Každý tým sociálních médií složený z více než jedné osoby potřebuje proces schvalování sociálních médií.

Procesy schvalování obsahu nejsou pro sociální média jedinečné. Například pro svůj blog nebo webové stránky již pravděpodobně máte zavedený schvalovací proces. Ale vzhledem k bezprostřednosti a dosahu sociálních kanálů je pracovní postup schvalování příspěvků na sociálních sítích ještě důležitější.

Zde vám vysvětlíme, jak nastavit pracovní postup schvalování sociálních médií, který vašemu týmu umožní efektivně spolupracovat a zároveň zajistit, aby byl váš obsah čistý, správný a v souladu se značkou. .

Bonus: Získejte zdarma přizpůsobitelnou šablonu průvodce stylem sociálních médií snadno zajistíte jednotný vzhled, styl, hlas a tón ve všech sociálních kanálech.

Co je to proces schvalování sociálních médií?

Proces schvalování na sociálních sítích je pracovní postup, v němž se obsah přesouvá od jedné zainteresované strany k druhé, dokud není nakonec zveřejněn.

Dobře navržený schvalovací proces definuje všechny kroky spojené s vaší činností na sociálních médiích, od vytvoření obsahu až po jeho zveřejnění na platformě sociálních médií. Vytváří také jasnou cestu obsahu od osoby k osobě v rámci vaší organizace. Dokumentuje, které zúčastněné strany se zapojí a kdy. Nakonec určuje, kdo má konečnou pravomoc schválit obsah, který má být zveřejněn na vašich sociálních médiích.kanály sociálních médií značky.

Než začnete sepisovat zásady, musíte se na to připravit. Zde jsou všechny nástroje a podrobnosti, které budete potřebovat, abyste mohli začít:

Jak vytvořit proces schvalování sociálních médií

Krok 1: Definujte strategii sociálních médií

Pokud jste pravidelnými čtenáři blogu SMMExpert, víte, že o strategii mluvíme často. Pevně věříme v plánování a stanovování cílů. Bez toho, abyste věděli, kam chcete dojít, se tam pravděpodobně nedostanete.

Proč potřebujete sociální strategii předtím, než můžete nastavit schvalovací proces?

Jasná strategie usnadňuje tvůrcům obsahu (grafikům a marketérům obsahu) vytvářet obsah, který je v souladu s tím, co očekávají vedoucí pracovníci. Všichni jsou tak na stejné vlně a šetří se čas, protože se snižuje množství práce na jednotlivých příspěvcích.

Jasná strategie sociálních médií vám také umožní pochopit, zda je váš schvalovací proces v souladu s vašimi cíli. Například pokud vaše strategie zahrnuje být na špici trendových témat, budete muset vhodně nastavit počet zúčastněných stran a jejich časové plány.

Krok 2: Definování rolí a odpovědností týmu a zúčastněných stran

Více než 20 % zákazníků SMMExpert ze střední třídy má více týmů, které používají sociální média. Chcete-li vytvořit efektivní proces sociálních médií, musíte si ujasnit všechny lidi a týmy, které sociální média používají, a kdo se podílí na schvalování jednotlivých týmů.

Jak to bude vypadat, záleží na vás. Možná má každý tým své vlastní kanály a vlastní schvalovací procesy. Nebo je možná pár vedoucích pracovníků strážcem veškerého obsahu na sociálních sítích vaší značky.

Důležité je vše zaznamenat.

Například byste měli zaznamenat:

• Kdo vytváří a plánuje obsah sociálních médií?
• Kdo upravuje obsah, aby byla zachována kvalita?
• Kdo schvaluje a zveřejňuje obsah?

Ve středně velké společnosti může proces schvalování obsahu sociálních médií zahrnovat následující role:

• Tvůrci obsahu: Spisovatelé, designéři, střihači videa a všichni ostatní, kteří se podílejí na tvorbě a plánování obsahu.
• Redaktoři obsahu kteří upravují obsah z hlediska jazyka, stylu a konzistence napříč účty sociálních médií.
• Manažeři sociálních médií kteří schvalují obsah a zajišťují, aby byl plán publikování v souladu s celkovou strategií značky a nejlepšími časy pro publikování.

V tomto nastavení byste pravděpodobně chtěli, aby měl editor a správce sociálních médií větší přístup ke schvalovacímu procesu a nástrojům sociálních médií než tvůrci obsahu.

