A közösségi média megfelelés egy összetett téma, amely félelmet kelthet a közösségi marketingesek szívében. Ebben a bejegyzésben megpróbáljuk egy kicsit érthetőbbé és kevésbé ijesztővé tenni.

Bónusz: Szerezzen be egy ingyenes, testreszabható közösségi médiaszabályzat-sablont. hogy gyorsan és egyszerűen hozzon létre irányelveket a vállalat és az alkalmazottak számára.

Mi a közösségi média megfelelés?

A megfelelés egyszerűen a szabályok betartását jelenti. A gyakorlatban azonban a közösségi média megfelelés aligha egyszerű. A "szabályok" az iparági előírások, valamint a szövetségi, állami és helyi törvények bonyolult keveréke.

Gyakori közösségi média megfelelési kockázatok

A közösségi média megfelelőségi normák és kockázatok iparáganként és helyenként eltérőek. A leggyakoribbak általában négy nagy kategóriába sorolhatók.

1. Magánélet és adatvédelem

Adatvédelmi és adatvédelmi követelmények általában:

• Korlátozza, hogy a marketingesek kivel léphetnek kapcsolatba
• Annak meghatározása, hogy a marketingesek hogyan gyűjtik és tárolják az adatokat
• Biztosítani kell, hogy a fogyasztók tudják, hogyan tárolják és használják fel adataikat.

Számos fogyasztóvédelmi jogszabály és szabályozás van ezen a területen. Néhány vonatkozó szabályozás:

• CAN-SPAM (az Egyesült Államokban)
• Kanada spamellenes jogszabályai
• A kaliforniai fogyasztói adatvédelmi törvény (CCPA)
• Az EU általános adatvédelmi rendelete (GDPR)
• Az Egyesült Államokban a gyermekek online adatainak védelméről szóló törvény (COPPA)
• A globális határokon átnyúló adatvédelmi szabályok (CBPR) fóruma

Az általános elvek általában átfedésben vannak. Alapvetően:

• Az online marketingesek nem küldhetnek kéretlen üzeneteket.
• A forgalmazóknak értesíteniük kell a fogyasztókat, ha személyes adatokat gyűjtenek és tárolnak.
• A marketingszakembereknek biztosítaniuk kell a személyes adatok biztonságát és felelősségteljes felhasználását.

2. Bizalmasság

A marketingeseknek tisztában kell lenniük az iparágukban érvényes titoktartási követelmények teljes körűségével.

Például az oktatási intézményeket forgalmazóknak be kell tartaniuk a családi oktatási jogokról és az adatvédelemről szóló törvényt (FERPA) és a tanulói jogok védelméről szóló módosítást (PPRA).

Alapvető fontosságú, hogy az egészségügyi dolgozók megértsék az Egészségbiztosítási hordozhatósági és elszámoltathatósági törvényt (HIPAA). Egyszerűen egy közösségi poszt megosztása aláírt beleegyezés nélkül HIPAA-megfelelési problémát jelenthet.

Valójában minden egészségügyi dolgozóra vonatkoznak a HIPAA megfelelőségi szabályok a közösségi médiára vonatkozóan. Ezért fontos, hogy legyen belső közösségi média szabályzat (lásd a 7. megfelelőségi tippet alább).

Például nemrégiben terjedt el egy olyan tweet-sorozat, amelyben valaki azt állította, hogy abban a barbadosi kórházban dolgozik, ahol Rihanna szült. A tweet, amely a vajúdást és a szülést jelentette be, az Egyesült Államokban jelentős HIPAA-szabálysértési bírsággal sújtotta volna a kórházat.

Szia! HIM szakember itt. Ha ez az Egyesült Államokban történt volna, ez abszolút HIPAA megsértése lenne. Nemcsak az alkalmazottat rúgnák ki, hanem a kórház is hatalmas bírsággal nézne szembe. Furcsa, hogy a hozzászólásokban olyan sokan azt mondják, hogy "ez rendben van".

- Julie B. Speak Now against injustice. 🌛⭐️ (@herstrangefate) May 15, 2022

További részletekért olvassa el a közösségi média egészségügyi célú felhasználásáról szóló bejegyzésünket.

3. Marketing állítások

A közösségi marketingeseknek minden iparágban tisztában kell lenniük a marketing- és reklámszabályokkal, hogy kockázatmentes közösségi médiajelenlétet építhessenek.

Ezek olyan szervektől származhatnak, mint az Élelmiszer- és Gyógyszerügyi Hivatal (FDA) és a Szövetségi Kereskedelmi Bizottság (FTC).

