Veel mensen gebruiken het internet om in contact te komen met vrienden en familie. Maar virtuele evenementen zijn ook een kosteneffectieve manier om in contact te komen met andere professionals. Tijdens de COVID-19 pandemie zijn veel zaken, netwerken en het sociale leven online verschoven, en de virtuele evenementenindustrie is momenteel booming.

In dit artikel gaan we na wat virtuele evenementen zijn, hoe ze werken en hoe u een boeiend evenement kunt organiseren dat uw gasten doet terugkomen voor meer.

Gratis e-boek: Hoe start u virtuele evenementen die opvallen, opschalen en stijgen. Ontdek de beste technieken en tools voor het plannen en leveren van uitstekende virtuele evenementen.

Wat zijn virtuele evenementen?

Virtuele evenementen zijn online evenementen. Afhankelijk van het doel kunnen ze worden georganiseerd in de vorm van webinars op uitnodiging, publiek toegankelijke livestreams, online conferenties waarvoor betaald moet worden of informele evenementen in de sociale media, zoals live tweeting of AMA-sessies (ask me anything).

Virtuele evenementen vinden meestal plaats op online platforms zoals Instagram, Twitter of Clubhouse waar u via videochat of spraakoproep in contact kunt komen met uw publiek. Er is ook een groeiende markt van gespecialiseerde virtuele evenementenplatforms voor webinars en conferenties.

Het grootste voordeel van een virtueel evenement is dat het relatief goedkoop is - u hoeft geen ruimte te huren! Bovendien kunt u vanuit uw eigen huis een wereldwijd publiek aanspreken.

Er zijn echter ook nadelen verbonden aan het organiseren van virtuele evenementen - namelijk dat u niet fysiek aanwezig bent bij uw gasten. Sommige aanwezigen kunnen zich ontkoppeld voelen of moeite hebben zich te concentreren op wat u zegt, omdat ze moeite hebben met de video- en audiokwaliteit, slechte geluidsisolatie of achtergrondlawaai.

Soorten virtuele evenementen

Hoewel u een virtueel evenement kunt organiseren voor vrijwel elke reden en gelegenheid (geen woordspeling bedoeld!), zijn hier enkele populaire soorten virtuele evenementen:

Virtuele netwerkevenementen

Dankzij virtuele netwerkevenementen kunnen deelnemers samenkomen en netwerken in een virtuele omgeving. Er kan een breed scala aan netwerkevenementen worden georganiseerd, waaronder happy hours, borrels na het werk en meer.

Virtuele teambuilding evenementen

Dankzij virtuele teambuildingevenementen kunnen deelnemers deelnemen aan diverse teambuildingactiviteiten en het team moreel versterken, allemaal vanuit hun eigen thuiskantoor.

Virtuele evenementen voor fondsenwerving

Het was ooit moeilijk voor een goed doel of non-profit om zijn stem te laten horen, maar met nieuwe technologische ontwikkelingen heeft virtuele fondsenwerving een hoge vlucht genomen en is het een van de populairste methoden om online geld in te zamelen.

Virtuele aanwervingsevenementen

Virtuele wervingsevenementen zijn een uitstekende manier om de kandidatenpool te verkleinen en gekwalificeerde kandidaten te identificeren zonder dat werkgevers al te veel tijd of geld hoeven te besteden aan werving.

Virtuele winkelevenementen

Experts geloven dat livestream shopping het volgende grote ding is in sociale media en e-commerce. Virtuele shoppingevenementen zijn in wezen online productdemo's waar deelnemers virtueel kunnen "shoppen" voor kleding, cosmetica en andere producten.

Ga naar onze Social Media Updates-site voor meer informatie over Facebooks virtuele winkelevenement, Live Shopping Fridays.

Bron: Facebook

Virtuele sociale evenementen

Virtuele evenementen zijn niet alleen zakelijk. U kunt ook kleine, informele virtuele sociale evenementen opzetten en bijvoorbeeld online bordspellen spelen met uw familie of vrienden.

Ideeën voor virtuele evenementen

Nu je weet waarom je misschien een virtueel evenement wilt organiseren, hier is de hoe Overweeg deze platforms en formats voor live evenementen voor uw volgende grote online bijeenkomst.

