Vsaka ekipa družbenih medijev, ki jo sestavlja več kot ena oseba, potrebuje postopek odobritve družbenih medijev.

Postopki odobritve vsebine niso značilni samo za družbene medije. Verjetno že imate na primer vzpostavljen postopek odobritve za svoj blog ali spletno stran. Vendar je zaradi neposrednosti in dosega družbenih kanalov delovni postopek odobritve še toliko pomembnejši za vaše objave v družbenih omrežjih.

V tem poglavju bomo pojasnili, kako vzpostaviti delovni postopek odobritve družabnih medijev, ki vaši ekipi omogoča, da učinkovito sodelujte, hkrati pa zagotovite, da je vaša vsebina čista, pravilna in skladna z blagovno znamko. .

Bonus: Pridobite brezplačno prilagodljivo predlogo za vodnik sloga za družbene medije in tako preprosto zagotovite dosleden videz, občutek, glas in ton v vseh svojih družabnih kanalih.

Kaj je postopek odobritve družabnih medijev?

Postopek odobritve v družabnih medijih je delovni tok, v katerem se vsebina premika od enega deležnika do drugega, dokler ni končno objavljena.

Dobro zasnovan postopek odobritve opredeljuje vse korake, povezane z dejavnostmi v družabnih medijih, od ustvarjanja vsebine do objave na platformi družabnih medijev. Ustvarja tudi jasno pot vsebine od osebe do osebe v vaši organizaciji. Dokumentira, katere zainteresirane strani so vključene in kdaj. Nazadnje določa, kdo ima končno pristojnost za odobritev vsebine za objavo v vašemkanali družabnih medijev blagovne znamke.

Preden lahko napišete pravilnik, se morate na to pripraviti. Tukaj so vsa orodja in podrobnosti, ki jih morate imeti, da lahko začnete delati:

Kako vzpostaviti postopek odobritve družabnih medijev

Korak 1: Opredelite strategijo družabnih medijev

Če redno berete blog SMMExpert, veste, da veliko govorimo o strategiji. Trdno verjamemo v načrtovanje in določanje ciljev. Če ne veste, kam želite iti, vam verjetno ne bo uspelo priti tja.

Zakaj potrebujete družbeno strategijo, preden lahko vzpostavite postopek odobritve?

Jasna strategija ustvarjalcem vsebine (grafičnim oblikovalcem in tržnikom vsebine) olajša pripravo vsebine, ki je skladna s pričakovanji višjih deležnikov. S tem so vsi na isti strani in prihranijo čas, saj se zmanjša število postopkov, ki so potrebni na ravni posamezne objave.

Jasna strategija družabnih medijev vam omogoča tudi razumevanje, ali je vaš postopek odobritve usklajen z vašimi cilji. Če na primer vaša strategija vključuje biti v ospredju aktualnih tem, boste morali ustrezno določiti število zainteresiranih strani in njihove časovne okvire.

Korak 2: Opredelitev vlog in odgovornosti ekipe ter deležnikov

Več kot 20 % strank SMMExpert iz srednje velikih podjetij ima več skupin, ki uporabljajo družbene medije. Če želite ustvariti učinkovit proces družbenih medijev, morate pojasniti vse osebe in skupine, ki uporabljajo družbene medije, ter kdo je vključen v odobritve za vsako od njih.

Morda ima vsaka ekipa svoje kanale in svoje postopke odobritve, morda pa je nekaj višjih deležnikov skrbnikov vseh družabnih vsebin vaše blagovne znamke.

Pomembno je, da vse to zabeležite.

Zapisati morate na primer:

• Kdo ustvarja in načrtuje vsebino družbenih medijev?
• Kdo ureja vsebino za ohranjanje kakovosti?
• Kdo odobri in objavi vsebino?

V srednje velikem podjetju lahko postopek odobritve vsebine v družabnih medijih vključuje naslednje vloge:

• Ustvarjalci vsebin: Pisci, oblikovalci, video montažerji in vsi drugi, ki sodelujejo pri pripravi in načrtovanju vsebine.
• Uredniki vsebine ki urejajo vsebino glede jezika, sloga in doslednosti na računih družabnih medijev.
• Upravljavci družbenih medijev ki odobrijo vsebino in zagotovijo, da je urnik objavljanja usklajen s splošno strategijo blagovne znamke in najboljšimi časi za objavo.

V tej nastavitvi bi verjetno želeli, da imata urednik in vodja družabnih medijev večji dostop do postopka in orodij za odobritev družabnih medijev kot ustvarjalci vsebine.

