Každý tím sociálnych médií zložený z viac ako jednej osoby potrebuje proces schvaľovania sociálnych médií.

Procesy schvaľovania obsahu nie sú jedinečné pre sociálne médiá. Napríklad pre svoj blog alebo webovú stránku už pravdepodobne máte zavedený schvaľovací proces. Ale vzhľadom na bezprostrednosť a dosah sociálnych kanálov je pracovný postup schvaľovania pre vaše príspevky na sociálnych sieťach ešte dôležitejší.

Tu vám vysvetlíme, ako nastaviť pracovný postup schvaľovania sociálnych médií, ktorý vášmu tímu umožní efektívne spolupracovať a zároveň zabezpečiť, aby bol váš obsah čistý, správny a v súlade so značkou .

Bonus: Získajte bezplatnú prispôsobiteľnú šablónu sprievodcu štýlom sociálnych médií aby ste mohli ľahko zabezpečiť jednotný vzhľad, dojem, hlas a tón vo všetkých svojich sociálnych kanáloch.

Čo je to proces schvaľovania sociálnych médií?

Proces schvaľovania v sociálnych médiách je pracovný postup, v ktorom obsah prechádza od jednej zainteresovanej strany k druhej, až kým nie je nakoniec zverejnený.

Dobre navrhnutý schvaľovací proces definuje všetky kroky spojené s vašou aktivitou v sociálnych médiách, od vytvorenia obsahu až po zverejnenie na platforme sociálnych médií. Vytvára tiež jasnú cestu vášho obsahu od osoby k osobe v rámci vašej organizácie. Dokumentuje, ktoré zainteresované strany sa zapájajú a kedy. Nakoniec určuje, kto má konečnú právomoc schváliť obsah, ktorý má byť zverejnený na vašejkanály sociálnych médií značky.

Predtým, ako začnete písať svoje zásady, musíte sa na to trochu pripraviť. Tu sú všetky nástroje a údaje, ktoré budete potrebovať, aby ste mohli začať pracovať:

Ako vytvoriť proces schvaľovania sociálnych médií

Krok 1: Definujte svoju stratégiu sociálnych médií

Ak ste pravidelným čitateľom blogu SMMExpert, viete, že o stratégii hovoríme často. Pevne veríme v plánovanie a stanovenie cieľov. Bez toho, aby ste vedeli, kam chcete ísť, sa tam pravdepodobne nedostanete.

Prečo potrebujete sociálnu stratégiu skôr, ako môžete nastaviť schvaľovací proces?

Jasná stratégia uľahčuje tvorcom obsahu (grafikom a marketérom obsahu) vytvárať obsah, ktorý je v súlade s tým, čo očakávajú zainteresované strany. Vďaka nej sú všetci na rovnakej strane a šetrí sa čas, pretože sa znižuje množstvo krokov potrebných na úrovni jednotlivých príspevkov.

Jasná stratégia sociálnych médií vám tiež umožní pochopiť, či je váš schvaľovací proces v súlade s vašimi cieľmi. Napríklad, ak vaša stratégia zahŕňa byť na čele trendových tém, budete musieť vhodne nastaviť počet zainteresovaných strán a ich časový harmonogram.

Krok 2: Definujte úlohy a zodpovednosti tímu a zainteresovaných strán

Viac ako 20 % zákazníkov SMMExpert zo strednej triedy má viacero tímov, ktoré používajú sociálne médiá. Ak chcete vytvoriť efektívny proces sociálnych médií, musíte si ujasniť všetkých ľudí a tímy, ktoré používajú sociálne médiá, a kto sa podieľa na schvaľovaní pre každého z nich.

Možno má každý tím svoje vlastné kanály a svoje vlastné schvaľovacie procesy. Alebo možno je pár vedúcich zainteresovaných strán strážcami všetkého obsahu na sociálnych sieťach pre vašu značku.

Dôležité je, aby ste to všetko zaznamenali.

Mali by ste napríklad zaznamenať:

• Kto vytvára a plánuje obsah sociálnych médií?
• Kto upravuje obsah, aby sa zachovala kvalita?
• Kto schvaľuje a zverejňuje obsah?

V stredne veľkej spoločnosti môže proces schvaľovania obsahu sociálnych médií zahŕňať tieto úlohy:

• Tvorcovia obsahu: Spisovatelia, dizajnéri, editori videa a všetci ostatní, ktorí sa podieľajú na tvorbe a plánovaní obsahu.
• Redaktori obsahu ktorí upravujú obsah z hľadiska jazyka, štýlu a konzistentnosti na všetkých účtoch sociálnych médií.
• Manažéri sociálnych médií ktorí schvaľujú obsah a zabezpečujú súlad harmonogramu publikovania s celkovou stratégiou značky a najlepšími časmi na publikovanie.

