Birden fazla kişiden oluşan her sosyal medya ekibinin bir sosyal medya onay sürecine ihtiyacı vardır.

İçerik onay süreçleri sosyal medyaya özgü değildir. Örneğin, muhtemelen blogunuz veya web siteniz için zaten bir onay süreciniz vardır. Ancak sosyal kanalların anlıklığı ve erişimi, sosyal gönderileriniz için bir onay iş akışını daha da önemli hale getirir.

Burada, ekibinizin aşağıdakileri yapmasına olanak tanıyan bir sosyal medya onay iş akışının nasıl kurulacağını açıklayacağız İçeriğinizin temiz, doğru ve markaya uygun olmasını sağlarken verimli bir şekilde işbirliği yapın .

Bonus: Ücretsiz, özelleştirilebilir bir sosyal medya stil rehberi şablonu edinin Tüm sosyal kanallarınızda tutarlı bir görünüm, his, ses ve tonu kolayca sağlamak için.

Sosyal medya onay süreci nedir?

Sosyal medya onay süreci, içeriğin nihayet yayınlanana kadar bir paydaştan diğerine geçtiği bir iş akışıdır.

İyi tasarlanmış bir onay süreci, içeriğin oluşturulmasından sosyal medya platformunda yayınlanmasına kadar sosyal medya faaliyetlerinizle ilgili tüm adımları tanımlar. Ayrıca, içeriğinizin kuruluşunuzda kişiden kişiye geçmesi için net bir yol oluşturur. Hangi paydaşların ne zaman dahil olacağını belgeler. Son olarak, içeriğin kuruluşunuzda yayınlanmasını onaylamak için nihai yetkiye kimin sahip olduğunu belirler.markanın sosyal medya kanalları.

Politikanızı yazmadan önce bazı hazırlıklar yapmanız gerekir. İşte başlamak için sahip olmanız gereken tüm araçlar ve ayrıntılar:

Sosyal medya onay süreci nasıl oluşturulur?

Adım 1: Sosyal medya stratejinizi belirleyin

SMMExpert blogunun düzenli bir okuyucusuysanız, strateji hakkında çok konuştuğumuzu bilirsiniz. Planlama ve hedef belirlemeye sıkı sıkıya inanıyoruz. Nereye gitmek istediğinizi bilmeden, oraya ulaşmanız pek olası değildir.

Onay sürecinizi oluşturmadan önce neden bir sosyal stratejiye ihtiyacınız var?

Net bir strateji, içerik oluşturucuların (grafik tasarımcılar ve içerik pazarlamacıları) üst düzey paydaşların görmeyi bekledikleriyle uyumlu içerik üretmesini kolaylaştırır. Herkesi aynı sayfada buluşturur ve bireysel gönderi düzeyinde gereken ileri geri miktarını azaltarak zaman kazandırır.

Net bir sosyal medya stratejisi, onay sürecinizin hedeflerinizle uyumlu olup olmadığını anlamanızı da sağlar. Örneğin, stratejiniz trend konuların öncüsü olmayı içeriyorsa, paydaş sayısını ve zaman çizelgelerini uygun şekilde ayarlamanız gerekir.

Adım 2: Ekip ve paydaş rol ve sorumluluklarını tanımlayın

Orta ölçekli SMMExpert müşterilerinin %20'sinden fazlası sosyal medya kullanan birden fazla ekibe sahip. Etkili bir sosyal medya süreci oluşturmak için, sosyal medyayı kullanan tüm kişi ve ekipleri ve her biri için onaylara kimlerin dahil olduğunu netleştirmeniz gerekir.

Bunun nasıl görüneceği size kalmış. Belki her ekibin kendi kanalları ve kendi onay süreçleri vardır. Ya da belki birkaç üst düzey paydaş, markanız için tüm sosyal içeriğin bekçisidir.

Önemli olan tüm bunların kayıt altına alınmasıdır.