Az FDA különösen az élelmiszerekkel, italokkal és étrend-kiegészítőkkel kapcsolatos állításokat ellenőrzi. Jelenleg különösen a COVID-19-hez kapcsolódó állításokra összpontosítanak.

Az FTC gyakran összpontosít a jóváhagyásokra és az ajánlásokra. A közösségi szférában ez gyakran a befolyásos személyeket jelenti.

Ha termékeket vagy szolgáltatásokat ajánl vagy támogat a közösségi médiában, van néhány dolog, amit tudnod kell, kezdd itt: //t.co/QVhkQbvxCy //t.co/HBM7x3s1bZ

- FTC (@FTC) május 10, 2022

Az Egyesült Királyságban a reklámszabályozási hatóság egyedi módon lépett fel a nem megfelelő influencerekkel szemben. A hatóság egy weboldalon tette közzé a nevüket és a kezelőszámukat. Még közösségi médiás hirdetéseket is közzétettek, amelyekben név szerint szólították fel az influencereket.

Forrás: Daily Mail

4. Hozzáférés és archiválás

A hozzáférési és hozzáférhetőségi követelmények célja a kritikus információkhoz való hozzáférés biztosítása.

Az Egyesült Államok információszabadságról szóló törvénye (FOIA) és más közhiteles nyilvántartási törvények biztosítják a nyilvánosság hozzáférését a kormányzati nyilvántartásokhoz. Ez magában foglalja a kormányzati közösségi médiában közzétett bejegyzéseket is.

Ez azt jelenti, hogy a kormányzati közösségi fiókok nem blokkolhatják a követőket, még a problémás követőket sem. Még a politikusok személyes oldalai sem blokkolhatják a követőket, ha ezeket az oldalakat politikai ügyek intézésére használják.

További információ a közösségi média kormányzati szervek általi használatáról szóló bejegyzésünkben.

Eközben az archiválási követelmények biztosítják, hogy minden szervezetnek legyen nyoma a közösségi médiás tevékenységekről. Erre jogi ügyekben lehet szükség.

Hogyan maradjunk szabálykövetőek a közösségi médiában

1. Ismerje meg az iparágára vonatkozó előírásokat

Ha szabályozott iparágakban használja a közösségi médiát, akkor valószínűleg vannak házon belüli megfelelőségi szakértői. Ők lehetnek az első számú forrása minden olyan kérdésben, ami azzal kapcsolatos, hogy mit lehet (és mit nem) tenni a közösségi hálózatokon.

Az Ön megfelelőségi tisztviselői a legfrissebb információkkal rendelkeznek a megfelelőségi követelményekről. Ön pedig a legfrissebb információkkal a közösségi eszközökről és stratégiákról. Ha a megfelelőségi és a közösségi média marketing részlegek együttműködnek, maximalizálhatja a márka számára jelentkező előnyöket - és csökkentheti a kockázatokat.

2. A közösségi fiókokhoz való hozzáférés ellenőrzése

Pontosan tudnia kell, hogy kinek van hozzáférése a közösségi média fiókjaihoz, és a különböző csapattagoknak különböző szintű hozzáférést kell biztosítania.

Lehet, hogy például azt szeretné, hogy a csapat több tagja is képes legyen közösségi tartalmakat létrehozni. De lehet, hogy a közzététel előtt fő jóváhagyásra van szükségük.

A jelszavak megosztása a csapattagok között szükségtelen kockázatot jelent. Különösen problematikus, ha az emberek elhagyják a szerepüket. A jelszókezelési és jogosultsági rendszer elengedhetetlen.

3. Figyelje számláit

A szabályozott iparágakban különösen fontos a nyomon követés. Előfordulhat, hogy meghatározott időn belül válaszolnia kell az észrevételekre. Előfordulhat az is, hogy jelentenie kell az észrevételeket egy szabályozó hatóságnak. Például a gyógyszer-mellékhatásokkal kapcsolatos észrevételeket.

Fontos figyelnie a szervezetéhez kapcsolódó, de nem vállalati irányítás alatt álló közösségi fiókokra is.

Ez lehet egy jó szándékú tanácsadó vagy partner, aki nem megfelelő számlát hoz létre. Vagy lehet egy csaló számla. Mindegyik okozhat sajátos megfelelési gondokat.

Bónusz: Szerezzen be egy ingyenes, testreszabható közösségi médiaszabályzat-sablont! hogy gyorsan és egyszerűen hozzon létre irányelveket a vállalat és az alkalmazottak számára.

