Каждой команде социальных сетей, состоящей более чем из одного человека, необходим процесс утверждения социальных сетей.

Процесс утверждения контента не является уникальным для социальных сетей. Например, у вас, вероятно, уже есть процесс утверждения для вашего блога или сайта. Но оперативность и охват социальных каналов делают процесс утверждения еще более важным для ваших социальных сообщений.

Здесь мы объясним, как настроить рабочий процесс утверждения социальных сетей, который позволит вашей команде эффективно сотрудничать, обеспечивая чистоту, правильность и соответствие бренду вашего контента .

Бонус: Получите бесплатный настраиваемый шаблон руководства по стилю социальных сетей чтобы легко обеспечить последовательный внешний вид, ощущение, голос и тон на всех ваших социальных каналах.

Что такое процесс утверждения социальных сетей?

Процесс утверждения в социальных сетях - это рабочий процесс, в котором контент переходит от одной заинтересованной стороны к другой, пока не будет окончательно опубликован.

Хорошо продуманный процесс утверждения определяет все этапы деятельности в социальных сетях, от создания контента до его размещения на платформе социальных сетей. Он также создает четкий путь передачи контента от человека к человеку через вашу организацию. Он документирует, какие заинтересованные стороны участвуют в процессе и когда. Наконец, он определяет, кто имеет окончательные полномочия утверждать контент для публикации на вашей платформе.каналы социальных сетей бренда.

Перед тем как составить свою политику, необходимо провести подготовительную работу. Вот все инструменты и детали, которые необходимо иметь в наличии для начала работы:

Как создать процесс утверждения социальных сетей

Шаг 1: Определите стратегию социальных сетей

Если вы постоянный читатель блога SMMExpert, вы знаете, что мы часто говорим о стратегии. Мы твердо верим в планирование и постановку целей. Не зная, куда вы хотите прийти, вы вряд ли туда попадете.

Зачем вам нужна социальная стратегия, прежде чем вы сможете настроить процесс утверждения?

Четкая стратегия облегчает создателям контента (графическим дизайнерам и маркетологам контента) подготовку контента, который соответствует тому, что ожидают увидеть старшие заинтересованные лица. Она позволяет всем быть на одной волне и экономит время, сокращая количество переписки на уровне отдельных сообщений.

Четкая стратегия социальных сетей также позволит вам понять, соответствует ли ваш процесс утверждения вашим целям. Например, если ваша стратегия предполагает быть на переднем крае актуальных тем, вам нужно будет соответствующим образом определить количество заинтересованных сторон и их сроки.

Шаг 2: Определите роли и обязанности команды и заинтересованных сторон

Более 20% клиентов SMMExpert из среднего бизнеса имеют несколько команд, использующих социальные сети. Чтобы создать эффективный процесс работы с социальными сетями, необходимо определить всех людей и команды, которые используют социальные сети, и кто участвует в утверждении решений для каждой из них.

Возможно, у каждой команды есть свои каналы и свои процессы утверждения. А может быть, несколько старших заинтересованных лиц являются привратниками всего социального контента вашего бренда.

Главное, чтобы все это было зафиксировано.

Например, вы должны записать:

• Кто создает и планирует содержание социальных сетей?
• Кто редактирует контент для поддержания качества?
• Кто утверждает и публикует контент?

В компании среднего размера процесс утверждения контента в социальных сетях может включать следующие роли:

• Создатели контента: Писатели, дизайнеры, видеоредакторы и все, кто занимается производством и планированием контента.
• Редакторы контента которые редактируют контент с учетом языка, стиля и последовательности в аккаунтах социальных сетей.
• Менеджеры социальных сетей которые утверждают контент и обеспечивают соответствие графика публикаций общей стратегии бренда и наилучшего времени для размещения информации.

В этом случае вы, скорее всего, захотите, чтобы редактор и менеджер социальных сетей имели более широкий доступ к процессу и инструментам утверждения контента в социальных сетях, чем создатели.

Например, в SMMExpert вы можете контролировать и ограничивать параметры разрешений. Вы можете ограничить доступ создателей контента, чтобы только редакторы и менеджеры могли публиковать контент. Это исключает случайную публикацию контента до его утверждения.

Шаг 3: Создайте руководство по стилю социальных сетей

Какой тип контента публикует ваш бренд? Используете ли вы британскую орфографию или американскую? Или совсем другой язык? Является ли тон вашего бренда игривым и веселым? Или информативным и серьезным? Какова ваша позиция в отношении хэштегов и эмодзи?

Все это необходимо учитывать, чтобы контент в социальных сетях вашего бренда был последовательным, качественным и всегда соответствовал бренду.

Убедитесь, что ваша компания создала руководство по стилю. Это подробный документ, описывающий, как должны выглядеть и восприниматься ваши социальные сети. Он может включать в себя все: от тона и стиля письма до фирменных цветов, использования фотографий и шрифта.

Когда все члены маркетинговой команды работают на основе надежного руководства по стилю, процесс утверждения становится намного проще. Создатели контента используют документ для руководства своей работой, а редакторы и менеджеры могут обратиться к нему, чтобы убедиться в соблюдении стандартов и рекомендаций бренда.

