Varje team för sociala medier med fler än en person behöver en godkännandeprocess för sociala medier.

Processen för godkännande av innehåll är inte unik för sociala medier. Du har förmodligen redan en godkännandeprocess för din blogg eller webbplats, men eftersom de sociala kanalerna är omedelbara och når ut gör det ännu viktigare att ha ett arbetsflöde för godkännande av dina sociala inlägg.

Här förklarar vi hur du skapar ett arbetsflöde för godkännande av sociala medier som gör att ditt team kan samarbeta effektivt samtidigt som du ser till att ditt innehåll är rent, korrekt och anpassat till varumärket. .

Bonus: Få en gratis, anpassningsbar mall för stilguide för sociala medier för att enkelt säkerställa ett enhetligt utseende, känsla, röst och ton i alla dina sociala kanaler.

Vad är en godkännandeprocess för sociala medier?

En godkännandeprocess för sociala medier är ett arbetsflöde där innehållet går från en intressent till en annan tills det slutligen publiceras.

En väl utformad godkännandeprocess definierar alla steg som ingår i din aktivitet i sociala medier, från skapande av innehåll till publicering på en social medieplattform. Den skapar också en tydlig väg för ditt innehåll från person till person genom din organisation. Den dokumenterar vilka intressenter som är involverade och när. Slutligen specificerar den vem som har den slutliga auktoriteten att godkänna innehåll som ska publiceras på din sociala medieplattform.varumärkets kanaler i sociala medier.

Innan du kan skriva din policy måste du förbereda dig. Här är alla verktyg och detaljer som du behöver ha på plats för att komma igång:

Hur du skapar en godkännandeprocess för sociala medier

Steg 1: Definiera din strategi för sociala medier

Om du är en regelbunden läsare av SMMExpert-bloggen vet du att vi pratar mycket om strategi. Vi är övertygade om att planering och målsättning är viktigt. Om du inte vet vart du vill komma är det osannolikt att du kommer dit.

Varför behöver du en social strategi innan du kan inrätta din godkännandeprocess?

En tydlig strategi gör det lättare för innehållsskapare (grafiska designers och marknadsförare) att producera innehåll som överensstämmer med vad ledande intressenter förväntar sig att se. Det får alla att vara på samma sida och sparar tid genom att minska mängden av fram och tillbaka som krävs för varje enskilt inlägg.

Med en tydlig strategi för sociala medier kan du också förstå om din godkännandeprocess är anpassad till dina mål. Om din strategi till exempel innebär att du ska ligga i framkant när det gäller trendiga ämnen måste du fastställa antalet intressenter och deras tidsramar på lämpligt sätt.

Steg 2: Definiera teamets och intressenternas roller och ansvarsområden

Mer än 20 % av SMMExpert-kunderna på mellanstora företag har flera team som använder sociala medier. För att skapa en effektiv process för sociala medier måste du klargöra vilka personer och team som använder sociala medier och vem som är involverad i godkännanden för varje grupp.

Hur detta ser ut är upp till dig. Kanske har varje team sina egna kanaler och sina egna godkännandeprocesser. Eller kanske är det ett par ledande intressenter som är portvakter för allt socialt innehåll för ditt varumärke.

Det viktiga är att få allt detta dokumenterat.

Du bör till exempel registrera:

• Vem skapar och planerar innehållet i sociala medier?
• Vem redigerar innehållet för att upprätthålla kvaliteten?
• Vem godkänner och publicerar innehållet?

I ett medelstort företag kan processen för godkännande av innehåll i sociala medier omfatta följande roller:

• Innehållsskapare: Författare, designers, videoredaktörer och alla andra som arbetar med att producera och planera innehåll.
• Redaktörer av innehåll som redigerar innehållet med avseende på språk, stil och enhetlighet på konton i sociala medier.
• Ansvariga för sociala medier som godkänner innehåll och ser till att publiceringsschemat stämmer överens med varumärkets övergripande strategi och de bästa tidpunkterna för publicering.

