Bez względu na branżę, w której działasz, każdy nowoczesny biznes potrzebuje aby mieć wytyczne dotyczące mediów społecznościowych.

Wytyczne dotyczące mediów społecznościowych określają najlepsze praktyki społeczne dla pracowników. W niektórych przypadkach zasady te są wymagane przez prawo lub w celu ochrony prawnej. Ale ostatecznie celem tych wytycznych jest wyposażenie pracowników w informacje, których potrzebują, aby dokonywać właściwych wyborów w mediach społecznościowych, zarówno dla siebie, jak i dla firmy.

To prawda, nawet jeśli Twoja firma nie jest jeszcze obecna w mediach społecznościowych. Bez względu na to, czy masz oficjalne konto na Twitterze lub profil na Instagramie, czy nie, lepiej uwierz, że Twoi pracownicy są tam w Internecie, rozmawiając ze sobą.

W niniejszym artykule dokonany zostanie przegląd:

• Różnica między polityką mediów społecznościowych a wytycznymi dotyczącymi mediów społecznościowych
• Prawdziwe przykłady z życia innych marek
• Jak wykorzystać nasz darmowy szablon wytycznych dla mediów społecznościowych, aby stworzyć własny zestaw wytycznych

Bonus: Pobierz bezpłatny, konfigurowalny szablon wytycznych dotyczących mediów społecznościowych aby szybko i łatwo stworzyć rekomendacje dla swojej firmy i pracowników.

Czym są wytyczne dotyczące mediów społecznościowych?

Wytyczne dotyczące mediów społecznościowych to sugestie dotyczące tego, jak pracownicy firmy powinni reprezentować siebie i firmę na swoich osobistych kontach w mediach społecznościowych.

Pomyśl o wytycznych dotyczących mediów społecznościowych jako o podręczniku pracownika dotyczącym najlepszych praktyk w mediach społecznościowych.

Powinny one określać, jak zachowywać się w mediach społecznościowych w sposób, który jest pozytywny i zdrowy dla firmy, pracowników i klientów. Wytyczne społeczne mogą zawierać wskazówki dotyczące etykiety, pomocne narzędzia i linki do ważnych zasobów.

Co ważne, naprawdę nie zalecamy zakazywania pracownikom korzystania z serwisów społecznościowych, ani ograniczania im możliwości rozmawiania o firmie w ogóle. Nie jest dobrym spojrzeniem na kontrolowanie lub cenzurowanie obecności członków zespołu w serwisach społecznościowych: mówimy o zabójcy morale i żegnamy się z wszelkimi organicznymi możliwościami ambasadorskimi.

Wytyczne dotyczące mediów społecznościowych, należy zauważyć, różnią się od polityki firmy w zakresie mediów społecznościowych, a także od przewodnika stylu mediów społecznościowych.

Polityka mediów społecznościowych to kompleksowy dokument, który szczegółowo opisuje, w jaki sposób firma i jej pracownicy korzystają z mediów społecznościowych. Polityka ta ma na celu ochronę marki przed ryzykiem prawnym i utrzymanie jej reputacji w mediach społecznościowych. Podczas gdy polityka mediów społecznościowych określa zasady i reperkusje za ich złamanie, wytyczne dotyczące mediów społecznościowych są bardziej pouczające.

Natomiast przewodnik po stylach mediów społecznościowych określa głos marki, wizualizacje marki i inne ważne elementy marketingowe. Jest często używany przez twórców treści w organizacji, aby zapewnić, że ich posty są "na marce".

Jeszcze jedno rozróżnienie: wytyczne dla mediów społecznościowych różnią się również od wytycznych dla społeczności, które określają zasady publicznego zaangażowania w Twoje konto lub grupę.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skorzystaj z bezpłatnego kursu Akademii SMMExpert Wdrożenie zarządzania mediami społecznościowymi w Twojej organizacji.

Dlaczego wytyczne dotyczące mediów społecznościowych są ważne?

