Jedes Social-Media-Team, das aus mehr als einer Person besteht, benötigt ein Genehmigungsverfahren für soziale Medien.

Freigabeprozesse für Inhalte sind nicht nur für soziale Medien wichtig. Wahrscheinlich haben Sie bereits einen Freigabeprozess für Ihren Blog oder Ihre Website eingerichtet. Aber die Unmittelbarkeit und Reichweite sozialer Kanäle machen einen Freigabe-Workflow für Ihre sozialen Beiträge umso wichtiger.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie einen Genehmigungs-Workflow für soziale Medien einrichten, der es Ihrem Team ermöglicht effizient zusammenarbeiten und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Inhalte sauber, korrekt und markengerecht sind .

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Was ist ein Genehmigungsverfahren für soziale Medien?

Ein Genehmigungsverfahren für soziale Medien ist ein Arbeitsablauf, bei dem Inhalte von einem Beteiligten zum anderen weitergegeben werden, bis sie schließlich veröffentlicht werden.

Ein gut durchdachter Genehmigungsprozess definiert alle Schritte Ihrer Social-Media-Aktivitäten, von der Erstellung von Inhalten bis zur Veröffentlichung auf einer Social-Media-Plattform. Er schafft auch einen klaren Weg für Ihre Inhalte von Person zu Person durch Ihre Organisation. Er dokumentiert, welche Interessengruppen wann beteiligt werden. Schließlich legt er fest, wer die endgültige Befugnis hat, Inhalte zur Veröffentlichung auf Ihrer Website zu genehmigen.der sozialen Medienkanäle der Marke.

Bevor Sie Ihre Richtlinie verfassen können, müssen Sie einige Vorbereitungen treffen. Hier finden Sie alle Instrumente und Details, die Sie benötigen, um loszulegen:

Wie man einen Genehmigungsprozess für soziale Medien einrichtet

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Strategie für soziale Medien

Wenn Sie ein regelmäßiger Leser des SMMExpert-Blogs sind, wissen Sie, dass wir viel über Strategie sprechen. Wir glauben fest an Planung und Zielsetzung. Wenn Sie nicht wissen, wohin Sie wollen, werden Sie es wahrscheinlich nicht schaffen.

Warum brauchen Sie eine soziale Strategie, bevor Sie Ihr Genehmigungsverfahren einrichten können?

Eine klare Strategie erleichtert es den Inhaltserstellern (Grafikdesignern und Content-Marketern), Inhalte zu erstellen, die mit den Erwartungen der Stakeholder übereinstimmen. So sind alle auf derselben Seite und sparen Zeit, da das Hin und Her auf der Ebene der einzelnen Beiträge reduziert wird.

Eine klare Social-Media-Strategie gibt Ihnen auch Aufschluss darüber, ob Ihr Genehmigungsprozess mit Ihren Zielen übereinstimmt. Wenn Ihre Strategie beispielsweise darin besteht, bei aktuellen Themen ganz vorne mit dabei zu sein, müssen Sie die Anzahl der Beteiligten und deren Zeitpläne entsprechend festlegen.

Schritt 2: Definition der Rollen und Zuständigkeiten des Teams und der Interessenvertreter

Mehr als 20 % der mittelständischen SMMExpert-Kunden haben mehrere Teams, die soziale Medien nutzen. Um einen effektiven Prozess für soziale Medien zu schaffen, müssen Sie alle Personen und Teams klären, die soziale Medien nutzen, und wer an den jeweiligen Genehmigungen beteiligt ist.

Wie dies aussieht, bleibt Ihnen überlassen. Vielleicht hat jedes Team seine eigenen Kanäle und seine eigenen Genehmigungsprozesse. Oder vielleicht sind einige leitende Interessenvertreter die Torwächter für alle sozialen Inhalte Ihrer Marke.

Das Wichtigste ist, dass wir das alles zu Protokoll nehmen.

Zum Beispiel sollten Sie aufzeichnen:

• Wer erstellt und plant die Inhalte der sozialen Medien?
• Wer bearbeitet die Inhalte, um die Qualität zu erhalten?
• Wer genehmigt und veröffentlicht die Inhalte?

