Kepatuhan media sosial adalah topik kompleks yang dapat menimbulkan rasa takut di hati para pemasar sosial. Dalam postingan ini, kami mencoba membuatnya sedikit lebih jelas dan tidak terlalu menakutkan.

Bonus: Dapatkan templat kebijakan media sosial gratis yang dapat disesuaikan untuk dengan cepat dan mudah membuat pedoman bagi perusahaan dan karyawan Anda.

Apa yang dimaksud dengan kepatuhan media sosial?

Kepatuhan berarti mengikuti aturan. Namun dalam praktiknya, kepatuhan media sosial hampir tidak pernah sederhana. "Aturan" adalah perpaduan yang rumit antara peraturan industri dan undang-undang federal, negara bagian, dan lokal.

Risiko kepatuhan media sosial yang umum

Standar dan risiko kepatuhan media sosial bervariasi menurut industri dan lokasi. Yang paling umum umumnya terbagi dalam empat kategori besar.

1. Privasi dan perlindungan data

Persyaratan privasi dan perlindungan data secara umum:

• Batasi siapa yang dapat dihubungi pemasar
• Tentukan bagaimana pemasar mengumpulkan dan menyimpan data
• Memastikan konsumen mengetahui bagaimana data mereka disimpan dan digunakan

Ada banyak undang-undang dan peraturan perlindungan konsumen di bidang ini. Beberapa peraturan yang relevan termasuk:

• CAN-SPAM (di Amerika Serikat)
• Undang-undang Anti-Spam Kanada
• Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA)
• Peraturan Perlindungan Data Umum Uni Eropa (GDPR)
• Undang-Undang Perlindungan Privasi Online Anak-Anak AS (COPPA)
• Forum Aturan Privasi Lintas Batas Global (CBPR)

Prinsip-prinsip yang luas cenderung tumpang tindih. Pada dasarnya:

• Pemasar online tidak boleh mengirim pesan yang tidak diminta.
• Pemasar perlu memberi tahu konsumen ketika mereka mengumpulkan dan menyimpan data pribadi.
• Pemasar perlu memastikan bahwa data pribadi aman dan digunakan secara bertanggung jawab.

2. Kerahasiaan

Pemasar harus memahami cakupan penuh persyaratan kerahasiaan dalam industri mereka.

Misalnya, lembaga pendidikan pemasaran tersebut harus mengikuti Undang-Undang Hak dan Privasi Pendidikan Keluarga (FERPA) dan Amandemen Perlindungan Hak Murid (PPRA).

Sangat penting bagi karyawan layanan kesehatan untuk memahami Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA). Hanya dengan membagikan ulang postingan sosial tanpa persetujuan yang ditandatangani bisa menjadi masalah kepatuhan HIPAA.

Faktanya, semua karyawan perawatan kesehatan diatur oleh aturan kepatuhan HIPAA di media sosial. Itulah mengapa sangat penting untuk memiliki kebijakan media sosial internal (lihat tip kepatuhan #7 di bawah).

Misalnya, serangkaian Tweet baru-baru ini menjadi viral di mana seseorang mengaku bekerja di rumah sakit Barbados tempat Rihanna melahirkan. Tweet tersebut, yang mengumumkan persalinan dan kelahirannya, akan membuat rumah sakit tersebut dikenai denda ketidakpatuhan HIPAA yang signifikan di AS.

Hai! HIM profesional di sini. Jika hal ini terjadi di AS, ini benar-benar akan menjadi pelanggaran HIPAA. Tidak hanya karyawan akan dipecat, tetapi rumah sakit akan menghadapi denda yang sangat besar. Anehnya begitu banyak orang di komentar yang mengatakan "ini baik-baik saja."

- Julie B. Speak Now melawan ketidakadilan. 🌛⭐️ (@herstrangefate) May 15, 2022

Untuk detail lebih lanjut, lihat postingan kami tentang menggunakan media sosial untuk perawatan kesehatan.

3. Klaim pemasaran

Pemasar sosial di semua industri perlu menyadari aturan pemasaran dan periklanan untuk membangun kehadiran media sosial yang bebas risiko.

Ini bisa berasal dari badan-badan seperti Food and Drug Administration (FDA) dan Federal Trade Commission (FTC).

