Skladnost družabnih medijev je zapletena tema, ki lahko vzbudi strah v srcih tržnikov družabnih medijev. V tem prispevku vam jo bomo poskušali približati nekoliko bolj jasno in manj strašljivo.

Bonus: Pridobite brezplačno prilagodljivo predlogo pravilnika o družabnih medijih hitro in preprosto ustvarite smernice za svoje podjetje in zaposlene.

Kaj je skladnost z družbenimi mediji?

Upoštevanje pravil preprosto pomeni upoštevanje pravil, vendar je v praksi upoštevanje pravil družabnih medijev zelo težko. "Pravila" so zapletena mešanica industrijskih predpisov ter zveznih, državnih in lokalnih zakonov.

Najpogostejša tveganja skladnosti z družbenimi mediji

Standardi in tveganja skladnosti z družbenimi mediji se razlikujejo glede na panogo in lokacijo. Najpogostejši se na splošno delijo na štiri širše kategorije.

1. Zasebnost in varstvo podatkov

Splošne zahteve glede zasebnosti in varstva podatkov:

• Omejite, s kom lahko tržniki stopijo v stik.
• Določite, kako tržniki zbirajo in shranjujejo podatke.
• zagotoviti, da potrošniki vedo, kako se njihovi podatki shranjujejo in uporabljajo.

Na tem področju je veliko zakonodaje in predpisov o varstvu potrošnikov. Nekaj pomembnih predpisov vključuje:

• CAN-SPAM (v ZDA)
• Kanadska zakonodaja proti nezaželeni pošti
• Kalifornijski zakon o zasebnosti potrošnikov (CCPA)
• Splošna uredba EU o varstvu podatkov (GDPR)
• Ameriški zakon o varstvu zasebnosti otrok na spletu (COPPA)
• Globalni forum o čezmejnih pravilih zasebnosti (CBPR)

Splošna načela se ponavadi prekrivajo. V bistvu:

• Spletni trgovci ne smejo pošiljati nezaželenih sporočil.
• Tržniki morajo potrošnike obvestiti o zbiranju in shranjevanju osebnih podatkov.
• Tržniki morajo zagotoviti, da so osebni podatki varni in se uporabljajo odgovorno.

2. Zaupnost

Tržniki morajo razumeti celoten obseg zahtev po zaupnosti v svoji panogi.

Tisti, ki tržijo izobraževalne ustanove, morajo na primer upoštevati Zakon o družinskih pravicah in zasebnosti pri izobraževanju (Family Educational Rights and Privacy Act - FERPA) in spremembo Zakona o varstvu pravic učencev (Protection of Pupil Rights Amendment - PPRA).

Zaposleni v zdravstvu morajo nujno razumeti Zakon o prenosljivosti in odgovornosti zdravstvenega zavarovanja (Health Insurance Portability and Accountability Act - HIPAA). Že preprosta ponovna delitev objave v družabnem omrežju brez podpisanega soglasja je lahko problem skladnosti s HIPAA.

Pravzaprav za vse zaposlene v zdravstvu veljajo pravila o skladnosti HIPAA na področju družbenih medijev. Zato je ključnega pomena, da imate notranjo politiko o družbenih medijih (glejte nasvet o skladnosti št. 7 spodaj).

Nedavno je na primer zaokrožila serija tvitov, v katerih je nekdo trdil, da dela v bolnišnici na Barbadosu, kjer je Rihanna rodila. Zaradi tvitov, ki so napovedovali njen porod, bi bolnišnica v ZDA morala plačati visoko globo za neskladnost s predpisi HIPAA.

Zdravo! HIM strokovnjak tukaj. Če bi se to zgodilo v ZDA, bi bila to absolutno kršitev HIPAA. Ne samo, da bi bil zaposleni odpuščen, temveč bi se bolnišnica soočila z veliko globo. Čudno je, da toliko ljudi v komentarjih pravi "to je v redu".

- Julie B. Govori zdaj proti nepravičnosti 🌛⭐️ (@herstrangefate) 15. maj 2022

Za več podrobnosti si oglejte našo objavo o uporabi družabnih medijev v zdravstvu.

