Oavsett vilken bransch du är verksam inom, är alla moderna företag behöver att ha riktlinjer för sociala medier.

Riktlinjer för sociala medier anger de bästa sociala metoderna för dina anställda. I vissa fall krävs dessa regler enligt lag eller för rättsligt skydd. Men i slutändan är målet med dessa riktlinjer att ge de anställda den information de behöver för att göra rätt val i sociala medier, både för sig själva och för företaget.

Detta gäller även om ditt företag ännu inte har någon närvaro i sociala medier. Oavsett om du har ett officiellt Twitter-konto eller en Instagram-profil eller inte, kan du vara säker på att dina anställda finns där ute på internet och pratar ivrigt.

Denna artikel kommer att granska:

• Skillnaden mellan en policy för sociala medier och riktlinjer för sociala medier
• Konkreta exempel från andra varumärken
• Hur du använder vår kostnadsfria mall för riktlinjer för sociala medier för att skapa dina egna riktlinjer.

Bonus: Få en gratis, anpassningsbar mall för riktlinjer för sociala medier för att snabbt och enkelt skapa rekommendationer för ditt företag och dina anställda.

Vad är riktlinjer för sociala medier?

Riktlinjer för sociala medier är förslag på hur anställda på ett företag ska representera sig själva och företaget på sina personliga konton i sociala medier.

Se riktlinjerna för sociala medier som en handbok för de anställda om bästa praxis för sociala medier.

De bör beskriva hur man beter sig på sociala medier på ett sätt som är positivt och hälsosamt för företaget, de anställda och kunderna. Riktlinjerna för sociala medier kan innehålla tips om etikett, användbara verktyg och länkar till viktiga resurser.

Det är viktigt att vi verkligen inte rekommenderar att förbjuda anställda att använda sociala medier eller att begränsa dem från att prata om ditt företag överhuvudtaget. Det är inte bra att övervaka eller censurera dina teammedlemmars sociala närvaro: det är en moralisk killer, och säg adjö till alla organiska ambassadörsmöjligheter.

Riktlinjer för sociala medier skiljer sig från företagets policy för sociala medier och från stilguiden för sociala medier.

En policy för sociala medier är ett omfattande dokument som i detalj beskriver hur företaget och dess anställda använder sociala medier. Dessa policyer är avsedda att skydda ett varumärke från rättsliga risker och upprätthålla dess rykte på sociala medier. Medan en policy för sociala medier anger reglerna och konsekvenserna av att bryta mot dem, är riktlinjer för sociala medier mer instruktiva.

En stilguide för sociala medier definierar varumärkets röst, visuella element och andra viktiga marknadsföringselement. Den används ofta av innehållsskapare i en organisation för att se till att deras inlägg är "on brand".

Ytterligare en skillnad: Riktlinjer för sociala medier skiljer sig också från riktlinjer för communitys, som fastställer reglerna för allmänhetens engagemang i ditt konto eller din grupp.

Vill du lära dig mer kan du delta i SMMExpert Academys kostnadsfria kurs Implementera styrning av sociala medier i din organisation.

Varför är riktlinjer för sociala medier viktiga?

Varje enskild anställd (ja, även Maurice i bokföringen) är en potentiell varumärkesambassadör på nätet. Genom att dela med dig av riktlinjer för sociala medier kan du ge hela teamet verktyg som hjälper dem att lyfta fram dig på ett positivt, inkluderande och respektfullt sätt.

Använd riktlinjerna för sociala medier för att:

• Ge dina anställda möjlighet att engagera sig positivt på sina personliga sociala konton.
• Utbilda i bästa praxis för sociala medier
• Uppmuntra de anställda att följa dina officiella konton eller använda officiella hashtaggar.
• Distribuera företagets strategi för sociala medier
• Introducera anställda till användbara verktyg och resurser från tredje part, som SMMExperts instrumentpanel för sociala medier eller SMMExpert Academy-utbildning.
• Skydda dina anställda från sociala trakasserier
• Skydda ditt företag från cybersäkerhetsrisker
• Klargör vilken information som är okej att dela med sig av och vad som är ett brott mot sekretessen.
• Förbättra ditt varumärkes rykte på sociala medier

Riktlinjerna för sociala medier är vanligtvis utformade för att delas med de anställda, men alla andra som du arbetar med kan också dra nytta av dessa bästa metoder - tänk på företagspartners, marknadsföringsbyråer eller influencers.