V tomto nastavení by ste pravdepodobne chceli, aby mal editor a manažér sociálnych médií väčší prístup k schvaľovaciemu procesu a nástrojom sociálnych médií ako tvorcovia obsahu.

V aplikácii SMMExpert môžete napríklad kontrolovať a obmedzovať nastavenia oprávnení. Môžete obmedziť prístup tvorcov obsahu tak, aby obsah mohli publikovať len redaktori a manažéri. Tým sa zabráni tomu, aby sa obsah náhodne dostal do živého vysielania ešte pred jeho schválením.

Krok 3: Vytvorenie sprievodcu štýlom sociálnych médií

Aký druh obsahu zverejňuje vaša značka? Používate britský alebo americký pravopis? Alebo úplne iný jazyk? Je tón vašej značky hravý a zábavný? Alebo informatívny a vážny? Aký je váš postoj k hashtagom a emotikonom?

To všetko sú veci, ktoré treba zvážiť, aby ste zabezpečili, že obsah vašej značky v sociálnych médiách bude konzistentný, kvalitný a vždy v súlade so značkou.

Uistite sa, že vaša spoločnosť má vytvorenú príručku štýlu. Ide o podrobný dokument, v ktorom je uvedené, ako by mali vaše sociálne médiá vyzerať a pôsobiť. Môže obsahovať všetko od tónu a štýlu písania až po farby značky, použitie fotografií a písma.

Ak všetci v marketingovom tíme pracujú na základe pevného sprievodcu štýlom, schvaľovanie je oveľa jednoduchšie. Tvorcovia obsahu používajú dokument na usmernenie svojej práce. Redaktori a manažéri sa môžu na dokument odvolávať, aby zabezpečili dodržiavanie štandardov a usmernení značky.

Krok 4: Vytvorenie knižnice obsahu

Knižnica obsahu je existujúci súbor schválených zdrojov pre sociálne siete. Môže zahŕňať grafiku, šablóny a iné zdroje, ktoré môžu tvorcovia obsahu použiť pri vytváraní nových príspevkov.

Začínanie s prostriedkami z vopred schválenej knižnice vám výrazne uľahčí schvaľovací proces. Vedúce zainteresované strany si môžu byť isté, že mnohé prvky boli schválené ešte pred vytvorením príspevku.

Krok 5: Stanovenie časových harmonogramov a termínov

Váš proces schvaľovania sociálnych médií by mal byť viazaný na časový plán, ktorý každému poskytne dostatok času na dokončenie jeho časti procesu.

Začnite tým, že zistíte, koľko času v priemere trvá tvorcom obsahu vytvoriť určitý počet príspevkov. Potom zistite, koľko času trvá úprava tohto obsahu, jeho naplánovanie a schválenie.

Potom sa snažte spätne nastaviť časový plán, ktorý by bol pre všetkých zmysluplný. Pomôže vám to vyhnúť sa panike na poslednú chvíľu alebo preťaženiu obsahu.

Stanovte si tiež pravidelné termíny a harmonogram, vďaka ktorému budú všetci zodpovední za včasné plnenie úloh.

Priebežný proces schvaľovania sociálnych médií môže napríklad zahŕňať:

• Tvorcovia dodávajú pripravený obsah do 15. dňa v mesiaci.
• Redaktori dodávajú dokončený obsah do 20. dňa v mesiaci.
• Manažéri plánujú upravený, kvalitný obsah na nasledujúci mesiac pred koncom aktuálneho mesiaca.

Samozrejme, tento časový plán funguje len pre evergreen obsah alebo obsah, ktorý nie je výnimočne aktuálny. Možno budete musieť vytvoriť druhý súbor termínov alebo časových plánov, ktoré umožnia vašej značke reagovať na sociálne trendy, keď sa objavia.

Bonus: Získajte bezplatnú prispôsobiteľnú šablónu sprievodcu štýlom sociálnych médií aby ste mohli ľahko zabezpečiť jednotný vzhľad, dojem, hlas a tón vo všetkých svojich sociálnych kanáloch.

Krok 6: Definovanie pracovného postupu a oznámení

Váš proces schvaľovania v sociálnych médiách je pracovný postup, v ktorom sa obsah presúva od jednej osoby k druhej, až kým sa nakoniec nezverejní. Už ste definovali úlohy a termíny všetkých. Teraz je čas použiť tieto informácie na nastavenie pracovného postupu a oznámení.

V ideálnom prípade by váš pracovný postup mal automaticky posúvať obsah od jednej osoby k druhej a upozorňovať každú osobu, keď je na rade, aby sa pustila do práce. Udržiavanie všetkého v jednom systéme zaručuje, že každý vie, kde sa všetko nachádza v schvaľovacom procese. Takisto zabezpečuje, že zmeny obsahu vykonáva vždy len jedna osoba.

