Sosyal medya uyumluluğu, sosyal pazarlamacıların kalbine korku salabilen karmaşık bir konudur. Bu yazıda, konuyu biraz daha açık ve biraz daha az korkutucu hale getirmeye çalışıyoruz.

Bonus: Ücretsiz, özelleştirilebilir bir sosyal medya politikası şablonu edinin şirketiniz ve çalışanlarınız için hızlı ve kolay bir şekilde kılavuzlar oluşturmak için.

Sosyal medya uyumluluğu nedir?

Uyumluluk basitçe kurallara uymak anlamına gelir. Ancak uygulamada, sosyal medya uyumluluğu neredeyse hiç basit değildir. "Kurallar", sektör düzenlemeleri ile federal, eyalet ve yerel yasaların karmaşık bir karışımıdır.

Yaygın sosyal medya uyum riskleri

Sosyal medya uyum standartları ve riskleri sektöre ve konuma göre değişir. En yaygın olanları genellikle dört geniş kategoriye ayrılır.

1. Gizlilik ve veri koruma

Genel olarak gizlilik ve veri koruma gereklilikleri:

• Pazarlamacıların kimlerle iletişime geçebileceğini sınırlayın
• Pazarlamacıların verileri nasıl topladığını ve sakladığını belirleyin
• Tüketicilerin verilerinin nasıl saklandığını ve kullanıldığını bilmelerini sağlayın

Bu alanda çok sayıda tüketici koruma mevzuatı ve düzenlemesi bulunmaktadır. İlgili birkaç düzenleme şunlardır:

• CAN-SPAM (Amerika Birleşik Devletleri'nde)
• Kanada'nın Spam Karşıtı Mevzuatı
• Kaliforniya Tüketici Gizliliği Yasası (CCPA)
• AB Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR)
• ABD Çocukların Çevrimiçi Gizliliğini Koruma Yasası (COPPA)
• Küresel Sınır Ötesi Gizlilik Kuralları (CBPR) Forumu

Esasen, genel ilkeler birbiriyle örtüşme eğilimindedir:

• Çevrimiçi pazarlamacılar istenmeyen mesajlar göndermemelidir.
• Pazarlamacıların kişisel verileri topladıkları ve sakladıkları zaman tüketicileri bilgilendirmeleri gerekmektedir.
• Pazarlamacıların kişisel verilerin güvenliğini ve sorumlu bir şekilde kullanılmasını sağlamaları gerekir.

2. Gizlilik

Pazarlamacılar, sektörlerindeki gizlilik gerekliliklerinin tüm kapsamını anlamalıdır.

Örneğin, pazarlama yapan eğitim kurumları Aile Eğitim Hakları ve Gizlilik Yasası (FERPA) ve Öğrenci Haklarının Korunması Değişikliği'ne (PPRA) uymalıdır.

Sağlık çalışanlarının Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası'nı (HIPAA) anlaması çok önemlidir. İmzalı onay olmadan bir sosyal gönderinin yeniden paylaşılması HIPAA uyum sorunu yaratabilir.

Aslında, tüm sağlık çalışanları sosyal medyada HIPAA uyumluluk kurallarına tabidir. Bu nedenle şirket içi bir sosyal medya politikasına sahip olmak çok önemlidir (aşağıdaki 7 numaralı uyumluluk ipucuna bakın).

Örneğin, kısa bir süre önce Rihanna'nın doğum yaptığı Barbados hastanesinde çalıştığını iddia eden bir kişinin attığı bir dizi Tweet viral oldu. Rihanna'nın doğum yaptığını duyuran bu Tweetler, ABD'de hastaneye önemli bir HIPAA uygunsuzluk cezası verilmesine neden olabilirdi.

Merhaba! Ben HIM uzmanıyım. Bu olay ABD'de yaşansaydı kesinlikle HIPAA ihlali olurdu. Sadece çalışan kovulmakla kalmaz, hastane de büyük bir para cezasına çarptırılırdı. Yorumlarda bu kadar çok kişinin "sorun değil" demesi garip.

- Julie B. Adaletsizliğe karşı Şimdi Konuş 🌛⭐️ (@herstrangefate) 15 Mayıs 2022

Daha fazla ayrıntı için sağlık hizmetlerinde sosyal medya kullanımına ilişkin yazımıza göz atın.

3. Pazarlama talepleri

Tüm sektörlerdeki sosyal pazarlamacıların risksiz bir sosyal medya varlığı oluşturmak için pazarlama ve reklamcılık kurallarının farkında olmaları gerekir.

