Die Einhaltung von Vorschriften in den sozialen Medien ist ein komplexes Thema, das Vermarktern von sozialen Medien Angst machen kann. In diesem Beitrag versuchen wir, das Thema ein wenig klarer und weniger beängstigend zu machen.

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Was ist die Einhaltung der Vorschriften für soziale Medien?

Compliance bedeutet einfach, die Regeln zu befolgen. In der Praxis ist die Einhaltung der Regeln für soziale Medien jedoch selten einfach. Die "Regeln" sind eine komplizierte Mischung aus Branchenvorschriften und Gesetzen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene.

Häufige Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften in sozialen Medien

Die Standards und Risiken für die Einhaltung von Vorschriften in den sozialen Medien variieren je nach Branche und Standort. Die häufigsten lassen sich im Allgemeinen in vier große Kategorien einteilen.

1. der Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes

Anforderungen an den Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes im Allgemeinen:

• Begrenzen Sie, wen Vermarkter kontaktieren können
• Festlegen, wie Vermarkter Daten sammeln und speichern
• Sicherstellen, dass die Verbraucher wissen, wie ihre Daten gespeichert und verwendet werden

In diesem Bereich gibt es eine Vielzahl von Verbraucherschutzgesetzen und -vorschriften, von denen hier nur einige genannt werden sollen:

• CAN-SPAM (in den Vereinigten Staaten)
• Kanadas Anti-Spam-Gesetzgebung
• Das kalifornische Verbraucherschutzgesetz (CCPA)
• Die allgemeine EU-Datenschutzverordnung (GDPR)
• Der U.S. Children's Online Privacy Protection Act (COPPA)
• Das Global Cross-Border Privacy Rules (CBPR) Forum

Die allgemeinen Grundsätze überschneiden sich im Wesentlichen:

• Online-Vermarkter sollten keine unaufgeforderten Nachrichten versenden.
• Die Vermarkter müssen die Verbraucher informieren, wenn sie personenbezogene Daten erheben und speichern.
• Die Vermarkter müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten sicher sind und verantwortungsvoll genutzt werden.

2. die Vertraulichkeit

Die Vermarkter müssen den vollen Umfang der Vertraulichkeitsanforderungen in ihrer Branche kennen.

Diejenigen, die Bildungseinrichtungen vermarkten, müssen beispielsweise den Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) und den Protection of Pupil Rights Amendment (PPRA) beachten.

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter im Gesundheitswesen den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) verstehen, denn die einfache Weitergabe eines Beitrags in sozialen Netzwerken ohne unterzeichnete Zustimmung kann ein Problem mit der Einhaltung des HIPAA darstellen.

Da alle Mitarbeiter des Gesundheitswesens in Bezug auf soziale Medien den HIPAA-Vorschriften unterliegen, ist eine interne Richtlinie für soziale Medien von entscheidender Bedeutung (siehe Compliance-Tipp Nr. 7 unten).

So wurde kürzlich eine Reihe von Tweets verbreitet, in denen jemand behauptete, in dem Krankenhaus auf Barbados zu arbeiten, in dem Rihanna entbunden hatte. Die Tweets, in denen ihre Wehen und die Entbindung angekündigt wurden, hätten dem Krankenhaus in den USA eine erhebliche Geldstrafe wegen Nichteinhaltung des HIPAA eingebracht.

Hallo! Hier ist ein HIM-Fachmann. Wenn dies in den USA geschehen würde, wäre dies ein absoluter HIPAA-Verstoß. Nicht nur würde der Angestellte entlassen werden, sondern das Krankenhaus würde mit einer hohen Geldstrafe rechnen müssen. Es ist seltsam, dass so viele Leute in den Kommentaren sagen, "das ist in Ordnung".

- Julie B. Sprich jetzt gegen Ungerechtigkeit 🌛⭐️ (@herstrangefate) May 15, 2022

Weitere Einzelheiten finden Sie in unserem Beitrag über die Nutzung sozialer Medien im Gesundheitswesen.

3) Marketing-Ansprüche

Social-Marketer aller Branchen müssen die Marketing- und Werberegeln kennen, um eine risikofreie Social-Media-Präsenz aufzubauen.

Diese können von Stellen wie der Food and Drug Administration (FDA) und der Federal Trade Commission (FTC) kommen.

Die FDA überwacht insbesondere Angaben zu Lebensmitteln, Getränken und Nahrungsergänzungsmitteln, wobei sie sich derzeit vor allem auf Angaben im Zusammenhang mit COVID-19 konzentriert.