Minden olyan márkának, amely külsős értékesítőkkel dolgozik, különösen oda kell figyelnie a nem megfelelő állításokra.

A Közvetlen Értékesítés Önszabályozó Tanácsa (DSSRC) például rendszeresen ellenőrzést végez. Nemrégiben a Tastefully Simple nevű többszintű marketing étkezési készlet márka eladóit találták, akik a Facebookon és a Pinteresten nem megfelelő jövedelmi állításokat tettek. A tanács értesítette a Tastefully Simple-t, aki felvette a kapcsolatot az eladókkal, hogy távolítsák el az állításokat.

Néhány esetben a Tastefully Simple nem volt sikeres az állítások eltávolításában. A tanács ekkor azt tanácsolta a vállalatnak, hogy:

"Használja a közösségi médiaplatform bejelentési mechanizmusát a szellemi tulajdonjogok megsértése esetén, és szükség esetén írásban is lépjen kapcsolatba a platformmal, és kérje a fennmaradó közösségi médiabejegyzések eltávolítását."

A bajok elkerülése érdekében kezdje a közösségi média auditálással, hogy feltárja a márkájához kapcsolódó közösségi fiókokat. Ezután rendszeres közösségi monitoring programot indítson.

4. Mindent archiváljon

A szabályozott iparágakban a közösségi médiában folytatott összes kommunikációt archiválni kell.

Az automatizált közösségi média megfelelési eszközök (lásd néhány ajánlást a bejegyzés alján) sokkal egyszerűbbé és hatékonyabbá teszik az archiválást. Ezek az eszközök osztályozzák a tartalmat és kereshető adatbázist hoznak létre.

Az üzeneteket kontextusban is megőrzik. Így Ön (és a szabályozók) megérthetik, hogy az egyes közösségi posztok hogyan illeszkednek a nagyobb képbe.

5. Tartalomkönyvtár létrehozása

Az előre jóváhagyott tartalomkönyvtár az egész csapatának könnyű hozzáférést biztosít a megfelelő közösségi tartalmakhoz, sablonokhoz és eszközökhöz. Az alkalmazottak, tanácsadók és vállalkozók megoszthatják ezeket a közösségi csatornáikon.

A Penn Mutual például jóváhagyott tartalomkönyvtárat biztosít a független pénzügyi szakemberek számára. A közzététel egyszerűsége azt jelenti, hogy a Penn Mutual pénzügyi szakembereinek 70%-a megosztja a jóváhagyott közösségi tartalmakat. Naponta átlagosan 80-100 megosztást látnak.

6. Fektessen be rendszeres képzésbe

Tegye a közösségi médiával kapcsolatos megfelelőségi képzést a beilleszkedés részévé. Ezután fektessen be rendszeres képzési frissítésekbe. Győződjön meg róla, hogy mindenki tisztában van a terület legújabb fejleményeivel.

Dolgozzon együtt a megfelelőségi csapatával. Ők megoszthatják Önnel a legújabb szabályozási fejleményeket. Ön pedig megoszthatja velük a közösségi marketing és a közösségi stratégia legújabb változásait. Így ők jelezhetik az új potenciális megfelelőségi kockázatokat.

És ami talán a legfontosabb...

7. Hozzon létre megfelelő közösségi média megfelelőségi irányelveket

A közösségi média megfelelőségi szabályzatának összetevői az Ön iparágától és vállalkozásának méretétől függően változnak. Ez valójában több különböző típusú szabályzatot is tartalmazhat, például:

• Közösségi médiapolitika. Ez irányítja a belső közösségi média tevékenységeket, és segít a csapat megfelelőségének fenntartásában. Tartalmazza a vonatkozó szabályokat és előírásokat, a közösségi szerepek és felelősségi köröket, a jóváhagyási folyamatot, valamint a fiókok biztonságát szolgáló irányelveket. Egy egész posztban végigvezetjük a közösségi média szabályzat létrehozásán.
• Elfogadható felhasználási szabályzat. Ez segít a rajongóknak és a követőknek megfelelő interakciókat kialakítani Önnel. Segít csökkenteni a közösségi tulajdonságai nyilvános interakcióin alapuló megfelelési kockázatot.
• Adatvédelmi irányelvek. Ez tájékoztatja az embereket arról, hogy hogyan használja és tárolja az adataikat. Számos adatvédelmi törvény előírja, hogy a weboldalán szilárd adatvédelmi szabályzatot tegyen közzé. Győződjön meg róla, hogy kifejezetten a közösségi média felhasználóit szólítja meg.
• Befolyásolói megfelelési szabályzat. Az influencerek valószínűleg nem rendelkeznek mélyreható megfelelőségi ismeretekkel. Építse bele a megfelelőségi követelményeket az influencerekkel kötött szerződésekbe.

