Apa pun industri yang Anda geluti, setiap bisnis modern kebutuhan untuk memiliki pedoman media sosial.

Pedoman media sosial menjabarkan praktik sosial terbaik bagi karyawan Anda. Dalam beberapa kasus, aturan ini diwajibkan oleh hukum atau untuk perlindungan hukum. Namun pada akhirnya, tujuan pedoman ini adalah untuk memberdayakan karyawan dengan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat pilihan yang tepat di media sosial, baik untuk diri mereka sendiri, maupun untuk perusahaan.

Hal ini berlaku bahkan jika perusahaan Anda belum memiliki kehadiran media sosial. Entah Anda memiliki akun Twitter resmi atau profil Instagram atau tidak, Anda sebaiknya percaya bahwa karyawan Anda ada di luar sana di internet, mengobrol dengan seru.

Artikel ini akan mengulas:

• Perbedaan antara kebijakan media sosial dan pedoman media sosial
• Contoh nyata dari merek lain
• Cara menggunakan templat pedoman media sosial gratis kami untuk membuat serangkaian pedoman Anda sendiri

Bonus: Dapatkan templat pedoman media sosial gratis yang dapat disesuaikan untuk dengan cepat dan mudah membuat rekomendasi untuk perusahaan dan karyawan Anda.

Apa yang dimaksud dengan pedoman media sosial?

Pedoman media sosial adalah saran tentang bagaimana karyawan perusahaan harus mewakili diri mereka sendiri dan perusahaan di akun media sosial pribadi mereka.

Anggaplah pedoman media sosial sebagai manual karyawan untuk praktik terbaik media sosial.

Pedoman ini harus menguraikan cara berperilaku di media sosial dengan cara yang positif dan sehat bagi perusahaan, karyawan, dan pelanggan. Pedoman sosial dapat mencakup kiat etiket, alat bantu yang bermanfaat, dan tautan ke sumber daya penting.

Yang penting, kami benar-benar tidak menyarankan untuk melarang karyawan menggunakan media sosial, atau membatasi mereka untuk berbicara tentang perusahaan Anda sama sekali. Bukanlah hal yang baik untuk mengawasi atau menyensor kehadiran anggota tim Anda di media sosial: berbicara tentang pembunuh semangat kerja, dan ucapkan selamat tinggal pada peluang duta besar organik apa pun.

Pedoman media sosial, perlu dicatat, berbeda dengan kebijakan media sosial perusahaan Anda, dan juga berbeda dengan panduan gaya media sosial Anda.

Kebijakan media sosial adalah dokumen komprehensif yang menjelaskan secara rinci bagaimana perusahaan dan karyawannya menggunakan media sosial. Kebijakan-kebijakan ini dimaksudkan untuk melindungi merek dari risiko hukum, dan menjaga reputasinya di media sosial. Jika kebijakan media sosial menjabarkan aturan dan konsekuensi jika melanggarnya, pedoman media sosial lebih bersifat instruktif.

Sementara itu, panduan gaya media sosial mendefinisikan suara merek, visual merek, dan elemen pemasaran penting lainnya. Hal ini sering digunakan oleh pembuat konten dalam suatu organisasi untuk memastikan bahwa postingan mereka "sesuai merek".

Satu perbedaan lagi: pedoman media sosial juga berbeda dengan pedoman komunitas, yang menetapkan aturan untuk keterlibatan publik dengan akun atau grup Anda.

Ingin belajar lebih banyak? Ikuti kursus gratis SMMExpert Academy Menerapkan Tata Kelola Media Sosial Dalam Organisasi Anda.

Mengapa pedoman media sosial itu penting?

Setiap karyawan (ya, termasuk Maurice di bagian akuntansi) adalah duta merek online yang potensial. Berbagi pedoman media sosial adalah kesempatan Anda untuk menyediakan alat bagi seluruh tim untuk membantu mereka memeriahkan Anda secara positif, inklusif, dan penuh hormat.

Gunakan pedoman media sosial untuk:

• Berdayakan karyawan Anda untuk terlibat secara positif di akun sosial pribadi mereka
• Mendidik tentang praktik terbaik media sosial
• Dorong karyawan untuk mengikuti akun resmi Anda atau menggunakan hashtag resmi
• Mendistribusikan strategi media sosial perusahaan Anda
• Perkenalkan karyawan pada alat dan sumber daya pihak ketiga yang bermanfaat, seperti dasbor media sosial SMMExpert atau pelatihan SMMExpert Academy
• Lindungi karyawan Anda dari pelecehan sosial
• Melindungi perusahaan Anda dari risiko keamanan siber
• Mengklarifikasi informasi apa yang boleh dibagikan, dan apa yang merupakan pelanggaran kerahasiaan
• Tingkatkan reputasi merek Anda di media sosial

Meskipun pedoman media sosial biasanya dibuat untuk dibagikan kepada karyawan, siapa pun yang bekerja sama dengan Anda juga bisa mendapatkan manfaat dari praktik-praktik terbaik ini - pikirkan mitra perusahaan, agen pemasaran, atau influencer.

