Mọi nhóm truyền thông xã hội gồm nhiều người đều cần có quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội.

Quy trình phê duyệt nội dung không chỉ dành riêng cho mạng xã hội. Ví dụ: bạn có thể đã có sẵn quy trình phê duyệt cho blog hoặc trang web của mình. Tuy nhiên, tính tức thời và phạm vi tiếp cận của các kênh xã hội khiến quy trình phê duyệt trở nên quan trọng hơn tất cả đối với các bài đăng trên mạng xã hội của bạn.

Sau đây, chúng tôi sẽ giải thích cách thiết lập quy trình phê duyệt mạng xã hội cho phép nhóm của bạn cộng tác hiệu quả trong khi vẫn đảm bảo nội dung của bạn rõ ràng, chính xác và có thương hiệu .

Phần thưởng: Nhận mẫu hướng dẫn phong cách mạng xã hội miễn phí, có thể tùy chỉnh để dễ dàng đảm bảo giao diện nhất quán, cảm nhận, tiếng nói và giọng điệu trên tất cả các kênh xã hội của bạn.

Quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội là gì?

Quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội là một quy trình công việc trong đó nội dung chuyển từ bên liên quan này sang bên liên quan khác cho đến khi nội dung cuối cùng được đăng.

Quy trình phê duyệt được thiết kế tốt sẽ xác định tất cả các bước liên quan đến phương tiện truyền thông xã hội của bạn hoạt động, từ tạo nội dung đến đăng trên nền tảng truyền thông xã hội. Nó cũng tạo ra một con đường rõ ràng cho nội dung của bạn từ người này sang người khác thông qua tổ chức của bạn. Nó ghi lại các bên liên quan tham gia và khi nào. Cuối cùng, nó chỉ định người có thẩm quyền cuối cùng phê duyệt nội dung để phát trực tiếp trên các kênh truyền thông xã hội của thương hiệu của bạn.

Trước khi có thể viết chính sách của mình, bạn cần thực hiệntài liệu.

Đó không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả. Và nó tạo ra rủi ro rằng phiên bản sai sẽ được đưa vào quy trình phê duyệt hoặc thậm chí được xuất bản.

Quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội cũng cung cấp một dấu vết chỉnh sửa để bạn có thể biết ai đã thay đổi cái gì và khi nào. Đây là tài nguyên giáo dục hữu ích dành cho tất cả những người tham gia sáng tạo nội dung.

3 công cụ phê duyệt mạng xã hội

Dưới đây là một số công cụ yêu thích của chúng tôi để giúp bạn xây dựng quy trình và quy trình phê duyệt mạng xã hội của mình.

1. SMMExpert

Bạn đã thấy một số cách SMMExpert có thể trợ giúp trong quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội.

Sử dụng SMMExpert có nghĩa là mọi phần của quy trình công việc đều có thể diễn ra trong cùng một nền tảng. Nội dung có thể được soạn thảo, chỉnh sửa và phê duyệt tất cả trong bảng điều khiển SMMExpert.

Dưới đây là cách các nhân viên cấp cao trong nhóm của bạn có thể sử dụng SMMExpert để phê duyệt các bài đăng do người tạo phương tiện truyền thông xã hội sáng tác:

Các tính năng phê duyệt cấp cao nhất này có sẵn trong các gói Doanh nghiệp và Doanh nghiệp của SMMExpert.

Kế hoạch nhóm, được thiết kế cho các nhóm nhỏ hơn, cũng bao gồm nhiều chức năng hữu ích để duy trì quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội.

Các thành viên cấp cao trong nhóm có thể quản lý quyền truy cập và vai trò của nhóm, đồng thời chỉ định bài đăng và nhận xét cho các thành viên nhóm cụ thể.

2. Slack

Slack là một nền tảng nhắn tin mạnh mẽ giúp các nhóm cộng tác. Ứng dụng Slack dành cho SMMExpert cho phép bạn chia sẻ mạng xã hộiphương tiện đăng trực tiếp lên Slack mà không cần rời khỏi SMMExpert, để cho phép chuyển thông báo hợp lý giữa các nhóm.