Örneğin, kayıt yapmalısınız:

• Sosyal medya içeriğini kim oluşturuyor ve planlıyor?
• Kaliteyi korumak için içeriği kim düzenliyor?
• İçeriği kim onaylıyor ve yayınlıyor?

Orta ölçekli bir şirkette sosyal medya içerik onay süreci aşağıdaki rolleri içerebilir:

• İçerik oluşturucular: Yazarlar, tasarımcılar, video editörleri ve içerik üretimi ve planlamasıyla ilgilenen herkes.
• İçerik editörleri Sosyal medya hesaplarında dil, üslup ve tutarlılık için içeriği düzenleyenler.
• Sosyal medya yöneticileri İçeriği onaylayan ve yayınlama programının markanın genel stratejisi ve yayınlamak için en iyi zamanlarla uyumlu olmasını sağlayan kişiler.

Bu kurulumda, editörün ve sosyal medya yöneticisinin sosyal medya onay sürecinizde ve araçlarınızda içerik oluşturuculardan daha fazla erişime sahip olmasını isteyebilirsiniz.

Örneğin, SMMExpert'te izin ayarlarını kontrol edebilir ve kısıtlayabilirsiniz. İçerik oluşturucuların erişimini sınırlandırabilirsiniz, böylece yalnızca editörler ve yöneticiler içerik yayınlayabilir. Bu, içeriğin onaylanmadan önce yanlışlıkla yayına girmesini önler.

Adım 3: Bir sosyal medya stil rehberi oluşturun

Markanız ne tür içerikler paylaşıyor? İngiliz imlası mı yoksa Amerikan imlası mı kullanıyorsunuz? Ya da tamamen başka bir dil mi? Markanızın tonu eğlenceli ve şakacı mı yoksa bilgilendirici ve ciddi mi? Hashtag'ler ve emojiler konusundaki duruşunuz nedir?

Tüm bunlar, markanızın sosyal medya içeriğinin tutarlı, yüksek kaliteli ve her zaman markaya uygun olmasını sağlamak için dikkate alınması gereken hususlardır.

Şirketinizin bir stil kılavuzu oluşturduğundan emin olun. Bu, sosyal medyanızın nasıl görünmesi ve hissettirmesi gerektiğini özetleyen ayrıntılı bir belgedir. Ton ve yazı stilinden marka renklerine, fotoğraf kullanımına ve yazı tipine kadar her şeyi içerebilir.

Pazarlama ekibindeki herkes sağlam bir stil kılavuzuna göre çalıştığında, onaylar çok daha kolay olur. İçerik oluşturucular çalışmalarını yönlendirmek için belgeyi kullanır. Bu arada editörler ve yöneticiler de marka standartlarının ve yönergelerinin karşılandığından emin olmak için belgeye başvurabilir.

Adım 4: Bir içerik kitaplığı oluşturun

İçerik kitaplığı, onaylanmış sosyal varlıklardan oluşan mevcut bir havuzdur. Bu, içerik geliştiricilerinizin yeni gönderiler oluştururken kullanabilecekleri grafikleri, şablonları ve diğer kaynakları içerebilir.

Önceden onaylanmış bir kütüphanedeki varlıklarla başlamak, onay sürecinizi önemli ölçüde kolaylaştırır. Üst düzey paydaşlar, gönderi daha oluşturulmadan önce birçok öğenin onaylandığından emin olabilir.

Adım 5: Zaman çizelgeleri ve son tarihler belirleyin

Sosyal medya onay süreciniz, herkese sürecin kendi payına düşen kısmını tamamlaması için yeterli zaman tanıyan bir zaman çizelgesine bağlı olmalıdır.

İçerik oluşturucularınızın belirli sayıda gönderi üretmesinin ortalama ne kadar sürdüğünü belirleyerek işe başlayın. Ardından, bu içeriği düzenlemenin, planlamanın ve onaylatmanın ne kadar sürdüğünü belirleyin.

Ardından, herkes için mantıklı bir zaman çizelgesi oluşturmak için geriye doğru çalışın. Bu, son dakika paniğini veya içerik darboğazını önlemeye yardımcı olacaktır.

