosial. Misalnya, Anda mungkin sudah memiliki proses persetujuan untuk blog atau situs web Anda. Tetapi kesegeraan dan jangkauan saluran sosial membuat alur kerja persetujuan menjadi lebih penting untuk postingan sosial Anda.

Di sini, kami akan menjelaskan cara menyiapkan alur kerja persetujuan media sosial yang memungkinkan tim Anda untuk berkolaborasi secara efisien sambil memastikan konten Anda bersih, benar, dan sesuai merek .

Bonus: Dapatkan templat panduan gaya media sosial gratis yang dapat disesuaikan untuk dengan mudah memastikan tampilan, nuansa, suara, dan nada yang konsisten di semua saluran sosial Anda.

Apa yang dimaksud dengan proses persetujuan media sosial?

Proses persetujuan media sosial adalah alur kerja di mana konten berpindah dari satu pemangku kepentingan ke pemangku kepentingan lainnya sampai akhirnya diposting.

Proses persetujuan yang dirancang dengan baik mendefinisikan semua langkah yang terlibat dalam aktivitas media sosial Anda, mulai dari pembuatan konten hingga posting di platform media sosial. Ini juga menciptakan jalur yang jelas untuk konten Anda dari orang ke orang melalui organisasi Anda. Ini mendokumentasikan pemangku kepentingan mana yang terlibat dan kapan. Akhirnya, ini menentukan siapa yang memiliki otoritas akhir untuk menyetujui konten untuk ditayangkan di media sosial Anda.saluran media sosial merek.

Sebelum Anda dapat menulis kebijakan Anda, Anda perlu melakukan beberapa persiapan. Berikut ini semua alat dan detail yang perlu Anda miliki untuk memulai:

Cara membuat proses persetujuan media sosial

Langkah 1: Tentukan strategi media sosial Anda

Jika Anda adalah pembaca reguler blog SMMExpert, Anda akan tahu bahwa kami banyak berbicara tentang strategi. Kami sangat percaya pada perencanaan dan penetapan tujuan. Tanpa mengetahui ke mana Anda ingin pergi, Anda tidak mungkin sampai di sana.

Mengapa Anda memerlukan strategi sosial sebelum Anda dapat mengatur proses persetujuan Anda?

Strategi yang jelas memudahkan pembuat konten (desainer grafis dan pemasar konten) untuk menghasilkan konten yang selaras dengan apa yang diharapkan oleh para pemangku kepentingan senior. Hal ini membuat semua orang berada pada halaman yang sama dan menghemat waktu, mengurangi jumlah bolak-balik yang diperlukan pada tingkat posting individu.

Strategi media sosial yang jelas juga memungkinkan Anda untuk memahami apakah proses persetujuan Anda selaras dengan tujuan Anda. Misalnya, jika strategi Anda melibatkan berada di ujung tombak topik yang sedang tren, Anda harus mengatur jumlah pemangku kepentingan dan jadwal mereka dengan tepat.

Langkah 2: Tentukan peran dan tanggung jawab tim dan pemangku kepentingan

Lebih dari 20% pelanggan SMMExpert pasar menengah memiliki banyak tim yang menggunakan media sosial. Untuk membuat proses media sosial yang efektif, Anda perlu mengklarifikasi semua orang dan tim yang menggunakan media sosial, dan siapa yang terlibat dalam persetujuan untuk masing-masing tim.

Mungkin setiap tim memiliki salurannya sendiri dan proses persetujuannya sendiri. Atau mungkin beberapa pemangku kepentingan senior adalah penjaga gerbang untuk semua konten sosial untuk merek Anda.

Yang penting adalah mencatat semua ini.

Misalnya, Anda harus merekam:

• Siapa yang membuat dan menjadwalkan konten media sosial?
• Siapa yang mengedit konten untuk mempertahankan kualitas?
• Siapa yang menyetujui dan menerbitkan konten?

Di perusahaan menengah, proses persetujuan konten media sosial mungkin mencakup peran-peran berikut ini:

• Pembuat konten: Penulis, desainer, editor video, dan siapa pun yang terlibat dalam memproduksi dan menjadwalkan konten.
• Editor konten yang mengedit konten untuk bahasa, gaya, dan konsistensi di seluruh akun media sosial.
• Manajer media sosial yang menyetujui konten dan memastikan jadwal penerbitan selaras dengan strategi keseluruhan merek dan waktu terbaik untuk memposting.

Dalam pengaturan ini, Anda mungkin ingin editor dan manajer media sosial memiliki akses yang lebih besar daripada kreator konten dalam proses dan alat bantu persetujuan media sosial Anda.

