Ethvert social media-team med mere end én person har brug for en godkendelsesproces for sociale medier.

Godkendelsesprocesser for indhold er ikke enestående for sociale medier. Du har sikkert allerede en godkendelsesproces for din blog eller dit websted. Men de sociale kanalers umiddelbarhed og rækkevidde gør en godkendelsesproces endnu vigtigere for dine sociale indlæg.

Her forklarer vi, hvordan du opretter en arbejdsgang til godkendelse af sociale medier, der giver dit team mulighed for at samarbejder effektivt, mens du sikrer, at dit indhold er rent, korrekt og i overensstemmelse med dit brand .

Bonus: Få en gratis, tilpasselig skabelon til en stilguide til sociale medier for nemt at sikre et ensartet udseende, følelse, stemme og tone på tværs af alle dine sociale kanaler.

Hvad er en godkendelsesproces for sociale medier?

En godkendelsesproces for sociale medier er en arbejdsgang, hvor indholdet går fra en interessent til en anden, indtil det endelig bliver offentliggjort.

En veludformet godkendelsesproces definerer alle de trin, der er involveret i dine aktiviteter på de sociale medier, fra indholdsoprettelse til offentliggørelse på en social medieplatform. Den skaber også en klar vej for dit indhold fra person til person gennem din organisation. Den dokumenterer, hvilke interessenter der bliver involveret og hvornår. Endelig specificerer den, hvem der har den endelige autoritet til at godkende, at indholdet kan blive offentliggjort på din sociale medieplatform.brandets sociale medier.

Før du kan skrive din politik, skal du forberede dig. Her er alle de værktøjer og detaljer, du skal have på plads for at komme i gang:

Sådan opretter du en godkendelsesproces for sociale medier

Trin 1: Fastlæg din strategi for sociale medier

Hvis du er en regelmæssig læser af SMMExpert-bloggen, ved du, at vi taler meget om strategi. Vi tror fuldt og fast på planlægning og målsætning. Hvis du ikke ved, hvor du vil hen, er det usandsynligt, at du når dertil uden at vide, hvor du vil hen.

Hvorfor har du brug for en social strategi, før du kan oprette din godkendelsesproces?

En klar strategi gør det nemmere for indholdsskabere (grafikere og indholdsmarkedsførere) at producere indhold, der stemmer overens med det, som ledende interessenter forventer at se. Det får alle til at være på samme side og sparer tid, da det reducerer den mængde af frem og tilbage-arbejde, der er nødvendigt på det enkelte indlægsniveau.

En klar strategi for sociale medier giver dig også mulighed for at forstå, om din godkendelsesproces er i overensstemmelse med dine mål. Hvis din strategi f.eks. indebærer, at du skal være på forkant med aktuelle emner, skal du fastsætte antallet af interessenter og deres tidslinjer på passende vis.

Trin 2: Definer teamets og interessenternes roller og ansvar

Mere end 20 % af SMMExpert-kunderne i det mellemstore marked har flere teams, der bruger sociale medier. For at skabe en effektiv proces for sociale medier skal du afklare alle de personer og teams, der bruger sociale medier, og hvem der er involveret i godkendelser for hver enkelt.

Hvordan det ser ud, er op til dig. Måske har hvert team sine egne kanaler og sine egne godkendelsesprocesser. Eller måske er et par ledende interessenter gatekeeperne for alt socialt indhold for dit brand.

Det vigtigste er at få det hele registreret.

Du bør f.eks. registrere:

• Hvem skaber og planlægger indholdet på de sociale medier?
• Hvem redigerer indholdet for at opretholde kvaliteten?
• Hvem godkender og offentliggør indhold?

I en mellemstor virksomhed kan godkendelsesprocessen for indhold på de sociale medier omfatte følgende roller:

• Skabere af indhold: Skribenter, designere, videoredaktører og alle andre, der er involveret i produktion og planlægning af indhold.
• Redaktører af indhold som redigerer indholdet med hensyn til sprog, stil og konsistens på tværs af de sociale medier.
• Social media managers som godkender indhold og sikrer, at udgivelsesplanen er i overensstemmelse med brandets overordnede strategi og de bedste tidspunkter for at offentliggøre.