3. Tržne trditve

Tržniki v vseh panogah se morajo zavedati pravil trženja in oglaševanja, da lahko brez tveganja vzpostavijo prisotnost v družabnih medijih.

To lahko storijo organi, kot sta FDA (Food and Drug Administration) in FTC (Federal Trade Commission).

Agencija FDA spremlja zlasti trditve, povezane z živili, pijačami in prehranskimi dopolnili. Trenutno se osredotoča zlasti na zatiranje trditev, povezanih s COVID-19.

FTC se pogosto osredotoča na potrditve in pričevanja. Na družbenem področju to pogosto pomeni vplivneže.

Če priporočate ali podpirate izdelke ali storitve v družabnih medijih, morate vedeti nekaj stvari, ki jih morate začeti tukaj: //t.co/QVhkQbvxCy //t.co/HBM7x3s1bZ

- FTC (@FTC) maj 10, 2022

V Združenem kraljestvu je organ za oglaševalske standarde uporabil edinstven pristop k vplivnežem, ki niso izpolnjevali zahtev. Organ je njihova imena in naslove objavil na spletni strani. V družabnih medijih so celo objavili oglase, v katerih so vplivneže imenovali poimensko.

Vir: Daily Mail

4. Dostop in arhiviranje

Namen zahtev glede dostopa in dostopnosti je zagotoviti dostop do ključnih informacij.

Ameriški zakon o svobodi informiranja (FOIA) in drugi zakoni o javnih evidencah zagotavljajo dostop javnosti do vladnih evidenc. To vključuje tudi vladne objave v družabnih medijih.

To pomeni, da vladni družbeni računi ne smejo blokirati sledilcev, tudi problematičnih. Tudi osebne strani politikov ne smejo blokirati sledilcev, če te strani uporabljajo za opravljanje političnih poslov.

Več informacij najdete v našem prispevku o tem, kako uporabljati družbene medije za vladne organe.

Zahteve za arhiviranje pa zagotavljajo, da ima vsaka organizacija zapis o dejavnostih v družabnih medijih. To se lahko zahteva v pravnih primerih.

Kako ohraniti skladnost v družabnih medijih

1. Poznavanje predpisov za vašo panogo

Če uporabljate družbene medije za regulirane panoge, imate verjetno notranje strokovnjake za skladnost. Ti morajo biti vaš vir za vsa vprašanja o tem, kaj lahko (in česa ne) počnete v družbenih omrežjih.

Vaši uradniki za skladnost imajo najnovejše informacije o zahtevah glede skladnosti. Vi imate najnovejše informacije o družabnih orodjih in strategijah. Če oddelki za skladnost in trženje družabnih medijev sodelujejo, lahko povečate koristi za svojo blagovno znamko - in zmanjšate tveganja.

2. Nadzor dostopa do družabnih računov

Natančno morate vedeti, kdo ima dostop do vaših računov v družabnih medijih. Prav tako morate različnim članom ekipe omogočiti različne ravni dostopa.

Morda boste na primer želeli, da ima več članov ekipe možnost ustvarjanja družabnih vsebin. Pred objavo pa boste morda potrebovali odobritev direktorja.

Deljenje gesel med člani ekipe povzroča nepotrebno tveganje. To je še posebej problematično, ko ljudje zapustijo svojo vlogo. Sistem za upravljanje gesel in dovoljenj je nujen.

3. Spremljajte svoje račune

V reguliranih panogah je spremljanje še posebej pomembno. Morda se boste morali na pripombe odzvati v določenem roku. Morda boste morali pripombe sporočiti tudi regulativnemu organu. Na primer tiste, ki vključujejo neželene učinke zdravil.

Prav tako je treba paziti na družabne račune, ki so povezani z vašo organizacijo, vendar niso pod nadzorom podjetja.

Morda gre za svetovalca ali partnerja, ki je z dobrimi nameni ustvaril račun, ki ni skladen s predpisi, ali pa za lažniv račun. Vsak lahko povzroči svojevrsten glavobol zaradi skladnosti.

Bonus: Pridobite brezplačno prilagodljivo predlogo pravilnika o družabnih medijih hitro in preprosto ustvarite smernice za svoje podjetje in zaposlene.