Misalnya, di SMMExpert, Anda dapat mengontrol dan membatasi pengaturan izin. Anda dapat membatasi akses pembuat konten sehingga hanya editor dan manajer yang dapat mempublikasikan konten. Hal ini menghilangkan konten yang secara tidak sengaja ditayangkan sebelum disetujui.

Langkah 3: Buat panduan gaya media sosial

Konten seperti apa yang diposting oleh merek Anda? Apakah Anda menggunakan ejaan Inggris atau Amerika? Atau bahasa lain sama sekali? Apakah nada merek Anda menyenangkan dan menyenangkan? Atau informatif dan serius? Apa sikap Anda terhadap hashtag dan emoji?

Ini semua adalah hal yang perlu dipertimbangkan untuk memastikan konten media sosial merek Anda konsisten, berkualitas tinggi, dan selalu sesuai merek.

Pastikan perusahaan Anda telah membuat panduan gaya. Ini adalah dokumen terperinci yang menguraikan bagaimana media sosial Anda harus terlihat dan terasa. Ini bisa mencakup segala sesuatu mulai dari nada dan gaya penulisan hingga warna branding, penggunaan foto, dan font.

Ketika semua orang di tim pemasaran bekerja dari panduan gaya yang solid, persetujuan jauh lebih mudah. Pembuat konten menggunakan dokumen untuk memandu pekerjaan mereka. Sementara itu, editor dan manajer dapat merujuk ke dokumen untuk memastikan standar dan pedoman merek terpenuhi.

Langkah 4: Bangun perpustakaan konten

Pustaka konten adalah kumpulan aset sosial yang telah disetujui. Ini dapat mencakup grafik, templat, dan sumber daya lain untuk digunakan pengembang konten Anda saat mereka membuat postingan baru.

Memulai dengan aset dari pustaka yang telah disetujui sebelumnya membuat proses persetujuan Anda jauh lebih mudah. Pemangku kepentingan senior dapat yakin bahwa banyak elemen yang telah disetujui bahkan sebelum postingan dibuat.

Langkah 5: Tetapkan jadwal dan tenggat waktu

Proses persetujuan media sosial Anda harus dikaitkan dengan timeline yang memungkinkan setiap orang memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan bagian proses mereka.

Mulailah dengan menentukan berapa lama, rata-rata, yang dibutuhkan pembuat konten Anda untuk menghasilkan sejumlah postingan. Selanjutnya, tentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengedit konten itu, menjadwalkannya, dan menyetujuinya.

Kemudian, bekerja mundur untuk mengatur timeline yang masuk akal bagi semua orang. Ini akan membantu menghindari kepanikan di menit-menit terakhir atau kemacetan konten.

Juga tetapkan tenggat waktu reguler dan jadwal yang membuat semua orang bertanggung jawab untuk memberikan hasil tepat waktu.

Misalnya, proses persetujuan media sosial yang sedang berlangsung mungkin melibatkan:

• Kreator mengirimkan konten yang telah disusun pada tanggal 15 setiap bulannya.
• Editor mengirimkan konten yang sudah difinalisasi paling lambat tanggal 20 setiap bulannya.
• Manajer menjadwalkan konten yang diedit dan berkualitas untuk bulan berikutnya sebelum akhir bulan berjalan.

Tentu saja, garis waktu ini hanya berfungsi untuk konten yang selalu hijau, atau konten yang tidak terlalu tepat waktu. Anda mungkin perlu membuat serangkaian tenggat waktu atau garis waktu kedua yang memungkinkan merek Anda merespons tren sosial saat terjadi.

Bonus: Dapatkan templat panduan gaya media sosial gratis yang dapat disesuaikan untuk dengan mudah memastikan tampilan, nuansa, suara, dan nada yang konsisten di semua saluran sosial Anda.

Langkah 6: Tentukan alur kerja dan notifikasi Anda

Proses persetujuan media sosial Anda adalah alur kerja di mana konten berpindah dari satu orang ke orang lain hingga akhirnya diposting. Anda telah menentukan peran dan tenggat waktu setiap orang. Sekarang saatnya menggunakan informasi tersebut untuk mengatur alur kerja dan notifikasi.

Idealnya, alur kerja Anda harus secara otomatis menabrak konten dari satu orang ke orang berikutnya, memberi tahu setiap orang ketika giliran mereka untuk mulai bekerja. Menjaga semuanya dalam satu sistem memastikan semua orang tahu di mana semuanya dalam proses persetujuan. Ini juga memastikan hanya satu orang yang membuat perubahan pada konten pada satu waktu.