In einem mittelgroßen Unternehmen könnte der Genehmigungsprozess für Social Media-Inhalte die folgenden Rollen umfassen:

• Ersteller von Inhalten: Autoren, Designer, Videoredakteure und alle anderen, die an der Produktion und Planung von Inhalten beteiligt sind.
• Redakteure für Inhalte die die Inhalte in Bezug auf Sprache, Stil und Konsistenz in den Konten der sozialen Medien bearbeiten.
• Manager für soziale Medien die Inhalte genehmigen und sicherstellen, dass der Veröffentlichungszeitplan mit der Gesamtstrategie der Marke und den besten Zeitpunkten für die Veröffentlichung übereinstimmt.

In diesem Fall würden Sie wahrscheinlich wollen, dass der Redakteur und der Social-Media-Manager mehr Zugang zu Ihrem Genehmigungsprozess und den Tools für soziale Medien haben als die Ersteller von Inhalten.

In SMMExpert können Sie z. B. die Berechtigungseinstellungen kontrollieren und einschränken. Sie können den Zugriff der Ersteller von Inhalten einschränken, so dass nur Redakteure und Manager Inhalte veröffentlichen können. So wird verhindert, dass Inhalte versehentlich veröffentlicht werden, bevor sie genehmigt wurden.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Leitfaden für soziale Medien

Welche Art von Inhalten postet Ihre Marke? Verwenden Sie die britische oder die amerikanische Rechtschreibung? Oder eine ganz andere Sprache? Ist der Tonfall Ihrer Marke spielerisch und lustig oder informativ und ernst? Wie stehen Sie zu Hashtags und Emojis?

Dies sind alles Dinge, die zu beachten sind, um sicherzustellen, dass die Inhalte Ihrer Marke in den sozialen Medien konsistent, qualitativ hochwertig und immer markengerecht sind.

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Unternehmen einen Styleguide erstellt hat. Dabei handelt es sich um ein detailliertes Dokument, in dem beschrieben wird, wie Ihre sozialen Medien aussehen und wirken sollen. Es kann alles umfassen, vom Tonfall und Schreibstil bis hin zu Markenfarben, der Verwendung von Fotos und Schriftarten.

Wenn alle Mitglieder des Marketingteams auf der Grundlage eines soliden Styleguides arbeiten, sind Genehmigungen viel einfacher. Die Autoren von Inhalten nutzen das Dokument als Leitfaden für ihre Arbeit, während Redakteure und Manager auf das Dokument verweisen können, um sicherzustellen, dass die Markenstandards und Richtlinien eingehalten werden.

Schritt 4: Aufbau einer Inhaltsbibliothek

Eine Inhaltsbibliothek ist ein bestehender Pool von freigegebenen sozialen Inhalten, der Grafiken, Vorlagen und andere Ressourcen enthält, die Ihre Inhaltsentwickler bei der Erstellung neuer Beiträge verwenden können.

Wenn Sie mit Assets aus einer vorab genehmigten Bibliothek beginnen, wird der Genehmigungsprozess erheblich vereinfacht, und die Verantwortlichen können sich darauf verlassen, dass viele Elemente genehmigt wurden, bevor der Beitrag überhaupt erstellt wurde.

Schritt 5: Festlegung von Zeitplänen und Fristen

Ihr Genehmigungsprozess für soziale Medien sollte an einen Zeitplan geknüpft sein, der allen Beteiligten genügend Zeit lässt, ihren Teil des Prozesses abzuschließen.

Ermitteln Sie zunächst, wie lange Ihre Inhaltsersteller im Durchschnitt brauchen, um eine bestimmte Anzahl von Beiträgen zu erstellen, und dann, wie lange es dauert, diese Inhalte zu bearbeiten, sie zu planen und sie zu genehmigen.

Arbeiten Sie dann rückwärts, um einen Zeitplan aufzustellen, der für alle Beteiligten sinnvoll ist, um Panik in letzter Minute oder Engpässe bei den Inhalten zu vermeiden.