Vsaka blagovna znamka, ki sodeluje z zunanjimi prodajalci, mora biti pozorna na neustrezne trditve.

Samoregulativni svet za neposredno prodajo (DSSRC) na primer izvaja redne preglede. Nedavno so ugotovili, da so prodajalci blagovne znamke večnivojskega trženja Tastefully Simple na Facebooku in Pinterestu navajali neprimerne trditve o dohodku. Svet je o tem obvestil podjetje Tastefully Simple, ki je stopilo v stik s prodajalci, da so trditve odstranili.

V nekaterih primerih podjetju Tastefully Simple ni uspelo odstraniti trditev. Svet je nato podjetju svetoval, naj:

"Uporabite mehanizem za poročanje o kršitvah intelektualne lastnine, ki ga uporablja platforma družabnih medijev, in se po potrebi pisno obrnite na platformo ter zahtevajte odstranitev preostalih objav v družabnih medijih."

Če se želite izogniti težavam, začnite z revizijo družabnih medijev, da odkrijete družabne račune, povezane z vašo blagovno znamko. Nato vzpostavite program rednega spremljanja družabnih omrežij.

4. Arhiviranje vsega

V reguliranih panogah je treba arhivirati vsa sporočila v družabnih medijih.

Avtomatizirana orodja za skladnost z družbenimi mediji (nekatera priporočila najdete na koncu tega prispevka) omogočajo veliko lažje in učinkovitejše arhiviranje. Ta orodja razvrščajo vsebino in ustvarijo podatkovno zbirko, po kateri je mogoče iskati.

Prav tako ohranjajo sporočila v kontekstu. Tako lahko vi (in regulatorji) razumete, kako se vsaka objava v družabnih omrežjih vključuje v širšo sliko.

5. Ustvarite knjižnico vsebin

Predhodno odobrena knjižnica vsebin omogoča celotni ekipi preprost dostop do skladnih družabnih vsebin, predlog in sredstev. Zaposleni, svetovalci in pogodbeniki jih lahko delijo v svojih družabnih kanalih.

Družba Penn Mutual na primer zagotavlja knjižnico odobrenih vsebin za neodvisne finančne strokovnjake. 70 % finančnih strokovnjakov družbe Penn Mutual zaradi enostavnega objavljanja deli odobrene vsebine v družabnih omrežjih. V povprečju jih deli od 80 do 100 na dan.

6. Vlagajte v redno usposabljanje

Usposabljanje o skladnosti z družbenimi mediji naj bo del uvajanja. Nato vlagajte v redno posodabljanje usposabljanja. Prepričajte se, da vsi razumejo najnovejše dogodke na vašem področju.

Sodelujte z ekipo za skladnost. Lahko vas seznanijo z najnovejšimi regulativnimi spremembami, vi pa jih seznanite z najnovejšimi spremembami na področju družbenega trženja in družbene strategije. Tako bodo lahko opozorili na morebitna nova tveganja za skladnost.

In, kar je morda najpomembnejše...

7. Ustvarite ustrezne politike skladnosti z družbenimi mediji

Sestavni deli vaše politike skladnosti z družbenimi mediji se razlikujejo glede na vašo panogo in velikost podjetja. Pravzaprav lahko vključuje več različnih vrst politik, kot so:

• Pravilnik o družbenih medijih. Ta usmerja notranje dejavnosti družabnih medijev in pomaga vaši ekipi, da je skladna s predpisi. Vključite ustrezna pravila in predpise, oris vlog in odgovornosti v družabnih medijih, postopek odobritve in smernice za zagotavljanje varnosti računov. Pripravili smo celotno objavo, v kateri vas bomo popeljali skozi oblikovanje pravilnika o družabnih medijih.
• Pravilnik o sprejemljivi uporabi. To pomaga oboževalcem in sledilcem ustrezno komunicirati z vami. Pomaga zmanjšati tveganje skladnosti na podlagi javnih interakcij v vaših družabnih lastnostih.
• Pravilnik o zasebnosti. S tem obveščate ljudi o tem, kako uporabljate in hranite njihove podatke. Številni zakoni o zasebnosti zahtevajo, da na svojem spletnem mestu objavite trdno politiko zasebnosti. Poskrbite, da boste posebej nagovorili uporabnike družabnih medijev.
• Pravilnik o skladnosti vplivnežev. Vplivneži verjetno ne bodo imeli dobrega znanja o skladnosti. V pogodbe z vplivneži vključite zahteve glede skladnosti.