Om du inte skapar bästa praxis för hur ditt företag representeras eller diskuteras i sociala medier kan saker och ting snabbt gå överstyr. Och på den andra sidan kan bristen på riktlinjer för sociala medier också hindra dig från att till förmån för En entusiastisk medarbetare som är beväpnad med sociala riktlinjer och känner sig säker på vad de får säga kan bli en kraftfull ambassadör för ditt varumärke.

10 riktlinjer för anställda i sociala medier

Här är en genomgång av de viktigaste delarna som du bör inkludera i dina riktlinjer för sociala medier. Men även om dessa detaljer är vanliga, kan du naturligtvis skräddarsy alla delar av dessa för att passa ditt varumärke: alla branscher är trots allt olika.

I själva verket är varje företag är olika... så innan du fastställer några fasta regler kanske du vill höra med ditt team. Dina anställda kan ha specifika frågor eller problem som det kan vara bra att ta upp i ditt huvuddokument.

1. Offentliga konton

Identifiera företagets officiella kanaler i sociala medier och uppmana de anställda att följa dem. Detta är inte bara en chans att få fler följare: det är ett utmärkt tillfälle att visa de anställda hur ditt varumärke presenterar sig i sociala medier.

Du kanske också vill identifiera specifika hashtaggar om de är en central del av din sociala strategi.

I vissa fall tillåter eller kräver företagen att vissa anställda driver sociala konton som är knutna till varumärket. Om det är något som ditt företag gör är detta ett bra ställe i dina sociala riktlinjer för att förklara hur en teammedlem kan (eller inte kan) godkännas för sitt eget varumärkeskonto.

2. Offentliggörande och öppenhet

Om dina medarbetare stolt anger på sina sociala konton att de arbetar för ditt företag är det en bra idé att be dem klargöra att de skapar inlägg i sociala medier för sin egen räkning, inte för ditt varumärke. Genom att lägga till en upplysning i deras sociala profil eller biografi om att "Alla åsikter som uttrycks är mina egna" (eller liknande) kan du klargöra att det inte rör sig om officiella åsikter.

Men om de ska diskutera företagsrelaterade frågor på sociala medier är det faktiskt lagstadgat att de ska identifiera sig som anställda. Detta är en regel, inte ett vänligt förslag. I USA kräver Federal Trade Commission att identifieringen ska ske i det aktuella inlägget. Det räcker inte att bara ange det i en bio.

Ett exempel på en Google-anställds Twitter-bio

3. Integritet

Det skadar aldrig att påminna ditt team om att konfidentiell företagsinformation också är konfidentiell utanför klockan. Oavsett om det handlar om privat information om medarbetare, finansiella upplysningar, kommande produkter, privat kommunikation, information om forskning och utveckling eller annan känslig information, klargör att integritet och konfidentialitet ska respekteras på alla sociala medier.

4. Cybersäkerhet

Även om dina anställda är vaksamma när det gäller nätfiskebedrägerier och liknande skadar det aldrig att gå igenom grunderna för cybersäkerhet, särskilt om du samlar in information om kunder eller klienter.

Cybersäkerhet först!

En snabb uppfräschning av cybersäkerhet 101:

• Välj starka lösenord
• Använd ett annat lösenord för varje socialt konto
• Använd inte samma lösenord för dina företagskonton.
• Använd tvåfaktorsautentisering (eller flerfaktorsautentisering) för att logga in på sociala nätverk.
• Begränsa den personliga och yrkesmässiga information som du delar med dig av
• Använd personliga autentiseringsuppgifter för personliga konton
• Se till att din internetanslutning är säker
• Ladda inte ner eller klicka på misstänkt innehåll
• Aktivera endast geolokaliseringstjänster i appar när det är nödvändigt.
• Säker surfning

5. Trakasserier

Riktlinjerna påminner ofta personalen om att vara snäll på sociala medier. Men förutom att främja positivitet bör företagen också klargöra att de inte tolererar någon form av trakasserier på sociala medier.

