Independientemente del sector en el que se encuentre, toda empresa moderna necesita tener directrices para las redes sociales.

Las directrices de los medios sociales establecen las mejores prácticas sociales para sus empleados. En algunos casos, estas normas son exigidas por la ley o para la protección legal, pero en última instancia, el objetivo de estas directrices es capacitar a los empleados con la información que necesitan para tomar las decisiones correctas en los medios sociales, tanto para ellos como para la empresa.

Esto es cierto incluso si su empresa aún no tiene presencia en las redes sociales. Tanto si tiene una cuenta oficial de Twitter o un perfil de Instagram como si no, es mejor que crea que sus empleados están ahí fuera, en Internet, charlando hasta la saciedad.

Este artículo revisará:

• La diferencia entre una política de medios sociales y las directrices de medios sociales
• Ejemplos reales de otras marcas
• Cómo utilizar nuestra plantilla gratuita de directrices para redes sociales para crear su propio conjunto de directrices

Bonificación: Obtenga una plantilla gratuita y personalizable de directrices para redes sociales para crear rápida y fácilmente recomendaciones para su empresa y sus empleados.

¿Qué son las directrices de las redes sociales?

Las directrices de las redes sociales son sugerencias sobre cómo los empleados de una empresa deben representarse a sí mismos y a la empresa en sus cuentas personales de las redes sociales.

Piensa en las directrices de las redes sociales como un manual para los empleados sobre las mejores prácticas en las redes sociales.

Deben indicar cómo comportarse en las redes sociales de forma positiva y saludable para la empresa, los empleados y los clientes. Las directrices sociales pueden incluir consejos de etiqueta, herramientas útiles y enlaces a recursos importantes.

Lo más importante es que no recomendamos prohibir a los empleados el uso de las redes sociales, ni restringirles el uso de las mismas para hablar de su empresa. No es una buena imagen vigilar o censurar la presencia social de los miembros de su equipo: se trata de un golpe de moral, y despídase de cualquier oportunidad de ser embajador orgánico.

Hay que tener en cuenta que las directrices de las redes sociales son diferentes de la política de la empresa en materia de redes sociales, así como de la guía de estilo de las redes sociales.

Una política de medios sociales es un documento exhaustivo que describe detalladamente cómo la empresa y sus empleados utilizan los medios sociales. Estas políticas tienen por objeto proteger a una marca de los riesgos legales y mantener su reputación en los medios sociales. Mientras que una política de medios sociales establece las normas y las repercusiones de su incumplimiento, las directrices de medios sociales son más instructivas.

Una guía de estilo para las redes sociales, por su parte, define la voz de la marca, los elementos visuales de la marca y otros elementos de marketing importantes. A menudo la utilizan los creadores de contenidos de una organización para asegurarse de que sus publicaciones son "de marca".

Una distinción más: las directrices de las redes sociales también son diferentes de las directrices de la comunidad, que establecen las reglas para la participación del público en su cuenta o grupo.

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¿Por qué son importantes las directrices de las redes sociales?

Cada uno de los empleados (sí, incluido Maurice, de contabilidad) es un potencial embajador de la marca en línea. Compartir las directrices de las redes sociales es su oportunidad de proporcionar a todo el equipo herramientas que les ayuden a promocionarla de forma positiva, inclusiva y respetuosa.

Utiliza las directrices de las redes sociales para:

• Permita que sus empleados participen positivamente en sus cuentas sociales personales
• Educar en las mejores prácticas de las redes sociales
• Anime a los empleados a seguir sus cuentas oficiales o a utilizar los hashtags oficiales
• Distribuya la estrategia de medios sociales de su empresa
• Presentar a los empleados herramientas y recursos útiles de terceros, como el panel de medios sociales de SMMExpert o la formación de la Academia SMMExpert
• Proteja a sus empleados del acoso social
• Proteja su empresa de los riesgos de ciberseguridad
• Aclarar qué información se puede compartir y qué es una violación de la confidencialidad
• Aumenta la reputación de tu marca en las redes sociales

Aunque las directrices de las redes sociales se suelen elaborar para compartirlas con los empleados, cualquier otra persona con la que trabajes también puede beneficiarse de estas buenas prácticas: piensa en socios corporativos, agencias de marketing o personas influyentes.

Si no crea las mejores prácticas en torno a la forma en que su empresa es representada o discutida en los medios de comunicación social, las cosas pueden salirse de control rápidamente. Y por otro lado, la falta de directrices de los medios de comunicación social también puede impedirle en beneficio de Un miembro entusiasta del equipo, armado con directrices sociales y que se siente seguro de lo que puede decir, puede convertirse en un poderoso embajador de su marca.

10 directrices sobre redes sociales para los empleados

A continuación te presentamos un resumen de las secciones principales que deberías incluir en tus directrices para las redes sociales. Pero, por supuesto, aunque estos detalles son comunes, puedes adaptar cualquier parte de esto a tu marca: después de todo, cada sector es diferente.

