Se você tem mais de uma pessoa na sua equipe social, você provavelmente já se envolveu em muita colaboração nas mídias sociais. E embora o trabalho em equipe possa muitas vezes levar a novas idéias e maior retorno sobre o investimento, também pode ser complicado conseguir de forma eficiente. Quem está encarregado de quê? E que ferramentas você deve usar para compartilhar a carga?

A colaboração nas redes sociais pode ser ainda mais complicada pelo trabalho remoto. Como você deve permanecer conectado à sua equipe quando não estão juntos no escritório?

Neste post, vamos oferecer as nossas melhores dicas e ferramentas para uma colaboração bem sucedida nas redes sociais.

O objetivo? Aumentar a produtividade da sua equipe de mídia social através de um trabalho de equipe eficiente.

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Colaboração nas redes sociais: um processo passo a passo

Etapa 1: Definir funções e atribuições

O primeiro passo para assegurar uma colaboração bem sucedida nas redes sociais é a atribuição de papéis. O objectivo final durante esta etapa é assegurar que isso aconteça:

• Os membros da equipe têm uma carga de trabalho equilibrada.
• Cada rede social tem uma quantidade equilibrada de cobertura.
• Alguém é responsável por todas as tarefas.
• Alguém está moderando o envio de mensagens para a consistência da marca.
• Cada membro da equipa tem um membro de apoio para assumir as suas funções em caso de doença ou férias.

Para que a bola comece a rolar, você pode pesquisar a sua equipe de gerenciamento de mídia social. Faça as seguintes perguntas a eles:

• O que é que eles gostam no que estão a fazer actualmente?
• O que é que eles gostariam de mudar?

Você pode até mesmo dar-lhes testes de personalidade. Veja que tipos de tarefas melhor se adequam a eles. Que tipo de recompensas melhor os motivam? Você pode escolher o relatório tipo MBTI, o Gallup CliftonStrengths, ou avaliações de personalidade similares no local de trabalho.

Alternativamente, você pode passar e listar as tarefas de mídia social mais importantes para sua empresa. A partir daí, certifique-se de que alguém seja designado para cada uma delas. Você pode trabalhar nisto primeiro, ou pode trabalhar nisto durante o próximo passo.

Algumas tarefas comuns para a sua equipa podem incluir criação de conteúdos , agendamento , noivado , serviço ao cliente , gestão de partes interessadas ...e mais.

Passo 2: Estabelecer processos e diretrizes para as mídias sociais

O próximo passo é estabelecer um guia de processo para a sua equipa de gestão das redes sociais. O seu guia irá cobrir como situações específicas devem ser tratadas pela sua equipa.

O seu guia de processos pode ser um guia de formação para novos membros da sua equipa de gestão social. Também pode ajudar uma pessoa a gerir as tarefas de outra pessoa enquanto está doente ou de férias.

Aqui estão alguns exemplos de processos específicos que você pode querer delinear, com base nas necessidades da sua empresa. Seus processos podem precisar ser revisados e atualizados com freqüência. Basear a freqüência de atualização em mudanças nas redes sociais, ferramentas de gestão social e nos objetivos da sua empresa.

Campanhas e promoções nas redes sociais

Nem todas as campanhas e promoções de mídia social terão a mesma aparência, mas o processo vai. Descreva o processo de criação de suas campanhas, desde a criação de conteúdo até o registro de métricas de sucesso.

Relatórios analíticos mensais

Compilar uma lista de quais relatórios analíticos de mídia social devem ser executados mensalmente com base nos objetivos de sua empresa. Dependendo das redes sociais e ferramentas utilizadas, você pode ter várias fontes de dados. Criar um modelo para resumir os dados e uma lista de quem precisa receber os relatórios.

Consultas de vendas

Descreva os passos para se envolver com um cliente potencial em cada rede social. A sua empresa tem vários representantes de vendas? Deve incluir quaisquer pessoas ou departamentos específicos que devem ser notificados sobre uma consulta de vendas.

