Minden egynél több fős közösségi médiacsapatnak szüksége van egy közösségi média jóváhagyási folyamatra.

A tartalom jóváhagyási folyamata nem egyedülálló a közösségi médiában. Valószínűleg például a blogján vagy a weboldalán már van jóváhagyási folyamata. A közösségi csatornák közvetlensége és elérhetősége azonban még fontosabbá teszi a jóváhagyási munkafolyamatot a közösségi posztok esetében.

Itt elmagyarázzuk, hogyan állíthat be egy olyan közösségi média jóváhagyási munkafolyamatot, amely lehetővé teszi a csapatának, hogy hatékonyan együttműködhet, miközben biztosítja, hogy tartalma tiszta, helyes és a márkának megfelelő legyen. .

Bónusz: Szerezzen be egy ingyenes, testreszabható közösségi média stílus útmutató sablont. hogy könnyedén biztosítsa az egységes megjelenést, érzést, hangot és hangnemet az összes közösségi csatornáján.

Mi az a közösségi média jóváhagyási folyamat?

A közösségi média jóváhagyási folyamata egy olyan munkafolyamat, amelyben a tartalom az egyik érdekelt féltől a másikhoz kerül, amíg végül közzéteszik.

Egy jól megtervezett jóváhagyási folyamat meghatározza a közösségi média tevékenységének minden lépését, a tartalom létrehozásától a közösségi média platformon való közzétételig. Egyértelmű utat teremt a tartalomnak a szervezeten keresztül személytől személyig. Dokumentálja, hogy mely érdekelt felek mikor vesznek részt a folyamatban. Végül pedig meghatározza, hogy ki rendelkezik a végső jóváhagyási jogkörrel a tartalomnak a közösségi médiában való megjelenéséhez.a márka közösségi média csatornáin.

Mielőtt megírná a szabályzatát, némi előkészületet kell tennie. Íme az összes eszköz és részlet, amire szüksége lesz ahhoz, hogy elindulhasson:

Hogyan hozzunk létre egy közösségi média jóváhagyási folyamatot

1. lépés: Határozza meg a közösségi média stratégiáját

Ha rendszeres olvasója az SMMExpert blognak, akkor tudja, hogy sokat beszélünk a stratégiáról. Határozottan hiszünk a tervezésben és a célok kitűzésében. Ha nem tudja, hová akar eljutni, nem valószínű, hogy el is jut oda.

Miért van szükséged közösségi stratégiára, mielőtt kialakítanád a jóváhagyási folyamatodat?

Egy világos stratégia megkönnyíti a tartalomkészítők (grafikusok és tartalommarketingesek) számára, hogy olyan tartalmat készítsenek, amely megfelel annak, amit a vezető érdekelt felek elvárnak. Mindenki egy oldalon áll, és időt takarít meg, mivel csökkenti az egyes posztok szintjén szükséges oda-vissza csatározások számát.

Egy világos közösségi médiastratégia azt is lehetővé teszi, hogy megértse, hogy a jóváhagyási folyamata összhangban van-e a céljaival. Ha például a stratégiája arra irányul, hogy a trendi témák élvonalában legyen, akkor megfelelően kell beállítania az érintettek számát és időzítését.

2. lépés: A csapat és az érdekelt felek szerepének és felelősségi körének meghatározása

A középvállalati SMMExpert ügyfeleinek több mint 20%-a több csapat használja a közösségi médiát. A hatékony közösségi médiafolyamat kialakításához tisztáznia kell, hogy mely személyek és csapatok használják a közösségi médiát, és ki vesz részt az egyes csoportok jóváhagyásában.

Hogy ez hogyan néz ki, az Öntől függ. Lehet, hogy minden csapatnak saját csatornái és saját jóváhagyási folyamatai vannak. Vagy lehet, hogy néhány vezető érdekelt fél a márka összes közösségi tartalmának kapuőre.

A legfontosabb dolog az, hogy mindezt rögzítsük.