Ako teda zabezpečíte, aby boli všetci upozornení, keď na nich príde rad? Môžete použiť e-mail, upozornenia zo služby Slack alebo iné nástroje na riadenie projektov.

Mali by sme však spomenúť, že používanie SMMExpert ako nástroja na schvaľovanie sociálnych médií vám umožňuje nastaviť pracovný postup a upozornenia, takže nikdy nezmeškáte žiadnu správu alebo pridelenú úlohu.

SMMExpert tiež umožňuje všetkým pracovať v rovnakej platforme. Redaktori a manažéri môžu posielať obsah späť tvorcom obsahu, aby ho zmenili, alebo sami vykonať menšie zmeny pred tým, ako sa veci posunú ďalej. Zamestnanci môžu sledovať, kedy je potrebný ich príspevok a kedy je ich úloha dokončená.

Pri navrhovaní pracovného postupu je dobré zahrnúť nástroje a aplikácie, ktoré vám pomôžu uľahčiť tvorbu obsahu a identifikovať problémy s obsahom.

Niektoré skvelé nástroje, ktoré môžete zvážiť pre svoj pracovný postup, sú:

• Grammarly na podporu pravopisu, gramatiky a zrozumiteľnosti písania.
• Visme pre podporu dizajnu.
• Pictographr na podporu úprav fotografií.

SMMExpert má tiež zabudovanú kontrolu pravopisu a nástroje na úpravu obrázkov.

Krok 7: Monitorovanie a prípadná revízia

Vyskúšajte si na chvíľu proces schvaľovania sociálnych médií a zistite, ako vášmu tímu vyhovuje. Potom sa všetci stretnite a prediskutujte prípadné zádrhele alebo miesta, ktoré by sa dali zlepšiť.

Cieľom je vždy uľahčovať, nie sťažovať život tímu. Ak sa proces stáva ťažkopádnym, nefunguje. Vyhľadávajte pravidelnú spätnú väzbu od členov tímu, aby sa všetci cítili ocenení a zapojení.

4 výhody vytvorenia procesu schvaľovania sociálnych médií

Niektoré výhody vytvorenia procesu sociálnych médií ste už pravdepodobne pochopili. Na niektoré z nich však chceme upozorniť výslovne.

1. Uistite sa, že obsah je v súlade s vašou značkou a stratégiou

Už skôr sme hovorili o vytvorení sprievodcu štýlom sociálnych médií, ktorý vám pomôže usmerniť obsah a schvaľovací proces. Je to dobrý spôsob, ako pomôcť udržať obsah na úrovni značky.

Nič sa však nevyrovná kombinovaným odborným znalostiam vášho tímu. Práca prostredníctvom procesu zaručuje, že každý môže prispieť svojimi špecifickými odbornými znalosťami, a to tak v oblasti svojich kľúčových zručností, ako aj v oblasti znalostí histórie a štýlu značky.

Zavedenie kontrolného procesu vám tiež dáva najlepšiu šancu na zachytenie akýchkoľvek chýb pred spustením obsahu. Aj tí najlepší redaktori niekedy prehliadnu nefunkčný odkaz alebo chýbajúcu čiarku. Viac rúk na palube znamená viac šancí na správny výsledok.

2. Vyhnite sa zdieľaniu hesiel a kontrolujte prístup

Zdieľanie hesiel v rámci tímov, ako aj s externými konzultantmi a dodávateľmi je bezpečnostnou nočnou morou.

Proces schvaľovania sociálnych médií v kombinácii s dobrými nástrojmi na správu sociálnych médií umožňuje každému dokončiť svoju prácu v rámci rovnakého systému bez toho, aby musel zdieľať heslá.

Schvaľovací proces by vám mal tiež umožniť kontrolovať mieru prístupu jednotlivých členov tímu. Budete chcieť, aby viacero ľudí mohlo vytvárať obsah, ale pravdepodobne len niekoľko z nich bude mať schvaľovacie oprávnenia.

Nástroje na schvaľovací proces vám tiež umožnia vyradiť niekoho z procesu, ak opustí váš tím alebo organizáciu, takže nikdy nebudete vystavení zbytočnému externému riziku.

3. Efektívnejšia spolupráca

Neustále zacyklenie celého tímu - s viacerými zainteresovanými stranami - môže byť zaťažujúce. Robiť to prostredníctvom e-mailu alebo odovzdávania dokumentov narúša efektivitu, spomaľuje pracovný postup a môže ovplyvniť kalendár obsahu sociálnych médií. Pracovný postup schvaľovania zjednodušuje proces a zvyšuje produktivitu.

Napríklad manažérka globálnych marketingových projektov v odvetví nehnuteľností povedala spoločnosti Forrester Consulting o problémoch pri práci bez nástroja na schvaľovanie pracovných postupov:

"Keď chceli zamestnanci publikovať, museli poslať svoje aktíva e-mailom a potom to bol niekoľkostupňový proces, keď niekto publikoval v ich mene alebo sa vrátil, aby skontroloval publikovaný obsah v ich mene."