Primeri pravilnika o skladnosti z družbenimi mediji

Tukaj je primer vsake vrste zgoraj omenjene politike skladnosti z družbenimi mediji:

Pravilnik o družabnih medijih: GitLab

Vredno je prebrati celoten pravilnik o družabnih medijih za člane ekipe podjetja GitLab, tukaj pa je nekaj dobrih odlomkov s seznama "do" in "ne":

Vir: GitLab

Pravilnik o sprejemljivi uporabi: Canopy Growth Corporation

Pravilnik o sprejemljivi uporabi za to hčerinsko podjetje družbe Spectrum Therapeutics se začne:

"Prosimo, da vsi komentarji in objave ostanejo spoštljivi do družbe Canopy Growth Corporation in drugih uporabnikov."

Med drugimi smernicami politika vsebuje tudi ta pomemben nasvet:

"Ne objavljajte sporočil, ki so nezakonita, neresnična, nadležna, žaljiva, žaljiva, grozeča, škodljiva, nespodobna, prostaška, spolno usmerjena ali rasno žaljiva."

In če ne upoštevate pravilnika?

"Večkratnim kršiteljem bomo po treh opozorilih blokirali uporabo našega kanala družabnih medijev."

Politika zasebnosti: Wood Group

Pravilnik o zasebnosti v družabnih medijih te skupine podjetij določa, kako in zakaj se zbirajo, shranjujejo in delijo podatki iz družabnih omrežij. Vsebuje podrobnosti za obiskovalce in zaposlene.

Na primer:

"Informacije, ki jih zbiramo samodejno, lahko vključujejo informacije, kot so vaš naslov IP, vrsta naprave, edinstvene identifikacijske številke naprave, vrsta brskalnika, širša geografska lokacija (npr. lokacija na ravni države ali mesta) in druge tehnične informacije. Zbiramo lahko tudi informacije o tem, kako je vaša naprava sodelovala z našimi socialnimi mediji, vključno z dostopnimi stranmi, kliknjenimi povezavami ali dejstvom.da ste postali sledilci naših strani v družabnih medijih."

Politika skladnosti vplivnežev: Fiverr

Fiverr v svojem pravilniku o potrjevanju vplivnežev navaja zahteve FTC. Na primer:

"V vsaki potrditvi vplivneža v družbenih medijih mora biti jasno, očitno in nedvoumno razkrita njegova 'materialna povezava' z blagovno znamko Fiverr."

Politika vsebuje podrobna navodila za vključitev tega razkritja:

"Pri potrjevanju videoposnetkov mora vplivnež razkritje izreči ustno in ga v sam videoposnetek tudi naložiti. Pri potrjevanju v neposrednem prenosu mora vplivnež razkritje izreči ustno in ga redno ponavljati med neposrednim prenosom."

Fiverr ponuja tudi primere odobrenega besedila razkritja:

Vir: Fiverr

Skladnost družbenih medijev za finančne institucije

Finančne institucije se soočajo z obsežnim seznamom zahtev glede skladnosti z družbenimi mediji.

Na primer ameriški regulativni organ za finančno industrijo (FINRA) določa različne zahteve glede skladnosti za statično in interaktivno vsebino.

Statična vsebina se šteje za oglas in mora biti predhodno odobrena za skladnost. Interaktivna vsebina pa je predmet naknadnega pregleda. Obe vrsti družabnih objav morate arhivirati vsaj tri leta.

Kaj točno je statična in kaj interaktivna objava? To je vprašanje, na katerega bo moralo odgovoriti vsako podjetje glede na svojo toleranco do tveganja. Strategija skladnosti mora vključevati prispevke z najvišjih ravni organizacije.

Tudi ameriška komisija za vrednostne papirje in borzo (SEC) spremlja kršitve skladnosti z družbenimi mediji.

V Združenem kraljestvu ima organ za finančno poslovanje (FCA) predpise, ki urejajo socialno skladnost za finančne institucije.