V programu SMMExpert lahko na primer nadzorujete in omejujete nastavitve dovoljenj. Ustvarjalcem vsebine lahko omejite dostop, tako da lahko vsebino objavljajo samo uredniki in vodje. Tako se prepreči, da bi bila vsebina po naključju objavljena, še preden je bila odobrena.

Korak 3: Ustvarite slogovni vodnik za družbene medije

Kakšno vsebino objavlja vaša blagovna znamka? Uporabljate britanski ali ameriški pravopis? Ali povsem drug jezik? Je ton vaše blagovne znamke igriv in zabaven? Ali informativen in resen? Kakšno je vaše stališče do hashtagov in emojijev?

Vse to so stvari, ki jih je treba upoštevati, da zagotovite, da je vsebina vaše blagovne znamke v družabnih medijih dosledna, kakovostna in vedno v skladu z blagovno znamko.

Prepričajte se, da je vaše podjetje oblikovalo vodnik sloga. To je podroben dokument, v katerem je opisano, kako naj bi bili videti vaši družbeni mediji. Vključuje lahko vse od tona in sloga pisanja do barv blagovne znamke, uporabe fotografij in pisave.

Če vsi v marketinški ekipi delajo na podlagi trdnega vodnika slogov, so odobritve veliko lažje. Ustvarjalci vsebine uporabljajo dokument za vodenje svojega dela, uredniki in vodje pa se lahko sklicujejo na dokument, da zagotovijo upoštevanje standardov in smernic blagovne znamke.

Korak 4: Ustvarite knjižnico vsebin

Knjižnica vsebin je obstoječa zbirka odobrenih sredstev za družabna omrežja. Ta lahko vključuje grafike, predloge in druge vire, ki jih lahko razvijalci vsebin uporabijo pri ustvarjanju novih objav.

Če začnete s sredstvi iz predhodno odobrene knjižnice, je postopek odobritve bistveno lažji. Starejši deležniki so lahko prepričani, da so bili številni elementi odobreni, še preden je bilo delovno mesto ustvarjeno.

5. korak: Določite časovne okvire in roke

Postopek odobritve v družabnih medijih mora biti vezan na časovnico, ki vsakomur omogoča dovolj časa, da opravi svoj del postopka.

Najprej ugotovite, koliko časa v povprečju potrebujejo ustvarjalci vsebine za pripravo določenega števila objav. Nato ugotovite, koliko časa je potrebno za urejanje vsebine, načrtovanje in odobritev.

Nato se obrnite nazaj in določite časovni razpored, ki bo smiseln za vse. Tako se boste izognili paniki v zadnjem hipu ali zastojem pri vsebini.

Prav tako določite redne roke in urnik, po katerem bodo vsi odgovorni za pravočasno izpolnitev nalog.

Stalni postopek odobritve družabnih medijev lahko na primer vključuje:

• Ustvarjalci do 15. dne v mesecu dostavijo pripravljeno vsebino.
• Uredniki do 20. dne v mesecu dostavijo dokončano vsebino.
• Upravljavci, ki pred koncem tekočega meseca načrtujejo urejeno in kakovostno vsebino za naslednji mesec.

Seveda ta časovni razpored velja le za zimzeleno vsebino ali vsebino, ki ni izjemno aktualna. Morda boste morali ustvariti drugi sklop rokov ali časovnih razporedov, ki bodo vaši blagovni znamki omogočili, da se bo odzivala na družbene trende, ko se bodo pojavili.

Bonus: Pridobite brezplačno prilagodljivo predlogo za vodnik sloga za družbene medije in tako preprosto zagotovite dosleden videz, občutek, glas in ton v vseh svojih družabnih kanalih.

Korak 6: Določite potek dela in obvestila

Postopek odobritve v družabnih medijih je delovni tok, v katerem se vsebina premika od ene osebe do druge, dokler ni končno objavljena. Določili ste že vloge in roke vseh. Zdaj je čas, da te informacije uporabite za nastavitev delovnega toka in obvestil.

Najbolje bi bilo, če bi vaš potek dela samodejno prenašal vsebino od ene osebe do druge in vsako osebo obvestil, kdaj je na vrsti za delo. Če je vse v enem sistemu, vsi vedo, kje je vse v postopku odobritve. Zagotavlja tudi, da spremembe vsebine izvaja le ena oseba naenkrat.

Kako torej poskrbite, da bodo vsi obveščeni, ko bodo na vrsti? Uporabite lahko e-pošto, obvestila Slack ali druga orodja za upravljanje projektov.