De hecho, cada empresa es diferente... así que, antes de fijar cualquier norma rígida, es posible que desee consultar a su equipo. Sus empleados podrían tener preguntas o preocupaciones específicas que podrían ser útiles para abordar en su documento maestro.

1. Cuentas oficiales

Identifique los canales oficiales de su empresa en las redes sociales y anime a los empleados a seguirlos. Esta no es sólo una oportunidad para ganar unos cuantos seguidores más: es una excelente ocasión para demostrar a los empleados cómo se presenta su marca en las redes sociales.

También es posible que quieras identificar hashtags específicos, si son una parte fundamental de tu estrategia social.

En algunos casos, las empresas permiten o exigen que ciertos empleados gestionen cuentas sociales afiliadas a la marca. Si eso es algo que hace tu empresa, este es un buen lugar en tus directrices sociales para explicar cómo un miembro del equipo puede (o no) ser autorizado para su propia cuenta de marca.

2. Divulgación y transparencia

Si los miembros de tu equipo identifican con orgullo en sus cuentas sociales que trabajan para tu empresa, es una buena idea pedirles que aclaren que están creando publicaciones en las redes sociales en su nombre, no en el de tu marca. Añadir una declaración en su perfil social o en su biografía que diga "Todas las opiniones expresadas son mías" (o algo similar) ayuda a dejar claro que no son puntos de vista oficiales.

Dicho esto, si van a hablar de asuntos relacionados con la empresa en las redes sociales, es obligatorio por ley que se identifiquen como empleados. Esto es una norma, no una sugerencia amistosa. De hecho, en Estados Unidos, la Comisión Federal de Comercio exige que la identificación se produzca en el post correspondiente. No basta con anotarlo en una biografía.

Un ejemplo de la biografía de un empleado de Google en Twitter

3. Privacidad

Nunca está de más recordar a su equipo que la información confidencial de la empresa también lo es fuera de las horas de trabajo. Tanto si se trata de información privada sobre los compañeros de trabajo, como de revelaciones financieras, próximos productos, comunicaciones privadas, información sobre investigación y desarrollo u otra información sensible, aclare que la privacidad y la confidencialidad deben respetarse en todas las plataformas de las redes sociales.

4. Ciberseguridad

Aunque sus empleados estén atentos a las estafas de phishing y similares, nunca está de más repasar los fundamentos de la ciberseguridad, especialmente si recopila información sobre clientes.

La ciberseguridad es lo primero.

Un rápido repaso a la ciberseguridad 101:

• Elija contraseñas seguras
• Utilice una contraseña diferente para cada cuenta social
• No utilice las mismas contraseñas para sus cuentas corporativas
• Utilice la autenticación de dos factores (o multifactor) para iniciar sesión en las redes sociales
• Limite la información personal y profesional que comparte
• Utilizar credenciales personales para cuentas personales
• Asegúrese de que su conexión a Internet es segura
• No descargue ni haga clic en contenidos sospechosos
• Activar los servicios de geolocalización en las aplicaciones sólo cuando sea necesario
• Practicar una navegación segura

5. Acoso

Las directrices suelen recordar al personal que debe ser amable en las redes sociales, pero más allá de promover la positividad, las empresas deben dejar claro que no toleran ninguna forma de acoso en las redes sociales.

La otra cara de la moneda es la oportunidad de proporcionar a sus empleados apoyo si ellos Define tu política para lidiar con los trolls o acosadores, ya sea para denunciarlos, ignorarlos o bloquearlos o banearlos.

Informe a los empleados sobre cómo informar de los problemas que hayan visto o experimentado. Si se necesita apoyo, dígales cómo y dónde pueden obtenerlo.

Proporcionar un protocolo y herramientas va a ayudar a su equipo a cortar los problemas de raíz antes de que se conviertan en una crisis de medios sociales en toda regla.

6. Inclusión

Es importante que todos los empleadores y marcas promuevan la inclusión dentro y fuera de las redes sociales. Animar a sus empleados a hacer lo mismo es una forma de demostrar que usted también se preocupa por ellos.

Las directrices de inclusión pueden incluir:

• Utilizar pronombres inclusivos (ellos/ellas/los suyos/las amigas)
• Poner pies de foto descriptivos a las imágenes
• Piense en la representación
• No hagas suposiciones sobre el género, la raza, la experiencia o la capacidad
• Evite los emojis específicos de género o raza
• Siéntase libre de compartir sus pronombres preferidos
• Utilice las mayúsculas para los hashtags (esto los hace más legibles para los lectores de pantalla)
• Utilice imágenes e iconos diversos, como imágenes de archivo, emojis y elementos visuales de marca.
• Denuncie y elimine cualquier comentario que se considere sexista, racista, incapacitante, discriminatorio por razón de edad, homofóbico o que incite al odio hacia cualquier grupo o persona.
• Hacer que el texto sea accesible, utilizando un lenguaje sencillo y accesible para las personas que aprenden inglés como segunda lengua o para quienes tienen dificultades de aprendizaje

Encuentre más recursos de inclusión aquí.