Bunlar Gıda ve İlaç İdaresi (FDA) ve Federal Ticaret Komisyonu (FTC) gibi kurumlardan gelebilir.

FDA, özellikle gıda, içecek ve takviye ürünleriyle ilgili iddiaları izliyor. Şu anda, özellikle COVID-19 ile ilgili iddiaları çökertmeye odaklanmış durumdalar.

FTC genellikle onaylara ve referanslara odaklanır. Sosyal alanda bu genellikle etkileyiciler anlamına gelir.

Sosyal medyada ürün veya hizmet öneriyor ya da destekliyorsanız bilmeniz gereken şeyler var, buradan başlayın: //t.co/QVhkQbvxCy //t.co/HBM7x3s1bZ

- FTC (@FTC) 10 Mayıs 2022

Birleşik Krallık'ta Reklam Standartları Kurumu, kurallara uymayan influencer'lara karşı benzersiz bir yaklaşım benimsedi. Kurum, influencer'ların isim ve adreslerini bir web sayfasında yayınladı. Hatta influencer'ları isimleriyle çağıran sosyal medya reklamları bile yayınladılar.

Kaynak: Daily Mail

4. Erişim ve arşivleme

Erişim ve erişilebilirlik gereklilikleri kritik bilgilere erişimi sağlamayı amaçlamaktadır.

ABD Bilgi Edinme Özgürlüğü Yasası (FOIA) ve diğer kamu kayıtları yasaları, kamunun devlet kayıtlarına erişimini sağlar. Buna devletin sosyal medya paylaşımları da dahildir.

Bu, hükümetin sosyal hesaplarının sorunlu olanlar da dahil olmak üzere takipçileri engellememesi gerektiği anlamına gelir. Politikacıların kişisel sayfaları bile, bu sayfaları siyasi işler yürütmek için kullanıyorlarsa, takipçileri engellememelidir

Kamu kurumları için sosyal medyanın nasıl kullanılacağına ilişkin yazımızda daha fazlasını bulabilirsiniz.

Bu arada, arşivleme gereklilikleri her kuruluşun sosyal medya faaliyetlerinin bir kaydına sahip olmasını sağlar. Bu, yasal davalar için gerekli olabilir.

Sosyal medyada nasıl uyumlu kalınır?

1. Sektörünüz için düzenlemeleri anlayın

Düzenlemeye tabi sektörler için sosyal medya kullanıyorsanız, muhtemelen kurum içi uyum uzmanlarınız vardır. Sosyal ağlarda neler yapabileceğiniz (ve yapamayacağınız) ile ilgili her türlü sorunuz için başvuracağınız kaynak onlar olmalıdır.

Uyum görevlileriniz uyum gereklilikleri hakkında en son bilgilere sahiptir. Siz de sosyal araçlar ve stratejiler hakkında en son bilgilere sahipsiniz. Uyum ve sosyal medya pazarlama departmanları birlikte çalıştığında, markanız için faydaları en üst düzeye çıkarabilir ve riskleri azaltabilirsiniz.

2. Sosyal hesaplara erişimi kontrol edin

Sosyal medya hesaplarınıza kimin erişimi olduğunu tam olarak bilmeniz gerekir. Ayrıca farklı ekip üyelerine farklı erişim seviyeleri vermeniz gerekir.

Örneğin, birkaç ekip üyesinin sosyal içerik oluşturma becerisine sahip olmasını isteyebilirsiniz. Ancak gönderi yapmadan önce müdür onayına ihtiyacınız olabilir.

Parolaların ekip üyeleri arasında paylaşılması gereksiz risk yaratır. Bu durum özellikle kişiler görevlerinden ayrıldıklarında sorun yaratır. Parola yönetimi ve izinler sistemi bir zorunluluktur.

3. Hesaplarınızı izleyin

Düzenlemeye tabi sektörlerde izleme özellikle önemlidir. Yorumlara belirli bir süre içinde yanıt vermeniz gerekebilir. Ayrıca yorumları düzenleyici bir kuruma bildirmeniz de gerekebilir. Örneğin, advers ilaç reaksiyonları ile ilgili olanlar.

Kurumunuzla ilgili olan ancak kurumsal kontrol altında olmayan sosyal hesaplara da dikkat etmek önemlidir.

Bu, uyumlu olmayan bir hesap oluşturan iyi niyetli bir danışman veya bağlı kuruluş olabilir. Ya da sahte bir hesap olabilir. Her biri kendi türünde uyumluluk baş ağrılarına neden olabilir.

Bonus: Ücretsiz, özelleştirilebilir bir sosyal medya politikası şablonu edinin şirketiniz ve çalışanlarınız için hızlı ve kolay bir şekilde kılavuzlar oluşturmak için.