På den andra sidan av detta finns det en möjlighet att ge dina anställda stöd. de Upplev trakasserier. Definiera din policy för hur du ska hantera troll och mobbare, oavsett om det är att rapportera dem, ignorera dem, blockera eller bannlysa dem.

Berätta för människor hur de kan rapportera problem som de kan ha sett eller upplevt. Om stöd behövs, tala om för de anställda hur och var de kan få det.

Genom att tillhandahålla protokoll och verktyg kan ditt team hjälpa dig att kväva problem i sin linda innan de växer till en fullfjädrad kris i sociala medier.

6. Inkludering

Det är viktigt för alla arbetsgivare och varumärken att främja integration på och utanför sociala medier. Att uppmuntra dina anställda att göra detsamma är ett sätt att visa att du också bryr dig om dem.

Riktlinjerna för integration kan omfatta följande:

• Använd inkluderande pronomen (de/dem/deras/folket).
• Ange beskrivande bildtexter för bilder
• Tänk på representationen
• Gör inga antaganden om kön, ras, erfarenhet eller förmåga.
• Undvik köns- eller rasspecifika emojis
• Du får gärna ange vilka pronomen du föredrar
• Använd titelfält för hashtaggar (detta gör dem mer läsbara för skärmläsare).
• Använd olika bilder och ikoner, t.ex. lagerbilder, emojis och visuella bilder som är märkta med varumärket.
• Rapportera och ta bort alla kommentarer som anses vara sexistiska, rasistiska, handikappade, åldersrelaterade, homofobiska eller hatiska mot någon grupp eller person.
• Gör texten tillgänglig, använd enkelt språk och gör den tillgänglig för personer som lär sig engelska som andraspråk eller personer med inlärningssvårigheter.

Hitta fler resurser för integration här.

7. Juridiska överväganden

Dina sociala riktlinjer kan innehålla en påminnelse till de anställda om att respektera immateriella rättigheter, upphovsrätt, varumärken och andra relevanta lagar. När du är osäker är tumregeln relativt enkel: om det inte är ditt och du inte har tillstånd, lägg inte upp det. Enkelt!

8. Vad som är att göra och vad som inte är att göra

Även om du kanske vill gå in på detaljer i de tidigare avsnitten, kan du göra en lista över vad du får och inte får göra för att snabbt kunna hänvisa till den och få en chans att förklara saker och ting på ett tydligt sätt.

Till exempel...

• Ange företaget som din arbetsgivare i din bio i sociala medier (om du vill).
• Samarbeta inte med konkurrenter på ett olämpligt sätt.
• DELA med dig av företagets inlägg, evenemang och berättelser på sociala medier.
• Dela inte med dig av företagshemligheter eller konfidentiell information från dina kollegor.
• Uttryck din egen åsikt - se bara till att det är tydligt att du inte talar på företagets vägnar.
• Kommentera inte juridiska frågor som rör företaget.
• Anmäl trakasserier som du har upplevt eller lagt märke till.
• INTE delta i troll, negativ bevakning eller kommentarer.

9. Hjälpfulla resurser

Du kanske vill inkludera länkar till användbara resurser i hela riktlinjedokumentet, eller så kan du lista dem i ett separat avsnitt. Oavsett var du placerar dem är det en bra idé att länka till policyn för sociala medier, stilguiden för sociala medier och riktlinjerna för samhället, så att alla har den här informationen till hands.

Andra länkar som du kanske vill inkludera kan vara:

• företagshandlingar
  • Företagets uppförandekod
  • avtal med anställda.
  • sekretesspolicy
• Regler för marknadsföring, reklam och försäljning från Kanadas regering och FTC.