I den här situationen vill du troligen att redaktören och chefen för sociala medier ska ha större tillgång än innehållsskaparna till processen och verktygen för godkännande av sociala medier.

I SMMExpert kan du till exempel kontrollera och begränsa behörighetsinställningar. Du kan begränsa innehållsskaparnas åtkomst så att endast redaktörer och chefer kan publicera innehåll. Detta förhindrar att innehåll oavsiktligt publiceras innan det har godkänts.

Steg 3: Skapa en stilguide för sociala medier

Vilken typ av innehåll publicerar ditt varumärke? Använder du brittisk eller amerikansk stavning? Eller ett helt annat språk? Är ditt varumärkes ton lekfull och rolig? Eller informativ och seriös? Hur ställer du dig till hashtaggar och emojis?

Allt detta är saker att tänka på för att se till att ditt varumärkes innehåll i sociala medier är konsekvent, högkvalitativt och alltid på samma nivå som varumärket.

Se till att ditt företag har skapat en stilguide. Detta är ett detaljerat dokument som beskriver hur dina sociala medier ska se ut och kännas. Det kan omfatta allt från ton och skrivstil till färger för varumärket, användning av foton och typsnitt.

När alla i marknadsföringsteamet arbetar utifrån en solid stilguide blir godkännanden mycket enklare. Innehållsskapare använder dokumentet för att vägleda sitt arbete. Samtidigt kan redaktörer och chefer hänvisa till dokumentet för att se till att varumärkesstandarder och riktlinjer följs.

Steg 4: Bygg upp ett innehållsbibliotek

Ett innehållsbibliotek är en befintlig samling av godkända sociala tillgångar. Det kan innehålla grafik, mallar och andra resurser som innehållsutvecklarna kan använda när de skapar nya inlägg.

Att börja med tillgångar från ett förhandsgodkänt bibliotek gör din godkännandeprocess betydligt enklare. Ledande intressenter kan vara säkra på att många element har godkänts innan inlägget ens skapades.

Steg 5: Fastställ tidsplaner och tidsfrister

Din godkännandeprocess för sociala medier bör vara kopplad till en tidslinje som ger alla tillräckligt med tid för att slutföra sin del av processen.

Börja med att bestämma hur lång tid det i genomsnitt tar för dina innehållsskapare att producera ett visst antal inlägg. Bestäm sedan hur lång tid det tar att redigera innehållet, schemalägga det och få det godkänt.

Arbeta sedan bakåt för att fastställa en tidsplan som är vettig för alla. På så sätt undviker du panik i sista minuten eller flaskhalsar i innehållet.

Fastställ också regelbundna tidsfrister och ett schema som gör att alla är ansvariga för att leverera i tid.

Till exempel kan en pågående godkännandeprocess för sociala medier omfatta följande:

• Skaparna levererar utformat innehåll senast den 15:e varje månad.
• Redaktörerna levererar det färdiga innehållet senast den 20:e varje månad.
• Cheferna planerar redigerat kvalitetsinnehåll för nästa månad före slutet av innevarande månad.

Den här tidslinjen fungerar förstås bara för evergreen-innehåll eller innehåll som inte är särskilt aktuellt. Du kan behöva skapa en andra uppsättning tidsfrister eller tidslinjer som gör det möjligt för ditt varumärke att reagera på sociala trender i takt med att de inträffar.

Bonus: Få en gratis, anpassningsbar mall för stilguide för sociala medier för att enkelt säkerställa ett enhetligt utseende, känsla, röst och ton i alla dina sociala kanaler.

Steg 6: Definiera ditt arbetsflöde och dina meddelanden

Din godkännandeprocess för sociala medier är ett arbetsflöde där innehållet går från en person till en annan tills det slutligen publiceras. Du har redan definierat allas roller och tidsfrister. Nu är det dags att använda den informationen för att skapa ett arbetsflöde och meddelanden.

I idealfallet bör arbetsflödet automatiskt överföra innehåll från en person till nästa och meddela varje person när det är deras tur att börja arbeta. Genom att ha allt i ett system vet alla var allt befinner sig i godkännandeprocessen. Det säkerställer också att endast en person gör ändringar i innehållet åt gången.