FDA, khususnya, memantau klaim yang terkait dengan produk makanan, minuman, dan suplemen. Saat ini, mereka secara khusus berfokus untuk menindak klaim yang terkait dengan COVID-19.

FTC sering berfokus pada dukungan dan testimonial. Dalam lingkup sosial, itu sering berarti influencer.

Jika Anda merekomendasikan atau mendukung produk atau layanan di media sosial, ada hal-hal yang harus Anda ketahui, mulailah di sini: //t.co/QVhkQbvxCy //t.co/HBM7x3s1bZ

- FTC (@FTC) 10 Mei 2022

Di Inggris, Otoritas Standar Periklanan telah mengambil pendekatan unik terhadap influencer yang tidak patuh. Otoritas memposting nama dan pegangan mereka di halaman web. Mereka bahkan mengeluarkan iklan media sosial yang memanggil influencer dengan namanya.

Sumber: Daily Mail

4. Akses dan pengarsipan

Persyaratan akses dan aksesibilitas bertujuan untuk memastikan akses ke informasi penting.

Undang-Undang Kebebasan Informasi AS (FOIA) dan undang-undang catatan publik lainnya memastikan akses publik ke catatan pemerintah. Itu termasuk postingan media sosial pemerintah.

Ini berarti akun sosial pemerintah tidak boleh memblokir pengikut, bahkan yang bermasalah sekalipun. Bahkan halaman pribadi politisi pun tidak boleh memblokir pengikut, jika mereka menggunakan halaman tersebut untuk melakukan bisnis politik.

Temukan lebih banyak lagi di postingan kami tentang cara menggunakan media sosial untuk badan pemerintah.

Sementara itu, persyaratan pengarsipan memastikan setiap organisasi memiliki catatan aktivitas media sosial. Hal ini dapat diperlukan untuk kasus hukum.

Cara agar tetap patuh di media sosial

1. Memahami peraturan untuk industri Anda

Jika Anda menggunakan media sosial untuk industri yang diatur, kemungkinan besar Anda memiliki pakar kepatuhan internal. Mereka harus menjadi sumber daya masuk Anda untuk setiap pertanyaan tentang apa yang dapat (dan tidak dapat) Anda lakukan di jejaring sosial.

Anda memiliki informasi terbaru tentang persyaratan kepatuhan. Anda memiliki informasi terbaru tentang alat dan strategi sosial. Ketika departemen kepatuhan dan pemasaran media sosial bekerja sama, Anda dapat memaksimalkan manfaat bagi merek Anda - dan mengurangi risikonya.

2. Mengontrol akses ke akun sosial

Anda perlu mengetahui dengan pasti siapa yang memiliki akses ke akun media sosial Anda. Anda juga perlu memberi anggota tim yang berbeda tingkat akses yang berbeda.

Misalnya, Anda mungkin ingin beberapa anggota tim memiliki kemampuan untuk membuat konten sosial. Tetapi Anda mungkin memerlukan persetujuan prinsipal sebelum memposting.

Berbagi kata sandi di antara anggota tim menciptakan risiko yang tidak perlu. Hal ini terutama menjadi masalah ketika orang meninggalkan peran mereka. Manajemen kata sandi dan sistem perizinan adalah suatu keharusan.

3. Pantau akun Anda

Dalam industri yang diatur, pemantauan sangat penting. Anda mungkin perlu menanggapi komentar dalam waktu yang ditentukan. Anda mungkin juga harus melaporkan komentar ke badan pengatur. Misalnya, yang melibatkan reaksi obat yang merugikan.

Penting juga untuk memperhatikan akun sosial yang terkait dengan organisasi Anda tetapi tidak di bawah kendali perusahaan.

Ini mungkin penasihat atau afiliasi yang bermaksud baik yang membuat akun yang tidak patuh. Atau, mungkin juga akun penipu. Masing-masing dapat menyebabkan sakit kepala kepatuhan tersendiri.

Bonus: Dapatkan templat kebijakan media sosial gratis yang dapat disesuaikan untuk dengan cepat dan mudah membuat pedoman bagi perusahaan dan karyawan Anda.

Merek apa pun yang bekerja dengan tenaga penjualan dari luar perlu mengawasi secara khusus klaim yang tidak pantas.