Każdy pracownik (tak, w tym Maurice w księgowości) jest potencjalnym ambasadorem marki online. Dzielenie się wytycznymi dotyczącymi mediów społecznościowych jest szansą na dostarczenie całemu zespołowi narzędzi, które pomogą im w tworzeniu pozytywnego, integracyjnego i pełnego szacunku wizerunku.

Korzystaj z wytycznych dotyczących mediów społecznościowych, aby:

• Upoważnij swoich pracowników do pozytywnego angażowania się na ich osobistych kontach społecznościowych
• Edukacja w zakresie najlepszych praktyk w mediach społecznościowych
• Zachęcaj pracowników do śledzenia Twoich oficjalnych kont lub używania oficjalnych hashtagów
• Rozpowszechnianie strategii firmy w zakresie mediów społecznościowych
• Przedstaw pracownikom pomocne narzędzia i zasoby firm trzecich, takie jak pulpit nawigacyjny SMMExpert do obsługi mediów społecznościowych lub szkolenia Akademii SMMExpert
• Chroń swoich pracowników przed nękaniem społecznym
• Zabezpiecz swoją firmę przed ryzykiem związanym z cyberbezpieczeństwem
• Wyjaśnij, jakimi informacjami można się dzielić, a co jest naruszeniem poufności
• Zwiększ reputację swojej marki w mediach społecznościowych

Chociaż wytyczne dotyczące mediów społecznościowych są zwykle opracowane, aby podzielić się z pracownikami, każdy inny, z którym pracujesz, może skorzystać z tych najlepszych praktyk też - pomyśl o partnerach korporacyjnych, agencjach marketingowych lub influencerach.

Jeśli nie stworzysz najlepszych praktyk wokół tego, jak Twoja firma jest reprezentowana lub omawiana w mediach społecznościowych, sprawy mogą szybko wymknąć się spod kontroli. A z drugiej strony, brak wytycznych dotyczących mediów społecznościowych może również uniemożliwić Ci korzystający z entuzjastyczny członek zespołu, uzbrojony w wytyczne społeczne i czujący się pewnie, co wolno mu powiedzieć, może stać się potężnym ambasadorem Twojej marki.

10 wytycznych dotyczących mediów społecznościowych dla pracowników

Oto zestawienie podstawowych sekcji, które powinieneś zawrzeć w swoich wytycznych dotyczących mediów społecznościowych. Ale oczywiście, podczas gdy te szczegóły są wspólne, śmiało dostosuj każdą część tego do swojej marki: w końcu każda branża jest inna.

W rzeczywistości, każdy firma są różne... więc zanim wprowadzisz jakiekolwiek twarde i szybkie zasady, możesz chcieć skonsultować się ze swoim zespołem. Twoi pracownicy mogą mieć konkretne pytania lub wątpliwości, które warto uwzględnić w dokumencie głównym.

1. rachunki urzędowe

Zidentyfikuj oficjalne kanały mediów społecznościowych swojej firmy i zachęć pracowników do ich śledzenia. To nie jest tylko szansa na zdobycie kilku dodatkowych zwolenników: to doskonała okazja, aby zademonstrować pracownikom, jak Twoja marka prezentuje się w mediach społecznościowych.

Możesz także zidentyfikować konkretne hashtagi, jeśli są one główną częścią Twojej strategii społecznej.

W niektórych przypadkach firmy zezwalają lub wymagają od pracowników prowadzenia kont społecznościowych powiązanych z marką. Jeśli jest to coś, co robi Twoja firma, jest to dobre miejsce w wytycznych społecznościowych, aby wyjaśnić, w jaki sposób członek zespołu może (lub nie) być upoważniony do prowadzenia własnego konta marki.

2) Ujawnienie i przejrzystość

Jeśli członkowie Twojego zespołu z dumą wskazują na swoich kontach społecznościowych, że pracują dla Twojej firmy, warto poprosić ich o wyjaśnienie, że tworzą posty w mediach społecznościowych w imieniu własnym, a nie Twojej marki. Dodanie do ich profilu społecznościowego lub biogramu informacji o tym, że "Wszystkie wyrażone opinie są moje własne" (lub podobnej) pomaga wyjaśnić, że nie są to oficjalne punkty widzenia.