Példák a közösségi média megfelelőségi szabályzatára

Íme egy példa a fent említett közösségi média megfelelési irányelvek egyes típusaira:

Közösségi média szabályzat: GitLab

Érdemes elolvasni a GitLab teljes közösségi média szabályzatát a csapattagok számára, de itt van néhány jó részlet a dózisok és tilalmak listájából:

Forrás: GitLab

Elfogadható felhasználási szabályzat: Canopy Growth Corporation

A Spectrum Therapeutics ezen leányvállalatának elfogadható felhasználási szabályzata kezdődik:

"Kérjük, hogy minden hozzászólás és hozzászólás maradjon tiszteletteljes mind a Canopy Growth Corporation, mind a többi felhasználó felé."

A politika egyéb iránymutatások mellett ezt a fontos tanácsot is tartalmazza:

"Ne tegyen közzé törvénytelen, valótlan, zaklató, rágalmazó, sértő, gyalázkodó, fenyegető, káros, obszcén, trágár, trágár, szexuális vagy rasszista tartalmú üzeneteket".

És ha figyelmen kívül hagyja a szabályzatot?

"A többszörös jogsértőket három figyelmeztetés után letiltjuk a közösségi médiacsatornánk használatáról."

Adatvédelmi szabályzat: Wood Group

A vállalatcsoport közösségi médiára vonatkozó adatvédelmi irányelvei meghatározzák, hogyan és miért gyűjtik, tárolják és osztják meg a közösségi adatokat. A látogatók és a munkavállalók számára egyaránt tartalmaz részleteket.

Például:

"Az általunk automatikusan gyűjtött információk közé tartozhatnak olyan információk, mint az Ön IP-címe, eszköztípusa, egyedi eszközazonosító száma, böngésző típusa, tág földrajzi elhelyezkedése (pl. ország vagy város szintű elhelyezkedés) és egyéb technikai információk. Arról is gyűjthetünk információkat, hogy az Ön eszköze hogyan lépett kapcsolatba a közösségi médiánkkal, beleértve a megnyitott oldalakat, a rákattintott linkeket vagy a tényt, hogyhogy a közösségi oldalaink követője lettél."

Befolyásolói megfelelési szabályzat: Fiverr

A Fiverr az influencerek jóváhagyására vonatkozó szabályzatában ismerteti az FTC követelményeit. Például:

"Az Influencer minden egyes közösségi médiás jóváhagyásának egyértelműen, nyilvánvalóan és félreérthetetlenül fel kell fednie a Fiverr márkájával való "anyagi kapcsolatát"."

A szabályzat részletes útmutatást ad arra vonatkozóan, hogy miként kell ezt a közzétételt tartalmaznia:

"Videós jóváhagyások esetén a befolyásolónak szóban kell megtennie a közzétételt, és a közzétételi nyelvet magába a videóba is be kell illesztenie. Élő közvetítésben történő jóváhagyások esetén a befolyásolónak szóban kell megtennie a közzétételt, és a közzétételt az élő közvetítés során rendszeresen meg kell ismételnie.".

A Fiverr példákat is ad a jóváhagyott közzétételi szövegre:

Forrás: Fiverr

A közösségi média megfelelősége a pénzügyi intézmények számára

A pénzügyi intézményeknek a közösségi médiára vonatkozó megfelelési követelmények széles listájával kell szembenézniük.

Vegyük például az Egyesült Államok pénzügyi iparági szabályozó hatóságát (FINRA), amely különböző megfelelési követelményeket ír elő a statikus és az interaktív tartalomra.

A statikus tartalom hirdetésnek minősül, és a megfelelőség érdekében előzetes jóváhagyáson kell átesnie. Az interaktív tartalom viszont utólagos ellenőrzésen megy keresztül. Mindkét típusú közösségi posztot legalább három évig archiválnia kell.

Pontosan mi a statikus és mi az interaktív poszt közötti különbség? Ezt a kérdést minden cégnek a kockázattűrő képességétől függően kell megválaszolnia. A megfelelőségi stratégiának a szervezet legmagasabb szintjeitől származó inputot kell magában foglalnia.

Az amerikai tőzsdefelügyelet (SEC) is figyelemmel kíséri a közösségi médiában elkövetett jogsértéseket.

Az Egyesült Királyságban a Financial Conduct Authority (FCA) rendelkezik a pénzügyi intézmények szociális megfelelését szabályozó szabályokkal.