Legen Sie außerdem regelmäßige Fristen und einen Zeitplan fest, damit jeder für die rechtzeitige Erfüllung der Aufgaben verantwortlich ist.

Ein fortlaufendes Genehmigungsverfahren für soziale Medien könnte zum Beispiel Folgendes beinhalten:

• Schöpfer, die bis zum 15. eines jeden Monats erstellte Inhalte liefern.
• Die Redakteure liefern die endgültigen Inhalte bis zum 20. eines jeden Monats.
• Manager, die vor dem Ende des laufenden Monats redaktionelle, hochwertige Inhalte für den nächsten Monat planen.

Natürlich funktioniert dieser Zeitplan nur für immergrüne Inhalte oder Inhalte, die nicht außergewöhnlich aktuell sind. Möglicherweise müssen Sie eine zweite Reihe von Fristen oder Zeitplänen erstellen, die es Ihrer Marke ermöglichen, auf soziale Trends zu reagieren, sobald diese auftreten.

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Schritt 6: Definieren Sie Ihren Arbeitsablauf und Ihre Benachrichtigungen

Ihr Genehmigungsprozess für soziale Medien ist ein Workflow, in dem Inhalte von einer Person zur nächsten weitergereicht werden, bis sie schließlich gepostet werden. Sie haben bereits die Rollen und Fristen aller Beteiligten definiert. Nun ist es an der Zeit, diese Informationen zu nutzen, um einen Workflow und Benachrichtigungen einzurichten.

Im Idealfall sollte Ihr Workflow Inhalte automatisch von einer Person zur nächsten weiterleiten und jede Person benachrichtigen, wenn sie an der Reihe ist. Wenn Sie alles in einem System zusammenfassen, ist sichergestellt, dass jeder weiß, wo sich alles im Genehmigungsprozess befindet. Außerdem wird so gewährleistet, dass jeweils nur eine Person Änderungen an Inhalten vornimmt.

Wie stellen Sie also sicher, dass jeder benachrichtigt wird, wenn er an der Reihe ist? Sie können E-Mails, Slack-Benachrichtigungen oder andere Projektmanagement-Tools verwenden.

Wir sollten jedoch erwähnen, dass Sie mit SMMExpert als Genehmigungswerkzeug für soziale Medien einen Workflow und Warnmeldungen einrichten können, damit Sie nie eine Nachricht oder eine zugewiesene Aufgabe verpassen.

Mit SMMExpert arbeiten alle Beteiligten auf der gleichen Plattform. Redakteure und Manager können Inhalte für Änderungen an die Ersteller zurückgeben oder selbst kleinere Änderungen vornehmen, bevor sie die Arbeit fortsetzen. Mitarbeiter können verfolgen, wann ihr Beitrag benötigt wird und wann ihre Aufgabe abgeschlossen ist.

Bei der Gestaltung Ihres Arbeitsablaufs ist es sinnvoll, Tools und Anwendungen einzubeziehen, die die Erstellung von Inhalten erleichtern und Probleme mit Inhalten identifizieren.

Einige gute Tools, die Sie für Ihren Arbeitsablauf in Betracht ziehen sollten, sind:

• Grammarly zur Unterstützung bei Rechtschreibung, Grammatik und Klarheit des Textes.
• Visme für Design-Unterstützung.
• Pictographr zur Unterstützung der Fotobearbeitung.

SMMExpert verfügt außerdem über eine integrierte Rechtschreibprüfung und Bildbearbeitungswerkzeuge.

Schritt 7: Überwachung und Überarbeitung nach Bedarf

Probieren Sie Ihren Genehmigungsprozess für soziale Medien eine Weile aus, um zu sehen, wie er für Ihr Team funktioniert, und setzen Sie sich dann mit allen zusammen, um eventuelle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu besprechen.

Das Ziel ist immer, dem Team das Leben zu erleichtern, nicht zu erschweren. Wenn der Prozess schwerfällig wird, funktioniert er nicht. Holen Sie regelmäßig Feedback von den Teammitgliedern ein, damit sich jeder wertgeschätzt und einbezogen fühlt.