Dışarıdan satış elemanlarıyla çalışan her markanın uygunsuz iddialara karşı özellikle dikkatli olması gerekir.

Örneğin, Doğrudan Satış Özdenetim Konseyi (DSSRC) düzenli olarak izleme yapmaktadır. Yakın zamanda, çok düzeyli pazarlama yemek kiti markası Tastefully Simple'ın satıcılarının Facebook ve Pinterest'te uygunsuz gelir iddialarında bulunduklarını tespit ettiler. Konsey, Tastefully Simple'ı bilgilendirdi ve satıcılarla iletişime geçerek iddiaları kaldırmalarını istedi.

Bazı durumlarda, Tastefully Simple iddiaların kaldırılmasını sağlamada başarılı olamadı. Bunun üzerine konsey şirkete şu tavsiyede bulundu:

"Fikri mülkiyet ihlalleri için sosyal medya platformunun raporlama mekanizmasını kullanın ve gerekirse platformla yazılı olarak iletişime geçerek kalan sosyal medya paylaşımlarının kaldırılmasını talep edin."

Sorunlardan kaçınmak için, markanızla ilgili sosyal hesapları ortaya çıkarmak üzere bir sosyal medya denetimi ile başlayın. Ardından düzenli bir sosyal izleme programı uygulamaya koyun.

4. Her şeyi arşivleyin

Düzenlemeye tabi sektörlerde, sosyal medyadaki tüm iletişimlerin arşivlenmesi gerekir.

Otomatik sosyal medya uyumluluk araçları (bu yazının altındaki bazı önerilere bakın) arşivlemeyi çok daha kolay ve etkili hale getirir. Bu araçlar içeriği sınıflandırır ve aranabilir bir veritabanı oluşturur.

Ayrıca mesajları bağlam içinde korurlar. Böylece siz (ve düzenleyiciler) her bir sosyal gönderinin büyük resme nasıl uyduğunu anlayabilirsiniz.

5. Bir içerik kütüphanesi oluşturun

Önceden onaylanmış bir içerik kitaplığı, tüm ekibinizin uyumlu sosyal içeriklere, şablonlara ve varlıklara kolayca erişmesini sağlar. Çalışanlar, danışmanlar ve yükleniciler bunları sosyal kanallarında paylaşabilir.

Örneğin Penn Mutual, bağımsız finans profesyonelleri için onaylı bir içerik kütüphanesi sağlıyor. Paylaşım kolaylığı sayesinde Penn Mutual'ın finans profesyonellerinin %70'i onaylı sosyal içerikleri paylaşıyor. Günde ortalama 80-100 paylaşım görüyorlar.

6. Düzenli eğitime yatırım yapın

Sosyal medya uyum eğitimini işe alım sürecinin bir parçası haline getirin. Ardından, düzenli eğitim güncellemelerine yatırım yapın. Herkesin alanınızdaki en son gelişmeleri anladığından emin olun.

Uyum ekibinizle birlikte çalışın. Mevzuattaki son gelişmeleri sizinle paylaşabilirler. Siz de sosyal pazarlama ve sosyal stratejideki son değişiklikleri onlarla paylaşabilirsiniz. Bu şekilde, yeni potansiyel uyum risklerini işaretleyebilirler.

Ve belki de en önemlisi.

7. Uygun sosyal medya uyum politikaları oluşturun

Sosyal medya uyumluluk politikanızın bileşenleri sektörünüze ve işletmenizin büyüklüğüne göre değişecektir. Aslında birkaç farklı politika türü içerebilir, örneğin

• Sosyal medya politikası. Bu, şirket içi sosyal medya faaliyetlerine rehberlik eder ve ekibinizin uyumlu kalmasına yardımcı olur. İlgili kural ve düzenlemeleri, sosyal rol ve sorumlulukların ana hatlarını, onay sürecini ve hesapları güvende tutmaya yönelik yönergeleri ekleyin. Sosyal medya politikası oluşturma konusunda size yol gösterecek bir yazımız var.
• Kabul edilebilir kullanım politikası. Bu, hayranların ve takipçilerin sizinle uygun şekilde etkileşime girmesine yardımcı olur. Sosyal mülklerinizdeki genel etkileşimlere dayalı uyum riskini azaltmaya yardımcı olur.
• Gizlilik politikası. Bu, insanları verilerini nasıl kullandığınız ve sakladığınız konusunda bilgilendirir. Web sitenizde sağlam bir gizlilik politikası yayınlamak, birçok gizlilik yasasının bir gereğidir. Özellikle sosyal medya kullanıcılarına hitap ettiğinizden emin olun.
• Influencer uyum politikası. Influencer'ların derin uyumluluk bilgisine sahip olması pek olası değildir. Influencer sözleşmelerinize uyumluluk gereklilikleri ekleyin.