Jika Anda tidak membuat praktik terbaik tentang bagaimana perusahaan Anda diwakili atau didiskusikan di media sosial, segala sesuatunya dapat lepas kendali dengan cepat. Dan di sisi lain, kurangnya pedoman media sosial juga dapat mencegah Anda dari menguntungkan Anggota tim yang antusias, dipersenjatai dengan pedoman sosial dan merasa yakin tentang apa yang boleh mereka katakan, dapat menjadi duta besar yang kuat untuk merek Anda.

10 pedoman media sosial untuk karyawan

Berikut ini adalah ikhtisar dari bagian-bagian inti yang harus Anda sertakan dalam pedoman media sosial Anda. Namun tentu saja, meskipun detail ini umum, silakan dan sesuaikan bagian mana pun dari ini agar sesuai dengan merek Anda: bagaimanapun juga setiap industri berbeda.

Bahkan, setiap perusahaan Karyawan Anda mungkin memiliki pertanyaan atau kekhawatiran khusus yang dapat membantu untuk dibahas dalam dokumen utama Anda.

1. Rekening resmi

Identifikasi saluran media sosial resmi perusahaan Anda, dan dorong karyawan untuk mengikutinya. Ini bukan hanya kesempatan untuk mendapatkan lebih banyak pengikut: ini adalah kesempatan yang sangat baik untuk mendemonstrasikan kepada karyawan bagaimana merek Anda menampilkan dirinya di media sosial.

Anda mungkin juga ingin mengidentifikasi hashtag tertentu juga, jika itu adalah bagian inti dari strategi sosial Anda.

Dalam beberapa kasus, perusahaan mengizinkan atau mengharuskan karyawan tertentu untuk menjalankan akun sosial yang berafiliasi dengan merek. Jika itu adalah sesuatu yang dilakukan oleh bisnis Anda, ini adalah tempat yang baik dalam pedoman sosial Anda untuk menjelaskan bagaimana anggota tim dapat (atau tidak dapat) diberi wewenang untuk akun bermerek mereka sendiri.

2. Pengungkapan dan transparansi

Jika anggota tim Anda dengan bangga mengidentifikasi di akun sosial mereka bahwa mereka bekerja untuk perusahaan Anda, sebaiknya minta mereka untuk mengklarifikasi bahwa mereka membuat postingan media sosial atas nama diri mereka sendiri, bukan merek Anda. Menambahkan pengungkapan ke profil sosial atau bio mereka bahwa "Semua pendapat yang diungkapkan adalah milik saya sendiri" (atau yang serupa) membantu memperjelas bahwa ini bukan sudut pandang resmi.

Karena itu, jika mereka akan mendiskusikan hal-hal yang terkait dengan perusahaan di media sosial, sebenarnya diwajibkan oleh hukum agar mereka mengidentifikasi diri mereka sebagai karyawan. Yang satu ini adalah aturan, bukan saran yang ramah. Faktanya, di Amerika Serikat, Komisi Perdagangan Federal mengharuskan identifikasi dilakukan dalam postingan yang relevan. Hanya mencatatnya dalam bio saja tidak cukup.

Contoh bio Twitter karyawan Google

3. Privasi

Tidak ada salahnya untuk mengingatkan tim Anda bahwa informasi rahasia perusahaan juga bersifat rahasia di luar jam kerja. Baik info pribadi tentang rekan kerja, pengungkapan keuangan, produk yang akan datang, komunikasi pribadi, intel penelitian dan pengembangan, atau informasi sensitif lainnya, jelaskan bahwa privasi dan kerahasiaan harus dihormati di semua platform media sosial.

4. Keamanan dunia maya

Peretasan dan ancaman siber bukanlah lelucon. Meskipun karyawan Anda waspada terhadap penipuan phishing dan sejenisnya, tidak ada salahnya untuk meninjau kembali dasar-dasar keamanan siber, terutama jika Anda mengumpulkan informasi tentang pelanggan atau klien.

Keamanan siber yang utama!

