Överensstämmelse med sociala medier är ett komplext ämne som kan skrämma sociala marknadsförare. I det här inlägget försöker vi göra det lite tydligare och lite mindre skrämmande.

Bonus: Få en gratis, anpassningsbar mall för policy för sociala medier för att snabbt och enkelt skapa riktlinjer för ditt företag och dina anställda.

Vad är efterlevnad av sociala medier?

Att följa reglerna innebär helt enkelt att följa reglerna. Men i praktiken är det knappast alltid enkelt att följa reglerna för sociala medier. "Reglerna" är en komplicerad blandning av branschregler och federala, delstatliga och lokala lagar.

Vanliga risker för efterlevnad av sociala medier

Standarderna och riskerna för efterlevnad av sociala medier varierar beroende på bransch och plats, men de vanligaste kan delas in i fyra breda kategorier.

1. Integritet och uppgiftsskydd

Integritets- och dataskyddskrav i allmänhet:

• Begränsa vem marknadsförare kan kontakta
• Ange hur marknadsförare samlar in och lagrar uppgifter
• Se till att konsumenterna vet hur deras uppgifter lagras och används.

Det finns en hel del konsumentskyddslagstiftning och bestämmelser på detta område, bland annat några relevanta bestämmelser:

• CAN-SPAM (i Förenta staterna)
• Kanadas lagstiftning mot skräppost
• Kaliforniens lag om skydd av konsumenternas privatliv (CCPA)
• EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR)
• Den amerikanska lagen om skydd av barns integritet online (COPPA)
• Det globala forumet för gränsöverskridande integritetsregler (CBPR)

De breda principerna tenderar att överlappa varandra. I huvudsak:

• Marknadsförare på nätet bör inte skicka oönskade meddelanden.
• Marknadsförare måste informera konsumenterna när de samlar in och lagrar personuppgifter.
• Marknadsförare måste se till att personuppgifter är säkra och används på ett ansvarsfullt sätt.

2. Konfidentialitet

Marknadsförare måste förstå hela omfattningen av sekretesskraven i sin bransch.

Till exempel måste de som marknadsför utbildningsinstitutioner följa FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) och PPRA (Protection of Pupil Rights Amendment).

Det är viktigt att anställda inom sjukvården förstår Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Att bara dela ett socialt inlägg utan undertecknat samtycke kan vara ett problem med efterlevnaden av HIPAA.

Faktum är att alla anställda inom vården omfattas av HIPAA-reglerna för sociala medier och därför är det viktigt att ha en intern policy för sociala medier (se tips om efterlevnad nr 7 nedan).

Nyligen spreds till exempel en serie Tweets där någon påstod sig arbeta på det sjukhus i Barbados där Rihanna födde barn. Tweetsen, som tillkännagav hennes arbete och förlossning, skulle ha gett sjukhuset betydande böter för bristande efterlevnad av HIPAA i USA.

Hej! HIM-proffs här. Om detta hade inträffat i USA skulle det absolut vara ett HIPAA-överträdelse. Inte bara skulle den anställde få sparken, utan sjukhuset skulle få betala stora böter. Det är konstigt att så många i kommentarerna säger att "det här är okej".

- Julie B. Tala nu mot orättvisor. 🌛⭐️ (@herstrangefate) May 15, 2022

Mer information finns i vårt inlägg om hur man använder sociala medier inom vården.

3. Marknadsföringskrav

Sociala marknadsförare i alla branscher måste känna till marknadsförings- och reklamreglerna för att kunna bygga upp en riskfri närvaro i sociala medier.

Dessa kan komma från organ som Food and Drug Administration (FDA) och Federal Trade Commission (FTC).

FDA övervakar särskilt påståenden som rör livsmedel, drycker och kosttillskott, och för närvarande är de särskilt inriktade på att kontrollera påståenden som rör COVID-19.

FTC fokuserar ofta på stöd och vittnesmål, och i den sociala sfären innebär det ofta influencers.

Om du rekommenderar eller stöder produkter eller tjänster i sociala medier finns det saker du bör veta, börja här: //t.co/QVhkQbvxCy //t.co/HBM7x3s1bZ

- FTC (@FTC) 10 maj 2022

I Storbritannien har Advertising Standards Authority tagit ett unikt grepp om influencers som inte följer reglerna. Myndigheten har lagt ut deras namn och handledningar på en webbsida och har även tagit ut annonser i sociala medier där de nämner influencers vid namn.

Källa: Daily Mail

4. Tillgång och arkivering

Kraven på tillgång och tillgänglighet syftar till att säkerställa tillgång till kritisk information.