Például rögzítenie kell:

• Ki készíti és ütemezi a közösségi média tartalmakat?
• Ki szerkeszti a tartalmat a minőség fenntartása érdekében?
• Ki hagyja jóvá és teszi közzé a tartalmat?

Egy közepes méretű vállalatnál a közösségi médiatartalmak jóváhagyási folyamata a következő szerepköröket foglalhatja magában:

• Tartalomkészítők: Írók, tervezők, videószerkesztők és bárki más, aki részt vesz a tartalom előállításában és ütemezésében.
• Tartalomszerkesztők akik szerkesztik a tartalmat a nyelvezet, a stílus és a közösségi média fiókok közötti konzisztencia szempontjából.
• Közösségi média menedzserek akik jóváhagyják a tartalmat, és biztosítják, hogy a közzétételi ütemterv összhangban legyen a márka általános stratégiájával és a közzététel legjobb időpontjaival.

Ebben a felállásban valószínűleg azt szeretné, ha a szerkesztő és a közösségi média menedzser nagyobb hozzáféréssel rendelkezne a közösségi média jóváhagyási folyamatához és eszközeihez, mint a tartalomkészítők.

Az SMMExpertben például ellenőrizheti és korlátozhatja az engedélyezési beállításokat. Korlátozhatja a tartalomkészítők hozzáférését, így csak a szerkesztők és a menedzserek tehetnek közzé tartalmat. Ez kiküszöböli, hogy a tartalom véletlenül még a jóváhagyás előtt megjelenjen.

3. lépés: Hozzon létre egy közösségi média stílus útmutatót

Milyen tartalmakat posztol a márkája? Brit helyesírást használ vagy amerikaiat? Vagy teljesen más nyelvet? A márkája hangvétele játékos és szórakoztató? Vagy informatív és komoly? Mi a véleménye a hashtagekről és az emojikról?

Mindezeket figyelembe kell vennie annak érdekében, hogy márkája közösségi médiatartalmai következetesek, magas színvonalúak és mindig a márkának megfelelőek legyenek.

Győződjön meg róla, hogy cége létrehozott egy stílusirányzatot. Ez egy részletes dokumentum, amely felvázolja, hogyan kell kinéznie és működnie a közösségi médiának. Ez a hangnemtől és az írásmódtól kezdve a márka színein át a fotók használatáig és a betűtípusig mindent tartalmazhat.

Ha a marketingcsapatban mindenki egy szilárd stílusirányzat alapján dolgozik, a jóváhagyások sokkal könnyebbé válnak. A tartalomkészítők a dokumentumot használják munkájuk irányításához. Eközben a szerkesztők és a vezetők a dokumentumra hivatkozhatnak, hogy biztosítsák a márkaszabványok és irányelvek betartását.

4. lépés: Tartalomkönyvtár létrehozása

A tartalomkönyvtár a jóváhagyott közösségi eszközök meglévő gyűjteménye, amely tartalmazhat grafikákat, sablonokat és egyéb erőforrásokat, amelyeket a tartalomfejlesztők használhatnak új posztok készítésekor.

Az előre jóváhagyott könyvtárból származó eszközökkel való indulás jelentősen megkönnyíti a jóváhagyási folyamatot. A vezető érdekeltek biztosak lehetnek abban, hogy számos elemet már a poszt létrehozása előtt jóváhagytak.

5. lépés: Határidők és határidők meghatározása

A közösségi média jóváhagyási folyamatát olyan idővonalhoz kell kötni, amely mindenkinek elegendő időt biztosít arra, hogy a folyamat saját részét elvégezze.

Kezdje azzal, hogy meghatározza, hogy átlagosan mennyi időbe telik a tartalomkészítőknek, hogy bizonyos számú bejegyzést készítsenek. Ezután határozza meg, hogy mennyi időbe telik a tartalom szerkesztése, ütemezése és jóváhagyása.

Ezután dolgozzon visszafelé, hogy olyan ütemtervet állítson fel, amely mindenki számára ésszerű, és így elkerülheti az utolsó pillanatban kialakuló pánikot vagy a tartalom szűk keresztmetszetét.