I denne situation vil du sandsynligvis ønske, at redaktøren og lederen af de sociale medier har større adgang end indholdsskaberne til din godkendelsesproces og dine værktøjer til de sociale medier.

I SMMExpert kan du f.eks. kontrollere og begrænse indstillingerne for tilladelser. Du kan begrænse indholdsskabernes adgang, så kun redaktører og ledere kan offentliggøre indhold. Dette forhindrer, at indhold ved et uheld bliver offentliggjort, før det er blevet godkendt.

Trin 3: Udarbejd en stilguide for sociale medier

Hvilken slags indhold udsender dit brand? Bruger du britisk eller amerikansk stavning? Eller et helt andet sprog? Er dit brands tone legende og sjov? Eller informativ og seriøs? Hvad er din holdning til hashtags og emojis?

Det er alt sammen ting, du skal overveje for at sikre, at dit brands indhold på de sociale medier er konsistent, af høj kvalitet og altid on-brand.

Sørg for, at din virksomhed har udarbejdet en stilguide. Dette er et detaljeret dokument, der beskriver, hvordan dine sociale medier skal se ud og føles. Det kan omfatte alt fra tone og skrivestil til brandingfarver, brug af billeder og skrifttyper.

Når alle i marketingteamet arbejder ud fra en solid stilguide, er godkendelser meget nemmere. Indholdsskaberne bruger dokumentet til at vejlede deres arbejde, mens redaktører og ledere kan henvise til dokumentet for at sikre, at brandstandarder og retningslinjer overholdes.

Trin 4: Opbyg et indholdsbibliotek

Et indholdsbibliotek er en eksisterende pulje af godkendte sociale aktiver. Det kan omfatte grafik, skabeloner og andre ressourcer, som dine indholdsudviklere kan bruge, når de opretter nye indlæg.

Når du starter med elementer fra et forhåndsgodkendt bibliotek, bliver godkendelsesprocessen betydeligt nemmere. De ledende interessenter kan være sikre på, at mange elementer er blevet godkendt, før indlægget blev oprettet.

Trin 5: Fastsæt tidsplaner og frister

Din godkendelsesproces for sociale medier bør være knyttet til en tidslinje, der giver alle nok tid til at gennemføre deres del af processen.

Start med at fastslå, hvor lang tid det i gennemsnit tager dine indholdsskabere at producere et bestemt antal indlæg. Bestem derefter, hvor lang tid det tager at redigere indholdet, planlægge det og få det godkendt.

Arbejd derefter baglæns for at opstille en tidslinje, der giver mening for alle. På den måde undgår du panik i sidste øjeblik eller flaskehalse i forbindelse med indhold.

Fastsæt også regelmæssige frister og en tidsplan, der holder alle ansvarlige for at levere til tiden.

En løbende godkendelsesproces for sociale medier kan f.eks. omfatte:

• Skabere, der leverer udarbejdet indhold senest den 15. i hver måned.
• Redaktørerne leverer det færdige indhold senest den 20. i hver måned.
• Cheferne planlægger redigeret kvalitetsindhold til den følgende måned inden udgangen af den aktuelle måned.

Denne tidslinje fungerer naturligvis kun for evigt grønt indhold eller indhold, der ikke er usædvanligt aktuelt. Du skal måske oprette et andet sæt tidsfrister eller tidslinjer, der giver dit brand mulighed for at reagere på sociale tendenser, efterhånden som de opstår.

Bonus: Få en gratis, tilpasselig skabelon til en stilguide til sociale medier for nemt at sikre et ensartet udseende, følelse, stemme og tone på tværs af alle dine sociale kanaler.

Trin 6: Definer din arbejdsgang og dine notifikationer

Din godkendelsesproces for sociale medier er et workflow, hvor indholdet går fra den ene person til den anden, indtil det endelig bliver offentliggjort. Du har allerede defineret alles roller og deadlines. Nu er det tid til at bruge disse oplysninger til at oprette et workflow og notifikationer.

Ideelt set bør dit workflow automatisk flytte indhold fra den ene person til den næste og give besked til hver enkelt person, når det er deres tur til at gå i gang. Ved at have alting i ét system sikrer du, at alle ved, hvor alting befinder sig i godkendelsesprocessen. Det sikrer også, at kun én person foretager ændringer i indholdet ad gangen.

