Sosiaalisen median sääntöjen noudattaminen on monimutkainen aihe, joka voi herättää pelkoa sosiaalisen median markkinoijissa. Tässä postauksessa yritämme tehdä siitä hieman selkeämmän ja vähemmän pelottavan.

Bonus: Hanki ilmainen, mukautettava sosiaalisen median käytäntöjen malli. luoda nopeasti ja helposti ohjeita yrityksellesi ja työntekijöillesi.

Mitä on sosiaalisen median vaatimustenmukaisuus?

Sääntöjen noudattaminen tarkoittaa yksinkertaisesti sääntöjen noudattamista. Käytännössä sosiaalisen median sääntöjen noudattaminen on kuitenkin tuskin koskaan yksinkertaista. "Säännöt" ovat monimutkainen sekoitus toimialan määräyksiä sekä liittovaltion, osavaltioiden ja paikallisten lakien yhdistelmiä.

Yleiset sosiaalisen median sääntöjen noudattamiseen liittyvät riskit

Sosiaalisen median vaatimustenmukaisuuden standardit ja riskit vaihtelevat toimialoittain ja paikkakunnittain. Yleisimmät standardit ja riskit jakautuvat yleensä neljään laajaan luokkaan.

1. Yksityisyys ja tietosuoja

Yksityisyyden suojaa ja tietosuojaa koskevat vaatimukset yleensä:

• Rajoita, keneen markkinoijat voivat ottaa yhteyttä
• Määritä, miten markkinoijat keräävät ja tallentavat tietoja
• Varmistetaan, että kuluttajat tietävät, miten heidän tietojaan säilytetään ja käytetään.

Tällä alalla on paljon kuluttajansuojalainsäädäntöä ja -määräyksiä. Muutamia merkityksellisiä säädöksiä ovat mm:

• CAN-SPAM (Yhdysvalloissa)
• Kanadan roskapostin vastainen lainsäädäntö
• Kalifornian kuluttajansuojalaki (CCPA)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
• Yhdysvaltain laki lasten yksityisyyden suojasta internetissä (COPPA).
• Rajat ylittävän yksityisyyden suojan maailmanlaajuinen foorumi (CBPR)

Laajat periaatteet ovat yleensä päällekkäisiä. Pohjimmiltaan:

• Verkkomarkkinoijien ei pitäisi lähettää ei-toivottuja viestejä.
• Markkinoijien on ilmoitettava kuluttajille, kun ne keräävät ja tallentavat henkilötietoja.
• Markkinoijien on varmistettava, että henkilötiedot ovat turvallisia ja että niitä käytetään vastuullisesti.

2. Luottamuksellisuus

Markkinoijien on ymmärrettävä toimialansa luottamuksellisuusvaatimusten koko laajuus.

Esimerkiksi oppilaitosten markkinoinnin on noudatettava FERPA-lakia (Family Educational Rights and Privacy Act) ja PPRA-muutosta (Protection of Pupil Rights Amendment).

Terveydenhuollon työntekijöiden on tärkeää ymmärtää HIPAA-laki (Health Insurance Portability and Accountability Act). Pelkkä sosiaalisen viestin jakaminen ilman allekirjoitettua suostumusta voi olla HIPAA-vaatimusten noudattamista koskeva ongelma.

Itse asiassa kaikkia terveydenhuollon työntekijöitä koskevat HIPAA-vaatimustenmukaisuussäännöt sosiaalisessa mediassa. Siksi on tärkeää laatia sisäinen sosiaalisen median politiikka (ks. vaatimustenmukaisuusvinkki #7 jäljempänä).

Esimerkiksi hiljattain levisi sarja twiittejä, joissa joku väitti työskentelevänsä Barbadosin sairaalassa, jossa Rihanna synnytti. Twiitit, joissa ilmoitettiin Rihannan synnytyksestä ja synnytyksestä, olisivat aiheuttaneet sairaalalle huomattavan HIPAA-vaatimusten laiminlyönnistä aiheutuvan sakon USA:ssa.