Шаг 4: Создайте библиотеку контента

Библиотека контента - это существующий пул утвержденных социальных активов, который может включать графику, шаблоны и другие ресурсы, которые разработчики контента могут использовать при создании новых постов.

Начиная с активов из предварительно утвержденной библиотеки, вы значительно упрощаете процесс утверждения. Старшие заинтересованные лица могут быть уверены, что многие элементы были утверждены еще до того, как пост был создан.

Шаг 5: Установите временные рамки и сроки

Ваш процесс утверждения социальных сетей должен быть привязан к временным рамкам, чтобы у каждого было достаточно времени для выполнения своей части процесса.

Начните с определения того, сколько времени в среднем требуется вашим создателям контента для создания определенного количества сообщений. Затем определите, сколько времени требуется для редактирования этого контента, его планирования и утверждения.

Это поможет избежать паники в последнюю минуту или нехватки контента.

Также установите регулярные сроки и расписание, чтобы все были ответственны за своевременное выполнение работы.

Например, постоянный процесс утверждения социальных сетей может включать:

• Создатели, предоставляющие готовый контент к 15 числу каждого месяца.
• Редакторы предоставляют готовый контент к 20-му числу каждого месяца.
• Менеджеры планируют отредактированный, качественный контент на следующий месяц до конца текущего месяца.

Конечно, этот график работает только для вечнозеленого контента или контента, который не является исключительно своевременным. Возможно, вам потребуется создать второй набор сроков или графиков, которые позволят вашему бренду реагировать на социальные тенденции по мере их возникновения.

Бонус: Получите бесплатный настраиваемый шаблон руководства по стилю социальных сетей чтобы легко обеспечить последовательный внешний вид, ощущение, голос и тон на всех ваших социальных каналах.

Шаг 6: Определите рабочий процесс и уведомления

Ваш процесс утверждения в социальных сетях - это рабочий процесс, в котором контент переходит от одного человека к другому, пока наконец не будет опубликован. Вы уже определили роли каждого и сроки. Теперь пришло время использовать эту информацию для настройки рабочего процесса и уведомлений.

В идеале, ваш рабочий процесс должен автоматически передавать содержимое от одного человека к другому, уведомляя каждого, когда наступает его очередь приступать к работе. Если держать все в одной системе, то каждый будет знать, на каком этапе находится процесс утверждения. Это также гарантирует, что только один человек одновременно вносит изменения в содержимое.

Как же сделать так, чтобы все были уведомлены, когда наступает их очередь? Можно использовать электронную почту, уведомления в Slack или другие инструменты управления проектами.

Но мы должны упомянуть, что использование SMMExpert в качестве инструмента утверждения социальных сетей позволяет вам настроить рабочий процесс и оповещения, чтобы вы никогда не пропустили сообщение или назначенное задание.

SMMExpert также позволяет всем работать на одной платформе. Редакторы и менеджеры могут возвращать контент создателям для внесения изменений или вносить незначительные изменения самостоятельно, прежде чем продвигать его дальше. Сотрудники могут отслеживать, когда требуется их вклад и когда их задача выполнена.

При разработке рабочего процесса целесообразно включить в него инструменты и приложения, которые помогут облегчить создание контента и выявить проблемы с ним.

Некоторые отличные инструменты, которые следует рассмотреть для вашего рабочего процесса:

• Grammarly для поддержки орфографии, грамматики и ясности письма.
• Visme для поддержки дизайна.
• Pictographr для поддержки редактирования фотографий.

SMMExpert также имеет встроенную проверку орфографии и инструменты редактирования изображений.

Шаг 7: Мониторинг и пересмотр по мере необходимости

Опробуйте процесс утверждения социальных сетей в течение некоторого времени и посмотрите, как он работает в вашей команде. Затем соберите всех вместе, чтобы обсудить любые заминки и возможные улучшения.

Цель всегда состоит в том, чтобы облегчить жизнь команды, а не усложнить ее. Если процесс становится громоздким, значит, он не работает. Регулярно обращайтесь к членам команды за обратной связью, чтобы каждый чувствовал свою значимость и вовлеченность.

4 преимущества создания процесса утверждения социальных сетей

Вы, вероятно, уже поняли некоторые преимущества создания процесса социальных сетей. Но есть несколько, которые мы хотим подчеркнуть особо.

1. убедитесь, что содержание соответствует голосу и стратегии вашего бренда

Ранее мы уже говорили о создании руководства по стилю социальных сетей, которое поможет направлять ваш контент и процесс утверждения. Это хороший способ поддержания бренда вашего контента.

Но ничто не сравнится с совокупным опытом вашей команды. Работа в рамках процесса гарантирует, что каждый сможет внести свой особый вклад, как в области своих основных навыков, так и в знании истории и стиля бренда.

Даже самые лучшие редакторы иногда пропускают неработающую ссылку или пропущенную запятую. Больше рабочих рук - больше шансов сделать все правильно.

