Fiecare echipă de social media formată din mai mult de o persoană are nevoie de un proces de aprobare pentru social media.

Procesele de aprobare a conținutului nu sunt unice pentru social media. De exemplu, probabil că aveți deja un proces de aprobare pentru blogul sau site-ul dvs. web. Dar iminența și amploarea canalelor sociale fac ca un flux de lucru de aprobare să fie cu atât mai important pentru postările dvs. sociale.

Aici vom explica cum să configurați un flux de lucru pentru aprobarea social media care să permită echipei dvs. să colaborați în mod eficient, asigurându-vă în același timp că conținutul dvs. este curat, corect și în concordanță cu brandul dvs. .

Bonus: Obțineți un șablon gratuit și personalizabil de ghid de stil pentru social media pentru a vă asigura cu ușurință un aspect, o senzație, o voce și un ton coerente pe toate canalele dvs. sociale.

Ce este un proces de aprobare pentru social media?

Un proces de aprobare în social media este un flux de lucru în care conținutul trece de la o parte interesată la alta până când este în cele din urmă postat.

Un proces de aprobare bine conceput definește toți pașii implicați în activitatea dvs. de social media, de la crearea conținutului până la postarea pe o platformă de social media. De asemenea, creează o cale clară pentru conținutul dvs. de la o persoană la alta prin organizația dvs. Documentează ce părți interesate se implică și când. În cele din urmă, specifică cine are autoritatea finală de a aproba conținutul pentru a fi publicat pe platforma dvs.canalele de social media ale mărcii.

Înainte de a vă redacta politica, trebuie să vă pregătiți. Iată toate instrumentele și detaliile pe care trebuie să le aveți la dispoziție pentru a începe:

Cum să creați un proces de aprobare pentru social media

Pasul 1: Definiți-vă strategia de social media

Dacă sunteți un cititor obișnuit al blogului SMMExpert, știți că vorbim mult despre strategie. Credem cu tărie în planificare și în stabilirea obiectivelor. Dacă nu știți unde vreți să ajungeți, este puțin probabil să ajungeți acolo.

De ce aveți nevoie de o strategie socială înainte de a vă configura procesul de aprobare?

O strategie clară facilitează creatorilor de conținut (graficieni și specialiști în marketing de conținut) să producă conținut care să se alinieze cu ceea ce se așteaptă să vadă părțile interesate de rang înalt. Aceasta îi pune pe toți pe aceeași pagină și economisește timp, reducând numărul de discuții la nivel de post individual.

O strategie clară de social media vă permite, de asemenea, să înțelegeți dacă procesul de aprobare este aliniat cu obiectivele dvs. De exemplu, dacă strategia dvs. presupune să fiți în fruntea subiectelor de actualitate, va trebui să stabiliți în mod corespunzător numărul de părți interesate și termenele lor.

Pasul 2: Definiți rolurile și responsabilitățile echipei și ale părților interesate

Mai mult de 20% dintre clienții SMMExpert din segmentul mid-market au mai multe echipe care utilizează social media. Pentru a crea un proces eficient de social media, trebuie să clarificați toate persoanele și echipele care utilizează social media și cine este implicat în aprobările pentru fiecare dintre ele.

Cum arată acest lucru depinde de dvs. Poate că fiecare echipă are propriile canale și propriile procese de aprobare. Sau poate că câteva părți interesate de rang înalt sunt gardienii pentru tot conținutul social al mărcii dvs.

Cel mai important lucru este să se consemneze toate acestea.

De exemplu, ar trebui să înregistrați:

• Cine creează și programează conținutul social media?
• Cine editează conținutul pentru a menține calitatea?
• Cine aprobă și publică conținutul?

Într-o companie de dimensiuni medii, procesul de aprobare a conținutului din social media ar putea include următoarele roluri:

• Creatori de conținut: Scriitori, designeri, editori video și oricine altcineva implicat în producerea și programarea conținutului.
• Editorii de conținut care editează conținutul în funcție de limbaj, stil și consecvență pe toate conturile de socializare.
• Managerii de social media care aprobă conținutul și se asigură că programul de publicare se aliniază cu strategia generală a brandului și cu cele mai bune momente de publicare.

În această configurație, probabil că veți dori ca editorul și managerul de social media să aibă un acces mai mare decât creatorii de conținut în procesul și instrumentele de aprobare a conținutului în social media.