Moramo pa omeniti, da lahko z orodjem SMMExpert kot orodjem za odobritev družbenih medijev nastavite potek dela in opozorila, tako da nikoli ne zamudite nobenega sporočila ali dodeljene naloge.

SMMExpert vsem omogoča tudi delo na isti platformi. Uredniki in vodje lahko vsebino vrnejo ustvarjalcem vsebine, da jo spremenijo, ali pa sami izvedejo manjše spremembe, preden jo premaknejo naprej. Zaposleni lahko spremljajo, kdaj je potreben njihov prispevek in kdaj je njihova naloga opravljena.

Pri oblikovanju delovnega postopka je dobro vključiti orodja in aplikacije, ki vam lahko olajšajo ustvarjanje vsebine in prepoznavanje težav z vsebino.

Nekaj odličnih orodij, ki jih lahko uporabite pri svojem delovnem procesu, je:

• Grammarly za pomoč pri pravopisu, slovnici in jasnosti pisanja.
• Visme za podporo pri oblikovanju.
• Pictographr za podporo urejanju fotografij.

SMMExpert ima vgrajeno tudi orodje za preverjanje črkovanja in urejanje slik.

Korak 7: Spremljanje in popravljanje po potrebi

Nekaj časa preizkušajte postopek odobritve družabnih medijev in preverite, kako deluje v vaši ekipi. Nato se zberite in se pogovorite o morebitnih težavah ali o tem, kje bi bilo mogoče še kaj izboljšati.

Cilj je vedno olajšati, ne otežiti življenja ekipe. Če postopek postane okoren, ne deluje. Iščite redne povratne informacije od članov ekipe, da se bodo vsi počutili cenjene in vključene.

4 prednosti vzpostavitve postopka odobritve družbenih medijev

Verjetno ste že ugotovili nekatere prednosti vzpostavitve postopka družbenih medijev, vendar jih želimo nekaj posebej izpostaviti.

1. Zagotovite, da je vsebina skladna z glasom in strategijo vaše blagovne znamke

Prej smo govorili o oblikovanju priročnika za slog družabnih medijev, ki vam bo pomagal voditi vsebino in postopek odobritve. To je dober način za ohranjanje vsebine v skladu z blagovno znamko.

Nič pa ne prekaša skupnega strokovnega znanja in izkušenj vaše ekipe. S postopkom lahko vsakdo prispeva svoje posebno strokovno znanje in izkušnje, tako na področju svojih ključnih znanj kot tudi poznavanja zgodovine in sloga blagovne znamke.

Z vzpostavitvijo postopka preverjanja imate tudi največ možnosti, da odkrijete morebitne napake, preden vsebina začne delovati. Tudi najboljši uredniki včasih spregledajo prekinjeno povezavo ali manjkajočo vejico. Več rok na krovu pomeni več možnosti, da bo vsebina pravilna.

2. Izogibajte se deljenju gesel in nadzorujte dostop

Izmenjava gesel znotraj skupin ter z zunanjimi svetovalci in izvajalci je varnostna nočna mora.

Postopek odobritve družbenih medijev v kombinaciji z dobrimi orodji za upravljanje družbenih medijev omogoča, da vsi opravijo svoje delo v istem sistemu, ne da bi si morali deliti gesla.

Postopek odobritve mora omogočati tudi nadzor nad stopnjo dostopa posameznega člana ekipe. Več ljudi bo lahko ustvarjalo vsebino, vendar bodo verjetno le nekateri imeli dovoljenja za odobritev.

Orodja za postopek odobritve omogočajo tudi odstranitev osebe iz postopka, če zapusti ekipo ali organizacijo, tako da nikoli niste izpostavljeni nepotrebnemu zunanjemu tveganju.

3. Učinkovitejše sodelovanje

Nenehno vključevanje celotne ekipe - z več zainteresiranimi stranmi - je lahko obremenjujoče. Če to počnete prek e-pošte ali prenašanja dokumentov, to ovira učinkovitost, upočasnjuje potek dela in lahko vpliva na koledar vsebine družabnih medijev. Delovni tok odobritve poenostavi postopek in poveča produktivnost.

Na primer, globalni vodja marketinških projektov v nepremičninski industriji je podjetju Forrester Consulting povedal o izzivih, ki jih prinaša delo brez orodja za potrditev delovnega toka:

"Ko so zaposleni želeli objaviti, so morali svoje podatke poslati po elektronski pošti, nato pa je bil potreben večstopenjski postopek, da je nekdo objavil v njihovem imenu ali pa se je vrnil in pregledal objavljeno vsebino v njihovem imenu."