Ayrıca düzenli son teslim tarihleri ve herkesi zamanında teslim etmekten sorumlu tutan bir program belirleyin.

Örneğin, devam eden bir sosyal medya onay süreci şunları içerebilir:

• İçerik oluşturucular her ayın 15'ine kadar taslak içeriği teslim eder.
• Editörler her ayın 20'sine kadar son halini almış içeriği teslim eder.
• Yöneticiler, içinde bulunulan ay sona ermeden bir sonraki ay için düzenlenmiş, kaliteli içerik planlıyor.

Elbette bu zaman çizelgesi yalnızca her zaman yeşil kalan içerikler veya son derece güncel olmayan içerikler için geçerlidir. Markanızın sosyal trendlere gerçekleştikleri anda yanıt vermesine olanak tanıyan ikinci bir son tarih veya zaman çizelgesi seti oluşturmanız gerekebilir.

Bonus: Ücretsiz, özelleştirilebilir bir sosyal medya stil rehberi şablonu edinin Tüm sosyal kanallarınızda tutarlı bir görünüm, his, ses ve tonu kolayca sağlamak için.

Adım 6: İş akışınızı ve bildirimlerinizi tanımlayın

Sosyal medya onay süreciniz, içeriğin nihayet yayınlanana kadar bir kişiden diğerine geçtiği bir iş akışıdır. Herkesin rollerini ve son tarihlerini zaten tanımladınız. Şimdi bu bilgileri bir iş akışı ve bildirimler oluşturmak için kullanma zamanı.

İdeal olarak, iş akışınız içeriği otomatik olarak bir kişiden diğerine aktarmalı ve her kişiye işe başlama sırası geldiğinde bildirmelidir. Her şeyi tek bir sistemde tutmak, herkesin onay sürecinde her şeyin nerede olduğunu bilmesini sağlar. Ayrıca, aynı anda yalnızca bir kişinin içerikte değişiklik yapmasını sağlar.

Peki, herkesin sırası geldiğinde bilgilendirildiğinden nasıl emin olabilirsiniz? E-posta, Slack bildirimleri veya diğer proje yönetim araçlarını kullanabilirsiniz.

Ancak SMMExpert'i sosyal medya onay aracınız olarak kullanmanın, bir iş akışı ve uyarılar ayarlamanıza olanak tanıdığını ve böylece hiçbir mesajı veya atanan görevi asla kaçırmayacağınızı belirtmeliyiz.

SMMExpert ayrıca herkesin aynı platformda çalışmasına olanak tanır. Editörler ve yöneticiler, içerikleri değişiklikler için içerik oluşturuculara geri gönderebilir veya işleri ilerletmeden önce kendileri küçük değişiklikler yapabilir. Çalışanlar, girdilerine ne zaman ihtiyaç duyulduğunu ve görevlerinin ne zaman tamamlandığını takip edebilir.

İş akışınızı tasarlarken, içerik oluşturmayı kolaylaştırmaya ve içerikle ilgili sorunları belirlemeye yardımcı olabilecek araçları ve uygulamaları dahil etmek iyi bir fikirdir.

İş akışınız için göz önünde bulundurmanız gereken bazı harika araçlar şunlardır:

• Yazım, dilbilgisi ve anlaşılır yazma konusunda destek için Grammarly.
• Tasarım desteği için Visme.
• Fotoğraf düzenleme desteği için Pictographr.

SMMExpert ayrıca yerleşik bir yazım denetimi ve görüntü düzenleme araçlarına sahiptir.

Adım 7: İzleyin ve gerektiğinde revize edin

Sosyal medya onay sürecinizi bir süreliğine deneyin ve ekibiniz için nasıl işlediğini görün. Ardından herkesi bir araya getirerek aksaklıkları veya iyileştirilebilecek noktaları tartışın.

Amaç her zaman ekip için hayatı kolaylaştırmaktır, zorlaştırmak değil. Süreç hantallaşırsa, işe yaramıyor demektir. Ekip üyelerinden düzenli geri bildirim alın, böylece herkes kendini değerli ve ilgili hisseder.