Die FTC konzentriert sich häufig auf Empfehlungen und Zeugnisse - im sozialen Bereich sind das häufig Influencer.

Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen in den sozialen Medien empfehlen oder befürworten, sollten Sie einige Dinge wissen. Beginnen Sie hier: //t.co/QVhkQbvxCy //t.co/HBM7x3s1bZ

- FTC (@FTC) 10. Mai 2022

Im Vereinigten Königreich hat die Advertising Standards Authority einen einzigartigen Ansatz für nicht konforme Influencer gewählt. Die Behörde hat deren Namen und Handles auf einer Webseite veröffentlicht und sogar Anzeigen in sozialen Medien geschaltet, in denen die Influencer namentlich genannt werden.

Quelle: Daily Mail

4. zugriff und archivierung

Die Anforderungen an den Zugang und die Zugänglichkeit zielen darauf ab, den Zugang zu wichtigen Informationen zu gewährleisten.

Das US-amerikanische Gesetz über die Informationsfreiheit (Freedom of Information Act, FOIA) und andere Gesetze über öffentliche Aufzeichnungen gewährleisten den öffentlichen Zugang zu staatlichen Aufzeichnungen, einschließlich der Beiträge der Regierung in sozialen Medien.

Das bedeutet, dass die sozialen Konten der Regierung keine Follower blockieren dürfen, auch keine problematischen. Auch die persönlichen Seiten von Politikern dürfen keine Follower blockieren, wenn sie diese Seiten für politische Zwecke nutzen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Beitrag über die Nutzung sozialer Medien für Behörden.

Die Archivierungsanforderungen stellen sicher, dass jede Organisation eine Aufzeichnung der Aktivitäten in den sozialen Medien hat, was bei Rechtsstreitigkeiten erforderlich sein kann.

Wie man in den sozialen Medien compliant bleibt

1. die Vorschriften für Ihre Branche zu verstehen

Wenn Sie soziale Medien für regulierte Branchen nutzen, verfügen Sie wahrscheinlich über interne Experten für die Einhaltung von Vorschriften. Sie sollten Ihre erste Anlaufstelle sein, wenn Sie Fragen dazu haben, was Sie in sozialen Netzwerken tun dürfen (und was nicht).

Ihre Compliance-Beauftragten verfügen über die neuesten Informationen zu den Compliance-Anforderungen. Sie verfügen über die neuesten Informationen zu sozialen Tools und Strategien. Wenn die Abteilungen für Compliance und Social Media Marketing zusammenarbeiten, können Sie die Vorteile für Ihre Marke maximieren - und die Risiken reduzieren.

2. den Zugang zu sozialen Konten kontrollieren

Sie müssen genau wissen, wer Zugriff auf Ihre Konten in den sozialen Medien hat, und Sie müssen den verschiedenen Teammitgliedern unterschiedliche Zugriffsrechte einräumen.

Sie möchten beispielsweise, dass mehrere Teammitglieder die Möglichkeit haben, soziale Inhalte zu erstellen, benötigen aber möglicherweise die Genehmigung des Auftraggebers, bevor Sie diese veröffentlichen.

Die gemeinsame Nutzung von Passwörtern durch Teammitglieder birgt unnötige Risiken. Besonders problematisch ist es, wenn Mitarbeiter ihre Rolle verlassen. Ein System zur Verwaltung von Passwörtern und Berechtigungen ist ein Muss.

3. überwachen Sie Ihre Konten

In regulierten Branchen ist die Überwachung besonders wichtig. Möglicherweise müssen Sie innerhalb einer bestimmten Frist auf Kommentare reagieren. Möglicherweise müssen Sie auch Kommentare an eine Regulierungsbehörde melden, z. B. solche, die unerwünschte Arzneimittelwirkungen betreffen.

Es ist auch wichtig, auf soziale Konten zu achten, die mit Ihrem Unternehmen in Verbindung stehen, aber nicht unter der Kontrolle des Unternehmens stehen.

Dabei kann es sich um einen wohlmeinenden Berater oder eine Tochtergesellschaft handeln, der/die ein nicht konformes Konto einrichtet, oder aber um ein falsches Konto, was in jedem Fall zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen kann.

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Jede Marke, die mit Außendienstmitarbeitern arbeitet, muss besonders auf unangemessene Behauptungen achten.