3. Trello

Công cụ này giúp tổ chức các nhóm. Sắp xếp các nhiệm vụ và mã màu chúng vào các thẻ và bảng của Trello. Phân bổ nhiệm vụ cho một thành viên trong nhóm và đánh dấu nhiệm vụ của bạn là hoàn thành khi nhiệm vụ của bạn hoàn thành. Và với tính năng “đề cập”, bạn sẽ biết thành viên trong nhóm của mình được cảnh báo khi quá trình diễn ra.

Tính năng kéo và thả giúp Trello trở nên thân thiện với người dùng. Nó trực quan hóa quy trình làm việc và cả nhóm có thể biết khi quá trình phê duyệt diễn ra.

Xây dựng chiến lược tiếp thị truyền thông xã hội hiệu quả với ít thời gian và công sức hơn. Sử dụng các tính năng phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội của SMMExpert để đảm bảo không có bài đăng nào của bạn lọt qua kẽ hở. Phân công công việc cho đồng đội của bạn, nhận thông báo khi cần chỉnh sửa nội dung và cung cấp phản hồi cho nhau — tất cả từ một trang tổng quan. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.

Bắt đầu

Làm tốt hơn với SMMExpert , công cụ truyền thông xã hội tất cả trong một. Luôn dẫn đầu mọi thứ, phát triển và đánh bại đối thủ.

Cách tạo quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội

Bước 1 : Xác định chiến lược truyền thông xã hội của bạn

Nếu là độc giả thường xuyên của blog SMMExpert, bạn sẽ biết rằng chúng tôi nói rất nhiều về chiến lược. Chúng tôi tin tưởng vững chắc vào việc lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu. Nếu không biết mình muốn đi đâu, bạn sẽ khó có thể đến được đó.

Tại sao bạn cần có chiến lược xã hội trước khi có thể thiết lập quy trình phê duyệt của mình?

Chiến lược rõ ràng giúp bạn thực hiện dễ dàng hơn dành cho người tạo nội dung (nhà thiết kế đồ họa và nhà tiếp thị nội dung) để tạo ra nội dung phù hợp với những gì các bên liên quan cấp cao mong đợi được xem. Nó thu hút mọi người trên cùng một trang và tiết kiệm thời gian, giảm lượng thao tác qua lại cần thiết ở cấp độ bài đăng riêng lẻ.

Chiến lược truyền thông xã hội rõ ràng cũng cho phép bạn hiểu liệu quy trình phê duyệt có phù hợp với mục tiêu của bạn hay không . Ví dụ: nếu chiến lược của bạn liên quan đến việc đi đầu trong các chủ đề thịnh hành, bạn sẽ cần đặt số lượng bên liên quan và lịch trình của họ một cách phù hợp.

Bước 2: Xác định vai trò và trách nhiệm của nhóm và bên liên quan

Hơn 20% khách hàng của SMMExpert trên thị trường tầm trung có nhiều nhóm sử dụng phương tiện truyền thông xã hội. Để tạo quy trình truyền thông xã hội hiệu quả, bạn cần làm rõ tất cả những người và nhóm đang sử dụng mạng xã hội và những người tham gia phê duyệt chomỗi cái.

Hình thức này tùy thuộc vào bạn. Có thể mỗi nhóm có các kênh riêng và quy trình phê duyệt riêng. Hoặc có thể một vài bên liên quan cấp cao là người gác cổng cho tất cả nội dung xã hội cho thương hiệu của bạn.

Điều quan trọng là phải ghi lại tất cả những điều này.

Ví dụ: bạn nên ghi lại:

• Ai tạo và lên lịch cho nội dung truyền thông xã hội?
• Ai chỉnh sửa nội dung để duy trì chất lượng?
• Ai phê duyệt và xuất bản nội dung?

Trong một công ty cỡ trung bình, quy trình phê duyệt nội dung truyền thông xã hội có thể bao gồm các vai trò sau:

• Người tạo nội dung: Nhà văn, nhà thiết kế, biên tập video và bất kỳ ai khác tham gia sản xuất và lên lịch nội dung.
• Người chỉnh sửa nội dung người chỉnh sửa nội dung về ngôn ngữ, phong cách và tính nhất quán trên các tài khoản mạng xã hội.
• Người quản lý phương tiện truyền thông xã hội người phê duyệt nội dung và đảm bảo lịch xuất bản phù hợp với chiến lược tổng thể của thương hiệu và thời điểm tốt nhất để đăng.