Live tweeten

Live tweeting is het actief plaatsen van tweets, met commentaar op een live evenement dat uw publiek kent en waarschijnlijk volgt - bijvoorbeeld een concert, conferentie of sportevenement.

Virtuele workshops

Dit type evenement is de perfecte manier om praktijkgerichte training te geven wanneer het onmogelijk is om traditionele live instructie in levende lijve te geven. Ze zijn ook zeer geschikt voor trainingen waar misschien niet genoeg ruimte is om alle deelnemers te ontvangen.

Virtuele conferenties

Met virtuele conferenties kunt u grote bijeenkomsten organiseren zonder dat u een dure locatie of een groot team nodig hebt. Net als hun traditionele, persoonlijke tegenhanger bieden virtuele conferenties de deelnemers volop de gelegenheid om met elkaar te communiceren en samen te werken aan nieuwe ideeën.

AMA op Reddit

AMA staat voor "ask me anything" en is een manier voor mensen om echte reacties te krijgen van iemand in wie ze geïnteresseerd zijn. Je kunt een AMA beginnen door op Reddit te gaan en anderen te vragen: "Ben ik interessant genoeg om een AMA te doen?".

Als je vragen beantwoordt in je bericht, zorg er dan voor dat je antwoorden grondig zijn, zodat het publiek een idee krijgt van wie je bent en wat belangrijk voor je is. Een best practice is dat degenen die betrokken zijn bij de AMA links opnemen naar hun site of sociale media profielen om nieuwe potentiële volgers te krijgen.

Bron: Reddit

Webinars

Webinars zijn een gemakkelijke manier om in contact te komen met andere professionals van over de hele wereld. Het organiseren van een webinar is een geweldige manier om uw reputatie op te bouwen en uw netwerk uit te breiden in de virtuele ruimte.

Sociale live streams

Livestreams op platforms als Instagram of Facebook kunnen je helpen om connecties te maken met bestaande en potentiële klanten, en andere mensen in je branche of niche. Ze zijn een geweldige manier om bekendheid op te bouwen voor je product, nieuwe ideeën en meningen te delen, jezelf voor te stellen aan potentiële klanten en je bereik te vergroten.

10 tips voor het organiseren van virtuele evenementen

Het organiseren van een virtueel evenement kan een ontmoedigende taak zijn, maar dat hoeft niet. Er zijn enkele goede tips en best practices waarmee u ervoor kunt zorgen dat uw virtuele evenement een succes wordt en iedereen er een geweldige ervaring aan overhoudt:

1. Stel vanaf het begin duidelijke doelen

Voordat u de agenda van uw virtuele evenement opstelt of het beste virtuele evenementenplatform kiest, moet u weten waarom u een evenement wilt organiseren. Stel SMART-doelen op en zorg ervoor dat het hele team dat verantwoordelijk is voor het project begrijpt wat u wilt bereiken.

Bron: Het Reserves Netwerk

2. Kies het juiste platform om uw virtuele evenement te hosten

Er zijn tal van platforms die verschillende mogelijkheden bieden, van co-hosting met een andere organisatie of bedrijf tot geavanceerde moderatietools.

3. Kies het juiste moment voor uw evenement

U moet er rekening mee houden hoeveel mensen aanwezig kunnen zijn, of ze zich in verschillende tijdzones bevinden en hoeveel tijd u nodig hebt voor vragen en antwoorden.

Denk eraan: Verschillende landen hebben verschillende vakantieschema's!

4. Promoot uw virtueel evenement

Verwacht niet dat het publiek naar u toekomt - maak ruim van tevoren reclame voor uw evenement, zodat de deelnemers weten wanneer het plaatsvindt en hoe ze kunnen deelnemen.

5. Ontwikkel een duidelijke agenda met sprekers en tijdschema's

U wilt niet dat uw deelnemers lang moeten wachten. Zorg voor een duidelijke agenda met duidelijke tijdstippen en relevante links, zodat de deelnemers vooruit kunnen plannen.