Der Direct Selling Self-Regulatory Council (DSSRC) führt beispielsweise regelmäßige Kontrollen durch. Vor kurzem wurden Verkäufer der Multilevel-Marketing-Mahlzeitenkit-Marke Tastefully Simple dabei erwischt, wie sie auf Facebook und Pinterest unangemessene Einkommensangaben machten. Der Rat benachrichtigte Tastefully Simple, das sich mit den Verkäufern in Verbindung setzte, um die Angaben zu entfernen.

In einigen Fällen gelang es Tastefully Simple nicht, die Entfernung der Behauptungen zu erreichen, woraufhin der Rat dem Unternehmen riet, dies zu tun:

"Nutzen Sie den Meldemechanismus der Social-Media-Plattform für Verletzungen des geistigen Eigentums und wenden Sie sich gegebenenfalls auch schriftlich an die Plattform und fordern Sie die Entfernung der übrigen Social-Media-Beiträge."

Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie mit einem Social-Media-Audit beginnen, um soziale Konten zu entdecken, die mit Ihrer Marke in Verbindung stehen, und dann ein regelmäßiges Social-Monitoring-Programm einrichten.

4. alles archivieren

In regulierten Branchen muss die gesamte Kommunikation über soziale Medien archiviert werden.

Automatisierte Tools zur Einhaltung der Social Media-Richtlinien (siehe einige Empfehlungen am Ende dieses Beitrags) machen die Archivierung viel einfacher und effektiver. Diese Tools klassifizieren Inhalte und erstellen eine durchsuchbare Datenbank.

Auf diese Weise können Sie (und die Regulierungsbehörden) verstehen, wie jeder soziale Beitrag in das Gesamtbild passt.

5. eine Inhaltsbibliothek erstellen

Eine vorab genehmigte Inhaltsbibliothek bietet Ihrem gesamten Team einfachen Zugriff auf konforme soziale Inhalte, Vorlagen und Assets, die Mitarbeiter, Berater und Auftragnehmer über ihre sozialen Kanäle teilen können.

Penn Mutual bietet beispielsweise eine Bibliothek mit genehmigten Inhalten für unabhängige Finanzfachleute an. 70 % der Finanzfachleute von Penn Mutual teilen genehmigte soziale Inhalte. Im Durchschnitt werden 80 bis 100 Inhalte pro Tag geteilt.

6. in regelmäßige Schulungen investieren

Machen Sie die Schulung zur Einhaltung der Vorschriften für soziale Medien zu einem Teil der Einarbeitung. Investieren Sie dann in regelmäßige Schulungs-Updates. Stellen Sie sicher, dass jeder die neuesten Entwicklungen in Ihrem Bereich kennt.

Arbeiten Sie mit Ihrem Compliance-Team zusammen. Es kann Sie über die neuesten regulatorischen Entwicklungen informieren. Sie können es über die neuesten Änderungen im Bereich des sozialen Marketings und der sozialen Strategie informieren. Auf diese Weise kann es Sie auf neue potenzielle Compliance-Risiken hinweisen.

Und, vielleicht das Wichtigste von allem...

7. angemessene Richtlinien für die Einhaltung der sozialen Medien erstellen

Die Bestandteile Ihrer Richtlinie zur Einhaltung der Social Media-Richtlinien hängen von Ihrer Branche und der Größe Ihres Unternehmens ab und können mehrere verschiedene Arten von Richtlinien umfassen, wie z. B:

• Politik für soziale Medien. Sie dient als Leitfaden für interne Social-Media-Aktivitäten und trägt dazu bei, dass Ihr Team die Vorschriften einhält. Sie enthält relevante Regeln und Vorschriften, einen Überblick über die Rollen und Zuständigkeiten in sozialen Netzwerken, den Genehmigungsprozess und Richtlinien für die Sicherheit der Konten. Wir haben einen ganzen Beitrag verfasst, der Sie bei der Erstellung einer Social-Media-Richtlinie unterstützt.
• Richtlinie zur akzeptablen Nutzung. Dies hilft Fans und Followern, angemessen mit Ihnen zu interagieren und das Compliance-Risiko aufgrund öffentlicher Interaktionen auf Ihren sozialen Websites zu verringern.
• Datenschutzbestimmungen. Dies informiert die Menschen darüber, wie Sie ihre Daten verwenden und speichern. Die Veröffentlichung einer soliden Datenschutzrichtlinie auf Ihrer Website ist in vielen Datenschutzgesetzen vorgeschrieben. Stellen Sie sicher, dass Sie die Nutzer sozialer Medien gezielt ansprechen.
• Richtlinie für die Einhaltung der Influencer-Richtlinien. Es ist unwahrscheinlich, dass Influencer über umfassende Compliance-Kenntnisse verfügen. Bauen Sie Compliance-Anforderungen in Ihre Influencer-Verträge ein.