Hei! HIM-ammattilainen täällä. Jos tämä tapahtuisi Yhdysvalloissa, tämä olisi ehdottomasti HIPAA-rikkomus. Työntekijä saisi potkut, mutta sairaalalle tulisi valtava sakko. On outoa, että niin monet ihmiset kommenteissa sanovat "tämä on hienoa".

- Julie B. Speak Now against injustice. 🌛⭐️ (@herstrangefate) May 15, 2022

Lisätietoja saat postauksestamme sosiaalisen median käytöstä terveydenhuollossa.

3. Markkinointiväitteet

Kaikkien toimialojen sosiaalisten markkinoijien on oltava tietoisia markkinointi- ja mainontasäännöistä, jotta he voivat rakentaa riskittömän sosiaalisen median läsnäolon.

Nämä voivat olla peräisin sellaisilta elimiltä kuin Food and Drug Administration (FDA) ja Federal Trade Commission (FTC).

FDA valvoo erityisesti elintarvikkeisiin, juomiin ja ravintolisätuotteisiin liittyviä väitteitä. Tällä hetkellä se keskittyy erityisesti COVID-19:ään liittyvien väitteiden tutkimiseen.

FTC keskittyy usein suositteluun ja suositteluihin. Sosiaalisessa mediassa tämä tarkoittaa usein vaikuttajia.

Jos suosittelet tai suosittelet tuotteita tai palveluita sosiaalisessa mediassa, sinun on hyvä tietää joitakin asioita, jotka aloitat tästä: //t.co/QVhkQbvxCy //t.co/HBM7x3s1bZ

- FTC (@FTC) May 10, 2022

Yhdistyneessä kuningaskunnassa Advertising Standards Authority on omaksunut ainutlaatuisen lähestymistavan vaatimustenvastaisiin vaikuttajiin. Viranomainen julkaisi heidän nimensä ja kädenjälkensä verkkosivulla. He jopa julkaisivat sosiaalisessa mediassa mainoksia, joissa vaikuttajia kutsutaan nimeltä.

Lähde: Daily Mail

4. Pääsy ja arkistointi

Pääsy- ja saavutettavuusvaatimuksilla pyritään varmistamaan kriittisen tiedon saatavuus.

Yhdysvaltain tiedonvälityksen vapautta koskeva laki (Freedom of Information Act, FOIA) ja muut julkisia asiakirjoja koskevat lait takaavat, että julkiset asiakirjat ovat julkisesti saatavilla. Tämä koskee myös hallituksen sosiaalisen median viestejä.

Tämä tarkoittaa, että hallituksen sosiaaliset tilit eivät saa estää seuraajia, edes ongelmallisia seuraajia. Myöskään poliitikkojen henkilökohtaiset sivut eivät saa estää seuraajia, jos he käyttävät näitä sivuja poliittiseen toimintaan.

Lue lisää postauksestamme siitä, miten sosiaalista mediaa kannattaa käyttää julkishallinnon elimissä.

Samalla arkistointivaatimuksilla varmistetaan, että jokaisella organisaatiolla on tallenteet sosiaalisen median toiminnasta, jota voidaan tarvita oikeudellisissa tapauksissa.

Miten pysyä sääntöjenmukaisena sosiaalisessa mediassa

1. Ymmärrä toimialaa koskevat säädökset

Jos käytät sosiaalista mediaa säännellyillä toimialoilla, sinulla on todennäköisesti sisäisiä vaatimustenmukaisuuden asiantuntijoita. Heidän pitäisi olla ensisijainen neuvonantajasi, jos sinulla on kysyttävää siitä, mitä voit (ja mitä et) tehdä sosiaalisissa verkostoissa.

Vaatimusten noudattamisesta vastaavilla henkilöillä on uusimmat tiedot vaatimusten noudattamista koskevista vaatimuksista. Sinulla on uusimmat tiedot sosiaalisista työkaluista ja strategioista. Kun vaatimusten noudattamisesta vastaavat ja sosiaalisen median markkinointiosastot tekevät yhteistyötä, voit maksimoida tuotemerkkisi hyödyt - ja vähentää riskejä.

2. Sosiaalisten tilien käytön valvonta

Sinun on tiedettävä tarkalleen, kenellä on pääsy sosiaalisen median tileillesi, ja sinun on myös annettava eri tiimin jäsenille eritasoiset käyttöoikeudet.