De exemplu, în SMMExpert, puteți controla și restricționa setările de permisiune. Puteți limita accesul creatorilor de conținut astfel încât numai editorii și managerii să poată publica conținut. Acest lucru elimină posibilitatea ca conținutul să fie publicat accidental înainte de a fi aprobat.

Pasul 3: Creați un ghid de stil pentru social media

Ce fel de conținut postează brandul tău? Folosești ortografia britanică sau americană? Sau o limbă complet diferită? Tonul brandului tău este jucăuș și amuzant? Sau informativ și serios? Care este poziția ta față de hashtag-uri și emoticoane?

Toate acestea sunt lucruri pe care trebuie să le luați în considerare pentru a vă asigura că conținutul social media al brandului dvs. este consecvent, de înaltă calitate și întotdeauna în concordanță cu brandul.

Asigurați-vă că firma dvs. a creat un ghid de stil. Acesta este un document detaliat care descrie modul în care ar trebui să arate și să se simtă social media dvs. Acesta ar putea include totul, de la tonul și stilul de scriere până la culorile de branding, utilizarea fotografiilor și fontul.

Atunci când toți membrii echipei de marketing lucrează pe baza unui ghid de stil solid, aprobările sunt mult mai ușoare. Creatorii de conținut folosesc documentul pentru a-și ghida munca. Între timp, editorii și managerii pot consulta documentul pentru a se asigura că standardele și liniile directoare ale mărcii sunt respectate.

Pasul 4: Construiți o bibliotecă de conținut

O bibliotecă de conținut este un fond existent de active sociale aprobate. Aceasta poate include grafice, șabloane și alte resurse pe care dezvoltatorii de conținut le pot folosi atunci când creează noi postări.

Pornind de la active dintr-o bibliotecă aprobată în prealabil, procesul de aprobare este mult mai ușor. Părțile interesate de nivel superior pot fi sigure că multe elemente au fost aprobate înainte ca postul să fie creat.

Pasul 5: Stabiliți termene și termene limită

Procesul de aprobare pentru social media ar trebui să fie legat de un calendar care să permită tuturor să aibă timp suficient pentru a finaliza partea lor de proces.

Începeți prin a determina cât timp le ia, în medie, creatorilor dvs. de conținut să producă un anumit număr de postări. Apoi, determinați cât timp le ia să editeze acel conținut, să îl programeze și să îl aprobe.

Apoi, lucrați în sens invers pentru a stabili un calendar care să aibă sens pentru toată lumea. Acest lucru va ajuta la evitarea panicii de ultim moment sau a blocajelor de conținut.

Stabiliți, de asemenea, termene limită regulate și un program care să îi facă pe toți responsabili pentru a livra la timp.

De exemplu, un proces continuu de aprobare a rețelelor sociale ar putea implica:

• Creatori care livrează conținut redactat până la data de 15 a fiecărei luni.
• Editorii livrează conținutul finalizat până la data de 20 a fiecărei luni.
• Managerii care programează conținutul editat și de calitate pentru luna următoare înainte de sfârșitul lunii curente.

Bineînțeles, acest calendar funcționează doar pentru conținutul veșnic verde sau pentru conținutul care nu este excepțional de oportun. S-ar putea să fie nevoie să creați un al doilea set de termene sau calendare care să permită brandului dvs. să răspundă la tendințele sociale pe măsură ce acestea apar.

Bonus: Obțineți un șablon gratuit și personalizabil de ghid de stil pentru social media pentru a vă asigura cu ușurință un aspect, o senzație, o voce și un ton coerente pe toate canalele dvs. sociale.

Pasul 6: Definiți fluxul de lucru și notificările

Procesul dvs. de aprobare pentru social media este un flux de lucru în care conținutul trece de la o persoană la alta până când este în cele din urmă postat. Ați definit deja rolurile și termenele limită ale fiecăruia. Acum este momentul să folosiți aceste informații pentru a configura un flux de lucru și notificări.

În mod ideal, fluxul de lucru ar trebui să treacă automat conținutul de la o persoană la alta, notificând fiecare persoană când îi vine rândul să se apuce de treabă. Păstrând totul într-un singur sistem, vă asigurați că toată lumea știe unde se află totul în procesul de aprobare. De asemenea, vă asigurați că doar o singură persoană face modificări la conținut la un moment dat.

Deci, cum vă asigurați că toată lumea este anunțată când îi vine rândul? Puteți folosi e-mailul, notificările Slack sau alte instrumente de gestionare a proiectelor.