A közelmúltban az FCA arra kényszerített egy befektetési alkalmazást, hogy távolítsa el az összes olyan közösségi média hirdetést, amelyben influencerek szerepelnek. Az intézkedés alapja a pénzügyi állításokkal kapcsolatos aggályok voltak. A Freetrade Ltd. számára kiadott értesítés többek között idézte:

"Egy TikTok-videó, amelyet az influencer profilján egy Instagram-sztoriban tettek közzé, és amely a cég befektetési tevékenységhez való felhasználásának előnyeit népszerűsíti, de nem tartalmazza az előírt kockázatfeltárást."

Eközben az Ausztrál Értékpapír- és Befektetési Bizottság (ASIC) nemrégiben bevezette az RG 271. Ez kimondja, hogy a pénzügyi szolgáltató cégeknek 24 órán belül el kell fogadniuk a panaszokat. Még a közösségi médiában is.

További részleteket a közösségi média pénzügyi szolgáltatásokhoz való felhasználásáról szóló bejegyzésünkben talál.

7 hasznos közösségi média megfelelési eszköz

A megfelelőség kezelése nagy feladat. A közösségi média megfelelőségi eszközök segíthetnek.

1. SMMExpert

Az SMMExpert többféleképpen is segít a márka megfelelőségének megőrzésében. Először is, lehetővé teszi egyéni hozzáférési jogosultságok létrehozását. A csapattagok hozzáférhetnek a közösségi tartalmak létrehozásához, de a végső jóváhagyás a megfelelő vezető munkatársakra vagy a megfelelőségi tisztviselőkre korlátozódik.

Másodszor, az SMMExpert tartalomkönyvtár lehetővé teszi, hogy előre jóváhagyott, megfelelő tartalmakat hozzon létre és tároljon. A szociális csapatok bármikor felhasználhatják és megoszthatják ezt az anyagot.

Az SMMExpert Amplify kiterjeszti a jóváhagyott tartalmakat az Ön teljes alkalmazotti és tanácsadói hálózatára. Ez biztosítja, hogy a jó szándékú alkalmazottak ne hozzanak létre nem szándékos megfelelési kockázatokat.

Az SMMExpert az alábbi közösségi média megfelelőségi eszközökkel is integrálható az extra védelem érdekében.

2. Brolly

Biztonságos nyilvántartási és archiválási alkalmazás, amelyet számos kormányzati, oktatási, pénzügyi és magánszektorbeli szervezet használ a megfelelőségi követelmények teljesítéséhez.

3. AETracker

Az AETracker élettudományi vállalatok számára készült, és valós időben azonosítja, nyomon követi és jelenti a potenciális mellékhatásokat és az engedélyen kívüli használatot.

4. Social SafeGuard

Ez az alkalmazás előszűr minden felhasználói bejegyzést és mellékletet. Ellenőrzi, hogy azok megfelelnek-e a vállalati irányelveknek és a vonatkozó szabályzatoknak. A nem megfelelő bejegyzések felülvizsgálatra megjelölik, és nem küldhetők el. Teljes ellenőrzési nyomvonalat is létrehoz.

5. ZeroFOX

A ZeroFOX automatikusan ellenőrzi a nem megfelelő, rosszindulatú és hamis tartalmakat. Automatikus figyelmeztetéseket küldhet a veszélyes, fenyegető vagy sértő bejegyzésekről. A rosszindulatú linkeket és csalásokat is azonosítja.

6. Proofpoint

Az SMMExperthez való hozzáadáskor a Proofpoint jelzi a gyakori megfelelési szabálysértéseket a bejegyzések beírása közben. A Proofpoint nem engedélyezi a megfelelési problémákat tartalmazó tartalmak közzétételét.

7. Smarsh

A Smarsh valós idejű felülvizsgálata biztosítja a vállalati, jogi és szabályozási irányelveknek való megfelelést. Minden közösségi tartalom archiválásra kerül, függetlenül attól, hogy jóváhagyásra, elutasításra vagy módosításra került-e. A tartalom felügyelhető, összegyűjthető, felülvizsgálható, ügyekhez adható és jogi várakoztatásba helyezhető.

Az SMMExpert engedélyezési, biztonsági és archiválási eszközei biztosítják, hogy az összes közösségi profilja megfeleljen a követelményeknek - egyetlen műszerfalról. Nézze meg még ma a gyakorlatban.

Ingyenes demó

Kezelje az összes közösségi médiát egy helyen, mérje a ROI-t, és időt takaríthat meg az SMMExpert segítségével .