Trong thiết lập này, bạn có thể muốn biên tập viên và người quản lý mạng xã hội có quyền truy cập nhiều hơn so với người tạo nội dung trong ứng dụng truyền thông xã hội của bạn quy trình và công cụ hình bầu dục.

Ví dụ: trong SMMExpert, bạn có thể kiểm soát và hạn chế cài đặt quyền. Bạn có thể giới hạn quyền truy cập của người tạo nội dung để chỉ người chỉnh sửa và người quản lý mới có thể xuất bản nội dung. Điều này giúp loại bỏ việc nội dung vô tình xuất hiện trước khi được phê duyệt.

Bước 3: Tạohướng dẫn phong cách truyền thông xã hội

Thương hiệu của bạn đăng loại nội dung nào? Bạn sử dụng cách đánh vần của người Anh hay người Mỹ? Hoặc một ngôn ngữ khác hoàn toàn? Giai điệu thương hiệu của bạn có vui tươi và vui nhộn không? Hoặc thông tin và nghiêm túc? Quan điểm của bạn về thẻ bắt đầu bằng # và biểu tượng cảm xúc là gì?

Đây là tất cả những điều cần xem xét để đảm bảo nội dung truyền thông xã hội của thương hiệu bạn nhất quán, chất lượng cao và luôn phù hợp với thương hiệu.

Hãy đảm bảo rằng công ty của bạn đã tạo ra một hướng dẫn phong cách. Đây là một tài liệu chi tiết phác thảo cách mạng xã hội của bạn sẽ trông và cảm nhận như thế nào. Nó có thể bao gồm mọi thứ, từ giọng điệu và phong cách viết cho đến màu sắc thương hiệu, cách sử dụng ảnh và phông chữ.

Khi mọi người trong nhóm tiếp thị đang làm việc dựa trên một hướng dẫn phong cách vững chắc, thì việc phê duyệt sẽ dễ dàng hơn nhiều. Người tạo nội dung sử dụng tài liệu để hướng dẫn công việc của họ. Trong khi đó, người biên tập và người quản lý có thể tham khảo tài liệu để đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn và nguyên tắc thương hiệu.

Bước 4: Xây dựng thư viện nội dung

Thư viện nội dung là một nhóm tài sản xã hội hiện có đã được phê duyệt. Điều này có thể bao gồm đồ họa, mẫu và các tài nguyên khác để nhà phát triển nội dung của bạn sử dụng khi họ tạo bài đăng mới.

Bắt đầu với nội dung từ thư viện được phê duyệt trước giúp quy trình phê duyệt của bạn dễ dàng hơn đáng kể. Các bên liên quan cấp cao có thể tự tin rằng nhiều yếu tố đã được phê duyệt trước khi bài đăng thậm chí được tạo.

Bước 5: Đặt thời hạn và thời hạn

Phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội của bạnquá trình phải được gắn với một dòng thời gian cho phép mọi người có đủ thời gian để hoàn thành phần của họ trong quá trình.

Bắt đầu bằng cách xác định thời gian trung bình, người tạo nội dung của bạn mất bao lâu để tạo ra một số lượng bài đăng nhất định. Tiếp theo, hãy xác định thời gian chỉnh sửa nội dung đó, lên lịch và phê duyệt nội dung đó.

Sau đó, làm ngược lại để thiết lập lịch trình phù hợp với mọi người. Điều này sẽ giúp tránh tình trạng hoảng loạn vào phút cuối hoặc tắc nghẽn nội dung.

Đồng thời, đặt thời hạn thường xuyên và lịch trình giúp mọi người có trách nhiệm giao hàng đúng hạn.

Ví dụ: quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội đang diễn ra có thể liên quan đến:

• Người sáng tạo gửi nội dung nháp trước ngày 15 hàng tháng.
• Người chỉnh sửa gửi nội dung hoàn thiện chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng.
• Người quản lý lên lịch chỉnh sửa, chất lượng nội dung cho tháng tiếp theo trước khi tháng hiện tại kết thúc.