Dar probabil ar trebui să menționăm că utilizarea SMMExpert ca instrument de aprobare pentru social media vă permite să configurați un flux de lucru și alerte, astfel încât să nu ratați niciun mesaj sau sarcină atribuită.

SMMExpert permite, de asemenea, ca toată lumea să lucreze în aceeași platformă. Editorii și managerii pot trimite conținutul înapoi la creatorii de conținut pentru modificări sau pot face ei înșiși modificări minore înainte de a avansa lucrurile. Angajații pot urmări când este nevoie de contribuția lor și când sarcina lor este finalizată.

Atunci când vă proiectați fluxul de lucru, este o idee bună să încorporați instrumente și aplicații care vă pot ajuta să facilitați crearea de conținut și să identificați problemele legate de conținut.

Unele instrumente excelente de luat în considerare pentru fluxul de lucru sunt:

• Grammarly pentru asistență în ceea ce privește ortografia, gramatica și claritatea scrierii.
• Visme pentru asistență în proiectare.
• Pictographr pentru suport pentru editarea fotografiilor.

SMMExpert dispune, de asemenea, de un corector ortografic încorporat și de instrumente de editare a imaginilor.

Pasul 7: Monitorizați și revizuiți dacă este necesar

Încercați procesul de aprobare pentru social media pentru o perioadă de timp și vedeți cum funcționează pentru echipa dvs. Apoi, adunați-i pe toți pentru a discuta despre orice probleme sau despre aspectele care ar putea fi îmbunătățite.

Scopul este de a ușura viața echipei, nu de a o îngreuna. Dacă procesul devine greoi, înseamnă că nu funcționează. Cereți feedback regulat din partea membrilor echipei, astfel încât toată lumea să se simtă apreciată și implicată.

4 beneficii ale creării unui proces de aprobare pentru social media

Probabil că v-ați dat seama deja de unele dintre beneficiile creării unui proces de social media, dar sunt câteva pe care dorim să le subliniem în mod explicit.

1. Asigurați-vă că conținutul este în concordanță cu vocea și strategia brandului dvs.

Am vorbit mai devreme despre crearea unui ghid de stil pentru social media pentru a vă ghida conținutul și procesul de aprobare. Este o modalitate bună de a vă ajuta să păstrați conținutul în concordanță cu marca.

Dar nimic nu întrece expertiza combinată a echipei dvs. Lucrul prin intermediul unui proces asigură faptul că fiecare poate contribui cu expertiza sa specifică, atât în ceea ce privește competențele sale de bază, cât și în ceea ce privește cunoașterea istoriei și a stilului mărcii.

De asemenea, punerea în aplicare a unui proces de verificare vă oferă cea mai bună șansă de a detecta orice eroare înainte ca conținutul să fie publicat. Chiar și cei mai buni editori ratează uneori o legătură întreruptă sau o virgulă lipsă. Mai multe mâini pe punte înseamnă mai multe șanse de a face lucrurile corect.

2. Evitați partajarea parolelor și controlați accesul

Partajarea parolelor, atât în cadrul echipelor, cât și cu consultanți și contractori externi, reprezintă un coșmar în materie de securitate.

Un proces de aprobare a rețelelor sociale, combinat cu instrumente bune de gestionare a rețelelor sociale, permite tuturor să își finalizeze activitatea în cadrul aceluiași sistem, fără a fi nevoie să partajeze parolele.

Procesul de aprobare ar trebui să vă permită, de asemenea, să controlați gradul de acces al fiecărui membru al echipei. Veți dori ca mai multe persoane să poată crea conținut, dar probabil doar câteva să aibă permisiuni de aprobare.

Instrumentele de aprobare a proceselor vă permit, de asemenea, să eliminați o persoană din proces dacă aceasta părăsește echipa sau organizația, astfel încât să nu vă expuneți niciodată la riscuri externe inutile.

3. Colaborați mai eficient

A face în mod constant o buclă cu întreaga echipă - cu mai multe părți interesate - poate fi împovărător. A face acest lucru prin e-mail sau prin transmiterea de documente interferează cu eficiența, încetinește fluxul de lucru și poate afecta calendarul de conținut social media. Un flux de lucru de aprobare simplifică procesul și crește productivitatea.