Například v aplikaci SMMExpert můžete kontrolovat a omezovat nastavení oprávnění. Můžete omezit přístup tvůrců obsahu tak, aby obsah mohli publikovat pouze redaktoři a manažeři. Tím se zabrání tomu, aby se obsah náhodně dostal do živého vysílání ještě před jeho schválením.

Krok 3: Vytvoření průvodce stylem sociálních médií

Jaký obsah vaše značka zveřejňuje? Používáte britský nebo americký pravopis? Nebo úplně jiný jazyk? Je tón vaší značky hravý a zábavný? Nebo informativní a vážný? Jaký je váš postoj k hashtagům a emotikonům?

To vše je třeba vzít v úvahu, aby byl obsah vaší značky na sociálních sítích konzistentní, kvalitní a vždy v souladu se značkou.

Ujistěte se, že má vaše společnost vytvořeného průvodce stylem. Jedná se o podrobný dokument, který popisuje, jak by měla vaše sociální média vypadat a působit. Může zahrnovat vše od tónu a stylu psaní až po barvy značky, použití fotografií a písma.

Pokud všichni v marketingovém týmu pracují na základě pevného průvodce stylem, je schvalování mnohem snazší. Tvůrci obsahu používají dokument jako vodítko pro svou práci. Redaktoři a manažeři se mohou na dokument odvolávat, aby zajistili dodržování standardů a pokynů značky.

Krok 4: Vytvoření knihovny obsahu

Knihovna obsahu je existující fond schválených zdrojů pro sociální sítě. Může zahrnovat grafiku, šablony a další zdroje, které mohou vývojáři obsahu používat při vytváření nových příspěvků.

Začínáte-li s prostředky z předem schválené knihovny, je schvalovací proces výrazně jednodušší. Vedoucí zúčastněné strany si mohou být jisté, že mnoho prvků bylo schváleno ještě před vytvořením příspěvku.

Krok 5: Stanovení časových plánů a termínů

Proces schvalování sociálních médií by měl být vázán na časovou osu, která každému poskytne dostatek času na dokončení jeho části procesu.

Začněte tím, že zjistíte, jak dlouho v průměru trvá tvůrcům obsahu vytvořit určitý počet příspěvků. Poté určete, jak dlouho trvá úprava obsahu, jeho naplánování a schválení.

Poté zpětně sestavte časový plán, který bude pro všechny smysluplný. Vyhnete se tak panice na poslední chvíli nebo zúžení obsahu.

Stanovte si také pravidelné termíny a harmonogram, podle kterého budou všichni zodpovědní za včasné plnění.

Průběžný proces schvalování sociálních médií může například zahrnovat:

• Tvůrci dodávají připravený obsah do 15. dne v měsíci.
• Redaktoři dodávají hotový obsah do 20. dne v měsíci.
• Manažeři plánují upravený a kvalitní obsah na následující měsíc před koncem aktuálního měsíce.

Tento časový plán samozřejmě funguje pouze pro evergreen obsah nebo obsah, který není výjimečně aktuální. Možná budete muset vytvořit druhou sadu termínů nebo časových plánů, které vaší značce umožní reagovat na sociální trendy, jakmile se objeví.

Bonus: Získejte zdarma přizpůsobitelnou šablonu průvodce stylem sociálních médií snadno zajistíte jednotný vzhled, styl, hlas a tón ve všech sociálních kanálech.

Krok 6: Definujte pracovní postup a oznámení

Váš proces schvalování na sociálních sítích je pracovní postup, ve kterém se obsah přesouvá od jedné osoby k druhé, dokud není nakonec zveřejněn. Již jste definovali role a termíny pro všechny. Nyní je čas použít tyto informace k nastavení pracovního postupu a oznámení.

V ideálním případě by měl pracovní postup automaticky předávat obsah od jedné osoby k druhé a upozorňovat každou osobu, kdy je na řadě. Udržování všeho v jednom systému zajistí, že všichni vědí, kde se co nachází ve schvalovacím procesu. Zajistí také, že změny obsahu provádí vždy jen jedna osoba.

Jak tedy zajistíte, aby byli všichni upozorněni, až na ně přijde řada? Můžete použít e-mail, upozornění ze služby Slack nebo jiné nástroje pro správu projektů.