Če je vse za ustvarjanje, pregledovanje in objavo v eni platformi, je to veliko bolj učinkovito. Ko se pojavijo posebne zahteve, zaposleni vedo, kdo je odgovoren za vsak korak postopka. To pomeni, da lahko zaposleni neposredno in učinkovito sodelujejo.

Poleg tega delovni postopek odobritve pomaga zaposlenim, da se držijo urnika. Preprečuje, da bi se vsebina kopičila, pozabila ali ne bila objavljena. Obvestila vse obveščajo o tem, čemu je treba posvetiti pozornost.

Forresterjevo poročilo, ki ga je naročil SMMExpert, je pokazalo, da bi večja učinkovitost pri upravljanju postopkov odobritve družbenih medijev lahko prihranite 495.000 dolarjev časa in truda. več kot tri leta. To je veliko časa in truda.

Vir: Forrester Consulting, Celotni gospodarski učinek™ podjetja SMMExpert

4. Vzdrževanje nadzora nad različicami in sled za urejanjem

Pošiljanje datotek po elektronski pošti lahko povzroči, da različne zainteresirane strani prejmejo povratne informacije v različnih različicah. Nekdo lahko pregleda datoteko, ki je že zastarela. Ali pa mora nekdo zbrati povratne informacije več zainteresiranih strani in jih zbrati v enem dokumentu.

To ni najboljša poraba časa. Poleg tega obstaja tveganje, da bo napačna različica prešla skozi postopek odobritve ali bo celo objavljena.

Postopek odobritve v družabnih medijih zagotavlja tudi sled za urejanjem, tako da lahko vidite, kdo je kaj spremenil in kdaj. To je dober izobraževalni vir za vse, ki sodelujejo pri ustvarjanju vsebine.

3 orodja za odobritev družbenih medijev

Tukaj je nekaj naših najljubših orodij, ki vam bodo pomagala pri oblikovanju postopka odobritve in delovnega poteka v družabnih medijih.

1. SMMExpert

Videli ste že, kako lahko SMMExpert pomaga pri postopku odobritve družbenih medijev.

Uporaba SMMExperta pomeni, da se lahko vsi deli postopka potekajo na isti platformi. Vsebino lahko pripravite, uredite in odobrite na nadzorni plošči SMMExperta.

Tukaj je opisano, kako lahko vodilni delavci vaše ekipe uporabljajo SMMExpert za odobravanje objav, ki jih pripravijo ustvarjalci družabnih medijev:

Te funkcije odobritve na najvišji ravni so na voljo v načrtih SMMExpert Business in Enterprise.

Ekipni načrt, ki je namenjen manjšim ekipam, prav tako vključuje veliko funkcionalnosti, ki so koristne za vzdrževanje delovnega postopka odobritve družabnih medijev.

Vodilni člani ekipe lahko upravljajo dostop in vloge v ekipi ter dodeljujejo objave in komentarje določenim članom ekipe.

2. Slack

Slack je zmogljiva platforma za sporočanje, ki pomaga ekipam pri sodelovanju. Aplikacija Slack za SMMExpert vam omogoča, da objave v družabnih medijih delite neposredno v Slack, ne da bi zapustili SMMExpert, kar omogoča poenostavljen prenos sporočil med ekipami.

3. Trello

To orodje pomaga pri organizaciji ekip. Organizirajte naloge in jih barvno označite na karticah in tablah Trello. Dodelite naloge članu ekipe in označite svojo nalogo kot dokončano, ko je naloga končana. S funkcijo "mention" pa boste vedeli, da je član ekipe opozorjen, ko se postopek nadaljuje.

Trello je uporabniku prijazen zaradi funkcije povleci in spusti. Vizualizira proces poteka dela, celotna ekipa pa je lahko obveščena o poteku odobritve.

Z manj časa in truda oblikujte uspešno strategijo trženja v družabnih medijih. Uporabite funkcije za odobritev družabnih medijev SMMExperta in poskrbite, da nobena od vaših objav ne bo ostala nepotrjena. Delo dodeljujte sodelavcem, prejemajte obvestila, ko je treba vsebino urediti, in si med seboj sporočajte povratne informacije - vse to na eni nadzorni plošči. Preizkusite jo brezplačno še danes.

Začnite z delom

Naredite to bolje z SMMExpert , je vse v enem orodju za družbene medije. Bodite na tekočem, rastite in premagujte konkurenco.