Den amerikanska Freedom of Information Act (FOIA) och andra lagar om offentliga handlingar garanterar allmänhetens tillgång till offentliga handlingar, vilket även omfattar offentliga inlägg i sociala medier.

Detta innebär att statliga sociala konton inte får blockera följare, inte ens problematiska följare. Även politikers personliga sidor får inte blockera följare, om de använder dessa sidor för att bedriva politisk verksamhet.

Läs mer i vårt inlägg om hur man använder sociala medier för myndigheter.

Samtidigt säkerställer arkiveringskrav att varje organisation har ett register över aktiviteterna i sociala medier, vilket kan krävas vid rättsliga prövningar.

Hur du följer reglerna på sociala medier

1. Förstå bestämmelserna för din bransch

Om du använder sociala medier för reglerade branscher har du troligen interna experter på efterlevnad. De bör vara din första resurs när du har frågor om vad du kan (och inte kan) göra på sociala nätverk.

Dina complianceansvariga har den senaste informationen om compliancekrav. Du har den senaste informationen om sociala verktyg och strategier. När compliance- och marknadsföringsavdelningarna för sociala medier samarbetar kan du maximera fördelarna för ditt varumärke - och minska riskerna.

2. Kontrollera tillgången till sociala konton

Du måste veta exakt vem som har tillgång till dina konton i sociala medier och du måste också ge olika gruppmedlemmar olika nivåer av åtkomst.

Du kan till exempel vilja att flera teammedlemmar ska ha möjlighet att skapa socialt innehåll, men du kanske behöver huvudmannens godkännande innan du publicerar.

Att dela lösenord mellan teammedlemmar skapar onödiga risker. Det är särskilt problematiskt när personer lämnar sin roll. Ett system för lösenordshantering och behörigheter är ett måste.

3. Övervaka dina konton

I reglerade branscher är övervakning särskilt viktig. Du kan behöva svara på kommentarer inom en viss tid. Du kan också behöva rapportera kommentarer till ett tillsynsorgan. Till exempel kommentarer som rör biverkningar av läkemedel.

Det är också viktigt att hålla utkik efter sociala konton som är relaterade till din organisation men som inte kontrolleras av företaget.

Det kan vara en välvillig rådgivare eller affiliate som skapar ett konto som inte uppfyller kraven. Det kan också vara ett bedragarkonto. Varje fall kan orsaka sin egen typ av problem med efterlevnaden.

Bonus: Få en gratis, anpassningsbar mall för policy för sociala medier för att snabbt och enkelt skapa riktlinjer för ditt företag och dina anställda.

Alla varumärken som arbetar med externa säljare måste hålla ett särskilt öga på olämpliga påståenden.

Direct Selling Self-Regulatory Council (DSSRC) genomför till exempel regelbundna kontroller. De upptäckte nyligen att säljare för det multilevel marketing-måltidskit som märket Tastefully Simple gör olämpliga inkomstkrav på Facebook och Pinterest. Rådet underrättade Tastefully Simple, som kontaktade säljarna för att ta bort kraven.

I vissa fall lyckades Tastefully Simple inte få bort påståendena. Rådet rådde då företaget att:

"Använd den sociala medieplattformens rapporteringsmekanism för överträdelser av immateriella rättigheter och kontakta vid behov även plattformen skriftligen och begär att de återstående inläggen i sociala medier tas bort."

För att undvika problem bör du börja med en granskning av sociala medier för att hitta sociala konton som är relaterade till ditt varumärke och sedan införa ett program för regelbunden övervakning av sociala medier.

4. Arkivera allt

I reglerade branscher måste all kommunikation på sociala medier arkiveras.

Automatiserade verktyg för efterlevnad av sociala medier (se några rekommendationer längst ner i det här inlägget) gör arkiveringen mycket enklare och effektivare. Dessa verktyg klassificerar innehållet och skapar en sökbar databas.

De bevarar också meddelanden i sitt sammanhang, så att du (och tillsynsmyndigheterna) kan förstå hur varje socialt inlägg passar in i ett större sammanhang.

5. Skapa ett innehållsbibliotek

Ett förgodkänt innehållsbibliotek ger hela teamet enkel tillgång till socialt innehåll, mallar och tillgångar som uppfyller kraven. Anställda, rådgivare och entreprenörer kan dela dessa i sina sociala kanaler.