Sosyal medya uyum politikası örnekleri

İşte yukarıda bahsedilen her bir sosyal medya uyumluluk politikası türüne bir örnek:

Sosyal medya politikası: GitLab

GitLab'ın ekip üyelerine yönelik sosyal medya politikasının tamamı okunmaya değerdir, ancak burada yapılması ve yapılmaması gerekenler listesinden bazı iyi alıntılar bulunmaktadır:

Kaynak: GitLab

Kabul edilebilir kullanım politikası: Canopy Growth Corporation

Spectrum Therapeutics'in bu yan kuruluşu için kabul edilebilir kullanım politikası başlar:

"Tüm yorum ve paylaşımların hem Canopy Growth Corporation'a hem de diğer kullanıcılara karşı saygılı olmasını rica ediyoruz."

Politika, diğer yönergelerin yanı sıra şu önemli tavsiyeyi de içermektedir:

"Yasadışı, gerçek dışı, taciz edici, karalayıcı, küfürlü, tehdit edici, zararlı, müstehcen, küfürlü, cinsel yönelimli veya ırkçı saldırgan mesajlar göndermeyin."

Peki ya politikayı görmezden gelirseniz?

"Birden fazla suç işleyenlerin üç uyarıdan sonra sosyal medya kanalımızı kullanmaları engellenecektir."

Gizlilik politikası: Wood Group

Bu şirketler grubunun sosyal medya gizlilik politikası, sosyal verilerin nasıl ve neden toplandığını, saklandığını ve paylaşıldığını ortaya koyuyor ve hem ziyaretçiler hem de çalışanlar için ayrıntılar içeriyor.

Örneğin:

"Otomatik olarak topladığımız bilgiler IP adresiniz, cihaz türünüz, benzersiz cihaz kimlik numaralarınız, tarayıcı türünüz, geniş coğrafi konumunuz (örneğin ülke veya şehir düzeyinde konum) ve diğer teknik bilgiler gibi bilgileri içerebilir. Ayrıca, cihazınızın Sosyal Medyamızla nasıl etkileşime girdiği hakkında da bilgi toplayabiliriz; erişilen sayfalar, tıklanan bağlantılar veyaSosyal Medya sayfalarımızın takipçisi oldunuz."

Influencer uyum politikası: Fiverr

Fiverr, influencer onaylama politikasında FTC gerekliliklerini ana hatlarıyla belirtir. Örneğin:

"Influencer'ın sosyal medya onaylarının her biri, Fiverr'ın markasıyla olan 'maddi bağlantılarını' açık, net ve açık bir şekilde açıklamalıdır."

Politika, bu açıklamanın nasıl dahil edileceğine ilişkin ayrıntılı rehberlik sağlar:

"Video onayları için, Etkileyen açıklamayı sözlü olarak yapmalı ve ayrıca açıklama dilini videonun içine yerleştirmelidir. Canlı yayın onayları için, Etkileyen açıklamayı sözlü olarak yapmalı ve açıklamayı canlı yayın boyunca periyodik olarak tekrarlamalıdır."

Fiverr ayrıca onaylanmış açıklama ifadelerinin örneklerini de sunar:

Kaynak: Fiverr

Finans kurumları için sosyal medya uyumluluğu

Finans kuruluşları, sosyal medya için kapsamlı bir uyumluluk gereklilikleri listesiyle karşı karşıyadır.

Örneğin, ABD Finans Endüstrisi Düzenleme Kurumu (FINRA) statik ve interaktif içerik için farklı uyumluluk gereklilikleri sağlamaktadır.

Statik içerik reklam olarak kabul edilir ve uyumluluk için ön onaydan geçmesi gerekir. Etkileşimli içerik ise sonradan incelemeden geçer. Her iki tür sosyal gönderiyi de en az üç yıl boyunca arşivlemeniz gerekir.

Statik bir gönderiye karşı interaktif bir gönderi tam olarak nedir? Bu, her firmanın risk toleransına bağlı olarak cevaplaması gereken bir sorudur. Uyum stratejisi, kuruluşun en üst düzeylerinden gelen girdileri içermelidir.

ABD Güvenlik Borsası Komisyonu (SEC) da sosyal medya uyum ihlallerini izlemektedir.