Penyegaran singkat tentang keamanan cyber 101:

• Pilih kata sandi yang kuat
• Gunakan kata sandi yang berbeda untuk setiap akun sosial
• Jangan gunakan kata sandi yang sama untuk akun perusahaan Anda
• Gunakan otentikasi dua faktor (atau multi-faktor) untuk masuk ke jejaring sosial
• Batasi informasi pribadi dan profesional yang Anda bagikan
• Gunakan kredensial pribadi untuk akun pribadi
• Pastikan koneksi internet Anda aman
• Jangan mengunduh atau mengklik konten yang mencurigakan
• Hanya aktifkan layanan geolokasi pada aplikasi bila diperlukan
• Berlatih menjelajah dengan aman

5. Pelecehan

Pedoman umumnya mengingatkan staf untuk bersikap baik di media sosial. Tetapi selain mempromosikan hal positif, bisnis juga harus menjelaskan bahwa mereka tidak mentolerir segala bentuk pelecehan di media sosial.

Di sisi lain dari hal itu adalah kesempatan untuk memberikan dukungan kepada karyawan Anda. mereka Tentukan kebijakan Anda untuk menangani troll atau pengganggu, apakah itu melaporkan mereka, mengabaikan mereka, atau memblokir atau melarang mereka.

Beri tahu orang-orang cara melaporkan masalah yang mungkin mereka lihat atau alami. Jika dukungan diperlukan, beri tahu karyawan bagaimana dan di mana mereka bisa mendapatkannya.

Menyediakan protokol dan alat bantu akan membantu tim Anda mengatasi masalah sebelum berkembang menjadi krisis media sosial yang meluas.

6. Inklusivitas

Penting bagi setiap perusahaan dan merek untuk mempromosikan inklusivitas di dalam dan di luar media sosial. Mendorong karyawan Anda untuk melakukan hal yang sama adalah cara untuk menunjukkan bahwa Anda juga peduli dengan mereka.

Pedoman inklusivitas dapat mencakup:

• Gunakan kata ganti yang inklusif (mereka/mereka/mereka/orang-orang)
• Menyediakan keterangan deskriptif untuk gambar
• Bersikap bijaksana tentang representasi
• Jangan membuat asumsi tentang gender, ras, pengalaman, atau kemampuan
• Hindari emoji khusus gender atau ras
• Jangan ragu untuk berbagi kata ganti pilihan Anda
• Gunakan huruf besar untuk hashtag (ini membuatnya lebih terbaca untuk pembaca layar_
• Gunakan beragam citra dan ikon. Ini termasuk citra stok, emoji, dan visual bermerek.
• Laporkan dan hapus komentar apa pun yang dianggap seksis, rasis, rasis, ableist, ageist, homofobik, atau kebencian terhadap kelompok atau orang mana pun
• Membuat teks yang dapat diakses, menggunakan bahasa yang sederhana dan dapat diakses oleh orang-orang yang belajar bahasa Inggris sebagai bahasa kedua atau mereka yang memiliki ketidakmampuan belajar

Temukan lebih banyak sumber daya inklusivitas di sini.

7. Pertimbangan Hukum

Pedoman sosial Anda dapat menyertakan pengingat kepada karyawan untuk menghormati kekayaan intelektual, hak cipta, merek dagang, dan undang-undang terkait lainnya. Jika ragu, aturan praktisnya relatif sederhana: jika itu bukan milik Anda, dan Anda tidak memiliki izin, jangan mempostingnya. Mudah!

8. Yang boleh dan tidak boleh dilakukan

Tentu saja, meskipun Anda mungkin ingin mendetailkan bagian sebelumnya, namun membuat daftar yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan dengan cepat merupakan kesempatan untuk menguraikan segala sesuatunya dengan sangat jelas.

Sebagai contoh...

• LAKUKAN daftar perusahaan sebagai pemberi kerja Anda dalam bio media sosial Anda (jika Anda menginginkannya)
• JANGAN terlibat dengan pesaing dengan cara yang tidak pantas
• Bagikan postingan, acara, dan cerita di media sosial perusahaan
• JANGAN berbagi rahasia perusahaan atau informasi rahasia kolega Anda
• LAKUKAN mengungkapkan pendapat Anda sendiri - pastikan jelas bahwa Anda tidak berbicara atas nama perusahaan
• JANGAN mengomentari masalah hukum yang berkaitan dengan perusahaan
• LAKUKAN melaporkan pelecehan yang Anda alami atau perhatikan
• JANGAN terlibat dengan troll, liputan atau komentar negatif

9. Sumber daya yang membantu

Anda mungkin ingin menyertakan tautan ke sumber daya yang bermanfaat di seluruh dokumen pedoman Anda, atau Anda mungkin ingin mencantumkannya di bagian yang terpisah. Di mana pun Anda meletakkannya, sebaiknya tautkan ke kebijakan media sosial, panduan gaya media sosial, dan pedoman komunitas Anda, sehingga semua orang memiliki info ini di ujung jari mereka.