De exemplu, un manager de proiect de marketing global din industria imobiliară a povestit celor de la Forrester Consulting despre provocările pe care le presupune lucrul fără un instrument de flux de lucru pentru aprobare:

"Atunci când angajații doreau să posteze, trebuiau să trimită activele lor pe e-mail, iar apoi era un proces în mai mulți pași, în care cineva trebuia să posteze în numele lor sau să revadă ulterior conținutul postat în numele lor."

Păstrarea tuturor elementelor într-o singură platformă pentru creare, revizuire și publicare este mult mai eficientă. Atunci când apar solicitări specifice, angajații știu cine este responsabil pentru fiecare etapă a procesului. Acest lucru înseamnă că angajații pot colabora direct și eficient.

În plus, un flux de lucru de aprobare îi ajută pe angajați să se încadreze în program. Împiedică acumularea de conținut, uitarea sau nepublicarea acestuia. Notificările îi țin pe toți la curent cu ceea ce necesită atenția lor.

Un raport Forrester comandat de SMMExpert a constatat că o mai mare eficiență în gestionarea proceselor de aprobare a social media ar putea economisiți 495.000 de dolari în timp și efort Asta înseamnă mult timp și efort.

Sursa: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™ al SMMExpert

4. Menținerea controlului versiunilor și a unei piste de editare

Trimiterea fișierelor prin e-mail poate avea ca rezultat un feedback de la diferite părți interesate în versiuni diferite. Cineva ar putea revizui un fișier care este deja depășit. Sau, cineva ar putea fi nevoit să adune feedback de la mai multe părți interesate și să îl compileze într-un singur document.

Aceasta nu este o bună utilizare a timpului și creează riscul ca o versiune greșită să treacă prin procesul de aprobare sau chiar să fie publicată.

Un proces de aprobare în social media oferă, de asemenea, o urmă de editare, astfel încât să puteți vedea cine a schimbat ce și când. Aceasta este o bună resursă educațională pentru toți cei implicați în crearea de conținut.

3 instrumente de aprobare pentru social media

Iată câteva dintre instrumentele noastre preferate pentru a vă ajuta să vă construiți procesul și fluxul de lucru pentru aprobarea social media.

1. SMMExpert

Ați văzut deja cum SMMExpert vă poate ajuta în procesul de aprobare în social media.

Utilizarea SMMExpert înseamnă că fiecare parte a procesului de flux de lucru poate avea loc în aceeași platformă. Conținutul poate fi redactat, editat și aprobat, toate în tabloul de bord SMMExpert.

Iată cum pot angajații seniori ai echipei dvs. să folosească SMMExpert pentru a aproba postările compuse de creatorii de social media:

Aceste funcții de aprobare de nivel superior sunt disponibile în planurile SMMExpert Business și Enterprise.

Planul pentru echipe, conceput pentru echipe mai mici, include, de asemenea, o mulțime de funcționalități utile pentru menținerea unui flux de lucru pentru aprobarea social media.

Membrii seniori ai echipei pot gestiona accesul și rolurile echipei și pot atribui postări și comentarii anumitor membri ai echipei.

2. Slack

Slack este o platformă puternică de mesagerie care ajută echipele să colaboreze. Aplicația Slack pentru SMMExpert vă permite să partajați postările din social media direct în Slack, fără a părăsi SMMExpert, pentru a permite un transfer simplificat al mesajelor între echipe.

3. Trello

Acest instrument vă ajută să mențineți echipele organizate. Organizați sarcinile și codificați-le în funcție de culori în cardurile și panourile Trello. Alocați sarcini unui membru al echipei și marcați sarcina ca fiind finalizată atunci când aceasta a fost îndeplinită. Iar cu funcția "mențiune", veți ști că membrul echipei dvs. este alertat pe măsură ce procesul avansează.

Funcția drag-and-drop face ca Trello să fie ușor de utilizat. Acesta vizualizează procesul de flux de lucru, iar întreaga echipă poate fi la curent cu desfășurarea aprobărilor.

Construiți o strategie de marketing social media câștigătoare cu mai puțin timp și efort. Folosiți funcțiile de aprobare a social media ale SMMExpert pentru a vă asigura că niciuna dintre postările dvs. nu trece neobservată. Atribuiți munca colegilor dvs. de echipă, primiți notificări atunci când conținutul trebuie editat și oferiți-vă feedback reciproc - toate acestea dintr-un singur tablou de bord. Încercați-l gratuit astăzi.

Începeți

Faceți-o mai bine cu SMMExpert , a un instrument de social media complet. Rămâneți în frunte, creșteți și învingeți concurența.