Tất nhiên, dòng thời gian này chỉ hoạt động đối với nội dung thường xanh hoặc nội dung không đặc biệt đúng thời điểm. Bạn có thể cần tạo một nhóm thời hạn hoặc mốc thời gian thứ hai cho phép thương hiệu của bạn đáp ứng các xu hướng xã hội khi chúng xảy ra.

Phần thưởng: Nhận mẫu hướng dẫn phong cách mạng xã hội miễn phí, có thể tùy chỉnh để dễ dàng đảm bảo giao diện, cảm nhận, giọng nói và giọng điệu nhất quán trên tất cả các kênh xã hội của bạn.

Bước 6: Xác định quy trình làm việc và thông báo của bạn

Mạng xã hội của bạnquy trình phê duyệt là một quy trình công việc trong đó nội dung chuyển từ người này sang người khác cho đến khi nội dung cuối cùng được đăng. Bạn đã xác định vai trò và thời hạn của mọi người. Bây giờ là lúc sử dụng thông tin đó để thiết lập quy trình làm việc và thông báo.

Lý tưởng nhất là quy trình làm việc của bạn sẽ tự động chuyển nội dung từ người này sang người khác, thông báo cho từng người khi đến lượt họ làm việc. Giữ mọi thứ trong một hệ thống đảm bảo mọi người đều biết mọi thứ đang ở đâu trong quá trình phê duyệt. Tính năng này cũng đảm bảo rằng mỗi lần chỉ có một người thực hiện thay đổi đối với nội dung.

Vậy, làm cách nào để bạn đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo khi đến lượt của họ? Bạn có thể sử dụng email, thông báo Slack hoặc các công cụ quản lý dự án khác.

Nhưng có lẽ chúng ta nên đề cập rằng việc sử dụng SMMExpert làm công cụ phê duyệt mạng xã hội cho phép bạn thiết lập quy trình làm việc và cảnh báo để bạn không bao giờ bỏ lỡ một tin nhắn hoặc nhiệm vụ nào được giao nhiệm vụ.

SMMExpert cũng cho phép mọi người làm việc trên cùng một nền tảng. Biên tập viên và người quản lý có thể trả lại nội dung cho người tạo nội dung để thay đổi hoặc tự thực hiện các thay đổi nhỏ trước khi tiếp tục. Nhân viên có thể theo dõi thời điểm cần thông tin đầu vào của họ và thời điểm hoàn thành nhiệm vụ của họ.

Khi thiết kế quy trình làm việc, bạn nên kết hợp các công cụ và ứng dụng có thể giúp tạo nội dung dễ dàng hơn và xác định các vấn đề với nội dung .

Một số công cụ tuyệt vời để xem xét choquy trình làm việc là:

• Ngữ pháp để hỗ trợ chính tả, ngữ pháp và cách viết rõ ràng.
• Visme để hỗ trợ thiết kế.
• Chữ tượng hình để hỗ trợ chỉnh sửa ảnh.

SMMExpert cũng có công cụ chỉnh sửa hình ảnh và kiểm tra chính tả tích hợp.

Bước 7: Theo dõi và sửa đổi nếu cần

Hãy thử quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội của bạn trong một thời gian và xem nó hoạt động như thế nào đối với nhóm của bạn. Sau đó, tập hợp mọi người lại để thảo luận về bất kỳ trục trặc nào hoặc có thể cần cải thiện ở đâu.

Mục tiêu luôn là làm cho cuộc sống của nhóm trở nên dễ dàng hơn chứ không phải khó khăn hơn. Nếu quy trình trở nên rườm rà, nó không hoạt động. Tìm kiếm phản hồi thường xuyên từ các thành viên trong nhóm để mọi người cảm thấy được trân trọng và được tham gia.

4 lợi ích của việc tạo quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội

Có thể bạn đã thu thập được một số lợi ích của việc tạo quy trình truyền thông xã hội . Tuy nhiên, có một số vấn đề chúng tôi muốn nêu rõ ràng.

1. Đảm bảo nội dung nhất quán với tiếng nói thương hiệu và chiến lược của bạn

Chúng ta đã nói trước đó về việc tạo hướng dẫn phong cách truyền thông xã hội để giúp định hướng nội dung và quy trình phê duyệt của bạn. Đó là một cách hay để giúp giữ cho nội dung của bạn có thương hiệu.