Om ditt företag erbjuder resurser för sociala medier, finns det inget bättre ställe än dina riktlinjer för sociala medier för att göra alla medvetna om dem? Oavsett om det är verktyg eller utbildning från SMMExpert eller stipendier för kurser i sociala medier, ge de som arbetar för dig möjlighet att sätta sin bästa fot (fötter?) framåt på sociala medier.

Kan vi till exempel rekommendera SMMExpert Amplify? Det är ett utmärkt sätt att hitta granskat innehåll att dela och stärka ditt personliga varumärke.

10. Kontaktuppgifter och datum

Se till att du också anger var frågor kan skickas, till exempel till en specifik person, ett forum, en Slack-kanal eller en e-postadress.

Du bör också ange när riktlinjerna senast uppdaterades.

Exempel på riktlinjer för sociala medier

Om du letar efter verkliga exempel på riktlinjer för sociala medier har vi samlat några inspirationskällor.

Grossmont-Cuyamaca Community College District beskriver tydligt och kortfattat tips om bästa praxis: "Yttrandefriheten måste utövas på ett ansvarsfullt sätt", påminner sidan läsarna, "Dessa rekommendationer är en färdplan för konstruktiv, respektfull och produktiv användning av sociala nätverkssajter".

Intel gör allt för att försäkra sina anställda om att de inte är här för att censurera eller övervaka deras beteende på nätet. "Vi litar på dig", står det både uttryckligen och underförstått i riktlinjerna. Intel är tydligt med sina önskemål: Var uppriktig, fokusera på det som är bra och använd ditt bästa omdöme.

Bonus: Få en gratis, anpassningsbar mall för riktlinjer för sociala medier för att snabbt och enkelt skapa rekommendationer för ditt företag och dina anställda.

Stanford University (ja, samma institution som Facebooks grundare Mark Zuckerberg hoppade av) har riktlinjer för sociala medier som är ganska omfattande, men som ger användarna många resurser och sammanhang. Om dina riktlinjer för sociala medier är så här omfattande kan det vara en bra idé att gå igenom de viktigaste punkterna med ditt team under en workshop eller ett seminarium för att se till att detaljerna inte glöms bort.

Bloomberg School of Nursing vid University of Toronto har en mycket kortfattad punktlista med riktlinjer som är lätta att förstå vid en överblick. Det är en bra påminnelse om att hur du utformar dina riktlinjer kan bidra till att de blir lättare att förstå, oavsett om det handlar om en webbsida, en PDF-fil eller en broschyr.

Kom ihåg att dina riktlinjer kan vara så långa eller korta som du vill. Sharp News, till exempel, har endast fyra riktlinjer för användning av sociala medier.

Den olympiska kommittén höll sina riktlinjer för sociala medier på en enda sida inför de olympiska spelen i Peking - om än en ganska tjock sådan. Genom att luta sig mot "do's" och "don'ts" blir det tydligt med en blick vad som är acceptabelt och vad som är illa omtyckt.

Eftersom Nordstrom är ett företag som arbetar med kundtjänst och att integritet är viktigt, är riktlinjerna för sociala medier starkt inriktade på att skydda kunderna. Din egen bransch har sina egna känsliga frågor, så anpassa dina riktlinjer till dina specifika problemområden (eller möjligheter!).

Mall för riktlinjer för sociala medier

Vi har sammanställt alla dessa heta tips i en mall som du kan ladda ner gratis. Det är bara ett enkelt Google-dokument och ganska lätt att använda.

Det är bara att göra en kopia och börja skriva in dina rekommendationer för att vägleda ditt team till storhet i sociala medier.

Spara tid på att hantera din närvaro i sociala medier med SMMExpert. Från en enda instrumentpanel kan du publicera och schemalägga inlägg, hitta relevanta konverteringar, engagera publiken, mäta resultat och mycket mer. Prova det gratis idag.

Kom igång

SMMExpert Amplify gör det enkelt för dina anställda att på ett säkert sätt dela ditt innehåll med sina följare. öka din räckvidd på sociala medier Boka en personlig demo utan påtryckningar för att se hur det fungerar.