To powiedziawszy, jeśli zamierzają dyskutować o sprawach związanych z firmą na portalu społecznościowym, prawo wymaga, aby identyfikowali się jako pracownicy. To zasada, a nie przyjacielska sugestia. W rzeczywistości, w Stanach Zjednoczonych, Federalna Komisja Handlu wymaga, aby identyfikacja pojawiła się w odpowiednim poście. Samo zaznaczenie tego w bio nie wystarczy.

Przykładowe bio pracownika Google na Twitterze

3) Prywatność

Nigdy nie zaszkodzi przypomnieć swojemu zespołowi, że poufne informacje o firmie są poufne również poza godzinami pracy. Niezależnie od tego, czy chodzi o prywatne informacje o współpracownikach, ujawnienie informacji finansowych, nadchodzące produkty, prywatne komunikaty, informacje o badaniach i rozwoju, czy inne wrażliwe informacje, wyjaśnij, że prywatność i poufność powinny być przestrzegane na wszystkich platformach mediów społecznościowych.

4) Cyberbezpieczeństwo

Nawet jeśli Twoi pracownicy są czujni na oszustwa typu phishing i tym podobne, nigdy nie zaszkodzi zapoznać się z podstawami cyberbezpieczeństwa, zwłaszcza jeśli zbierasz informacje o klientach.

Cyberbezpieczeństwo przede wszystkim!

Szybkie odświeżenie cyberbezpieczeństwa 101:

• Wybierz silne hasła
• Używaj innego hasła do każdego konta społecznościowego
• Nie używaj tych samych haseł do kont firmowych
• Używaj dwuskładnikowego (lub wieloczynnikowego) uwierzytelniania do logowania się do sieci społecznościowych
• Ograniczenie informacji osobistych i zawodowych, którymi się dzielisz
• Używanie osobistych danych uwierzytelniających do kont osobistych
• Upewnij się, że Twoje połączenie internetowe jest bezpieczne
• Nie pobieraj ani nie klikaj na podejrzane treści
• Włączaj usługi geolokalizacyjne w aplikacjach tylko wtedy, gdy jest to konieczne
• Praktykuj bezpieczne przeglądanie stron

5) Molestowanie

Wytyczne powszechnie przypominają pracownikom, aby byli uprzejmi w mediach społecznościowych. Jednak poza promowaniem pozytywnego nastawienia, firmy powinny również wyraźnie zaznaczyć, że nie tolerują żadnej formy nękania w mediach społecznościowych.

Z drugiej strony jest to okazja, aby zapewnić swoim pracownikom wsparcie, które powinno oni Zdefiniuj swoją politykę radzenia sobie z trollami lub dręczycielami, czy jest to zgłaszanie ich, ignorowanie, czy też blokowanie lub banowanie.

Poinformuj pracowników, jak mogą zgłaszać problemy, które zauważyli lub których doświadczyli. Jeśli potrzebne jest wsparcie, powiedz pracownikom, jak i gdzie mogą je uzyskać.

Zapewnienie protokołu i narzędzi pomoże Twojemu zespołowi stłumić problemy w zarodku, zanim przerodzą się one w pełny kryzys w mediach społecznościowych.

6. integracja

Dla każdego pracodawcy i marki ważne jest, aby promować integrację w mediach społecznościowych i poza nimi. Zachęcanie pracowników do tego samego jest sposobem na pokazanie, że zależy Ci również na nich.