Beispiele für Richtlinien zur Einhaltung sozialer Medien

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für jede der oben erwähnten Arten von Richtlinien zur Einhaltung der sozialen Medien:

Politik für soziale Medien: GitLab

Die gesamte Richtlinie von GitLab zu sozialen Medien für Teammitglieder ist lesenswert, aber hier sind einige gute Auszüge aus der Liste der Gebote und Verbote:

Quelle: GitLab

Richtlinie zur akzeptablen Nutzung: Canopy Growth Corporation

Die Richtlinie zur akzeptablen Nutzung für diese Tochtergesellschaft von Spectrum Therapeutics beginnt:

"Wir bitten darum, dass alle Kommentare und Beiträge sowohl der Canopy Growth Corporation als auch anderen Nutzern gegenüber respektvoll bleiben."

Neben anderen Leitlinien enthält die Richtlinie diesen wichtigen Hinweis:

"Stellen Sie keine Nachrichten ein, die rechtswidrig, unwahr, belästigend, verleumderisch, missbräuchlich, bedrohlich, schädlich, obszön, gotteslästerlich, sexuell orientiert oder rassistisch sind.

Und wenn Sie die Richtlinie ignorieren?

"Mehrfache Zuwiderhandlungen werden nach dreimaliger Verwarnung für die Nutzung unserer Social-Media-Kanäle gesperrt."

Datenschutzrichtlinie: Wood Group

In den Datenschutzrichtlinien für soziale Medien dieser Unternehmensgruppe wird dargelegt, wie und warum soziale Daten erfasst, gespeichert und weitergegeben werden. Sie enthalten Einzelheiten sowohl für Besucher als auch für Mitarbeiter.

Zum Beispiel:

"Die Informationen, die wir automatisch sammeln, können Informationen wie Ihre IP-Adresse, den Gerätetyp, eindeutige Geräteidentifikationsnummern, den Browsertyp, den allgemeinen geografischen Standort (z. B. Land oder Stadt) und andere technische Informationen umfassen.dass Sie ein Follower unserer Social-Media-Seiten geworden sind."

Richtlinie zur Einhaltung der Influencer-Richtlinien: Fiverr

In seinen Richtlinien für die Befürwortung von Influencern beschreibt Fiverr die Anforderungen der FTC, zum Beispiel:

"Jede Social-Media-Befürwortung des Influencers muss klar, offensichtlich und unmissverständlich ihre 'materielle Verbindung' mit der Marke von Fiverr offenlegen."

Die Richtlinie enthält eine detaillierte Anleitung, wie diese Offenlegung erfolgen soll:

"Bei Video-Endorsements sollte der Influencer die Offenlegung mündlich machen und die Offenlegungssprache auch in das Video selbst einblenden. Bei Live-Stream-Endorsements sollte der Influencer die Offenlegung mündlich machen und die Offenlegung regelmäßig während des Live-Streams wiederholen."

Fiverr bietet auch Beispiele für genehmigte Formulierungen von Informationen:

Quelle: Fiverr

Social Media Compliance für Finanzinstitute

Für Finanzinstitute gibt es eine umfangreiche Liste von Compliance-Anforderungen für soziale Medien.

Die US-amerikanische Regulierungsbehörde für die Finanzindustrie (FINRA) zum Beispiel stellt unterschiedliche Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften für statische und interaktive Inhalte.

Statische Inhalte werden als Werbung betrachtet und müssen vorab genehmigt werden, interaktive Inhalte hingegen werden nachträglich geprüft. Beide Arten von sozialen Beiträgen müssen mindestens drei Jahre lang archiviert werden.

Was genau ist ein statischer und was ein interaktiver Posten? Diese Frage muss jedes Unternehmen je nach seiner Risikotoleranz beantworten. Die Compliance-Strategie sollte von den höchsten Ebenen des Unternehmens mitgetragen werden.

Die US-Börsenaufsichtsbehörde (SEC) überwacht auch Verstöße gegen die Einhaltung der Vorschriften in den sozialen Medien.

Im Vereinigten Königreich hat die Financial Conduct Authority (FCA) Vorschriften für die Einhaltung sozialer Standards für Finanzinstitute erlassen.