Pred kratkim je organ FCA prisilil naložbeno aplikacijo, da je umaknila vse oglase v družbenih medijih, v katerih so sodelovali vplivneži. Ukrep je temeljil na pomislekih glede finančnih trditev. V obvestilu podjetju Freetrade Ltd. je bilo med drugim navedeno:

"Videoposnetek TikTok, ki je bil objavljen v zgodbi na Instagramu na profilu vplivneža in ki promovira prednosti uporabe podjetja za opravljanje investicijskih poslov, vendar ne vključuje zahtevanega razkritja tveganj."

Avstralska komisija za vrednostne papirje in naložbe (ASIC) je pred kratkim uvedla pravilnik 271. V njem je določeno, da morajo podjetja za finančne storitve pritožbe potrditi v 24 urah. Tudi na družbenih omrežjih.

Več podrobnosti najdete v našem prispevku o tem, kako uporabljati družbene medije za finančne storitve.

7 koristnih orodij za zagotavljanje skladnosti z družbenimi mediji

Upravljanje skladnosti je veliko delo. Orodja za skladnost v družabnih medijih so lahko v pomoč.

1. SMMExpert

SMMExpert pomaga ohranjati skladnost vaše blagovne znamke na več načinov. Prvič, omogoča vam, da ustvarite dovoljenja za dostop po meri. Člani ekipe dobijo dostop do ustvarjanja družabnih vsebin, vendar je končna odobritev omejena na ustrezno višje osebje ali uradnike za skladnost.

Drugič, knjižnica vsebin SMMExpert vam omogoča ustvarjanje in shranjevanje vnaprej odobrenih, skladnih vsebin. Ekipe za socialne zadeve lahko to gradivo kadar koli uporabijo in delijo.

SMMExpert Amplify razširja odobreno vsebino na celotno omrežje zaposlenih in svetovalcev. Tako zaposleni z dobrimi nameni ne povzročajo nenamernih tveganj glede skladnosti.

SMMExpert se za dodatno zaščito povezuje tudi s spodnjimi orodji za skladnost z družbenimi mediji.

2. Brolly

Aplikacija za varno vodenje in arhiviranje zapisov, ki jo uporabljajo številne organizacije v vladi, izobraževanju, finančnih storitvah in zasebnem sektorju za izpolnjevanje zahtev glede skladnosti.

3. AETracker

AETracker je namenjen podjetjem s področja bioloških znanosti. V realnem času prepoznava, spremlja in poroča o morebitnih neželenih dogodkih in uporabi izven predpisanega seznama.

4. Socialni SafeGuard

Ta aplikacija predhodno pregleda vse uporabnikove objave in priponke. Preveri, ali so v skladu s politiko podjetja in veljavnimi predpisi. Objave, ki niso v skladu s predpisi, so označene za pregled in jih ni mogoče objaviti. Ustvari tudi popolno revizijsko sled.

5. ZeroFOX

ZeroFOX samodejno preverja neskladno, zlonamerno in lažno vsebino. Lahko pošilja samodejna opozorila o nevarnih, grozečih ali žaljivih objavah. Prepozna tudi zlonamerne povezave in prevare.

6. Proofpoint

Po dodajanju v SMMExpert Proofpoint med pisanjem objav označi pogoste kršitve skladnosti. Proofpoint ne bo dovolil objave vsebine s težavami s skladnostjo.

7. Smarsh

Smarshovo pregledovanje v realnem času zagotavlja skladnost s korporativnimi, pravnimi in regulativnimi politikami. Vsa družbena vsebina se arhivira, ne glede na to, ali je bila odobrena, zavrnjena ali spremenjena. Vsebino je mogoče nadzorovati, zbirati, pregledovati, dodajati v zadeve in jo pravno zadržati.

SMMExpertova orodja za dovoljenja, varnost in arhiviranje bodo poskrbela, da bodo vsi vaši profili v družabnih omrežjih ostali skladni z zahtevami - z ene same nadzorne plošče.

Brezplačni demo

Upravljajte vse svoje družbene medije na enem mestu, merite donosnost naložb in prihranite čas s SMMExpert .