Consultas de serviço ao cliente

O mesmo vale para os representantes de atendimento ao cliente. Você tem pessoas específicas que lidam com o acompanhamento de pedidos, devoluções, substituições, reparos e outras consultas? Descreva os passos para se envolver com um problema de atendimento ao cliente, incluindo quem deve ser incluído na conversa.

Perguntas para o CEO

Há uma ou mais figuras públicas na empresa? Esboce o processo de como responder a perguntas ou comentários que se destinam aos seus executivos da c-suite.

Gestão de crises

Você já considerou como sua empresa lidaria com uma crise nas mídias sociais? Esboce o processo para com quem você coordenaria nas mensagens, declarações oficiais e respostas a perguntas.

Nova revisão da rede social

Novas redes sociais estão aparecendo regularmente. A questão é: elas valem o tempo da sua equipe? Esboce o processo de revisão do valor potencial de uma nova rede social para a sua empresa.

Revisão da nova ferramenta social

Tal como as novas redes sociais, as novas ferramentas de redes sociais têm de ser avaliadas pelo seu preço versus valor. Mesmo que sejam ferramentas livres, a curva de aprendizagem de qualquer ferramenta é um investimento de tempo. Certifique-se de que vale a pena para a sua equipa e para as redes sociais.

Além dos seus processos de mídia social, você pode querer ter diretrizes adicionais de mídia social. Essas diretrizes abrangem regras para sua equipe de gerenciamento de mídia social. Elas também se aplicam a qualquer pessoa que utilize as mídias sociais para representar sua empresa.

Pense em como o uso pessoal e profissional das redes sociais se cruzam na sua empresa. Se houver quaisquer conflitos possíveis, eles devem ser abordados nas suas orientações.

Passo 3: Criar um guia de estilo de mídia social

Uma vez que você tenha delineado seus processos, você pode refiná-los ainda mais, escrevendo um guia de estilo de mídia social, que cobrirá a voz, o tom e a linguagem que sua equipe de gerenciamento de mídia social usará, mantendo-a consistente entre os membros da equipe.

Não tem a certeza do que o seu guia de estilo deve incluir? Aqui estão algumas ideias.

• Nome da marca, produto e/ou serviço. Você quer que todos da sua equipe sejam consistentes ao se referir aos aspectos mais importantes da sua marca.
• O que a sua empresa prefere chamar aos seus clientes (clientes, pacientes, famílias, etc.).
• O tom geral do diálogo da sua equipa. Deveria ser formal? Empresarial? Casual? Amigável? Engraçado? Técnico?
• Classificação geral do conteúdo? G, PG, PG-13, etc., conforme aplicável a memes, citações, posts em blogs e outros conteúdos sociais.
• O uso de marcas de água, bordas, assinaturas, cores e outros marcadores de marca.

Passo 4: Estabeleça o seu calendário de redes sociais

Planeje suas campanhas e promoções de mídia social para o ano com um calendário de mídia social. Ele ajudará sua equipe de mídia social a se manter no caminho certo com a publicação. Ele também ajudará qualquer pessoa fora do seu departamento que auxilia com conteúdo, SEO e outras partes de suas campanhas.

Certifique-se de que um dos membros da sua equipa é responsável por mantê-la actualizada.

Passo 5: Organizar reuniões regulares de check-in

A responsabilidade é importante quando se trabalha a partir de casa - ou mesmo apenas num grande escritório. A ligação também é importante.

Organize reuniões semanais de check-in com um plano de discussão e metas. Cada membro de sua equipe deve compartilhar seus sucessos e as áreas onde precisa de ajuda. Todos devem sair com um plano de ação e algo para relatar na próxima reunião.

Passo 6: Marque também reuniões de check-in com as partes interessadas

As equipas de redes sociais têm de trabalhar em estreita colaboração com outras pessoas em toda a empresa para produzir mensagens de marketing consistentes. Reuniões regulares de check-in com aqueles que gerem outros canais de marketing e publicidade asseguram uma colaboração e comunicação perfeitas.

Alterações na agenda de outro departamento de marketing podem afectar a sua agenda, por isso certifique-se de que todos ficam organizados nestas reuniões também.