Birleşik Krallık'ta Finansal Davranış Otoritesi (FCA), finansal kuruluşlar için sosyal uygunluğu düzenleyen yönetmeliklere sahiptir.

Kısa bir süre önce FCA, bir yatırım uygulamasını influencer'ların yer aldığı tüm sosyal medya reklamlarını kaldırmaya zorladı. Eylem, finansal iddialarla ilgili endişelere dayanıyordu. Freetrade Ltd. şirketine yapılan bildirimde diğer hususların yanı sıra şu ifadelere yer verildi

"Influencer'ın profilindeki bir Instagram hikayesinde yayınlanan, yatırım işine girmek için Firmayı kullanmanın faydalarını tanıtan ancak gerekli risk açıklamasını içermeyen bir TikTok videosu."

Bu arada, Avustralya Menkul Kıymetler ve Yatırımlar Komisyonu (ASIC) kısa bir süre önce RG 271'i uygulamaya koydu. Buna göre, finansal hizmet şirketleri, sosyal medyada bile olsa, şikayetleri 24 saat içinde kabul etmek zorunda.

Finansal hizmetler için sosyal medyanın nasıl kullanılacağına ilişkin yazımızda daha fazla ayrıntı bulabilirsiniz.

7 faydalı sosyal medya uyumluluk aracı

Uyumluluğu yönetmek büyük bir iştir. Sosyal medya uyumluluk araçları yardımcı olabilir.

1. SMMExpert

SMMExpert, markanızın çeşitli şekillerde uyumlu kalmasına yardımcı olur. İlk olarak, özel erişim izinleri oluşturmanıza olanak tanır. Ekip üyeleri sosyal içerik oluşturma erişimine sahip olur, ancak son onay uygun kıdemli personel veya uyum görevlileri ile sınırlıdır.

İkinci olarak, SMMExpert içerik kütüphanesi önceden onaylanmış, uyumlu içerikler oluşturmanıza ve saklamanıza olanak tanır. Sosyal ekipler bu materyalleri istedikleri zaman kullanabilir ve paylaşabilir.

SMMExpert Amplify, onaylı içeriği tüm personel ve danışman ağınıza genişletir. Bu, iyi niyetli çalışanların kasıtsız uyum riskleri oluşturmamasını sağlar.

SMMExpert ayrıca ekstra koruma için aşağıdaki sosyal medya uyumluluk araçlarıyla entegre olur.

2. Brolly

Uyumluluk gereksinimlerini karşılamak için devlet, eğitim, finansal hizmetler ve özel sektördeki çeşitli kuruluşlar tarafından kullanılan güvenli bir kayıt tutma ve arşivleme uygulaması.

3. AETracker

AETracker yaşam bilimleri şirketleri için tasarlanmıştır. Potansiyel advers olayları ve etiket dışı kullanımı gerçek zamanlı olarak tanımlar, izler ve raporlar.

4. Social SafeGuard

Bu uygulama tüm kullanıcı gönderilerini ve eklerini önceden tarar. Kurumsal politikaya ve geçerli düzenlemelere uyduklarından emin olmak için kontrol eder. Uyumlu olmayan gönderiler inceleme için işaretlenir ve gönderilemez. Ayrıca eksiksiz bir denetim izi oluşturur.

5. ZeroFOX

ZeroFOX, uyumlu olmayan, kötü amaçlı ve sahte içerikleri otomatik olarak kontrol eder. Tehlikeli, tehdit edici veya saldırgan gönderiler hakkında otomatik uyarılar gönderebilir. Ayrıca kötü amaçlı bağlantıları ve dolandırıcılıkları da tanımlar.

6. Proofpoint

SMMExpert'e eklendiğinde Proofpoint, siz gönderilerinizi yazarken yaygın uyumluluk ihlallerini işaretler. Proofpoint, uyumluluk sorunları olan içeriğin yayınlanmasına izin vermez.

7. Smarsh

Smarsh'ın gerçek zamanlı incelemesi, kurumsal, yasal ve düzenleyici politikalara uygunluğu sağlar. Onaylanmış, reddedilmiş veya değiştirilmiş olsun, tüm sosyal içerikler arşivlenir. İçerik denetlenebilir, toplanabilir, incelenebilir, vakalara eklenebilir ve yasal beklemeye alınabilir.

SMMExpert'in izinleri, güvenliği ve arşivleme araçları, tüm sosyal profillerinizin tek bir kontrol panelinden uyumlu kalmasını sağlayacaktır.

Ücretsiz Demo

Tüm sosyal medyanızı tek bir yerden yönetin, yatırım getirisini ölçün ve SMMExpert ile zamandan tasarruf edin .