Jadi, bagaimana Anda memastikan semua orang diberitahu ketika giliran mereka tiba? Anda bisa menggunakan email, notifikasi Slack, atau alat bantu manajemen proyek lainnya.

Tetapi kami mungkin harus menyebutkan bahwa menggunakan SMMExpert sebagai alat persetujuan media sosial Anda memungkinkan Anda mengatur alur kerja dan peringatan sehingga Anda tidak pernah melewatkan pesan atau tugas yang diberikan.

SMMExpert juga memungkinkan semua orang bekerja di platform yang sama. Editor dan manajer dapat mengembalikan konten ke pembuat konten untuk perubahan, atau membuat perubahan kecil sendiri sebelum memajukannya. Karyawan dapat melacak kapan masukan mereka diperlukan dan kapan tugas mereka selesai.

Saat Anda merancang alur kerja Anda, sebaiknya Anda menggabungkan alat bantu dan aplikasi yang dapat membantu mempermudah pembuatan konten dan mengidentifikasi masalah dengan konten.

Beberapa alat bantu yang bagus untuk dipertimbangkan untuk alur kerja Anda adalah:

• Grammarly untuk dukungan dengan ejaan, tata bahasa, dan kejelasan tulisan.
• Visme untuk dukungan desain.
• Pictographr untuk dukungan penyuntingan foto.

SMMExpert juga memiliki alat bantu pemeriksaan ejaan dan pengeditan gambar built-in.

Langkah 7: Pantau dan revisi sesuai kebutuhan

Cobalah proses persetujuan media sosial Anda untuk sementara waktu dan lihat bagaimana cara kerjanya untuk tim Anda. Kemudian ajak semua orang bersama-sama untuk mendiskusikan setiap cegukan atau di mana mungkin ada ruang untuk perbaikan.

Tujuannya adalah untuk selalu membuat hidup tim menjadi lebih mudah, bukan lebih sulit. Jika prosesnya menjadi rumit, itu tidak berhasil. Carilah umpan balik secara teratur dari anggota tim sehingga semua orang merasa dihargai dan dilibatkan.

4 manfaat membuat proses persetujuan media sosial

Anda mungkin sudah mengumpulkan beberapa manfaat dari membuat proses media sosial. Tetapi ada beberapa yang ingin kami sebut secara eksplisit.

1. Pastikan konten konsisten dengan suara dan strategi merek Anda

Kami telah berbicara sebelumnya tentang membuat panduan gaya media sosial untuk membantu memandu konten dan proses persetujuan Anda. Ini adalah cara yang baik untuk membantu menjaga konten Anda tetap sesuai merek.

Tetapi tidak ada yang bisa mengalahkan keahlian gabungan dari tim Anda. Bekerja melalui proses memastikan setiap orang dapat menyumbangkan keahlian khusus mereka, baik dalam bidang keterampilan inti mereka maupun dalam pengetahuan mereka tentang sejarah dan gaya merek.

Menempatkan proses pemeriksaan juga memberi Anda kesempatan terbaik untuk menangkap kesalahan apa pun sebelum konten ditayangkan. Bahkan editor terbaik pun terkadang melewatkan tautan yang rusak atau koma yang hilang. Lebih banyak tangan di dek berarti lebih banyak peluang untuk memperbaikinya.

2. Hindari berbagi kata sandi dan kontrol akses

Berbagi kata sandi, baik di dalam tim maupun dengan konsultan dan kontraktor eksternal, merupakan mimpi buruk keamanan.

Proses persetujuan media sosial yang dikombinasikan dengan alat bantu manajemen media sosial yang baik memungkinkan setiap orang menyelesaikan pekerjaan mereka dalam sistem yang sama tanpa harus berbagi kata sandi.

Proses persetujuan juga harus memungkinkan Anda mengontrol tingkat akses yang dimiliki setiap anggota tim. Anda akan menginginkan banyak orang dapat membuat konten, tetapi mungkin hanya beberapa orang yang memiliki izin persetujuan.

Alat bantu proses persetujuan juga memungkinkan Anda untuk menghapus seseorang dari proses jika mereka meninggalkan tim atau organisasi Anda, sehingga Anda tidak pernah terpapar risiko eksternal yang tidak perlu.

3. Berkolaborasi secara lebih efisien

Melakukannya melalui email atau menyebarkan dokumen di sekitar mengganggu efisiensi, memperlambat alur kerja, dan dapat memengaruhi kalender konten media sosial Anda. Alur kerja persetujuan merampingkan proses dan meningkatkan produktivitas.