6. Neem moderatoren op in uw evenement

U wilt ervoor zorgen dat u tijdens uw virtuele evenement voldoende moderatoren bij de hand hebt voor het geval het uit de hand loopt. Denk eraan: niet iedereen is online even beleefd als offline!

7. Betrek uw publiek

Uw publiek heeft geen behoefte aan een "lezing van een uur" - plan in plaats daarvan activiteiten waarbij u actief deelneemt. Moedig uw deelnemers aan om gesprekken met elkaar te voeren - en om de gastheren vragen te stellen.

8. Voorbereiden op probleemoplossing

U kunt overwegen om meer dan één platform te gebruiken. Voor het geval er technische problemen zijn met uw video of audio, kunt u overschakelen op een andere dienst en het evenement voortzetten zoals gepland.

9. Stuur een follow-up na het evenement

Zorg ervoor dat u met uw deelnemers communiceert over hoe zij achteraf toegang kunnen krijgen tot opnames van het evenement. Dit zal hen ook aanmoedigen om de volgende keer weer mee te doen!

10. Nabespreking

Neem na afloop van het evenement de tijd om met uw team na te gaan wat werkte en wat niet werkte. Zo bent u beter voorbereid op uw volgende virtuele evenement!

Virtuele evenementenplatforms

Als u nog nooit een virtueel evenement hebt georganiseerd, zal een van deze 4 platforms u op weg helpen.

Instagram Live

Als je een grote aanhang hebt op Instagram, is live streaming op het platform je beste gok. Gebruik Instagram Live Rooms om een stream te hosten met maximaal 3 andere sprekers. Je kijkers kunnen commentaar geven op de stream en vragen stellen, en je hebt toegang tot de analytics van de stream zodra je klaar bent.

Clubhuis

Deze snelgroeiende audio-app is perfect voor evenementen die meer een discussie zijn dan een presentatie. Je kunt uitnodigingen voor evenementen versturen met links naar kamers, en dan kan iedereen die de app heeft geïnstalleerd meeluisteren en live commentaar geven op wat er wordt gezegd.

Als je een grote aanhang hebt op Twitter, probeer dan het alternatief van het platform voor Clubhouse - Twitter Spaces.

Gratis e-boek: Hoe start u virtuele evenementen die opvallen, opschalen en stijgen. Ontdek de beste technieken en tools voor het plannen en leveren van uitstekende virtuele evenementen.

En als u meer wilt weten over Clubhouse, bekijk dan onze gids over de Clubhouse-app, waarin we onderzoeken hoe deze door bedrijven kan worden gebruikt.

GoToWebinar

GoToWebinar is een populaire virtuele evenementensoftware die perfect is voor evenementen met een beperkt aantal deelnemers. De screenshare-optie zorgt ervoor dat iedereen alle dia's in realtime kan zien en garandeert een geweldige deelnemerservaring.

BigMarker

Met BigMarker kunt u digitale whiteboards maken voor uw live evenement. Deelnemers kunnen commentaar geven op het bord en in realtime vragen stellen in een groeps-chat.

Voorbeelden van virtuele evenementen

Als je op zoek bent naar inspiratie, zijn hier enkele voorbeelden van virtuele evenementen die bedrijven en influencers hebben georganiseerd via sociale media en daarbuiten.

Benefit Cosmetics' make-up tutorials op Facebook Live

Meer dan 2,4K kijkers stemden af om te leren hoe je een geweldige wenkbrauwgloed creëert.

The Earful Tower Podcast's live Pub Quiz

Oliver Gee, gastheer van The Earful Tower podcast, host Parijse trivia evenementen vanaf zijn YouTube-kanaal - en biedt zelfs prijzen voor de winnaars.

Een bericht gedeeld door The Earful Tower (@theearfultower)

Garth Brooks en Trisha Yearwood's Facebook Live concert

De countrysupersterren hielden een jamsessie op Facebook Live, waarbij ze verzoeken van fans aannamen vóór en tijdens de uitzending.

Antron Brown's tour achter de schermen op Twitter

De NHRA-coureur leidde Twitter-kijkers rond in zijn winkel, waar onder meer dragsters en trofeeën staan.