Så hur ser du till att alla får veta när det är deras tur? Du kan använda e-post, Slack-notiser eller andra projektledningsverktyg.

Men vi bör nog nämna att om du använder SMMExpert som ditt godkännandeverktyg för sociala medier kan du ställa in ett arbetsflöde och varningar så att du aldrig missar ett meddelande eller en tilldelad uppgift.

SMMExpert låter också alla arbeta på samma plattform. Redaktörer och chefer kan skicka tillbaka innehåll till innehållsskaparna för ändringar eller göra mindre ändringar själva innan de går vidare. Anställda kan spåra när deras bidrag behövs och när deras uppgift är slutförd.

När du utformar ditt arbetsflöde är det en bra idé att integrera verktyg och appar som kan underlätta skapandet av innehåll och identifiera problem med innehållet.

Några bra verktyg att tänka på i ditt arbetsflöde är:

• Grammarly för stöd med stavning, grammatik och tydlighet i skrivandet.
• Visme för designstöd.
• Pictographr för stöd för fotoredigering.

SMMExpert har också en inbyggd stavningskontroll och verktyg för bildredigering.

Steg 7: Övervaka och revidera vid behov

Prova din godkännandeprocess för sociala medier ett tag och se hur den fungerar för ditt team. Samla sedan alla för att diskutera eventuella problem eller var det finns utrymme för förbättringar.

Målet är alltid att göra livet enklare för teamet, inte svårare. Om processen blir krånglig fungerar den inte. Sök regelbunden feedback från teammedlemmarna så att alla känner sig uppskattade och delaktiga.

4 fördelar med att skapa en godkännandeprocess för sociala medier

Du har förmodligen redan förstått några av fördelarna med att skapa en process för sociala medier, men det finns några som vi vill lyfta fram uttryckligen.

1. Se till att innehållet är förenligt med ditt varumärkes röst och strategi.

Vi har tidigare talat om att skapa en stilguide för sociala medier för att vägleda ditt innehåll och din godkännandeprocess. Det är ett bra sätt att hålla ditt innehåll på samma varumärke.

Men inget slår teamets samlade expertis. Genom att arbeta genom en process säkerställer du att alla kan bidra med sin specifika expertis, både när det gäller deras kärnkompetens och deras kunskap om varumärkets historia och stil.

Genom att införa en kontrollprocess får du också de bästa möjligheterna att upptäcka eventuella fel innan innehållet läggs ut på nätet. Även de bästa redaktörerna missar ibland en trasig länk eller ett saknat kommatecken. Fler händer på däck innebär fler chanser att göra rätt.

2. Undvik att dela lösenord och kontrollera tillgången.

Att dela lösenord, både inom team och med externa konsulter och entreprenörer, är en mardröm för säkerheten.

En godkännandeprocess för sociala medier i kombination med bra verktyg för hantering av sociala medier gör att alla kan slutföra sitt arbete i samma system utan att behöva dela lösenord.

Godkännandeprocessen bör också göra det möjligt för dig att styra hur mycket åtkomst varje teammedlem har. Du vill att flera personer ska kunna skapa innehåll, men förmodligen bara några få personer ska ha godkännandebehörighet.

Verktyg för godkännandeprocesser gör det också möjligt att ta bort någon från processen om han eller hon lämnar teamet eller organisationen, så att du aldrig utsätts för onödiga externa risker.

3. Samarbeta effektivare

Det kan vara besvärligt att ständigt behöva involvera hela teamet - med flera intressenter - och att göra det via e-post eller skicka runt dokument stör effektiviteten, saktar ner arbetsflödet och kan påverka din innehållskalender för sociala medier. Ett arbetsflöde för godkännande effektiviserar processen och ökar produktiviteten.

En global projektledare för marknadsföringsprojekt inom fastighetsbranschen berättade till exempel för Forrester Consulting om utmaningarna med att arbeta utan ett arbetsflödesverktyg för godkännande:

"När anställda ville publicera något var de tvungna att skicka sina tillgångar via e-post, och det var sedan en process i flera steg där någon fick publicera på deras vägnar eller gå tillbaka för att granska det publicerade innehållet i efterhand på deras vägnar."