4 Vorteile der Einführung eines Genehmigungsverfahrens für soziale Medien

Wahrscheinlich haben Sie bereits einige der Vorteile eines Social-Media-Prozesses kennengelernt, aber es gibt einige, die wir ausdrücklich erwähnen möchten.

1. sicherstellen, dass die Inhalte mit Ihrer Markensprache und -strategie übereinstimmen

Wir haben bereits über die Erstellung eines Styleguides für soziale Medien gesprochen, der als Leitfaden für den Inhalts- und Genehmigungsprozess dient und dazu beiträgt, dass Ihre Inhalte der Marke entsprechen.

Aber nichts ist besser als das kombinierte Fachwissen Ihres Teams. Die Arbeit an einem Prozess stellt sicher, dass jeder sein spezifisches Fachwissen einbringen kann, sowohl in seinem Kernkompetenzbereich als auch in seinem Wissen über die Geschichte und den Stil der Marke.

Durch die Einführung eines Kontrollprozesses haben Sie außerdem die beste Chance, Fehler zu finden, bevor der Inhalt online geht. Selbst die besten Redakteure übersehen manchmal einen fehlerhaften Link oder ein fehlendes Komma. Mehr Mitarbeiter an Deck bedeuten mehr Chancen, es richtig zu machen.

2. die gemeinsame Nutzung von Passwörtern vermeiden und den Zugang kontrollieren

Die gemeinsame Nutzung von Passwörtern, sowohl innerhalb von Teams als auch mit externen Beratern und Auftragnehmern, ist ein Alptraum für die Sicherheit.

Ein Genehmigungsverfahren für soziale Medien in Verbindung mit guten Tools für die Verwaltung sozialer Medien ermöglicht es allen, ihre Arbeit innerhalb desselben Systems zu erledigen, ohne Passwörter austauschen zu müssen.

Der Genehmigungsprozess sollte es Ihnen auch ermöglichen, den Grad des Zugriffs jedes Teammitglieds zu steuern. Sie werden wollen, dass mehrere Personen Inhalte erstellen können, aber wahrscheinlich nur einige wenige über Genehmigungsrechte verfügen.

Tools für Genehmigungsprozesse ermöglichen es Ihnen auch, jemanden aus dem Prozess zu entfernen, wenn er Ihr Team oder Ihr Unternehmen verlässt, so dass Sie nie einem unnötigen externen Risiko ausgesetzt sind.

3. effizienter zusammenarbeiten

Das ständige Einbeziehen des gesamten Teams - mit mehreren Interessengruppen - kann mühsam sein. Die Weitergabe von Dokumenten per E-Mail beeinträchtigt die Effizienz, verlangsamt den Arbeitsablauf und kann sich auf den Kalender für Social Media-Inhalte auswirken. Ein Genehmigungs-Workflow rationalisiert den Prozess und erhöht die Produktivität.

So berichtete beispielsweise ein globaler Marketing-Projektmanager in der Immobilienbranche Forrester Consulting von den Herausforderungen, die sich aus der Arbeit ohne ein Genehmigungs-Workflow-Tool ergeben:

"Wenn Mitarbeiter etwas posten wollten, mussten sie ihre Daten per E-Mail schicken, und es war ein mehrstufiger Prozess, bei dem jemand in ihrem Namen posten oder den geposteten Inhalt anschließend in ihrem Namen überprüfen musste.

Es ist viel effektiver, alles auf einer Plattform zu erstellen, zu überprüfen und zu veröffentlichen. Wenn spezifische Anfragen auftauchen, wissen die Mitarbeiter, wer für jeden Schritt des Prozesses verantwortlich ist. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter direkt und effizient zusammenarbeiten können.

Außerdem hilft ein Genehmigungs-Workflow den Mitarbeitern, den Zeitplan einzuhalten. Er verhindert, dass sich Inhalte ansammeln, vergessen werden oder nicht veröffentlicht werden. Benachrichtigungen sorgen dafür, dass jeder weiß, was seine Aufmerksamkeit erfordert.