Penn Mutual tillhandahåller till exempel ett bibliotek med godkänt innehåll för oberoende finansproffs. Det är lätt att lägga ut information, vilket innebär att 70 % av Penn Mutuals finansproffs delar godkänt socialt innehåll. De ser i genomsnitt 80-100 delningar per dag.

6. Investera i regelbunden utbildning.

Se till att utbildningen om efterlevnad av sociala medier ingår i introduktionen. Investera sedan i regelbundna utbildningsuppdateringar. Se till att alla förstår den senaste utvecklingen inom ditt område.

Samarbeta med din compliance-grupp. De kan dela med sig av den senaste utvecklingen av lagstiftningen till dig. Du kan dela med dig av de senaste förändringarna inom social marknadsföring och social strategi till dem. På så sätt kan de upptäcka eventuella nya potentiella risker för efterlevnad.

Och, kanske viktigast av allt...

7. Skapa lämpliga policyer för efterlevnad av sociala medier.

Komponenterna i din policy för efterlevnad av sociala medier kommer att variera beroende på din bransch och företagets storlek. Den kan faktiskt innehålla flera olika typer av policyer, t.ex:

• Policy för sociala medier. Den vägleder interna sociala medieaktiviteter och hjälper ditt team att följa reglerna. Inkludera relevanta regler och förordningar, en översikt över sociala roller och ansvarsområden, godkännandeprocessen och riktlinjer för att hålla kontona säkra. Vi har ett helt inlägg som hjälper dig att skapa en policy för sociala medier.
• Policy för godtagbar användning. Detta hjälper fans och följare att interagera med dig på rätt sätt och minskar risken för efterlevnad av reglerna på grund av offentliga interaktioner på dina sociala medier.
• Integritetspolicy. Detta informerar människor om hur du använder och lagrar deras uppgifter. Många lagar om skydd av privatlivet kräver att du lägger ut en gedigen integritetspolicy på din webbplats. Se till att du särskilt riktar dig till användare av sociala medier.
• Policy för efterlevnad av influenser. Det är osannolikt att influencers har djupa kunskaper om efterlevnad. Bygg in krav på efterlevnad i dina avtal med influencers.

Exempel på policy för efterlevnad av sociala medier

Här är ett exempel på varje typ av policy för efterlevnad av sociala medier som nämns ovan:

Policy för sociala medier: GitLab

GitLabs hela policy för sociala medier för teammedlemmar är värd att läsa, men här är några bra utdrag ur deras lista över vad som är bra och inte bra:

Källa: GitLab

Policy för godtagbar användning: Canopy Growth Corporation

Policyn för godtagbar användning för detta dotterbolag till Spectrum Therapeutics börjar:

"Vi ber att alla kommentarer och inlägg är respektfulla mot både Canopy Growth Corporation och andra användare."

Bland andra riktlinjer innehåller policyn följande viktiga råd:

"Lägg inte upp meddelanden som är olagliga, osanna, trakasserande, ärekränkande, kränkande, hotfulla, skadliga, obscena, profana, sexuellt orienterade eller rasistiskt stötande."

Och om du ignorerar policyn?

"Flerfaldiga brottslingar kommer efter tre varningar att blockeras från att använda våra sociala medier."

Integritetspolicy: Wood Group

I denna företagsgrupps sekretesspolicy för sociala medier anges hur och varför sociala data samlas in, lagras och delas. Den innehåller information för både besökare och anställda.

Till exempel:

"Den information som vi samlar in automatiskt kan innehålla information som din IP-adress, enhetstyp, unika identifikationsnummer för enheten, webbläsartyp, bred geografisk plats (t.ex. land eller ort) och annan teknisk information. Vi kan också samla in information om hur din enhet har interagerat med våra sociala medier, inklusive vilka sidor du har besökt, vilka länkar du har klickat på eller det faktum attatt du har blivit en följare av våra sidor i sociala medier."

Policy för efterlevnad av reglerna för influencers: Fiverr

I sin policy för stöd till influencers beskriver Fiverr FTC:s krav, till exempel:

"Varje stöd från Influencerns sociala medier måste klart, uppenbart och otvetydigt avslöja deras 'materiella koppling' till Fiverrs varumärke."

Policyn ger detaljerad vägledning om hur denna information ska inkluderas:

"För videobudskap bör Influencern göra upplysningen muntligt och även lägga in upplysningsspråket i själva videon. För stöd i live stream bör Influencern göra upplysningen muntligt och upprepa upplysningen med jämna mellanrum under hela live streamingen."

Fiverr ger också exempel på godkända formuleringar för information:

Källa: Fiverr

Överensstämmelse med sociala medier för finansinstitut

Finansiella institut har en omfattande lista över krav på efterlevnad av sociala medier.