Det är mycket effektivare att ha allt på en plattform för skapande, granskning och publicering. När specifika förfrågningar uppstår vet de anställda vem som är ansvarig för varje steg i processen. Detta innebär att de anställda kan samarbeta direkt och effektivt.

Dessutom hjälper ett arbetsflöde för godkännande de anställda att hålla sig till schemat. Det förhindrar att innehåll byggs upp, glöms bort eller inte publiceras. Meddelanden håller alla medvetna om vad som behöver deras uppmärksamhet.

En Forrester-rapport som beställts av SMMExpert visar att en effektivare hantering av godkännandeprocesser för sociala medier skulle kunna spara 495 000 dollar i tid och arbete. Det är mycket tid och arbete.

Källa: Forrester Consulting, Den totala ekonomiska effekten™ av SMMExpert

4. Behåll versionskontroll och en redigeringskedja.

Att skicka filer via e-post kan resultera i feedback från olika intressenter i olika versioner. Någon kanske granskar en fil som redan är föråldrad. Eller så måste någon samla in feedback från flera intressenter och sammanställa den i ett dokument.

Det är ingen bra tidsanvändning, och det skapar en risk för att fel version går igenom godkännandeprocessen eller till och med publiceras.

En godkännandeprocess för sociala medier ger också en redigeringskedja, så att du kan se vem som har ändrat vad och när. Detta är en bra utbildningsresurs för alla som arbetar med att skapa innehåll.

3 verktyg för godkännande av sociala medier

Här är några av våra favoritverktyg som hjälper dig att bygga upp en godkännandeprocess och ett arbetsflöde för sociala medier.

1. SMMExpert

Du har redan sett några exempel på hur SMMExpert kan hjälpa till med godkännandeprocessen för sociala medier.

Att använda SMMExpert innebär att varje del av arbetsflödesprocessen kan ske i samma plattform. Innehållet kan utarbetas, redigeras och godkännas i SMMExpert dashboard.

Så här kan de ledande medarbetarna i ditt team använda SMMExpert för att godkänna inlägg som skapare av sociala medier har skrivit:

Dessa funktioner för godkännande på högsta nivå finns i SMMExpert Business- och Enterprise-planerna.

Team Plan, som är utformad för mindre team, innehåller också många funktioner som är användbara för att upprätthålla ett arbetsflöde för godkännande av sociala medier.

Ledande teammedlemmar kan hantera åtkomst och roller för teamet och tilldela inlägg och kommentarer till specifika teammedlemmar.

2. Slack

Slack är en kraftfull meddelandeplattform som hjälper team att samarbeta. Slack-appen för SMMExpert gör det möjligt att dela inlägg i sociala medier direkt till Slack, utan att lämna SMMExpert, för att möjliggöra en effektiv överföring av meddelanden mellan team.

3. Trello

Det här verktyget hjälper till att hålla teamet organiserat. Organisera uppgifter och färgkodera dem i Trellos kort och tavlor. Tilldela uppgifter till en teammedlem och markera uppgiften som slutförd när uppgiften är klar. Och med funktionen "nämna" vet du att din teammedlem blir varnad när processen fortskrider.

Dra-och-släpp-funktionen gör Trello användarvänligt. Den visualiserar arbetsflödesprocessen och hela teamet kan vara informerat när godkännanden sker.

Bygg en framgångsrik marknadsföringsstrategi för sociala medier med mindre tid och ansträngning. Använd SMMExperts funktioner för godkännande av sociala medier för att se till att inget av dina inlägg faller mellan stolarna. Tilldela arbete till dina lagkamrater, få meddelanden när innehåll behöver redigeras och ge feedback till varandra - allt från en instrumentpanel. Prova det gratis idag.

Kom igång

Gör det bättre med SMMExpert , den Allt-i-ett-verktyg för sociala medier. Håll dig uppdaterad, väx och slå konkurrenterna.