Hvordan sikrer du dig så, at alle får besked, når det er deres tur? Du kan bruge e-mail, Slack-meddelelser eller andre projektstyringsværktøjer.

Men vi bør nok nævne, at du ved at bruge SMMExpert som dit godkendelsesværktøj til sociale medier kan oprette en arbejdsgang og advarsler, så du aldrig går glip af en besked eller en tildelt opgave.

SMMExpert giver også alle mulighed for at arbejde på samme platform. Redaktører og ledere kan sende indhold tilbage til indholdsskaberne med henblik på ændringer eller selv foretage mindre ændringer, før de går videre med tingene. Medarbejderne kan følge med i, hvornår der er brug for deres input, og hvornår deres opgave er afsluttet.

Når du udformer din arbejdsgang, er det en god idé at inddrage værktøjer og apps, der kan gøre det nemmere at skabe indhold og identificere problemer med indholdet.

Nogle gode værktøjer, som du kan overveje at bruge i din arbejdsgang, er:

• Grammarly til støtte for stavning, grammatik og klarhed i skrivningen.
• Visme til designstøtte.
• Pictographr til støtte for fotoredigering.

SMMExpert har også en indbygget stavekontrol og værktøjer til billedredigering.

Trin 7: Overvåg og revider efter behov

Afprøv din godkendelsesproces for sociale medier i et stykke tid og se, hvordan den fungerer for dit team. Saml derefter alle sammen for at drøfte eventuelle problemer eller områder, hvor der kan være plads til forbedringer.

Målet er altid at gøre livet nemmere for teamet, ikke sværere. Hvis processen bliver besværlig, fungerer den ikke. Søg jævnligt feedback fra teammedlemmerne, så alle føler sig værdsat og involveret.

4 fordele ved at skabe en godkendelsesproces for sociale medier

Du har sikkert allerede forstået nogle af fordelene ved at oprette en proces for sociale medier, men der er nogle få af dem, som vi gerne vil fremhæve specifikt.

1. Sørg for, at indholdet er i overensstemmelse med dit brands stemme og strategi

Vi talte tidligere om at oprette en stilguide for sociale medier, som kan være en hjælp til at styre dit indhold og godkendelsesprocessen. Det er en god måde at holde dit indhold på samme brand.

Men intet er bedre end teamets samlede ekspertise. Ved at arbejde gennem en proces sikrer du, at alle kan bidrage med deres specifikke ekspertise, både inden for deres kernekompetencer og deres viden om brandets historie og stil.

Ved at indføre en kontrolproces får du også den bedste chance for at opdage eventuelle fejl, inden indholdet går i luften. Selv de bedste redaktører overser nogle gange et brudt link eller et manglende komma. Flere hænder på dæk betyder flere chancer for at gøre det rigtigt.

2. Undgå deling af adgangskoder, og kontrollér adgangen

Deling af adgangskoder, både inden for teams og med eksterne konsulenter og entreprenører, er et sikkerhedsmæssigt mareridt.

En godkendelsesproces for sociale medier kombineret med gode værktøjer til styring af sociale medier gør det muligt for alle at udføre deres arbejde i det samme system uden at skulle dele adgangskoder.

Godkendelsesprocessen bør også give dig mulighed for at kontrollere, hvor meget adgang hvert teammedlem har. Du ønsker, at flere personer skal kunne oprette indhold, men sandsynligvis kun nogle få skal have godkendelsesrettigheder.

Værktøjer til godkendelsesprocesser giver dig også mulighed for at fjerne en person fra processen, hvis vedkommende forlader dit team eller din organisation, så du aldrig udsættes for unødvendige eksterne risici.

3. Samarbejde mere effektivt

Det kan være besværligt konstant at inddrage hele dit team - med flere interessenter - og at gøre det via e-mail eller sende dokumenter rundt forstyrrer effektiviteten, sænker arbejdsgangen og kan påvirke din indholdskalender for sociale medier. En godkendelsesarbejdsgang strømliner processen og øger produktiviteten.

For eksempel fortalte en global marketingprojektleder i ejendomsbranchen Forrester Consulting om udfordringerne ved at arbejde uden et værktøj til godkendelse af arbejdsgange:

"Når medarbejderne ønskede at skrive, skulle de sende deres aktiver via e-mail, og så var det en proces i flere trin, hvor en person skulle skrive på deres vegne eller gå tilbage for at gennemgå det postede indhold bagefter på deres vegne."