Passo 7: Escolha as melhores ferramentas de gestão das redes sociais

A melhor ferramenta de gerenciamento de mídia social permitirá que sua equipe gerencie atividades cruciais de mídia social a partir de um painel de controle - com seus próprios logins e responsabilidades. A ferramenta que você escolher dependerá de uma variedade de fatores.

• O número de redes sociais que a sua empresa está a utilizar activamente.
• As características que a sua empresa utiliza em cada rede social (posts, grupos, publicidade, etc.).
• O número de pessoas que precisam de acesso à sua ferramenta de gestão das redes sociais.
• As características que você quer de uma ferramenta de gerenciamento de mídia social.
• O orçamento que você tem que gastar a cada mês na gestão das redes sociais.

Comece com estas coisas em mente. Em termos de características, estas são as perguntas a fazer ao avaliar uma nova ferramenta de gestão das redes sociais.

• Você quer uma ferramenta para ajudá-lo a publicar novos posts nas suas redes sociais?
• Você quer uma ferramenta que permita que todos os posts sejam moderados para aprovação?
• Quer uma ferramenta que o ajude a gerir as mensagens directas de e para a sua empresa?
• Quer uma ferramenta para o ajudar a gerir os seus anúncios nas redes sociais?
• Quer uma ferramenta que o ajude a criar relatórios analíticos aprofundados sobre as redes sociais?
• Quer uma ferramenta que o ajude a proteger as redes sociais da sua empresa?

Depois, consulte a lista das ferramentas de gestão de redes sociais mais populares para corresponder às suas necessidades com as suas funcionalidades. Não podemos deixar de mencionar o SMMExpert.

Quando se trata de ferramentas de colaboração em mídias sociais, os recursos de gerenciamento de equipe do SMMExpert permitem que você defina níveis de permissão personalizados para cada membro da equipe, atribua tarefas uns aos outros, compartilhe uma biblioteca de conteúdo aprovado e monitore as mensagens recebidas e enviadas.

As equipas sociais podem até colaborar a partir dos seus dispositivos móveis. O vídeo abaixo mostra como é fácil atribuir mensagens aos membros da equipa se estiver preso no dentista (ou incapacitado de outra forma) - e muito mais.

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Mas, não importa qual ferramenta de colaboração em mídia social você escolher, certifique-se de que ela oferece recursos suficientes para melhorar a eficiência da sua equipe. Mais importante ainda, certifique-se de que ela melhore as mídias sociais da sua empresa.

Passo 8: Escolha as melhores ferramentas de comunicação

A ferramenta de comunicação certa tornará a colaboração nas redes sociais muito mais fácil. Permitir que sua equipe fale - e envie GIFs uns aos outros, não importa onde eles estejam ou quão ocupados eles estejam, ajudará você a se manter conectado em vários níveis.

A ferramenta que você escolher para sua equipe vai depender de uma variedade de fatores:

• O nível de segurança de que você precisa de uma ferramenta de comunicação.
• O número de pessoas que precisam de acesso à sua ferramenta de comunicação.
• As características que você quer de uma ferramenta de comunicação.
• O orçamento que você tem que gastar a cada mês em ferramentas de comunicação.

Local de trabalho pelo Facebook

Você sabe que seus funcionários provavelmente já estão no Facebook Messenger. Por que não pegar uma plataforma a que eles estão acostumados e torná-la mais fácil de trabalhar?

Workplace by Facebook permite criar um ambiente Facebook para a sua organização com grupos, chats e chamadas de vídeo. Eles oferecem planos e planos gratuitos a partir de $4 por pessoa por mês.

Folga

Slack é outra plataforma freemium, com planos e planos gratuitos a partir de $6,67 por mês. Sua ferramenta gratuita permite que você organize conversas por tópico em canais. Com o plano pago, você tem acesso a recursos que incluem histórico ilimitado de mensagens, chamadas com vídeo em grupo e compartilhamento de tela.