Sosyal medya onay süreci oluşturmanın 4 faydası

Muhtemelen bir sosyal medya süreci oluşturmanın faydalarından bazılarını zaten anlamışsınızdır. Ancak açıkça belirtmek istediğimiz birkaç tanesi var.

1. İçeriğin marka sesiniz ve stratejinizle tutarlı olduğundan emin olun

İçeriğinize ve onay sürecinize rehberlik etmesi için bir sosyal medya stil rehberi oluşturmaktan daha önce bahsetmiştik. Bu, içeriğinizi markanıza uygun tutmanıza yardımcı olacak iyi bir yoldur.

Ancak hiçbir şey ekibinizin birleşik uzmanlığının yerini tutamaz. Bir süreç üzerinden çalışmak, herkesin hem temel beceri alanlarında hem de marka geçmişi ve tarzı hakkındaki bilgileriyle kendi özel uzmanlıklarına katkıda bulunabilmesini sağlar.

Bir kontrol süreci uygulamak, içerik yayına girmeden önce hataları yakalamak için size en iyi şansı verir. En iyi editörler bile bazen kırık bir bağlantıyı veya eksik virgülü gözden kaçırabilir. Güvertede daha fazla el olması, doğru yapmak için daha fazla şans anlamına gelir.

2. Parola paylaşımını önleyin ve erişimi kontrol edin

Hem ekipler içinde hem de harici danışmanlar ve yüklenicilerle şifre paylaşımı bir güvenlik kabusudur.

İyi sosyal medya yönetim araçlarıyla birleştirilmiş bir sosyal medya onay süreci, şifreleri paylaşmak zorunda kalmadan herkesin işini aynı sistem içinde tamamlamasına olanak tanır.

Onay süreci, her ekip üyesinin sahip olduğu erişim derecesini kontrol etmenize de izin vermelidir. Birden fazla kişinin içerik oluşturabilmesini, ancak muhtemelen yalnızca birkaçının onay izinlerine sahip olmasını isteyeceksiniz.

Onay süreci araçları, ekibinizden veya kuruluşunuzdan ayrılması halinde bir kişiyi süreçten çıkarmanıza da olanak tanır, böylece gereksiz dış risklere asla maruz kalmazsınız.

3. Daha verimli işbirliği yapın

Birden fazla paydaşla birlikte tüm ekibinizi sürekli olarak döngüye sokmak külfetli olabilir. Bunu e-posta yoluyla yapmak veya belgeleri elden ele dolaştırmak verimliliği engeller, iş akışını yavaşlatır ve sosyal medya içerik takviminizi etkileyebilir. Bir onay iş akışı süreci kolaylaştırır ve verimliliği artırır.

Örneğin, emlak sektöründeki küresel bir pazarlama proje yöneticisi Forrester Consulting'e bir onay iş akışı aracı olmadan çalışmanın zorluklarından bahsetti:

"Çalışanlar gönderi yapmak istediklerinde, varlıklarını e-posta ile göndermek zorundaydılar ve daha sonra birisinin onlar adına gönderi yapması veya daha sonra onlar adına gönderilen içeriği gözden geçirmek için geri dönmesi çok adımlı bir süreçti."

Oluşturma, inceleme ve gönderme için her şeyi tek bir platformda tutmak çok daha etkilidir. Belirli talepler ortaya çıktığında, çalışanlar sürecin her adımından kimin sorumlu olduğunu bilir. Bu, çalışanların doğrudan ve verimli bir şekilde işbirliği yapabileceği anlamına gelir.

Ayrıca, bir onay iş akışı çalışanların programa bağlı kalmasına yardımcı olur. İçeriğin birikmesini, unutulmasını veya yayınlanmamasını önler. Bildirimler, herkesin dikkat etmesi gereken şeylerden haberdar olmasını sağlar.