Állítson fel rendszeres határidőket és ütemtervet is, amely mindenkit felelősségre von a határidőre történő teljesítésért.

Például egy folyamatos közösségi média jóváhagyási folyamat magában foglalhatja:

• Az alkotók minden hónap 15. napjáig elkészített tartalmat szállítanak.
• A szerkesztők minden hónap 20. napjáig szállítják a véglegesített tartalmat.
• A menedzserek még az aktuális hónap vége előtt szerkesztett, minőségi tartalmat terveznek a következő hónapra.

Természetesen ez az idővonal csak az örökzöld tartalmak vagy a nem kiemelkedően időszerű tartalmak esetében működik. Lehet, hogy szükséged lesz egy második határidő- vagy idővonalcsoport létrehozására, amely lehetővé teszi, hogy márkád reagáljon a társadalmi trendekre, amint azok bekövetkeznek.

Bónusz: Szerezzen be egy ingyenes, testreszabható közösségi média stílus útmutató sablont. hogy könnyedén biztosítsa az egységes megjelenést, érzést, hangot és hangnemet az összes közösségi csatornáján.

6. lépés: Határozza meg a munkafolyamatot és az értesítéseket

A közösségi média jóváhagyási folyamata egy munkafolyamat, amelyben a tartalom egyik személytől a másikhoz kerül, amíg végül közzéteszik. Már meghatározta mindenki szerepét és határidőit. Most itt az ideje, hogy ezeket az információkat felhasználja a munkafolyamat és az értesítések beállításához.

Ideális esetben a munkafolyamatnak automatikusan át kell adnia a tartalmat egyik személytől a másiknak, értesítve minden egyes személyt, amikor rájuk kerül a sor. Ha mindent egy rendszerben tart, mindenki tudja, hogy hol tart a jóváhagyási folyamat. Ez azt is biztosítja, hogy egyszerre csak egy személy végez változtatásokat a tartalomban.

Hogyan gondoskodhat arról, hogy mindenki értesüljön arról, hogy mikor van soron? Használhat e-mailt, Slack-értesítéseket vagy más projektmenedzsment-eszközöket.

De talán meg kell említenünk, hogy az SMMExpert közösségi média jóváhagyó eszközként való használatával munkafolyamatot és riasztásokat állíthat be, hogy soha ne maradjon le egy üzenetről vagy kijelölt feladatról sem.

Az SMMExpert azt is lehetővé teszi, hogy mindenki ugyanazon a platformon dolgozzon. A szerkesztők és a menedzserek visszadobhatják a tartalmat a tartalomkészítőknek módosításra, vagy maguk is elvégezhetnek kisebb módosításokat, mielőtt továbblépnének. Az alkalmazottak nyomon követhetik, mikor van szükség a hozzájárulásukra, és mikor fejeződött be a feladatuk.

A munkafolyamat megtervezésekor érdemes olyan eszközöket és alkalmazásokat beépíteni, amelyek megkönnyítik a tartalomkészítést és segíthetnek a tartalommal kapcsolatos problémák azonosításában.

Néhány nagyszerű eszköz, amelyet érdemes megfontolni a munkafolyamathoz:

• Grammarly a helyesírás, a nyelvtan és az írás tisztaságának támogatására.
• Visme a tervezési támogatásért.
• Pictographr a képszerkesztés támogatásához.

Az SMMExpert beépített helyesírás-ellenőrzéssel és képszerkesztő eszközökkel is rendelkezik.

7. lépés: Ellenőrzés és szükség szerinti felülvizsgálat

Próbálja ki egy ideig a közösségi média jóváhagyási folyamatát, és nézze meg, hogyan működik a csapata számára, majd hívjon össze mindenkit, hogy megbeszéljék a problémákat, vagy azt, hogy hol van még mit javítani.

A cél mindig az, hogy a csapat életét megkönnyítsük, ne pedig megnehezítsük. Ha a folyamat nehézkessé válik, akkor nem működik. Kérjen rendszeres visszajelzést a csapattagoktól, hogy mindenki megbecsültnek és bevontnak érezze magát.