Wytyczne dotyczące inkluzywności mogą obejmować:

• Używanie zaimków włączających (oni/on/ich/koledzy)
• Zapewnij opisowe podpisy do zdjęć
• Zastanów się nad reprezentacją
• Nie przyjmuj założeń dotyczących płci, rasy, doświadczenia lub umiejętności
• Unikaj emojis związanych z płcią lub rasą
• Nie krępuj się podać swoich preferowanych zaimków
• Używaj wielkości liter w tytule hashtagów (dzięki temu są one bardziej czytelne dla czytników ekranu_.
• Używaj różnorodnych obrazów i ikon, w tym obrazów stockowych, emojis i wizualizacji marki.
• Zgłaszanie i usuwanie wszelkich komentarzy uznanych za seksistowskie, rasistowskie, ableistyczne, ageistyczne, homofobiczne lub nienawistne wobec jakiejkolwiek grupy lub osoby
• Uczynić tekst dostępnym, używając prostego języka i dostępnym dla osób uczących się angielskiego jako drugiego języka lub osób z trudnościami w uczeniu się

Znajdź więcej zasobów dotyczących integracji tutaj.

7. względy prawne

Wytyczne socjalne mogą zawierać przypomnienie dla pracowników o konieczności poszanowania własności intelektualnej, praw autorskich, znaków towarowych i innych stosownych przepisów. W razie wątpliwości zasada jest stosunkowo prosta: jeśli to nie jest twoje i nie masz pozwolenia, nie publikuj tego. Proste!

8) Do's and don'ts

Oczywiście, podczas gdy możesz chcieć zagłębić się w szczegóły z poprzednich sekcji, zrobienie szybkiej listy do's i don'ts jest szansą, aby wyrazić rzeczy super jasno.

Na przykład...

• DO wymień firmę jako swojego pracodawcę w swoim bio w mediach społecznościowych (jeśli chcesz)
• NIE WOLNO angażować się w działania konkurencji w niewłaściwy sposób
• DO udostępniania postów, wydarzeń i historii firmy w mediach społecznościowych
• NIE dziel się tajemnicami firmy lub poufnymi informacjami swoich współpracowników
• WYRAŻAJ SWOJE WŁASNE ZDANIE - upewnij się tylko, że jest jasne, że nie wypowiadasz się w imieniu firmy
• NIE komentować spraw prawnych dotyczących firmy
• Zgłaszaj przypadki nękania, których doświadczyłeś lub zauważyłeś
• NIE angażuj się w trolle, negatywne relacje lub komentarze

9) Pomocne zasoby

Możesz zamieścić linki do pomocnych zasobów w całym dokumencie z wytycznymi lub umieścić je w osobnej sekcji. Gdziekolwiek je umieścisz, warto zamieścić link do polityki mediów społecznościowych, przewodnika stylu mediów społecznościowych i wytycznych dla społeczności, aby każdy miał te informacje w zasięgu ręki.

Innymi linkami, które możesz chcieć zamieścić mogą być:

• dokumenty firmowe
  • kodeks postępowania korporacyjnego
  • porozumienia pracownicze
  • polityka prywatności
• Przepisy dotyczące marketingu, reklamy i sprzedaży opracowane przez rząd Kanady i FTC

Jeśli Twoja firma oferuje zasoby mediów społecznościowych, co jest lepszym miejscem niż Twoje wytyczne dotyczące mediów społecznościowych, aby wszyscy byli ich świadomi? Czy to narzędzia lub szkolenia z SMMExpert, lub stypendia na zajęcia z mediów społecznościowych, upoważnij ludzi, którzy pracują dla Ciebie, aby umieścić swoją najlepszą stopę (stopy?) do przodu na społecznej.

Na przykład, czy możemy polecić SMMExpert Amplify? To świetny sposób na znalezienie sprawdzonych treści, którymi można się podzielić i które wzmocnią Twoją markę osobistą.

10) Dane kontaktowe i data

Koniecznie dodaj też informację, gdzie można wysyłać pytania - może to być konkretna osoba, kanał na forum lub Slack, albo adres e-mail.

Powinieneś również wskazać, kiedy Twoje wytyczne zostały ostatnio zaktualizowane.

Przykłady wytycznych dotyczących mediów społecznościowych

Szukasz prawdziwych przykładów wytycznych dotyczących mediów społecznościowych? Zebraliśmy kilka źródeł inspiracji.