Misalnya, Dewan Regulasi Mandiri Penjualan Langsung (DSSRC) melakukan pemantauan secara teratur. Mereka baru-baru ini menemukan penjual untuk merek kit makanan pemasaran multilevel Tastefully Simple membuat klaim pendapatan yang tidak pantas di Facebook dan Pinterest. Dewan tersebut memberi tahu Tastefully Simple, yang menghubungi penjual untuk menghapus klaim tersebut.

Dalam beberapa kasus, Tastefully Simple tidak berhasil menurunkan klaim. Dewan kemudian menyarankan perusahaan untuk:

"Gunakan mekanisme pelaporan platform media sosial untuk pelanggaran kekayaan intelektual dan, jika perlu, juga hubungi platform secara tertulis dan minta penghapusan postingan media sosial yang tersisa."

Untuk menghindari masalah, mulailah dengan audit media sosial untuk mengungkap akun-akun sosial yang terkait dengan merek Anda. Kemudian terapkan program pemantauan sosial secara teratur.

4. Arsipkan semuanya

Dalam industri yang diatur, semua komunikasi di media sosial perlu diarsipkan.

Alat bantu kepatuhan media sosial otomatis (lihat beberapa rekomendasi di bagian bawah postingan ini) membuat pengarsipan menjadi lebih mudah dan efektif. Alat bantu ini mengklasifikasikan konten dan membuat basis data yang dapat dicari.

Mereka juga menyimpan pesan dalam konteks. Kemudian, Anda (dan regulator) dapat memahami bagaimana setiap postingan sosial cocok dengan gambaran yang lebih besar.

5. Buat perpustakaan konten

Perpustakaan konten yang telah disetujui sebelumnya memberikan akses mudah bagi seluruh tim Anda ke konten, templat, dan aset sosial yang sesuai. Karyawan, penasihat, dan kontraktor dapat membagikannya di seluruh saluran sosial mereka.

Misalnya, Penn Mutual menyediakan perpustakaan konten yang disetujui untuk profesional keuangan independen. Kemudahan memposting berarti 70% profesional keuangan Penn Mutual berbagi konten sosial yang disetujui. Mereka melihat rata-rata 80-100 saham per hari.

6. Berinvestasi dalam pelatihan rutin

Jadikan pelatihan kepatuhan media sosial sebagai bagian dari orientasi. Kemudian, berinvestasilah dalam pembaruan pelatihan rutin. Pastikan semua orang memahami perkembangan terbaru di bidang Anda.

Bekerja sama dengan tim kepatuhan Anda. Mereka dapat berbagi perkembangan peraturan terbaru dengan Anda. Anda dapat berbagi perubahan terbaru dalam pemasaran sosial dan strategi sosial dengan mereka. Dengan begitu, mereka dapat menandai potensi risiko kepatuhan baru.

Dan, mungkin yang paling penting dari semuanya...

7. Membuat kebijakan kepatuhan media sosial yang sesuai

Komponen kebijakan kepatuhan media sosial Anda akan bervariasi berdasarkan industri dan ukuran bisnis Anda. Ini mungkin sebenarnya mencakup beberapa jenis kebijakan yang berbeda, seperti:

• Kebijakan media sosial. Ini memandu aktivitas media sosial internal dan membantu menjaga tim Anda tetap patuh. Sertakan aturan dan regulasi yang relevan, garis besar peran dan tanggung jawab sosial, proses persetujuan, dan pedoman untuk menjaga keamanan akun. Kami memiliki seluruh postingan untuk memandu Anda membuat kebijakan media sosial.
• Kebijakan penggunaan yang dapat diterima. Hal ini membantu penggemar dan pengikut berinteraksi dengan Anda secara tepat. Ini membantu mengurangi risiko kepatuhan berdasarkan interaksi publik di properti sosial Anda.
• Kebijakan privasi. Ini menginformasikan kepada orang-orang bagaimana Anda menggunakan dan menyimpan data mereka. Memposting kebijakan privasi yang kuat di situs web Anda adalah persyaratan dari banyak undang-undang privasi. Pastikan Anda secara khusus menangani pengguna media sosial.
• Kebijakan kepatuhan influencer. Influencer tidak mungkin memiliki pengetahuan kepatuhan yang mendalam. Buat persyaratan kepatuhan ke dalam kontrak influencer Anda.