4 előnye a közösségi média jóváhagyási folyamat létrehozásának

Valószínűleg már összegyűjtött néhányat a közösségi médiafolyamatok létrehozásának előnyeiből. De van néhány, amit kifejezetten ki szeretnénk emelni.

1. Biztosítsa, hogy a tartalom összhangban legyen a márka hangjával és stratégiájával.

Korábban már beszéltünk arról, hogy a közösségi média stílus útmutatót készíthet, amely segít a tartalom és a jóváhagyási folyamat irányításában. Ez egy jó módja annak, hogy a tartalmat a márkán belül tartsa.

De semmi sem veri a csapatod együttes szakértelmét. A folyamaton keresztül történő munka biztosítja, hogy mindenki hozzá tudjon járulni a saját szakértelmével, mind a saját fő szakterületén, mind a márka történetének és stílusának ismeretében.

Az ellenőrzési folyamatok bevezetésével a legjobb esélye van arra, hogy a hibákat még a tartalom megjelenése előtt észrevegye. Még a legjobb szerkesztők is elnéznek néha egy-egy törött linket vagy hiányzó vesszőt. Több kéz a fedélzeten több esélyt jelent arra, hogy mindent jól csináljon.

2. Kerülje a jelszó megosztását és ellenőrizze a hozzáférést.

A jelszavak megosztása mind a csapatokon belül, mind a külső tanácsadókkal és vállalkozókkal egy biztonsági rémálom.

A közösségi média jóváhagyási folyamata a megfelelő közösségi média kezelési eszközökkel kombinálva lehetővé teszi, hogy mindenki ugyanazon a rendszeren belül végezze el a munkáját anélkül, hogy meg kellene osztania a jelszavakat.

A jóváhagyási folyamatnak azt is lehetővé kell tennie, hogy az egyes csapattagok hozzáférési jogosultságának mértékét is szabályozhassa. Azt szeretné, ha több ember is létrehozhatna tartalmat, de valószínűleg csak néhányan rendelkeznének jóváhagyási jogosultsággal.

A jóváhagyási folyamatok eszközei azt is lehetővé teszik, hogy eltávolítson valakit a folyamatból, ha elhagyja a csapatát vagy a szervezetét, így Ön soha nem lesz kitéve felesleges külső kockázatnak.

3. Hatékonyabb együttműködés

Az egész csapat folyamatos bevonása - több érdekelt féllel - megterhelő lehet. Ha ezt e-mailben vagy dokumentumok körbeadogatásával teszi, az zavarja a hatékonyságot, lelassítja a munkafolyamatot, és hatással lehet a közösségi média tartalomnaptárra. Egy jóváhagyási munkafolyamat egyszerűsíti a folyamatot és növeli a termelékenységet.

Egy globális marketing projektmenedzser az ingatlaniparban például a Forrester Consultingnak mesélt arról, hogy milyen kihívásokkal jár a jóváhagyási munkafolyamat eszköze nélküli munkavégzés:

"Amikor az alkalmazottak posztolni akartak, e-mailben kellett elküldeniük az eszközeiket, és ezután egy többlépcsős folyamat volt, amikor valaki a nevükben posztolt, vagy visszament, hogy utólag ellenőrizze a posztolt tartalmat a nevükben."

Sokkal hatékonyabb, ha mindent egy platformon tartunk a létrehozáshoz, felülvizsgálathoz és közzétételhez. Amikor konkrét kérések merülnek fel, az alkalmazottak tudják, hogy ki a felelős a folyamat egyes lépéseiért. Ez azt jelenti, hogy az alkalmazottak közvetlenül és hatékonyan tudnak együttműködni.

Ráadásul a jóváhagyási munkafolyamat segít a munkatársaknak, hogy az ütemtervben maradjanak. Megakadályozza, hogy a tartalom felhalmozódjon, elfelejtődjön, vagy ne kerüljön közzétételre. Az értesítések mindenkit tájékoztatnak arról, hogy mire van szükségük.