Měli bychom však zmínit, že používání SMMExpertu jako nástroje pro schvalování sociálních médií vám umožní nastavit pracovní postup a upozornění, takže nikdy nezmeškáte žádnou zprávu nebo přidělený úkol.

SMMExpert také umožňuje všem pracovat ve stejné platformě. Redaktoři a manažeři mohou předávat obsah zpět tvůrcům obsahu k úpravám nebo sami provádět drobné změny, než se věci posunou dál. Zaměstnanci mohou sledovat, kdy je jejich příspěvek potřeba a kdy je jejich úkol dokončen.

Při navrhování pracovního postupu je dobré zahrnout nástroje a aplikace, které vám pomohou usnadnit tvorbu obsahu a identifikovat problémy s obsahem.

Některé skvělé nástroje, které byste měli zvážit pro svůj pracovní postup, jsou:

• Grammarly pro podporu pravopisu, gramatiky a srozumitelnosti psaní.
• Visme pro podporu designu.
• Pictographr pro podporu úprav fotografií.

SMMExpert má také zabudovanou kontrolu pravopisu a nástroje pro úpravu obrázků.

Krok 7: Sledování a případná revize

Vyzkoušejte na chvíli svůj proces schvalování sociálních médií a zjistěte, jak funguje ve vašem týmu. Poté se sejděte všichni a prodiskutujte případné zádrhele nebo místa, kde by bylo možné něco zlepšit.

Cílem je vždy usnadnit, nikoli ztížit život týmu. Pokud se proces stává těžkopádným, nefunguje. Vyhledávejte pravidelnou zpětnou vazbu od členů týmu, aby se všichni cítili oceněni a zapojeni.

4 výhody vytvoření procesu schvalování sociálních médií

Některé výhody vytvoření procesu sociálních médií jste si již pravděpodobně uvědomili. Na některé z nich však chceme výslovně upozornit.

1. Zajistěte, aby byl obsah v souladu s hlasem a strategií vaší značky.

Již dříve jsme hovořili o vytvoření průvodce stylem sociálních médií, který vám pomůže řídit obsah a proces schvalování. Je to dobrý způsob, jak pomoci udržet obsah v souladu se značkou.

Nic se však nevyrovná kombinovaným odborným znalostem vašeho týmu. Práce v rámci procesu zajistí, že každý může přispět svými specifickými odbornými znalostmi, a to jak v oblasti svých klíčových dovedností, tak znalostí historie a stylu značky.

Zavedení kontrolního procesu vám také dává nejlepší šanci zachytit případné chyby ještě před spuštěním obsahu. I ti nejlepší redaktoři někdy přehlédnou nefunkční odkaz nebo chybějící čárku. Více rukou na palubě znamená více šancí na správný výsledek.

2. Zamezte sdílení hesel a kontrolujte přístup.

Sdílení hesel, a to jak v rámci týmů, tak s externími konzultanty a dodavateli, je bezpečnostní noční můrou.

Proces schvalování sociálních médií v kombinaci s dobrými nástroji pro správu sociálních médií umožňuje všem dokončit svou práci v rámci stejného systému, aniž by museli sdílet hesla.

Schvalovací proces by měl také umožnit řídit míru přístupu jednotlivých členů týmu. Budete chtít, aby více lidí mohlo vytvářet obsah, ale pravděpodobně jen několik z nich bude mít oprávnění ke schvalování.

Nástroje pro schvalovací procesy také umožňují vyřadit někoho z procesu, pokud opustí váš tým nebo organizaci, takže nikdy nejste vystaveni zbytečnému vnějšímu riziku.

3. Efektivnější spolupráce

Neustálé zacyklování celého týmu - s více zúčastněnými stranami - může být zatěžující. Činí tak prostřednictvím e-mailu nebo předáváním dokumentů, což narušuje efektivitu, zpomaluje pracovní postup a může ovlivnit kalendář obsahu sociálních médií. Pracovní postup schvalování zefektivňuje proces a zvyšuje produktivitu.

Například manažerka globálních marketingových projektů v realitním průmyslu sdělila společnosti Forrester Consulting, že práce bez nástroje pro schvalování pracovních postupů je obtížná:

"Když chtěli zaměstnanci zveřejnit příspěvek, museli poslat své prostředky e-mailem a pak to byl několikastupňový proces, kdy někdo zveřejnil příspěvek jejich jménem nebo se vrátil, aby zkontroloval zveřejněný obsah jejich jménem."