Skype

O Skype é outra plataforma de comunicação famosa pelo chat com vídeo. Embora não tenha o mesmo grupo ou organização de canais que o Facebook e a Slack oferecem, ele oferece chat e chamadas com vídeo em grupo gratuitas.

Passo 9: Escolha as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos

A melhor ferramenta de gestão de projectos irá ajudá-lo a gerir o fluxo de trabalho das campanhas e promoções nas redes sociais. Se trabalhar com redactores, designers gráficos e outros fora do seu departamento, eles podem ser adicionados ao fluxo de trabalho. A ferramenta que escolher irá depender de uma variedade de factores.

• A forma como você quer que seus projetos sejam visualizados/organizados.
• O nível de segurança de que você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
• O número de pessoas que precisam de acesso à sua ferramenta de gestão de projectos.
• As características que você quer de uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
• O orçamento que você tem que gastar a cada mês em ferramentas de comunicação.

Trello

Uma das principais ferramentas de gerenciamento de projetos inclui Trello, que lhe permite organizar seus projetos com listas e cartões. Dentro de cada cartão, você pode criar datas de vencimento, listas de tarefas individuais e atribuir tarefas aos membros. Trello oferece um plano gratuito e planos a partir de $9,99 por mês.

Projetos Zoho

Zoho Projects, classificado como #1 pelo PC Mag, é outra ferramenta de gerenciamento de projetos freemium. Após o plano gratuito, os planos começam em $3 por usuário por mês. As características incluem gráficos de Gantt, tarefas automatizadas, folhas de tempos e integração de aplicativos.

segunda-feira.com

Monday.com é uma ferramenta de gestão de projectos online conhecida pela sua interface moderna e fácil de usar. As equipas sociais podem usá-la para organizar e manter o controlo do seu trabalho, e retomar onde os outros pararam se alguém estiver doente ou ausente do escritório. Além disso, pode adicioná-la ao seu painel SMMExpert através da App Library.

Passo 10: Escolha as melhores ferramentas de partilha de documentos e ficheiros

As melhores ferramentas de compartilhamento de documentos e arquivos permitirão que você obtenha conteúdo para suas campanhas de mídia social. Embora haja muitas para escolher, uma das mais utilizadas é o Google Suite de ferramentas.

Google Drive

O Google Drive permite que usuários pessoais e empresariais armazenem arquivos e documentos. Você também pode usar:

• Google Docs para criar documentos e conteúdo PDF/ livro.
• Folhas de cálculo do Google para folhas de cálculo.
• Apresentação do Google para apresentações de slides.
• Formulário Google para pesquisas.

O Google Docs é a ferramenta de go-to para a maioria dos criadores e editores de conteúdo. Isso é graças aos recursos de edição fácil e histórico de versões.

Passo 11: Escolha as melhores ferramentas de design

Por último, mas não menos importante, você precisa criar um ótimo conteúdo para suas campanhas de mídia social. Obtenha as melhores ferramentas de design possíveis.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud é um conjunto personalizável de ferramentas de design profissional. Crie gráficos, imagens, layouts, fotos e vídeos incríveis. O preço para todos os 20+ aplicativos desktop e móveis é de US$ 52,99 por mês. Você também pode obter um ou dois aplicativos de cada vez, com base em suas necessidades criativas.

Visme

Procurando algo mais simples? Visme é uma ferramenta de design freemium que tem como objetivo entregar desenhos profissionais a não-designers. Você pode obter todas as suas características para trabalhar por $15 por mês ou $29 por mês para usuários empresariais.

A colaboração nas redes sociais pode ser bem sucedida com os processos certos, ferramentas em mãos e funções e responsabilidades definidas. Quer esteja a trabalhar remotamente ou em conjunto num escritório, a sua equipa deve ver uma maior colaboração e um trabalho de equipa mais eficiente num instante.

Simplifique o processo de colaboração da sua equipe de mídia social usando o SMMExpert. Atribua mensagens recebidas aos membros da equipe, edite o trabalho uns dos outros, aprove os rascunhos finais e agende postagens em todas as suas redes sociais a partir de um painel. Experimente grátis hoje.

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