7. Consideraciones jurídicas

Sus directrices sociales pueden incluir un recordatorio a los empleados para que respeten la propiedad intelectual, los derechos de autor, las marcas registradas y otras leyes pertinentes. En caso de duda, la regla general es relativamente sencilla: si no es tuyo y no tienes permiso, no lo publiques. ¡Fácil!

8. Lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer

Por supuesto, aunque quieras entrar en detalles con las secciones anteriores, hacer una lista de referencia rápida de lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer es una oportunidad para explicar las cosas con mucha claridad.

Por ejemplo...

• Incluya a la empresa como su empleador en su biografía en las redes sociales (si lo desea)
• NO se relacione con los competidores de manera inapropiada
• Comparta las publicaciones, eventos e historias de la empresa en las redes sociales
• NO comparta los secretos de la empresa ni la información confidencial de sus colegas
• Expresa tu propia opinión, pero deja claro que no hablas en nombre de la empresa.
• NO comente asuntos legales relacionados con la empresa
• Denuncie el acoso que ha sufrido o notado
• NO te comprometas con los trolls, la cobertura o los comentarios negativos

9. Recursos útiles

Puede incluir enlaces a recursos útiles a lo largo de su documento de directrices, o tal vez quiera incluirlos en una sección separada. Dondequiera que los ponga, es una buena idea enlazar con su política de medios sociales, la guía de estilo de medios sociales y las directrices de la comunidad, para que todo el mundo tenga esta información al alcance de la mano.

Otros enlaces que podría incluir podrían ser:

• documentos de la empresa
  • código de conducta de la empresa
  • acuerdos con los empleados
  • políticas de privacidad
• Normas de marketing, publicidad y ventas del Gobierno de Canadá y de la FTC

Si tu empresa ofrece recursos para las redes sociales, ¿qué mejor lugar que tus directrices para las redes sociales para que todo el mundo las conozca? Tanto si se trata de herramientas o formación de SMMExpert, como de becas para clases de redes sociales, capacita a las personas que trabajan para ti para que den lo mejor de sí mismas en las redes sociales.

Por ejemplo, ¿podemos recomendar SMMExpert Amplify? Es una forma estupenda de encontrar contenido verificado para compartir y mejorar tu marca personal.

10. Información de contacto y fecha

Asegúrese de añadir también información sobre el lugar al que se pueden enviar las preguntas, que puede ser una persona concreta, un foro o un canal de Slack, o una dirección de correo electrónico.

También debe indicar cuándo se actualizaron sus directrices más recientemente.

Ejemplos de directrices para las redes sociales

Si busca ejemplos reales de directrices para las redes sociales, hemos reunido algunas fuentes de inspiración.

El Grossmont-Cuyamaca Community College District expone de forma clara y concisa los consejos para las mejores prácticas. "La libertad de expresión debe ejercerse de forma responsable", recuerda la página. "Estas recomendaciones proporcionan una hoja de ruta para un uso constructivo, respetuoso y productivo de las redes sociales".

Intel hace todo lo posible para asegurar a los empleados que no están aquí para censurar o vigilar su comportamiento en línea. "Confiamos en ti", dicen las directrices, tanto explícita como implícitamente. Desde el principio, Intel es claro sobre sus deseos: ser franco, centrarse en lo bueno y usar tu mejor juicio.

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La Universidad de Stanford (sí, la misma institución de la que salió el fundador de Facebook, Mark Zuckerberg) tiene unas directrices para las redes sociales que son bastante densas, pero proporcionan muchos recursos y contexto para los usuarios. Si tus directrices para las redes sociales son tan completas, puede ser una buena idea revisar los puntos clave con tu equipo en un taller o seminario para asegurarte de que los detalles no se pasan por alto.

La Escuela de Enfermería Bloomberg de la Universidad de Toronto tiene una lista de directrices muy concisa y fácil de digerir de un vistazo. Es un buen recordatorio de que el diseño de las directrices puede ayudar a su comprensión, ya sea una página web, un PDF o un folleto.

Recuerde que sus directrices pueden ser tan largas o tan breves como desee. Sharp News, por ejemplo, sólo tiene cuatro directrices para el uso de las redes sociales.

El Comité Olímpico mantuvo sus directrices sobre las redes sociales en una sola página para los Juegos Olímpicos de Pekín, aunque bastante densa. Apoyándose en lo que se debe y no se debe hacer, queda claro de un vistazo lo que es aceptable y lo que está mal visto.

Dado que Nordstrom es una empresa que se ocupa de la atención al cliente y la privacidad es importante, sus directrices para las redes sociales se centran en gran medida en la protección de los clientes. Tu propio sector tendrá sus propias sensibilidades especiales, así que ajusta tus directrices para que se adapten a tus áreas problemáticas específicas (¡o a las oportunidades!).

Plantilla de directrices para las redes sociales

Hemos reunido todos estos consejos en una plantilla que se puede descargar gratuitamente. Es un simple documento de Google y muy fácil de usar.

Simplemente haga una copia y comience a introducir sus recomendaciones para guiar a su equipo hacia la grandeza de las redes sociales.

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