Kürzlich hat die FCA eine Investment-App gezwungen, alle Social-Media-Anzeigen, an denen Influencer beteiligt waren, zu entfernen. Die Maßnahme basierte auf Bedenken hinsichtlich finanzieller Behauptungen. In der Mitteilung an Freetrade Ltd. wurde unter anderem angeführt:

"Ein TikTok-Video, das in einer Instagram-Story auf dem Profil des Influencers gepostet wurde, das die Vorteile der Nutzung der Firma für Anlagegeschäfte anpreist, aber nicht die erforderliche Risikoaufklärung enthält."

In der Zwischenzeit hat die Australian Securities and Investments Commission (ASIC) vor kurzem die RG 271 eingeführt, die besagt, dass Finanzdienstleister Beschwerden innerhalb von 24 Stunden anerkennen müssen. Auch in den sozialen Medien.

Weitere Einzelheiten finden Sie in unserem Beitrag über die Nutzung sozialer Medien für Finanzdienstleistungen.

7 hilfreiche Tools zur Einhaltung der Vorschriften in den sozialen Medien

Die Einhaltung von Vorschriften ist eine große Aufgabe, und Tools zur Einhaltung von Vorschriften in den sozialen Medien können dabei helfen.

1) SMMExpert

SMMExpert unterstützt Ihre Marke in mehrfacher Hinsicht: Erstens können Sie benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen einrichten. Teammitglieder erhalten Zugriff auf die Erstellung sozialer Inhalte, aber die endgültige Genehmigung ist auf die zuständigen Führungskräfte oder Compliance-Beauftragten beschränkt.

Zweitens können Sie mit der SMMExpert-Inhaltsbibliothek vorab genehmigte, konforme Inhalte erstellen und speichern, die von Social Teams jederzeit verwendet und weitergegeben werden können.

Mit SMMExpert Amplify können Sie genehmigte Inhalte auf Ihr gesamtes Mitarbeiter- und Beraternetzwerk ausdehnen und so sicherstellen, dass gut gemeinte Mitarbeiter keine ungewollten Compliance-Risiken verursachen.

SMMExpert lässt sich auch mit den unten aufgeführten Tools zur Einhaltung der Social Media-Richtlinien integrieren und bietet so zusätzlichen Schutz.

2. brolly

Eine sichere App für die Aufbewahrung und Archivierung von Aufzeichnungen, die von zahlreichen Organisationen in Behörden, im Bildungswesen, in der Finanzbranche und in der Privatwirtschaft verwendet wird, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

3. aetracker

AETracker wurde für Life-Sciences-Unternehmen entwickelt und identifiziert, verfolgt und meldet potenzielle unerwünschte Ereignisse und Off-Label-Anwendungen in Echtzeit.

4. sozialer SafeGuard

Mit dieser App werden alle Beiträge und Anhänge von Benutzern vorab geprüft. Es wird sichergestellt, dass sie den Unternehmensrichtlinien und den geltenden Vorschriften entsprechen. Nicht konforme Beiträge werden zur Überprüfung markiert und können nicht veröffentlicht werden. Außerdem wird ein vollständiges Audit-Protokoll erstellt.

5. zeroFOX

ZeroFOX prüft automatisch auf nicht-konforme, bösartige und gefälschte Inhalte. Es kann automatische Warnungen über gefährliche, bedrohliche oder beleidigende Beiträge versenden. Es identifiziert auch bösartige Links und Betrugsversuche.

6. proofpoint

Wenn Sie SMMExpert hinzufügen, markiert Proofpoint häufige Compliance-Verstöße, während Sie Ihre Beiträge schreiben. Proofpoint lässt nicht zu, dass Inhalte mit Compliance-Problemen veröffentlicht werden.

7 Marschmusik

Die Echtzeit-Überprüfung von Smarsh gewährleistet die Einhaltung von Unternehmens-, Rechts- und Regulierungsrichtlinien. Alle sozialen Inhalte werden archiviert, unabhängig davon, ob sie genehmigt, abgelehnt oder geändert wurden. Die Inhalte können überwacht, gesammelt, überprüft, zu Fällen hinzugefügt und in eine rechtliche Warteschleife gestellt werden.

Die Berechtigungs-, Sicherheits- und Archivierungstools von SMMExpert stellen sicher, dass alle Ihre sozialen Profile konform bleiben - über ein einziges Dashboard.

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