2. Избегайте совместного использования паролей и контролируйте доступ

Совместное использование паролей, как внутри команды, так и с внешними консультантами и подрядчиками, является кошмаром безопасности.

Процесс утверждения социальных сетей в сочетании с хорошими инструментами управления социальными сетями позволяет каждому выполнять свою работу в одной системе без необходимости делиться паролями.

Процесс утверждения также должен позволять вам контролировать степень доступа каждого члена команды. Вы захотите, чтобы несколько человек могли создавать контент, но, вероятно, только некоторые из них имели права на утверждение.

Инструменты процесса утверждения также позволяют исключить человека из процесса, если он покидает вашу команду или организацию, поэтому вы никогда не подвергаетесь ненужному внешнему риску.

3. более эффективное сотрудничество

Постоянное взаимодействие со всей командой - с несколькими заинтересованными сторонами - может быть обременительным. Делать это по электронной почте или передавать документы по кругу мешает эффективности, замедляет рабочий процесс и может повлиять на ваш календарь контента в социальных сетях. Рабочий процесс утверждения упрощает процесс и повышает производительность.

Например, руководитель глобального маркетингового проекта в сфере недвижимости рассказал Forrester Consulting о трудностях работы без инструмента рабочего процесса утверждения:

"Когда сотрудники хотели разместить информацию, им приходилось отправлять свои активы по электронной почте, а затем происходил многоступенчатый процесс, когда кто-то размещал информацию от их имени или возвращался, чтобы просмотреть размещенный контент после этого от их имени".

Гораздо эффективнее держать все в одной платформе для создания, просмотра и размещения информации. При возникновении конкретных запросов сотрудники знают, кто отвечает за каждый этап процесса. Это означает, что сотрудники могут сотрудничать напрямую и эффективно.

Кроме того, рабочий процесс утверждения помогает сотрудникам придерживаться графика. Он предотвращает накопление контента, его забывание или отсутствие публикации. Уведомления позволяют всем знать, что требует их внимания.

Отчет Forrester, подготовленный по заказу SMMExpert, показал, что повышение эффективности управления процессами утверждения социальных сетей может сэкономить $495 000 времени и усилий за три года. Это много времени и усилий.

Источник: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™ of SMMExpert

4. Поддерживайте контроль версий и следы редактирования

Отправка файлов по электронной почте может привести к тому, что отзывы разных заинтересованных сторон будут иметь разные версии. Кто-то может просматривать файл, который уже устарел. Или же кому-то придется собирать отзывы нескольких заинтересованных сторон и сводить их в один документ.

Это не лучшее использование времени. И это создает риск того, что неправильная версия пройдет через процесс утверждения или даже будет опубликована.

Процесс утверждения в социальных сетях также позволяет отслеживать редактирование, чтобы вы могли видеть, кто и когда что изменил. Это хороший образовательный ресурс для всех, кто занимается созданием контента.

3 инструмента одобрения социальных сетей

Вот некоторые из наших любимых инструментов, которые помогут вам выстроить процесс утверждения социальных сетей и рабочий процесс.

1. SMMExpert

Вы уже видели, как SMMExpert может помочь в процессе утверждения социальных сетей.

Использование SMMExpert означает, что каждая часть рабочего процесса может происходить на одной платформе. Контент может быть составлен, отредактирован и утвержден на приборной панели SMMExpert.

Вот как старшие сотрудники вашей команды могут использовать SMMExpert для утверждения постов, составленных создателями социальных сетей:

Эти функции утверждения на высшем уровне доступны в тарифных планах SMMExpert Business и Enterprise.

План Team Plan, предназначенный для небольших команд, также включает множество функций, полезных для поддержания рабочего процесса утверждения социальных сетей.

Старшие члены команды могут управлять доступом и ролями команды, а также назначать сообщения и комментарии конкретным членам команды.

2. Slack

Slack - это мощная платформа для обмена сообщениями, которая помогает командам сотрудничать. Приложение Slack для SMMExpert позволяет делиться сообщениями из социальных сетей непосредственно в Slack, не выходя из SMMExpert, что позволяет оптимизировать передачу сообщений между командами.

3. Trello

Этот инструмент помогает организовать работу команды. Организуйте задачи и распределите их по цветам на карточках и досках Trello. Распределите задачи между членами команды и отметьте свою задачу как выполненную, когда она будет завершена. А благодаря функции "упоминание" вы будете знать, что член команды оповещен о ходе процесса.

Функция перетаскивания делает Trello удобной для пользователя. Она визуализирует процесс рабочего процесса, и вся команда может быть в курсе того, как проходит процесс утверждения.

Постройте выигрышную маркетинговую стратегию в социальных сетях, затратив меньше времени и усилий. Используйте функции утверждения социальных сетей SMMExpert, чтобы ни один из ваших постов не остался без внимания. Назначайте работу своим коллегам, получайте уведомления о необходимости редактирования контента и предоставляйте друг другу обратную связь - и все это с одной панели управления. Попробуйте бесплатно уже сегодня.

Приступить к работе

Делайте это лучше с SMMExpert , the универсальный инструмент социальных сетей. Будьте на высоте, развивайтесь и побеждайте конкурентов.