Saatat esimerkiksi haluta, että useat tiimin jäsenet voivat luoda sosiaalista sisältöä, mutta saatat tarvita päämiehen hyväksynnän ennen julkaisemista.

Salasanojen jakaminen tiimin jäsenten kesken aiheuttaa tarpeettomia riskejä. Erityisen ongelmallista se on, kun henkilöt jättävät tehtävänsä. Salasanojen hallinta- ja käyttöoikeusjärjestelmä on välttämätön.

3. Seuraa tilejäsi

Säännellyillä toimialoilla seuranta on erityisen tärkeää. Sinun on ehkä vastattava kommentteihin tietyn ajan kuluessa. Sinun on ehkä myös raportoitava huomautuksista sääntelyelimelle. Esimerkiksi lääkkeiden haittavaikutuksia koskevat huomautukset.

On myös tärkeää varoa sosiaalisia tilejä, jotka liittyvät organisaatioon, mutta eivät ole yrityksen hallinnassa.

Kyseessä voi olla hyvää tarkoittava neuvonantaja tai kumppani, joka luo sääntöjenvastaisen tilin. Tai sitten kyseessä voi olla huijaustili. Kumpikin voi aiheuttaa omanlaistaan päänvaivaa sääntöjen noudattamisesta.

Bonus: Hanki ilmainen, mukautettava sosiaalisen median käytäntöjen malli. voit luoda nopeasti ja helposti ohjeita yrityksellesi ja työntekijöillesi.

Kaikkien tuotemerkkien, jotka työskentelevät ulkopuolisten myyjien kanssa, on pidettävä silmällä epäasianmukaisia väitteitä.

Esimerkiksi suoramyynnin itsesääntelyneuvosto (Direct Selling Self-Regulatory Council, DSSRC) suorittaa säännöllistä valvontaa. Se havaitsi hiljattain, että Tastefully Simple -nimisen monitasomarkkinointi-ateriapakettimerkin myyjät esittivät Facebookissa ja Pinterestissä epäasianmukaisia tuloväitteitä. Neuvosto ilmoitti asiasta Tastefully Simple -yritykselle, joka otti yhteyttä myyjiin väitteiden poistamiseksi.

Joissakin tapauksissa Tastefully Simple ei onnistunut saamaan väitteitä poistetuksi, minkä jälkeen neuvosto neuvoi yritystä:

"Käytä sosiaalisen median alustan raportointimekanismia immateriaalioikeuksien loukkauksia varten ja ota tarvittaessa myös kirjallisesti yhteyttä alustaan ja pyydä poistamaan loput sosiaalisen median viestit."

Jos haluat välttää ongelmat, aloita sosiaalisen median tarkastuksella, jonka avulla löydät brändiisi liittyvät sosiaaliset tilit, ja ota sitten käyttöön säännöllinen sosiaalisen median seurantaohjelma.

4. Arkistoi kaikki

Säännellyillä toimialoilla kaikki sosiaalisessa mediassa tapahtuva viestintä on arkistoitava.

Automatisoidut sosiaalisen median vaatimustenmukaisuustyökalut (ks. suosituksia tämän viestin lopussa) tekevät arkistoinnista paljon helpompaa ja tehokkaampaa. Nämä työkalut luokittelevat sisällön ja luovat hakukelpoisen tietokannan.

Näin sinä (ja sääntelyviranomaiset) voitte ymmärtää, miten kukin sosiaalinen viesti sopii kokonaisuuteen.

5. Luo sisältökirjasto

Ennalta hyväksytty sisältökirjasto tarjoaa koko tiimillesi helpon pääsyn sääntöjenmukaiseen sosiaaliseen sisältöön, malleihin ja resursseihin. Työntekijät, neuvonantajat ja urakoitsijat voivat jakaa näitä sosiaalisissa kanavissaan.

Esimerkiksi Penn Mutual tarjoaa itsenäisille rahoitusalan ammattilaisille hyväksytyn sisällön kirjaston. Julkaisemisen helppous tarkoittaa, että 70 prosenttia Penn Mutualin rahoitusalan ammattilaisista jakaa hyväksyttyä sosiaalista sisältöä. He näkevät keskimäärin 80-100 jakoa päivässä.