Udržiavanie všetkého v jednej platforme na vytváranie, kontrolu a zverejňovanie je oveľa efektívnejšie. Keď sa objavia špecifické požiadavky, zamestnanci vedia, kto je zodpovedný za jednotlivé kroky procesu. To znamená, že zamestnanci môžu spolupracovať priamo a efektívne.

Pracovný postup schvaľovania navyše pomáha zamestnancom dodržiavať plán. Zabraňuje tomu, aby sa obsah nahromadil, zabudlo sa naň alebo sa nezverejnil. Vďaka upozorneniam sa každý dozvie, čomu je potrebné venovať pozornosť.

Správa spoločnosti Forrester, ktorú si objednala spoločnosť SMMExpert, zistila, že zlepšenie efektívnosti riadenia procesov schvaľovania sociálnych médií by mohlo ušetriť 495 000 USD času a úsilia viac ako tri roky. To je veľa času a úsilia.

Zdroj: Forrester Consulting, Celkový ekonomický dopad™ SMMExpert

4. Zachovanie kontroly verzií a stopy po úpravách

Posielanie súborov e-mailom môže mať za následok spätnú väzbu od rôznych zainteresovaných strán v rôznych verziách. Niekto môže skúmať súbor, ktorý je už neaktuálny. Alebo niekto môže mať za úlohu zhromaždiť spätnú väzbu od viacerých zainteresovaných strán a skompilovať ju do jedného dokumentu.

To nie je dobré využitie času. A vzniká riziko, že nesprávna verzia prejde schvaľovacím procesom alebo sa dokonca uverejní.

Proces schvaľovania v sociálnych médiách poskytuje aj stopu úprav, takže môžete vidieť, kto, čo a kedy zmenil. Je to dobrý vzdelávací zdroj pre všetkých, ktorí sa podieľajú na tvorbe obsahu.

3 nástroje na schvaľovanie sociálnych médií

Tu sú niektoré z našich obľúbených nástrojov, ktoré vám pomôžu vytvoriť proces schvaľovania sociálnych médií a pracovný postup.

1. SMMExpert

Už ste videli, ako môže SMMExpert pomôcť pri schvaľovaní sociálnych médií.

Používanie nástroja SMMExpert znamená, že každá časť pracovného procesu sa môže uskutočniť v tej istej platforme. Obsah sa môže navrhovať, upravovať a schvaľovať v nástroji SMMExpert.

Tu sa dozviete, ako môžu vedúci pracovníci vášho tímu používať SMMExpert na schvaľovanie príspevkov vytvorených tvorcami sociálnych médií:

Tieto funkcie schvaľovania na najvyššej úrovni sú k dispozícii v plánoch SMMExpert Business a Enterprise.

Plán Team Plan, ktorý je určený pre menšie tímy, obsahuje aj množstvo funkcií, ktoré sú užitočné na udržiavanie pracovného postupu schvaľovania sociálnych médií.

Vedúci členovia tímu môžu spravovať prístup a roly v tíme a priraďovať príspevky a komentáre konkrétnym členom tímu.

2. Slack

Slack je výkonná platforma na zasielanie správ, ktorá pomáha tímom spolupracovať. Aplikácia Slack pre SMMExpert umožňuje zdieľať príspevky zo sociálnych médií priamo do Slacku bez toho, aby ste museli opustiť SMMExpert, a umožňuje tak zjednodušený prenos správ medzi tímami.

3. Trello

Tento nástroj pomáha udržať organizáciu tímov. Organizujte úlohy a farebne ich označte na kartách a nástenkách aplikácie Trello. Prideľte úlohy členovi tímu a po dokončení úlohy ju označte ako dokončenú. A vďaka funkcii "spomenúť" budete vedieť, že člen tímu je upozornený na to, ako sa proces posúva.

Vďaka funkcii drag-and-drop je aplikácia Trello používateľsky prívetivá. Vizualizuje proces práce a celý tím môže mať prehľad o priebehu schvaľovania.

Vytvorte si víťaznú marketingovú stratégiu sociálnych médií s menším úsilím a časom. Použite funkcie schvaľovania sociálnych médií SMMExpert, aby ste sa uistili, že žiadny z vašich príspevkov neprepadne. Prideľte prácu svojim kolegom, dostávajte upozornenia, keď je potrebné upraviť obsah, a poskytnite si navzájom spätnú väzbu - to všetko z jedného ovládacieho panela. Vyskúšajte to zadarmo ešte dnes.

Začnite

Urobte to lepšie s SMMExpert ,. univerzálny nástroj sociálnych médií. Zostaňte na vrchole, rozvíjajte sa a porazte konkurenciu.