Det er langt mere effektivt at have alting på én platform til oprettelse, gennemgang og offentliggørelse. Når der opstår specifikke anmodninger, ved medarbejderne, hvem der er ansvarlig for hvert trin i processen. Det betyder, at medarbejderne kan samarbejde direkte og effektivt.

Desuden hjælper en godkendelsesarbejdsgang medarbejderne med at overholde tidsplanen. Det forhindrer, at indhold ophobes, bliver glemt eller ikke bliver offentliggjort. Meddelelser holder alle opmærksomme på, hvad der skal have deres opmærksomhed.

En Forrester-rapport bestilt af SMMExpert viste, at forbedret effektivitet i forvaltningen af godkendelsesprocesser for sociale medier kan sparer 495.000 dollars i tid og arbejde Det er meget tid og kræfter.

Kilde: Forrester Consulting, Den samlede økonomiske effekt™ af SMMExpert

4. Vedligehold versionsstyring og et redigeringsspor

Når filer sendes rundt pr. e-mail, kan det resultere i feedback fra forskellige interessenter i forskellige versioner. Nogen kan gennemgå en fil, der allerede er forældet, eller nogen kan være nødt til at indsamle feedback fra flere interessenter og samle den i ét dokument.

Det er ikke en god udnyttelse af tiden, og det skaber en risiko for, at den forkerte version kommer igennem godkendelsesprocessen eller endda bliver offentliggjort.

En godkendelsesproces for sociale medier giver også et redigeringsspor, så du kan se, hvem der har ændret hvad og hvornår. Dette er en god uddannelsesressource for alle, der er involveret i at skabe indhold.

3 værktøjer til godkendelse af sociale medier

Her er nogle af vores foretrukne værktøjer, der kan hjælpe dig med at opbygge din godkendelsesproces og arbejdsgang for sociale medier.

1. SMMExpert

Du har allerede set nogle af de måder, hvorpå SMMExpert kan hjælpe dig med godkendelsesprocessen på de sociale medier.

Ved at bruge SMMExpert kan alle dele af workflow-processen foregå på samme platform. Indhold kan udarbejdes, redigeres og godkendes i SMMExpert dashboardet.

Her kan du se, hvordan dit teams ledende medarbejdere kan bruge SMMExpert til at godkende indlæg, der er skrevet af de kreative medarbejdere på de sociale medier:

Disse godkendelsesfunktioner på højeste niveau er tilgængelige i SMMExpert Business- og Enterprise-abonnementer.

Team Plan, der er designet til mindre teams, indeholder også en masse funktioner, der er nyttige til at opretholde en arbejdsgang for godkendelse af sociale medier.

Ledende teammedlemmer kan administrere teamadgang og roller og tildele indlæg og kommentarer til bestemte teammedlemmer.

2. Slack

Slack er en kraftfuld meddelelsesplatform, der hjælper teams med at samarbejde. Slack-appen til SMMExpert giver dig mulighed for at dele indlæg på sociale medier direkte til Slack uden at forlade SMMExpert, så du kan strømline overførslen af meddelelser mellem teams.

3. Trello

Dette værktøj hjælper med at holde teams organiseret. Organiser opgaver, og farvekod dem i Trellos kort og tavler. Tildel opgaver til et teammedlem, og marker din opgave som færdig, når den er færdig. Og med funktionen "omtale" ved du, at dit teammedlem bliver advaret, når processen skrider fremad.

Trello er brugervenligt takket være træk-og-slip-funktionen, som gør det muligt at visualisere arbejdsgangsprocessen, og hele teamet kan være informeret om godkendelserne.

Opbyg en vindende strategi for markedsføring på sociale medier med mindre tid og kræfter. Brug SMMExpert's funktioner til godkendelse af sociale medier til at sikre, at ingen af dine indlæg falder igennem. Tildel arbejde til dine holdkammerater, få notifikationer, når indhold skal redigeres, og giv hinanden feedback - alt sammen fra ét dashboard. Prøv det gratis i dag.

Kom i gang

Gør det bedre med SMMExpert , den alt-i-ét værktøj til sociale medier. Hold dig på forkant med tingene, voks, og slå konkurrenterne.