Misalnya, seorang manajer proyek pemasaran global di industri real estat mengatakan kepada Forrester Consulting tentang tantangan bekerja tanpa alat bantu alur kerja persetujuan:

"Apabila karyawan ingin memposting, mereka harus mengirim aset mereka melalui email, dan kemudian ada proses multilangkah dari seseorang yang memposting atas nama mereka atau kembali untuk meninjau konten yang diposting setelahnya atas nama mereka."

Dengan menyimpan segala sesuatu dalam satu platform untuk pembuatan, peninjauan, dan posting jauh lebih efektif. Ketika permintaan spesifik muncul, karyawan tahu siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah proses. Ini berarti karyawan dapat berkolaborasi secara langsung dan efisien.

Selain itu, alur kerja persetujuan membantu karyawan tetap sesuai jadwal. Hal ini mencegah konten menumpuk, terlupakan, atau tidak dipublikasikan. Notifikasi membuat semua orang mengetahui apa yang perlu diperhatikan.

Laporan Forrester yang ditugaskan oleh SMMExpert menemukan bahwa peningkatan efisiensi dalam mengelola proses persetujuan media sosial dapat menghemat $495.000 dalam waktu dan tenaga lebih dari tiga tahun. Itu banyak waktu dan usaha.

Sumber: Forrester Consulting, Dampak Ekonomi Total™ dari SMMExpert

4. Mempertahankan kontrol versi dan jejak penyuntingan

Mengirim file melalui email dapat menghasilkan umpan balik dari pemangku kepentingan yang berbeda dalam versi yang berbeda. Seseorang mungkin meninjau file yang sudah usang. Atau, seseorang mungkin harus mengumpulkan umpan balik dari beberapa pemangku kepentingan dan mengkompilasinya menjadi satu dokumen.

Dan hal ini menciptakan risiko bahwa versi yang salah akan melalui proses persetujuan, atau bahkan diterbitkan.

Proses persetujuan media sosial juga menyediakan jejak pengeditan, sehingga Anda dapat melihat siapa yang mengubah apa dan kapan. Ini adalah sumber edukasi yang baik bagi semua orang yang terlibat dalam pembuatan konten.

3 alat persetujuan media sosial

Berikut adalah beberapa alat bantu favorit kami untuk membantu Anda membangun proses persetujuan dan alur kerja media sosial Anda.

1. SMMExpert

Anda telah melihat beberapa cara SMMExpert dapat membantu dalam proses persetujuan media sosial.

Menggunakan SMMExpert berarti setiap bagian dari proses alur kerja dapat terjadi di platform yang sama. Konten dapat disusun, diedit, dan disetujui semua di dasbor SMMExpert.

Berikut adalah cara karyawan senior tim Anda dapat menggunakan SMMExpert untuk menyetujui postingan yang dibuat oleh pembuat media sosial:

Fitur-fitur persetujuan tingkat atas ini tersedia dalam paket SMMExpert Business dan Enterprise.

Team Plan, yang dirancang untuk tim yang lebih kecil, juga menyertakan banyak fungsionalitas yang sangat membantu untuk mempertahankan alur kerja persetujuan media sosial.

Anggota tim senior dapat mengelola akses dan peran tim, serta menetapkan postingan dan komentar ke anggota tim tertentu.

2. Kendur

Slack adalah platform perpesanan yang kuat yang membantu tim berkolaborasi. Aplikasi Slack untuk SMMExpert memungkinkan Anda untuk berbagi posting media sosial langsung ke Slack, tanpa meninggalkan SMMExpert, untuk memungkinkan transfer pesan yang efisien antar tim.

3. Trello

Alat ini membantu menjaga tim tetap terorganisir. Atur tugas dan beri kode warna ke dalam kartu dan papan Trello. Alokasikan tugas ke anggota tim dan tandai tugas Anda sebagai tugas yang lengkap saat tugas Anda selesai. Dan dengan fitur "mention", Anda akan tahu anggota tim Anda diberitahu saat prosesnya berjalan.

Fitur seret-dan-lepas membuat Trello ramah pengguna. Ini memvisualisasikan proses alur kerja, dan seluruh tim dapat mengetahui saat persetujuan terungkap.

Bangun strategi pemasaran media sosial yang unggul dengan lebih sedikit waktu dan tenaga. Gunakan fitur persetujuan media sosial SMMExpert untuk memastikan tidak ada postingan Anda yang terlewat. Tugaskan pekerjaan kepada rekan tim Anda, dapatkan pemberitahuan ketika konten perlu diedit, dan berikan umpan balik satu sama lain - semuanya dari satu dasbor. Cobalah gratis hari ini.

Memulai

Lakukan lebih baik dengan SMMExpert , yang alat media sosial all-in-one. Tetap di atas segalanya, tumbuh, dan kalahkan persaingan.