Contoh kebijakan kepatuhan media sosial

Berikut ini contoh dari setiap jenis kebijakan kepatuhan media sosial yang disebutkan di atas:

Kebijakan media sosial: GitLab

Seluruh kebijakan media sosial GitLab untuk anggota tim layak dibaca, tetapi berikut ini adalah beberapa kutipan bagus dari daftar yang boleh dan tidak boleh dilakukan:

Sumber: GitLab

Kebijakan penggunaan yang dapat diterima: Canopy Growth Corporation

Kebijakan penggunaan yang dapat diterima untuk anak perusahaan Spectrum Therapeutics ini dimulai:

"Kami meminta agar semua komentar dan postingan tetap menghormati Canopy Growth Corporation dan pengguna lainnya."

Di antara panduan lainnya, kebijakan ini berisi nasihat penting ini:

"Jangan memposting pesan yang melanggar hukum, tidak benar, melecehkan, memfitnah, kasar, mengancam, berbahaya, cabul, tidak senonoh, tidak senonoh, berorientasi seksual, atau menyinggung ras."

Dan jika Anda mengabaikan kebijakan tersebut?

"Beberapa pelanggar akan diblokir dari penggunaan saluran media sosial kami setelah tiga kali peringatan."

Kebijakan privasi: Wood Group

Kebijakan privasi media sosial untuk grup perusahaan ini menjabarkan bagaimana dan mengapa data sosial dikumpulkan, disimpan, dan dibagikan. Kebijakan ini mencakup perincian untuk pengunjung dan karyawan.

Contohnya:

"Informasi yang kami kumpulkan secara otomatis dapat mencakup informasi seperti alamat IP Anda, jenis perangkat, nomor identifikasi perangkat yang unik, jenis browser, lokasi geografis yang luas (misalnya lokasi tingkat negara atau kota) dan informasi teknis lainnya. Kami juga dapat mengumpulkan informasi tentang bagaimana perangkat Anda telah berinteraksi dengan Media Sosial kami, termasuk halaman yang diakses, tautan yang diklik, atau faktabahwa Anda menjadi pengikut halaman Media Sosial kami."

Kebijakan kepatuhan influencer: Fiverr

Dalam kebijakan dukungan influencer-nya, Fiverr menguraikan persyaratan FTC, misalnya:

"Setiap dukungan media sosial Influencer harus secara jelas, nyata, dan tidak ambigu mengungkapkan 'hubungan material' mereka dengan merek Fiverr."

Kebijakan ini memberikan panduan terperinci tentang cara menyertakan pengungkapan ini:

"Untuk dukungan video, Influencer harus membuat pengungkapan secara verbal dan juga menempatkan bahasa pengungkapan dalam video itu sendiri. Untuk dukungan streaming langsung, Influencer harus membuat pengungkapan secara verbal dan mengulangi pengungkapan secara berkala selama streaming langsung."

Fiverr juga menyediakan contoh kata-kata pengungkapan yang disetujui:

Sumber: Fiverr

Kepatuhan media sosial untuk lembaga keuangan

Lembaga keuangan menghadapi daftar persyaratan kepatuhan yang ekstensif untuk media sosial.

Sebagai contoh, ambil contoh Otoritas Regulator Industri Keuangan A.S. (FINRA). Ini memberikan persyaratan kepatuhan yang berbeda untuk konten statis dan interaktif.

Konten statis dianggap sebagai iklan dan harus melalui pra-persetujuan untuk kepatuhan. Konten interaktif, meskipun, melalui pasca-peninjauan. Anda harus mengarsipkan kedua jenis postingan sosial setidaknya selama tiga tahun.

Apa sebenarnya yang dimaksud dengan pos statis versus pos interaktif? Itu adalah pertanyaan yang harus dijawab oleh setiap perusahaan, tergantung pada toleransi risikonya. Strategi kepatuhan harus melibatkan masukan dari tingkat tertinggi organisasi.

Komisi Bursa Keamanan AS (SEC) juga memantau pelanggaran kepatuhan media sosial.