Grossmont-Cuyamaca Community College District jasno i zwięźle nakreśla wskazówki dotyczące najlepszych praktyk. "Wolność słowa musi być wykonywana w sposób odpowiedzialny" - przypomina czytelnikom strona - "Te zalecenia stanowią mapę drogową dla konstruktywnego, pełnego szacunku i produktywnego korzystania z serwisów społecznościowych".

Intel dokłada wszelkich starań, aby zapewnić pracowników, że nie są tu po to, aby cenzurować lub kontrolować ich zachowanie w sieci. "Ufamy Ci" - mówią wytyczne, zarówno wprost, jak i domyślnie. Od razu po wejściu na rynek Intel jasno określa swoje życzenia: Bądź szczery, skup się na dobru i używaj swojej najlepszej oceny.

Bonus: Pobierz darmowy, konfigurowalny szablon wytycznych dotyczących mediów społecznościowych aby szybko i łatwo stworzyć rekomendacje dla swojej firmy i pracowników.

Uniwersytet Stanforda (tak, ta sama instytucja, z której wypadł założyciel Facebooka Mark Zuckerberg) ma wytyczne dotyczące mediów społecznościowych, które są dość gęste, ale zapewniają wiele zasobów i kontekstu dla użytkowników. Jeśli twoje wytyczne dotyczące mediów społecznościowych są tak dokładne, może być dobrym pomysłem, aby przejrzeć kluczowe elementy z zespołem podczas warsztatów lub seminarium, aby upewnić się, że szczegóły nie zostały pominięte.

Bloomberg School of Nursing na Uniwersytecie w Toronto ma bardzo zwięzłą, wypunktowaną listę wytycznych, które są łatwe do przyswojenia na pierwszy rzut oka. To dobre przypomnienie, że to, jak zaprojektujesz swoje wytyczne, może pomóc w ich zrozumieniu, niezależnie od tego, czy jest to strona internetowa, PDF czy broszura.

Pamiętaj, że Twoje wskazówki mogą być tak długie lub krótkie, jak tylko chcesz. Na przykład Sharp News ma tylko cztery wytyczne dotyczące korzystania z mediów społecznościowych.

Komitet Olimpijski ograniczył swoje wytyczne dotyczące mediów społecznościowych na czas Olimpiady w Pekinie do jednej strony - aczkolwiek dość gęstej. Opierając się na "do's" i "don'ts", można od razu zauważyć, co jest dopuszczalne, a co nie.

Ponieważ Nordstrom jest firmą, która zajmuje się obsługą klienta, a prywatność jest ważna, jej wytyczne dotyczące mediów społecznościowych są mocno skoncentrowane na ochronie klientów. Twoja własna branża będzie miała swoją własną, szczególną wrażliwość, więc dostosuj swoje wytyczne do konkretnych obszarów problemowych (lub możliwości!).

Szablon wytycznych dotyczących mediów społecznościowych

Wszystkie te gorące wskazówki zawarliśmy w jednym darmowym szablonie do pobrania. Jest to po prostu prosty dokument Google i dość łatwy w użyciu.

Wystarczy zrobić kopię i zacząć podłączać swoje zalecenia, aby poprowadzić swój zespół do świetności w mediach społecznościowych.

Zaoszczędź czas na zarządzaniu swoją obecnością w mediach społecznościowych dzięki SMMExpert. Z jednego pulpitu nawigacyjnego możesz publikować i planować posty, znajdować odpowiednie konwersje, angażować odbiorców, mierzyć wyniki i wiele więcej. Wypróbuj go za darmo już dziś.

Rozpocznij

SMMExpert Amplify ułatwia Twoim pracownikom bezpieczne dzielenie się Twoimi treściami z ich zwolennikami-. zwiększenie zasięgu w mediach społecznościowych Zarezerwuj spersonalizowaną, pozbawioną presji demonstrację, aby zobaczyć ją w działaniu.