Eine von SMMExpert in Auftrag gegebene Forrester-Studie ergab, dass eine verbesserte Effizienz bei der Verwaltung von Genehmigungsprozessen für soziale Medien 495.000 Dollar an Zeit und Aufwand sparen Das ist eine Menge Zeit und Mühe, die wir in drei Jahren investiert haben.

Quelle: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™ of SMMExpert

4. eine Versionskontrolle und einen Bearbeitungspfad pflegen

Das Versenden von Dateien per E-Mail kann dazu führen, dass Rückmeldungen von verschiedenen Interessengruppen in verschiedenen Versionen vorliegen. Vielleicht prüft jemand eine Datei, die bereits veraltet ist, oder jemand muss Rückmeldungen von mehreren Interessengruppen sammeln und in einem Dokument zusammenfassen.

Das ist nicht sehr zeitsparend und birgt das Risiko, dass die falsche Version den Genehmigungsprozess durchläuft oder gar veröffentlicht wird.

Ein Genehmigungsverfahren für soziale Medien bietet auch einen Bearbeitungspfad, so dass Sie sehen können, wer was wann geändert hat. Dies ist eine gute Bildungsressource für alle, die an der Erstellung von Inhalten beteiligt sind.

3 Tools zur Genehmigung sozialer Medien

Hier finden Sie einige unserer bevorzugten Tools, die Ihnen beim Aufbau Ihres Genehmigungsprozesses und Workflows für soziale Medien helfen.

1) SMMExpert

Sie haben bereits gesehen, wie SMMExpert beim Genehmigungsverfahren für soziale Medien helfen kann.

Die Verwendung von SMMExpert bedeutet, dass jeder Teil des Workflow-Prozesses auf der gleichen Plattform stattfinden kann: Inhalte können auf dem SMMExpert-Dashboard erstellt, bearbeitet und genehmigt werden.

Hier erfahren Sie, wie die leitenden Mitarbeiter Ihres Teams SMMExpert nutzen können, um die von den Social-Media-Erstellern verfassten Beiträge zu genehmigen:

Diese Genehmigungsfunktionen auf höchster Ebene sind in den SMMExpert Business- und Enterprise-Tarifen verfügbar.

Der Team Plan, der für kleinere Teams entwickelt wurde, enthält ebenfalls viele Funktionen, die für die Verwaltung eines Genehmigungsworkflows für soziale Medien hilfreich sind.

Leitende Teammitglieder können den Teamzugang und die Rollen verwalten und Beiträge und Kommentare bestimmten Teammitgliedern zuweisen.

2. schlaff

Die Slack-App für SMMExpert ermöglicht es Ihnen, Social-Media-Posts direkt in Slack zu teilen, ohne SMMExpert zu verlassen, um eine optimierte Übertragung von Nachrichten zwischen Teams zu ermöglichen.

3. trello

Dieses Tool hilft, Teams zu organisieren. Organisieren Sie Aufgaben und kodieren Sie sie farblich in den Karten und Boards von Trello. Weisen Sie Aufgaben einem Teammitglied zu und markieren Sie Ihre Aufgabe als abgeschlossen, wenn sie erledigt ist. Und mit der "Erwähnungsfunktion" wissen Sie, dass Ihr Teammitglied benachrichtigt wird, wenn der Prozess voranschreitet.

Die Drag-and-Drop-Funktion macht Trello benutzerfreundlich, visualisiert den Arbeitsablauf und das gesamte Team kann über den Verlauf der Genehmigungen informiert werden.

Bauen Sie eine erfolgreiche Social Media Marketing Strategie mit weniger Zeit und Aufwand auf. Nutzen Sie die SMMExpert-Funktionen für die Freigabe von Social Media, um sicherzustellen, dass keiner Ihrer Beiträge durch die Maschen fällt. Weisen Sie Ihren Teamkollegen Arbeit zu, erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Inhalte bearbeitet werden müssen, und geben Sie sich gegenseitig Feedback - alles von einem Dashboard aus. Testen Sie es noch heute kostenlos.

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