Di Inggris, Otoritas Perilaku Keuangan (FCA) memiliki peraturan yang mengatur kepatuhan sosial untuk lembaga keuangan.

Baru-baru ini, FCA memaksa sebuah aplikasi investasi untuk menghapus semua iklan media sosial yang melibatkan influencer. Tindakan itu didasarkan pada kekhawatiran tentang klaim keuangan. Antara lain, pemberitahuan kepada Freetrade Ltd. yang dikutip:

"Video TikTok yang diposting ke cerita Instagram di profil influencer, yang mempromosikan manfaat menggunakan Firma untuk terlibat dalam bisnis investasi tetapi tidak menyertakan pengungkapan risiko yang diwajibkan."

Sementara itu, Komisi Sekuritas dan Investasi Australia (ASIC) baru-baru ini memperkenalkan RG 271. RG 271 menyatakan bahwa perusahaan jasa keuangan harus mengakui keluhan dalam waktu 24 jam. Bahkan di media sosial.

Anda bisa menemukan detail lebih lanjut dalam postingan kami tentang cara menggunakan media sosial untuk layanan keuangan.

7 alat bantu kepatuhan media sosial yang bermanfaat

Mengelola kepatuhan adalah pekerjaan besar. Alat bantu kepatuhan media sosial dapat membantu.

1. SMMExpert

SMMExpert membantu menjaga kepatuhan merek Anda dalam beberapa cara. Pertama, memungkinkan Anda membuat izin akses khusus. Anggota tim mendapatkan akses untuk membuat konten sosial, tetapi persetujuan akhir terbatas pada staf senior atau petugas kepatuhan yang sesuai.

Kedua, perpustakaan konten SMMExpert memungkinkan Anda membuat dan menyimpan konten yang telah disetujui sebelumnya dan sesuai. Tim sosial dapat menggunakan dan membagikan materi ini kapan saja.

SMMExpert Amplify memperluas konten yang disetujui ke seluruh jaringan staf dan penasihat Anda. Hal ini memastikan karyawan yang bermaksud baik tidak menciptakan risiko kepatuhan yang tidak disengaja.

SMMExpert juga terintegrasi dengan alat kepatuhan media sosial di bawah ini untuk perlindungan ekstra.

2. Brolly

Aplikasi pencatatan dan pengarsipan yang aman yang digunakan oleh beberapa organisasi di pemerintahan, pendidikan, layanan keuangan, dan sektor swasta untuk memenuhi persyaratan kepatuhan.

3. AETracker

AETracker dirancang untuk perusahaan ilmu hayati. Ini mengidentifikasi, melacak, dan melaporkan potensi efek samping dan penggunaan di luar label secara real time.

4. Social SafeGuard

Aplikasi ini melakukan pra-penyaringan terhadap semua postingan dan lampiran pengguna. Aplikasi ini memeriksa untuk memastikan postingan tersebut mengikuti kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku. Postingan yang tidak sesuai akan ditandai untuk ditinjau dan tidak dapat diposting. Aplikasi ini juga membuat jejak audit yang lengkap.

5. ZeroFOX

ZeroFOX secara otomatis memeriksa konten yang tidak sesuai, berbahaya, dan palsu. ZeroFOX dapat mengirim peringatan otomatis tentang postingan yang berbahaya, mengancam, atau menyinggung. ZeroFOX juga mengidentifikasi tautan berbahaya dan penipuan.

6. Proofpoint

Ketika ditambahkan ke SMMExpert, Proofpoint menandai pelanggaran kepatuhan umum saat Anda mengetik posting Anda. Proofpoint tidak akan mengizinkan konten dengan masalah kepatuhan untuk diposting.

7. Smarsh

Tinjauan real-time Smarsh memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, hukum, dan peraturan. Semua konten sosial diarsipkan, baik disetujui, ditolak, atau diubah. Konten dapat diawasi, dikumpulkan, ditinjau, ditambahkan ke kasus, dan ditempatkan pada penahanan hukum.

Alat bantu perizinan, keamanan, dan pengarsipan SMMExpert akan memastikan semua profil sosial Anda tetap patuh - dari satu dasbor. Lihat aksinya hari ini.

Demo Gratis

Kelola semua media sosial Anda di satu tempat, ukur ROI, dan menghemat waktu dengan SMMExpert .