SMMExpert tarafından hazırlatılan bir Forrester raporu, sosyal medya onay süreçlerinin yönetiminde verimliliğin artırılmasının zaman ve emekten 495.000 $ tasarruf edin Üç yıl boyunca. Bu çok fazla zaman ve çaba demek.

Kaynak: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™ of SMMExpert

4. Sürüm kontrolünü ve düzenleme izini sürdürün

Dosyaların e-posta ile gönderilmesi, farklı paydaşlardan farklı sürümlerde geri bildirim alınmasına neden olabilir. Birisi zaten güncel olmayan bir dosyayı gözden geçiriyor olabilir. Ya da birisinin birden fazla paydaştan geri bildirim toplaması ve bunları tek bir belgede derlemesi gerekebilir.

Bu çok iyi bir zaman kullanımı değildir ve yanlış versiyonun onay sürecinden geçmesi, hatta yayınlanması riskini doğurur.

Bir sosyal medya onay süreci aynı zamanda bir düzenleme izi sağlar, böylece kimin neyi ne zaman değiştirdiğini görebilirsiniz. Bu, içerik oluşturmaya dahil olan herkes için iyi bir eğitim kaynağıdır.

3 sosyal medya onay aracı

İşte sosyal medya onay sürecinizi ve iş akışınızı oluşturmanıza yardımcı olacak favori araçlarımızdan bazıları.

1. SMMExpert

SMMExpert'in sosyal medya onay sürecinde nasıl yardımcı olabileceğini daha önce görmüştünüz.

SMMExpert'i kullanmak, iş akışı sürecinin her bölümünün aynı platformda gerçekleşebileceği anlamına gelir. İçerik, SMMExpert kontrol panelinde hazırlanabilir, düzenlenebilir ve onaylanabilir.

Ekibinizin kıdemli çalışanlarının, sosyal medya içerik oluşturucuları tarafından oluşturulan gönderileri onaylamak için SMMExpert'i nasıl kullanabileceği aşağıda açıklanmıştır:

Bu üst düzey onay özellikleri SMMExpert Business ve Enterprise planlarında mevcuttur.

Daha küçük ekipler için tasarlanan Ekip Planı, sosyal medya onay iş akışını sürdürmek için yararlı olan birçok işlevsellik de içerir.

Kıdemli ekip üyeleri, ekip erişimini ve rollerini yönetebilir ve belirli ekip üyelerine gönderi ve yorum atayabilir.

2. Gevşeklik

Slack, ekiplerin işbirliği yapmasına yardımcı olan güçlü bir mesajlaşma platformudur. SMMExpert için Slack uygulaması, ekipler arasında mesajların daha kolay aktarılmasını sağlamak için SMMExpert'ten ayrılmadan sosyal medya gönderilerini doğrudan Slack'te paylaşmanıza olanak tanır.

3. Trello

Bu araç ekiplerin düzenli kalmasına yardımcı olur. Görevleri düzenleyin ve Trello'nun kartlarına ve panolarına renklerle kodlayın. Görevleri bir ekip üyesine tahsis edin ve göreviniz tamamlandığında görevinizi tamamlandı olarak işaretleyin. Ve "bahsetme" özelliği sayesinde, süreç ilerledikçe ekip üyenizin uyarıldığını bileceksiniz.

Sürükle ve bırak özelliği Trello'yu kullanıcı dostu yapar. İş akışı sürecini görselleştirir ve onaylar ortaya çıktıkça tüm ekip bilgi sahibi olabilir.

Daha az zaman ve çaba harcayarak kazanan bir sosyal medya pazarlama stratejisi oluşturun. SMMExpert'in sosyal medya onay özelliklerini kullanarak hiçbir gönderinizin gözden kaçmadığından emin olun. Ekip arkadaşlarınıza iş atayın, içeriğin düzenlenmesi gerektiğinde bildirim alın ve birbirinize geri bildirim sağlayın - hepsi tek bir panodan. Bugün ücretsiz deneyin.

Başlayın

Daha iyisini yap SMMExpert , the hepsi bir arada sosyal medya aracı. İşlerin başında kalın, büyüyün ve rekabeti yenin.