Tautan lain yang mungkin ingin Anda sertakan bisa berupa:

• dokumen perusahaan
  • kode etik perusahaan
  • perjanjian karyawan
  • kebijakan privasi
• Peraturan pemasaran, periklanan dan penjualan dari Pemerintah Kanada dan FTC

Jika perusahaan Anda menawarkan sumber daya media sosial, tempat apa yang lebih baik daripada pedoman media sosial Anda untuk membuat semua orang menyadarinya? Baik itu alat atau pelatihan dari SMMExpert, atau tunjangan untuk kelas media sosial, berdayakan orang-orang yang bekerja untuk Anda untuk mengedepankan kaki (kaki?) terbaik mereka di media sosial.

Misalnya, bolehkah kami merekomendasikan SMMExpert Amplify? Ini adalah cara yang bagus untuk menemukan konten yang diperiksa untuk dibagikan dan meningkatkan merek pribadi Anda.

10. Informasi Kontak dan Tanggal

Pastikan juga untuk menambahkan informasi di mana pertanyaan dapat dikirim. Itu mungkin orang tertentu, forum atau saluran Slack, atau alamat email.

Anda juga harus mengindikasikan kapan pedoman Anda diperbarui terakhir kali.

Contoh pedoman media sosial

Mencari contoh nyata pedoman media sosial di dunia nyata? Kami telah mengumpulkan beberapa sumber inspirasi.

Grossmont-Cuyamaca Community College District menguraikan kiat-kiat untuk praktik terbaik secara jelas dan ringkas. "Kebebasan berbicara harus dilakukan secara bertanggung jawab," halaman tersebut mengingatkan pembaca. "Rekomendasi ini memberikan peta jalan untuk penggunaan situs jejaring sosial yang konstruktif, penuh hormat, dan produktif."

Intel melakukan segala upaya untuk meyakinkan karyawan bahwa mereka tidak berada di sini untuk menyensor atau mengawasi perilaku online mereka. "Kami mempercayai Anda," kata pedoman tersebut, baik secara eksplisit maupun implisit. Langsung dari atas, Intel jelas tentang keinginannya: Bersikaplah Terbuka, Fokus pada Kebaikan, dan Gunakan Penilaian Terbaik Anda.

Bonus: Dapatkan templat pedoman media sosial gratis yang dapat disesuaikan untuk dengan cepat dan mudah membuat rekomendasi untuk perusahaan dan karyawan Anda.

Stanford University (yap, institusi yang sama dengan tempat pendiri Facebook Mark Zuckerberg keluar) memiliki panduan media sosial yang cukup padat, tetapi menyediakan banyak sumber daya dan konteks bagi pengguna. Jika panduan media sosial Anda seteliti ini, mungkin ide yang bagus untuk meninjau kembali poin-poin utama dengan tim Anda dalam sebuah lokakarya atau seminar untuk memastikan detailnya tidak terlewatkan begitu saja.

Bloomberg School of Nursing di University of Toronto memiliki daftar pedoman poin-poin yang sangat ringkas yang mudah dicerna secara sekilas. Ini adalah pengingat yang baik bahwa bagaimana Anda mendesain pedoman Anda dapat membantu pemahaman, apakah itu halaman web, PDF atau brosur.

Ingatlah bahwa pedoman Anda bisa sepanjang atau sesingkat yang Anda inginkan. Sharp News, misalnya, hanya memiliki empat pedoman penggunaan media sosial.

Komite Olimpiade menyimpan pedoman media sosialnya menjadi satu halaman untuk Olimpiade Beijing - meskipun cukup padat. Bersandar pada "do's" dan "don'ts" membuatnya jelas dalam sekejap apa yang dapat diterima dan apa yang tidak disukai.

Karena Nordstrom adalah perusahaan yang berurusan dengan layanan pelanggan dan privasi adalah hal yang penting, pedoman media sosialnya sangat berfokus pada perlindungan pelanggan. Industri Anda sendiri akan memiliki kepekaan khusus, jadi sesuaikan pedoman Anda agar sesuai dengan area masalah spesifik Anda (atau peluang!).

Templat pedoman media sosial

Kami telah menyaring semua kiat-kiat menarik ini ke dalam satu templat yang dapat diunduh gratis. Ini hanya sebuah dokumen Google sederhana dan cukup mudah digunakan.

Cukup buat salinannya dan mulai masukkan rekomendasi Anda untuk memandu tim Anda menuju kehebatan media sosial.

Hemat waktu mengelola kehadiran media sosial Anda dengan SMMExpert. Dari satu dasbor Anda dapat mempublikasikan dan menjadwalkan posting, menemukan konversi yang relevan, melibatkan audiens, mengukur hasil, dan banyak lagi. Cobalah gratis hari ini.

Memulai

SMMExpert Amplify memudahkan karyawan Anda untuk membagikan konten Anda dengan aman kepada pengikut mereka- meningkatkan jangkauan Anda di media sosial Pesan demo yang dipersonalisasi dan tanpa tekanan untuk melihatnya beraksi.