Udržování všeho v jedné platformě pro vytváření, kontrolu a zveřejňování je mnohem efektivnější. Když se objeví konkrétní požadavky, zaměstnanci vědí, kdo je zodpovědný za jednotlivé kroky procesu. To znamená, že zaměstnanci mohou spolupracovat přímo a efektivně.

Pracovní postup schvalování navíc pomáhá zaměstnancům dodržovat časový plán. Zabraňuje tomu, aby se obsah hromadil, zapomínalo se na něj nebo nebyl zveřejněn. Díky upozorněním jsou všichni informováni o tom, co vyžaduje jejich pozornost.

Zpráva společnosti Forrester, kterou si nechala vypracovat společnost SMMExpert, zjistila, že vyšší efektivita řízení schvalovacích procesů na sociálních sítích by mohla ušetřit 495 000 dolarů času a úsilí. více než tři roky. To je spousta času a úsilí.

Zdroj: Forrester Consulting, Celkový ekonomický dopad™ SMMExpert

4. Udržování kontroly verzí a stopy po úpravách

Rozesílání souborů e-mailem může mít za následek zpětnou vazbu od různých zúčastněných stran v různých verzích. Někdo může přezkoumávat soubor, který je již zastaralý. Nebo někdo může mít za úkol shromáždit zpětnou vazbu od více zúčastněných stran a zkompilovat ji do jednoho dokumentu.

To není dobré využití času. Navíc vzniká riziko, že špatná verze projde schvalovacím procesem nebo bude dokonce zveřejněna.

Proces schvalování v sociálních médiích také poskytuje stopu úprav, takže můžete zjistit, kdo, co a kdy změnil. Jedná se o dobrý vzdělávací zdroj pro všechny, kteří se podílejí na tvorbě obsahu.

3 nástroje pro schvalování sociálních médií

Zde jsou některé z našich oblíbených nástrojů, které vám pomohou vytvořit proces schvalování sociálních médií a pracovní postupy.

1. SMMExpert

Již jste se seznámili s tím, jak může SMMExpert pomoci při schvalování sociálních médií.

Použití nástroje SMMExpert znamená, že všechny části pracovního procesu mohou probíhat na stejné platformě. Obsah lze navrhovat, upravovat a schvalovat na ovládacím panelu SMMExpert.

Zde se dozvíte, jak mohou vedoucí pracovníci vašeho týmu používat SMMExpert ke schvalování příspěvků vytvořených tvůrci sociálních médií:

Tyto funkce schvalování na nejvyšší úrovni jsou k dispozici v plánech SMMExpert Business a Enterprise.

Týmový plán, určený pro menší týmy, obsahuje také mnoho funkcí, které jsou užitečné pro udržování pracovního postupu schvalování sociálních médií.

Vedoucí členové týmu mohou spravovat přístup a role v týmu a přiřazovat příspěvky a komentáře konkrétním členům týmu.

2. Slack

Slack je výkonná platforma pro zasílání zpráv, která pomáhá týmům spolupracovat. Aplikace Slack pro SMMExpert umožňuje sdílet příspěvky ze sociálních médií přímo do Slacku, aniž byste museli opustit SMMExpert, a umožnit tak zjednodušený přenos zpráv mezi týmy.

3. Trello

Tento nástroj pomáhá udržovat týmy organizované. Organizujte úkoly a barevně je označujte na kartách a nástěnkách Trello. Přidělujte úkoly členům týmu a po dokončení úkolu jej označte jako dokončený. A díky funkci "zmínit" budete vědět, že člen týmu je upozorněn na to, jak proces postupuje.

Trello je díky funkci drag-and-drop uživatelsky přívětivé. Vizualizuje proces práce a celý tým může mít přehled o průběhu schvalování.

Vytvořte vítěznou marketingovou strategii pro sociální média s menším úsilím a časem. Využijte funkce schvalování sociálních médií SMMExpert, abyste měli jistotu, že žádný z vašich příspěvků nepropadne. Přidělujte práci svým kolegům v týmu, dostávejte upozornění, když je třeba obsah upravit, a poskytujte si navzájem zpětnou vazbu - to vše z jednoho ovládacího panelu. Vyzkoušejte ji zdarma ještě dnes.

Začněte

Udělejte to lépe s SMMExpert ... univerzální nástroj pro sociální média. Držte se na špici, rozvíjejte se a překonávejte konkurenci.