Den amerikanska tillsynsmyndigheten FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) har till exempel olika krav på efterlevnad för statiskt och interaktivt innehåll.

Statiskt innehåll betraktas som en annons och måste förhandsgodkännas för att uppfylla kraven. Interaktivt innehåll granskas däremot i efterhand. Du måste arkivera båda typerna av sociala inlägg i minst tre år.

Vad exakt är en statisk post kontra en interaktiv post? Det är en fråga som varje företag måste besvara beroende på sin risktolerans. Strategin för efterlevnad bör involvera input från de högsta nivåerna i organisationen.

Den amerikanska börskommissionen (SEC) övervakar också överträdelser av efterlevnaden av sociala medier.

I Storbritannien har Financial Conduct Authority (FCA) bestämmelser om social efterlevnad för finansinstitut.

Nyligen tvingade FCA en investeringsapp att ta bort alla annonser i sociala medier som involverar influencers. Åtgärden grundade sig på oro för finansiella påståenden. I meddelandet till Freetrade Ltd. angavs bland annat följande:

"En TikTok-video som publicerades i en Instagram-story på influencerns profil och som främjar fördelarna med att använda företaget för att bedriva investeringsverksamhet, men som inte innehåller den obligatoriska riskinformationen."

Samtidigt har Australian Securities and Investments Commission (ASIC) nyligen infört RG 271. Enligt den måste företag som tillhandahåller finansiella tjänster bekräfta klagomål inom 24 timmar. Även på sociala medier.

Du hittar mer information i vårt inlägg om hur man använder sociala medier för finansiella tjänster.

7 användbara verktyg för efterlevnad av sociala medier

Att hantera efterlevnad är ett stort arbete. Verktyg för efterlevnad av sociala medier kan hjälpa dig.

1. SMMExpert

SMMExpert hjälper ditt varumärke att följa reglerna på flera sätt. För det första kan du skapa anpassade åtkomstbehörigheter. Teamets medlemmar får tillgång till att skapa socialt innehåll, men det slutliga godkännandet är begränsat till lämplig högre personal eller ansvariga för efterlevnad.

För det andra kan du med SMMExpert-innehållsbiblioteket skapa och lagra förhandsgodkänt innehåll som uppfyller kraven. Sociala team kan använda och dela detta material när som helst.

SMMExpert Amplify utökar godkänt innehåll till hela ditt nätverk av personal och rådgivare. Detta säkerställer att välmenande anställda inte skapar oavsiktliga risker för efterlevnad.

SMMExpert kan också integreras med verktygen för efterlevnad av sociala medier nedan för extra skydd.

2. Brolly

En säker app för journalföring och arkivering som används av flera organisationer inom myndigheter, utbildning, finansiella tjänster och den privata sektorn för att uppfylla kraven på efterlevnad.

3. AETracker

AETracker är utformad för företag inom livsvetenskaperna och identifierar, spårar och rapporterar potentiella biverkningar och användning av läkemedel utanför etiketten i realtid.

4. Social SafeGuard

Den här appen förhandsgranskar alla användares inlägg och bilagor. Den kontrollerar att de följer företagets policy och tillämpliga bestämmelser. Inlägg som inte uppfyller kraven markeras för granskning och kan inte publiceras. Den skapar också en fullständig verifieringskedja.

5. ZeroFOX

ZeroFOX kontrollerar automatiskt om innehållet inte uppfyller kraven, är skadligt eller falskt. Det kan skicka automatiska varningar om farliga, hotfulla eller stötande inlägg. Det identifierar också skadliga länkar och bedrägerier.

6. Proofpoint

När Proofpoint läggs till i SMMExpert markerar Proofpoint vanliga överträdelser av efterlevnaden när du skriver dina inlägg. Proofpoint tillåter inte att innehåll med efterlevnadsproblem publiceras.

7. Smarsh

Smarshs granskning i realtid säkerställer efterlevnad av företagets, juridiska och reglerande policyer. Allt socialt innehåll arkiveras, oavsett om det är godkänt, avslaget eller ändrat. Innehållet kan övervakas, samlas in, granskas, läggas till i ärenden och placeras på juridisk spärr.

SMMExperts verktyg för behörigheter, säkerhet och arkivering ser till att alla dina sociala profiler uppfyller kraven - från en enda instrumentpanel. Se det i praktiken idag.

Gratis demo

Hantera alla dina sociala medier på ett och samma ställe, mäta ROI och spara tid med SMMExpert .