Nhưng không gì có thể sánh được với chuyên môn kết hợp của nhóm bạn. Làm việc thông qua một quy trình đảm bảo mọi người đều có thể đóng góp kiến ​​thức chuyên môn cụ thể của mình, cả về lĩnh vực kỹ năng cốt lõi cũng như kiến ​​thức của họ về lịch sử và phong cách thương hiệu.

Đặt ra một quy trình kiểm tracũng mang đến cho bạn cơ hội tốt nhất để phát hiện bất kỳ lỗi nào trước khi nội dung được phát trực tuyến. Ngay cả những biên tập viên giỏi nhất đôi khi cũng bỏ lỡ một liên kết bị hỏng hoặc thiếu dấu phẩy. Nhiều bàn tay hơn đồng nghĩa với nhiều cơ hội hơn để làm đúng.

2. Tránh chia sẻ mật khẩu và kiểm soát quyền truy cập

Chia sẻ mật khẩu, cả trong nhóm và với các nhà tư vấn và nhà thầu bên ngoài, là một cơn ác mộng về bảo mật.

Quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội kết hợp với các công cụ quản lý phương tiện truyền thông xã hội tốt cho phép mọi người để hoàn thành công việc của họ trong cùng một hệ thống mà không phải chia sẻ mật khẩu.

Quy trình phê duyệt cũng sẽ cho phép bạn kiểm soát mức độ truy cập của từng thành viên trong nhóm. Bạn sẽ muốn nhiều người có thể tạo nội dung, nhưng có lẽ chỉ một số ít người có quyền phê duyệt.

Các công cụ quy trình phê duyệt cũng cho phép bạn xóa ai đó khỏi quy trình nếu họ rời khỏi nhóm hoặc tổ chức của bạn, để bạn không bao giờ phải đối mặt với rủi ro bên ngoài không cần thiết.

3. Cộng tác hiệu quả hơn

Việc lặp lại liên tục trong toàn bộ nhóm của bạn — với nhiều bên liên quan — có thể là gánh nặng. Làm như vậy qua email hoặc chuyển tài liệu xung quanh sẽ cản trở hiệu quả, làm chậm quy trình làm việc và có thể ảnh hưởng đến lịch nội dung truyền thông xã hội của bạn. Quy trình phê duyệt hợp lý hóa quy trình và tăng năng suất.

Ví dụ: một người quản lý dự án tiếp thị toàn cầu trong ngành bất động sản đã nói với Forrester Consulting vềnhững thách thức khi làm việc mà không có công cụ quy trình phê duyệt:

“Khi nhân viên muốn đăng bài, họ phải gửi nội dung của mình qua email và sau đó là một quy trình gồm nhiều bước để một người nào đó thay mặt họ đăng bài hoặc quay lại để xem xét nội dung được đăng sau đó thay mặt họ.”

Việc lưu giữ mọi thứ trong một nền tảng để tạo, đánh giá và đăng sẽ hiệu quả hơn nhiều. Khi có yêu cầu cụ thể, nhân viên biết ai chịu trách nhiệm cho từng bước của quy trình. Điều này có nghĩa là nhân viên có thể cộng tác trực tiếp và hiệu quả.

Ngoài ra, quy trình phê duyệt giúp nhân viên luôn đúng tiến độ. Nó ngăn chặn việc xây dựng nội dung, bị lãng quên hoặc không được xuất bản. Thông báo giúp mọi người biết những gì họ cần chú ý.

Một báo cáo của Forrester do SMMExpert ủy quyền cho thấy rằng việc cải thiện hiệu quả trong việc quản lý quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội có thể tiết kiệm 495.000 đô la thời gian và công sức trong ba năm. Đó là rất nhiều thời gian và công sức.

Nguồn: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™ của SMMExpert

4. Duy trì kiểm soát phiên bản và lộ trình chỉnh sửa

Gửi tệp qua email có thể nhận được phản hồi từ các bên liên quan khác nhau trong các phiên bản khác nhau. Ai đó có thể đang xem xét một tệp đã lỗi thời. Hoặc, ai đó có thể phải thu thập phản hồi từ nhiều bên liên quan và tổng hợp nó thành một