6. Investoi säännölliseen koulutukseen

Tee sosiaalisen median sääntöjen noudattamista koskevasta koulutuksesta osa perehdytystä ja investoi säännöllisiin koulutuspäivityksiin. Varmista, että kaikki ymmärtävät alasi viimeisimmän kehityksen.

Tee yhteistyötä compliance-tiimisi kanssa. He voivat jakaa kanssasi viimeisimmät lainsäädännölliset kehityssuuntaukset. Sinä voit jakaa heidän kanssaan viimeisimmät sosiaalisen markkinoinnin ja sosiaalisen strategian muutokset. Näin he voivat merkitä kaikki uudet mahdolliset compliance-riskit.

Ja mikä ehkä tärkeintä...

7. Luo asianmukaiset sosiaalisen median noudattamista koskevat käytännöt

Sosiaalisen median noudattamista koskevan politiikan osat vaihtelevat toimialasi ja yrityksesi koon mukaan. Se voi itse asiassa sisältää useita erityyppisiä käytäntöjä, kuten:

• Sosiaalisen median politiikka. Tämä ohjaa sisäisiä sosiaalisen median toimintoja ja auttaa pitämään tiimisi sääntöjen mukaisena. Sisällytä siihen asiaankuuluvat säännöt ja määräykset, hahmottele sosiaalisen median roolit ja vastuualueet, hyväksymisprosessi ja ohjeet tilien suojaamiseksi. Meillä on kokonainen postaus, jossa opastamme sinua sosiaalisen median käytäntöjen laatimisessa.
• Hyväksyttävää käyttöä koskevat säännöt. Tämä auttaa faneja ja seuraajia toimimaan kanssasi asianmukaisella tavalla. Se auttaa vähentämään sääntöjen noudattamiseen liittyviä riskejä, jotka perustuvat julkiseen vuorovaikutukseen sosiaalisissa ominaisuuksissasi.
• Tietosuojakäytäntö. Tämä kertoo ihmisille, miten käytät ja säilytät heidän tietojaan. Monissa tietosuojalaeissa edellytetään, että verkkosivustollasi on vankka tietosuojakäytäntö. Varmista, että puhuttelet erityisesti sosiaalisen median käyttäjiä.
• Vaikuttajien noudattamista koskeva politiikka. Vaikuttajilla ei todennäköisesti ole syvällistä tietämystä sääntöjen noudattamisesta. Sisällytä sääntöjen noudattamista koskevat vaatimukset vaikuttajasopimuksiin.

Esimerkkejä sosiaalisen median sääntöjen noudattamista koskevista toimintaperiaatteista

Seuraavassa on esimerkki kustakin edellä mainitusta sosiaalisen median noudattamiskäytännöstä:

Sosiaalisen median käytäntö: GitLab

GitLabin koko tiimin jäsenille tarkoitettu sosiaalisen median politiikka on lukemisen arvoinen, mutta tässä on muutamia hyviä otteita heidän listauksestaan:

Lähde: GitLab

Hyväksyttävää käyttöä koskevat säännöt: Canopy Growth Corporation

Spectrum Therapeuticsin tämän tytäryhtiön hyväksyttävän käytön periaatteet alkavat:

"Pyydämme, että kaikissa kommenteissa ja viesteissä kunnioitetaan sekä Canopy Growth Corporationia että muita käyttäjiä."

Muiden ohjeiden ohella politiikka sisältää tämän tärkeän neuvonannon:

"Älä lähetä viestejä, jotka ovat laittomia, epätosia, häiritseviä, herjaavia, loukkaavia, uhkaavia, vahingollisia, säädyttömiä, rivouksia, seksuaalisesti suuntautuneita tai rasistisesti loukkaavia."

Entä jos et noudata sääntöjä?

"Useita rikkomuksia tehneiltä kielletään sosiaalisen median kanavamme käyttö kolmen varoituksen jälkeen."