Az SMMExpert megbízásából készült Forrester-jelentés szerint a közösségi média jóváhagyási folyamatainak hatékonyabb kezelése a következőkkel járhat 495.000 dollárnyi időt és erőfeszítést takarít meg Ez rengeteg idő és erőfeszítés.

Forrás: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™ of SMMExpert (A kis- és középvállalkozások teljes gazdasági hatása)

4. Verzióellenőrzés és szerkesztési nyomvonal fenntartása

A fájlok e-mailben történő szétküldése azt eredményezheti, hogy a különböző érdekelt felek különböző verziókban adnak visszajelzést. Előfordulhat, hogy valaki egy már elavult fájlt vizsgál át. Vagy előfordulhat, hogy valakinek több érdekelt féltől kell visszajelzést gyűjtenie és egy dokumentumban összeállítania.

Ez nem túl jó időtöltés, ráadásul fennáll annak a veszélye, hogy a rossz verzió kerül át a jóváhagyási folyamaton, vagy akár meg is jelenik.

A közösségi média jóváhagyási folyamat egy szerkesztési nyomvonalat is biztosít, így láthatóvá válik, hogy ki mit és mikor változtatott meg. Ez egy jó oktatási forrás mindazok számára, akik részt vesznek a tartalom létrehozásában.

3 közösségi média jóváhagyási eszköz

Íme néhány kedvenc eszközünk, amely segít a közösségi média jóváhagyási folyamatának és munkafolyamatának kialakításában.

1. SMMExpert

Már láthatta, hogyan segíthet az SMMExpert a közösségi média jóváhagyási folyamatában.

Az SMMExpert használata azt jelenti, hogy a munkafolyamat minden része ugyanazon a platformon történhet. A tartalmakat az SMMExpert műszerfalán lehet elkészíteni, szerkeszteni és jóváhagyni.

Íme, hogyan használhatják csapata vezető munkatársai az SMMExpertet a közösségi média alkotói által összeállított bejegyzések jóváhagyására:

Ezek a legfelső szintű jóváhagyási funkciók az SMMExpert Business és Enterprise tervezetekben érhetőek el.

A kisebb csapatok számára tervezett Team Plan is számos olyan funkciót tartalmaz, amely hasznos a közösségi média jóváhagyási munkafolyamatának fenntartásához.

A vezető csapattagok kezelhetik a csapat hozzáférését és szerepeit, valamint hozzárendelhetik a hozzászólásokat és megjegyzéseket a csapat egyes tagjaihoz.

2. Slack

A Slack egy hatékony üzenetküldő platform, amely segíti a csapatok együttműködését. A Slack alkalmazás az SMMExpert számára lehetővé teszi, hogy a közösségi médián közzétett bejegyzéseket közvetlenül a Slackre ossza meg, anélkül, hogy elhagyná az SMMExpertet, így lehetővé teszi az üzenetek ésszerűsített továbbítását a csapatok között.

3. Trello

Ez az eszköz segít szervezetten tartani a csapatokat. Rendszerezze a feladatokat, és színkódolja őket a Trello kártyáin és tábláin. Ossza ki a feladatokat egy csapattagnak, és jelölje meg a feladatát befejezettnek, amikor a feladatán túl van. Az "említés" funkcióval pedig tudhatja, hogy a csapattagot figyelmeztetik, ahogy a folyamat halad előre.

A drag-and-drop funkció felhasználóbaráttá teszi a Trellót. Vizualizálja a munkafolyamatot, és az egész csapat képben lehet a jóváhagyások alakulásáról.

Építsen győztes közösségi média marketing stratégiát kevesebb idővel és erőfeszítéssel. Használja az SMMExpert közösségi média jóváhagyási funkcióit, hogy egyik posztja se maradjon ki a rostán. Ossza ki a munkát csapattársainak, kapjon értesítést, ha a tartalmat szerkeszteni kell, és adjon visszajelzést egymásnak - mindezt egyetlen műszerfalról. Próbálja ki ingyenesen még ma.

Kezdje el

Csináld jobban a SMMExpert , a minden az egyben közösségi média eszköz. Maradjon a helyzet magaslatán, növekedjen, és győzze le a versenytársakat.