@AntronBrown geeft je een rondleiding door zijn winkel! Krijg een kijkje achter de schermen bij de @NHRAJrLeague dragsters die hij en zijn kinderen bouwen, bewerken en besturen. pic.twitter.com/n7538rPwqU

- #NHRA (@NHRA) maart 23, 2020

Live baklessen van LinkedIn's executive patissier

LinkedIn's patissier laat leden zien hoe je croissants en broodpudding maakt.

Purple Mattress' slaperige Facebook Live

Meer dan 295K mensen bekeken deze 45 minuten durende video van een vrouw die geeuwt en haar pruik borstelt.

Lunch Doodles van Mo Willems

Elke dag tijdens de lunch organiseert de kunstenaar in opleiding van het Kennedy Center doodles-sessies voor kinderen op YouTube.

Lululemon's Yoga livestreams

De wereldwijde ambassadeurs van het yogamerk leiden workout-, meditatie- en yogalessen op Instagram live.

Een bericht gedeeld door lululemon (@lululemon)

Online tentoonstellingen van het VanGogh Museum

Het VanGogh Museum in Amsterdam laat volgers vanuit hun luie stoel rondleidingen volgen door de galerie.

Onze tour gaat verder! Vandaag duiken we in de heldere en levendige schilderijen die Vincent in Parijs maakte: //t.co/Yz3FpjxphC Wat is jouw favoriete kunstwerk uit dit deel van het museum? #museumathome pic.twitter.com/k8b79qraCX

- Van Gogh Museum (@vangoghmuseum) 24 maart 2020

British Museum opent zijn deuren voor Google Street View

Meer dan 60 galerijen van het British Museum kunnen worden bezocht via Google Street View.

🏛 Wist je dat het museum de grootste overdekte ruimte op Google Street View is?

Bekijk op uw gemak meer dan 60 galerijen als we #MuseumFromHome - ga hier naar de Egyptische Beeldengalerij: //t.co/y2JDZvWOlM pic.twitter.com/0FyV4m6ZuP

- British Museum (@britishmuseum) 23 maart 2020

Fire Drill Fridays gaat virtueel

Jane Fonda's organisatie brengt klimaatactivisme online met virtuele rally's elke vrijdag.

Doe mee met @JaneFonda, @greenpeaceusa en @SenMarkey deze vrijdag om 14 uur ET / 11 uur PT voor een #FireDrillFriday 🔥 teach-in over het belang van betrokken blijven in het tijdperk van #COVID19.

Om mee te doen, registreer je hier en verspreid alsjeblieft het woord: //t.co/7eE9aZV57I pic.twitter.com/W7JdPLco7T

- Fire Drill Fridays (@FireDrillFriday) 24 maart 2020

Girlboss Rally gaat digitaal

Girlboss-oprichtster Sophia Amoruso is van plan de jaarlijkse conferentie van haar merk dit jaar volledig online te houden.

Een bericht gedeeld door Girlboss Rally (@girlbossrally)

Skift's Zakenreis Online Top

Skift zal Zoom gebruiken om deze online top met meerdere sprekers en deelnemers te organiseren. Gasten hebben de mogelijkheid om vragen te stellen en krijgen toegang tot een opname van het evenement.

Aankondiging van een nieuwe Skift Online Summit voor zakenreizen <<start van een nieuwe serie online summits over de toekomst van reizen. //t.co/mKTcX3jCpB via @Skift

- Rafat Ali, Media Owner & Operator (@rafat) 23 maart 2020

3% Conferentie livestream presentaties

Deze organisatie, opgericht om het feit te verhelpen dat slechts 3% van de creative directors vrouwen zijn, biedt livestreaming van haar conferenties aan tegen gereduceerde kosten. De groep organiseert ook regelmatig Instagram Story takeovers om volgers te inspireren.

Een bericht gedeeld door The 3% Movement (@3percentconf)

SMMExpert kan u helpen uw virtuele evenementen op sociale media te promoten en in contact te komen met de deelnemers. Plan al uw sociale mediaposts, ga de dialoog aan met volgers en meet de prestaties vanuit één dashboard. Probeer het gratis.

Aan de slag