Tietosuojakäytäntö: Wood Group

Tämän yritysryhmän sosiaalisen median tietosuojakäytännössä kerrotaan, miten ja miksi sosiaalisia tietoja kerätään, tallennetaan ja jaetaan, ja se sisältää yksityiskohtaisia tietoja sekä vierailijoille että työntekijöille.

Esimerkiksi:

"Automaattisesti keräämämme tiedot voivat sisältää tietoja, kuten IP-osoitteesi, laitetyyppisi, laitteen yksilölliset tunnistenumerot, selaintyypin, laajan maantieteellisen sijainnin (esim. maa- tai kaupunkitason sijainti) ja muita teknisiä tietoja. Saatamme myös kerätä tietoja siitä, miten laitteesi on ollut vuorovaikutuksessa sosiaalisen median kanssa, mukaan lukien sivut, joille on menty, linkit, joita on napsautettu, tai se, ettäettä sinusta tuli sosiaalisen median sivujemme seuraaja."

Vaikuttajien sääntöjen noudattamista koskeva politiikka: Fiverr

Fiverr esittää vaikuttajien hyväksyntää koskevassa käytännössään FTC:n vaatimukset. Esimerkiksi:

"Jokaisen vaikuttajan sosiaalisessa mediassa antaman suosittelun on selkeästi, ilmeisesti ja yksiselitteisesti paljastettava 'olennainen yhteys' Fiverrin brändiin."

Toimintaperiaatteissa annetaan yksityiskohtaiset ohjeet siitä, miten tämä ilmoitus tehdään:

"Kun kyseessä on videomainonta, vaikuttajan olisi tehtävä ilmoitus suullisesti ja myös sijoitettava ilmoitus itse videoon. Kun kyseessä on suorassa lähetyksessä tapahtuva mainonta, vaikuttajan olisi tehtävä ilmoitus suullisesti ja toistettava ilmoitus säännöllisin väliajoin suoran lähetyksen aikana."

Fiverr tarjoaa myös esimerkkejä hyväksytyistä ilmoitusten sanamuodoista:

Lähde: Fiverr

Rahoituslaitosten sosiaalisen median vaatimustenmukaisuus

Rahoituslaitoksilla on edessään laaja luettelo sosiaalisen median vaatimusten noudattamista koskevista vaatimuksista.

Esimerkiksi Yhdysvaltain rahoitusalan sääntelyviranomainen FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) asettaa erilaisia vaatimustenmukaisuusvaatimuksia staattiselle ja interaktiiviselle sisällölle.

Staattista sisältöä pidetään mainoksena, ja sen vaatimustenmukaisuus on varmistettava ennakkohyväksynnällä. Vuorovaikutteinen sisältö sen sijaan tarkistetaan jälkikäteen. Molemmat sosiaaliset viestit on arkistoitava vähintään kolmeksi vuodeksi.

Mikä on staattinen ja mikä vuorovaikutteinen viesti? Tähän kysymykseen jokaisen yrityksen on vastattava riskinsietokykynsä mukaan. Vaatimusten noudattamista koskevaan strategiaan olisi saatava panos organisaation korkeimmilta tasoilta.

Myös Yhdysvaltain arvopaperipörssikomissio (SEC) valvoo sosiaalisen median sääntöjen noudattamista.

Yhdistyneessä kuningaskunnassa Financial Conduct Authority (FCA) on antanut säännöksiä, jotka koskevat rahoituslaitosten sosiaalisten sääntöjen noudattamista.

Kilpailuvirasto pakotti hiljattain sijoitussovelluksen poistamaan kaikki sosiaalisen median mainokset, joissa oli mukana vaikuttajia. Toimenpide perustui taloudellisia väitteitä koskeviin huolenaiheisiin. Freetrade Ltd:lle osoitetussa ilmoituksessa viitattiin muun muassa:

"TikTok-video, joka julkaistiin vaikuttajan profiilin Instagram-tarinaan ja jossa mainostetaan etuja, joita yrityksen käyttäminen sijoitustoiminnan harjoittamiseen tuo, mutta joka ei sisällä vaadittua riskien ilmoittamista."

Australian arvopaperi- ja sijoituskomissio (ASIC) otti hiljattain käyttöön RG 271:n. Sen mukaan rahoituspalveluyritysten on vastattava valituksiin 24 tunnin kuluessa. Jopa sosiaalisessa mediassa.

Lisätietoja löydät postauksestamme siitä, miten sosiaalista mediaa kannattaa käyttää rahoituspalveluissa.

7 hyödyllistä sosiaalisen median sääntöjen noudattamisen työkalua

Sosiaalisen median vaatimustenmukaisuuden hallinta on iso tehtävä, mutta sosiaalisen median vaatimustenmukaisuuden hallintavälineet voivat auttaa.

1. SMMExpert

SMMExpert auttaa pitämään tuotemerkkisi sääntöjen mukaisena monin tavoin. Ensinnäkin sen avulla voit luoda mukautettuja käyttöoikeuksia. Tiimin jäsenet saavat oikeuden luoda sosiaalista sisältöä, mutta lopullinen hyväksyntä on rajoitettu asianmukaiselle ylemmälle henkilöstölle tai sääntöjen noudattamisesta vastaaville henkilöille.

Toiseksi, SMMExpertin sisältökirjaston avulla voit luoda ja tallentaa ennalta hyväksyttyä, vaatimustenmukaista sisältöä, jota sosiaaliset tiimit voivat käyttää ja jakaa milloin tahansa.

SMMExpert Amplify laajentaa hyväksytyn sisällön koko henkilöstön ja neuvonantajien verkostoon. Näin varmistetaan, että hyvää tarkoittavat työntekijät eivät aiheuta tahattomia sääntöjen noudattamiseen liittyviä riskejä.

SMMExpert integroituu myös alla oleviin sosiaalisen median vaatimustenmukaisuustyökaluihin lisäsuojan saamiseksi.

2. Brolly

Suojattu tallentamis- ja arkistointisovellus, jota useat organisaatiot julkishallinnossa, koulutuksessa, rahoituspalveluissa ja yksityisellä sektorilla käyttävät vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttämiseen.

3. AETracker

AETracker on suunniteltu biotieteiden alalla toimiville yrityksille. Se tunnistaa, seuraa ja raportoi mahdolliset haittavaikutukset ja lääkkeiden käytön, joka ei ole merkitty käyttötarkoitukseen, reaaliajassa.

4. Social SafeGuard

Tämä sovellus seuloo etukäteen kaikki käyttäjien viestit ja liitteet. Se tarkistaa, että ne noudattavat yrityskäytäntöä ja sovellettavia säännöksiä. Sääntöjen vastaiset viestit merkitään tarkistettaviksi, eikä niitä voi lähettää. Se luo myös täydellisen kirjausketjun.

5. ZeroFOX

ZeroFOX tarkistaa automaattisesti sääntöjenvastaisen, haitallisen ja väärennetyn sisällön. Se voi lähettää automaattisia hälytyksiä vaarallisista, uhkaavista tai loukkaavista viesteistä. Se tunnistaa myös haitalliset linkit ja huijaukset.

6. Proofpoint

Kun Proofpoint on lisätty SMMExpert-ohjelmaan, Proofpoint merkitsee yleiset vaatimustenmukaisuusrikkomukset, kun kirjoitat viestejäsi. Proofpoint ei salli vaatimustenmukaisuusongelmia sisältävän sisällön julkaisemista.

7. Smarsh

Smarshin reaaliaikaisella tarkistuksella varmistetaan, että yritys-, laki- ja sääntelykäytäntöjä noudatetaan. Kaikki sosiaalinen sisältö arkistoidaan, oli se sitten hyväksytty, hylätty tai muutettu. Sisältöä voidaan valvoa, kerätä, tarkistaa, lisätä tapauksiin ja asettaa oikeudelliseen pidättämiseen.

SMMExpertin käyttöoikeus-, suojaus- ja arkistointityökalut varmistavat, että kaikki sosiaaliset profiilisi pysyvät sääntöjen mukaisina - yhdestä kojelaudasta käsin. Tutustu siihen jo tänään.

Ilmainen demo

Hallitse kaikkea sosiaalista mediaasi yhdessä paikassa, mittaa ROI:ta ja säästää aikaa SMMExpertin avulla .