Bez ohľadu na to, v akom odvetví podnikáte, každá moderná firma potrebuje mať usmernenia pre sociálne médiá.

V niektorých prípadoch sú tieto pravidlá vyžadované zákonom alebo z dôvodu právnej ochrany. V konečnom dôsledku je však cieľom týchto usmernení poskytnúť zamestnancom informácie, ktoré potrebujú na to, aby sa v sociálnych médiách rozhodovali správne, a to tak pre seba, ako aj pre spoločnosť.

Platí to aj v prípade, že vaša spoločnosť ešte nie je prítomná na sociálnych sieťach. Či už máte oficiálne konto na Twitteri alebo profil na Instagrame, alebo nie, verte, že vaši zamestnanci sú na internete a rozprávajú sa s vami.

Tento článok obsahuje prehľad:

• Rozdiel medzi politikou sociálnych médií a usmerneniami pre sociálne médiá
• Skutočné príklady iných značiek
• Ako použiť našu bezplatnú šablónu usmernení pre sociálne médiá na vytvorenie vlastného súboru usmernení

Bonus: Získajte bezplatnú prispôsobiteľnú šablónu usmernení pre sociálne médiá rýchlo a jednoducho vytvárať odporúčania pre vašu spoločnosť a zamestnancov.

Aké sú usmernenia pre sociálne médiá?

Usmernenia pre sociálne médiá sú návrhy, ako by mali zamestnanci spoločnosti reprezentovať seba a spoločnosť na svojich osobných účtoch na sociálnych médiách.

Predstavte si usmernenia pre sociálne médiá ako príručku najlepších postupov pre zamestnancov v oblasti sociálnych médií.

Mali by načrtnúť, ako sa správať na sociálnych sieťach spôsobom, ktorý je pozitívny a zdravý pre spoločnosť, zamestnancov aj zákazníkov. Smernice pre sociálne siete môžu obsahovať tipy na etiketu, užitočné nástroje a odkazy na dôležité zdroje.

Dôležité je, že naozaj neodporúčame zakazovať zamestnancom používanie sociálnych sietí alebo im vôbec zakazovať hovoriť o vašej spoločnosti. Nie je dobré kontrolovať alebo cenzurovať prítomnosť členov vášho tímu na sociálnych sieťach: hovoríme o zabijakovi morálky a rozlúčte sa s akýmikoľvek príležitosťami organických ambasádorov.

Je potrebné poznamenať, že usmernenia pre sociálne médiá sa líšia od politiky vašej spoločnosti v oblasti sociálnych médií. Líšia sa aj od sprievodcu štýlom sociálnych médií.

Politika sociálnych médií je komplexný dokument, ktorý podrobne opisuje, ako spoločnosť a jej zamestnanci používajú sociálne médiá. Tieto zásady majú chrániť značku pred právnymi rizikami a udržiavať jej dobré meno v sociálnych médiách. Tam, kde politika sociálnych médií stanovuje pravidlá a následky ich porušenia, sú usmernenia pre sociálne médiá viac inštruktážne.

Sprievodca štýlom sociálnych médií pritom definuje hlas značky, vizuálne prvky značky a ďalšie dôležité marketingové prvky. Často ho používajú tvorcovia obsahu v organizácii, aby zabezpečili, že ich príspevky budú "v súlade so značkou".

Ešte jeden rozdiel: usmernenia pre sociálne médiá sa líšia aj od usmernení pre komunity, ktoré stanovujú pravidlá pre zapojenie verejnosti do vášho konta alebo skupiny.

Chcete sa dozvedieť viac? Absolvujte bezplatný kurz SMMExpert Academy Implementácia správy sociálnych médií vo vašej organizácii.

Prečo sú dôležité usmernenia pre sociálne médiá?

Každý jeden zamestnanec (áno, aj Maurice z účtovníctva) je potenciálnym online ambasádorom značky. Zdieľanie usmernení pre sociálne médiá je vašou šancou poskytnúť celému tímu nástroje, ktoré im pomôžu pozitívne, inkluzívne a s rešpektom vás propagovať.

Používajte usmernenia pre sociálne médiá na:

• Umožnite svojim zamestnancom, aby sa pozitívne zapájali na svojich osobných sociálnych účtoch
• Vzdelávanie o osvedčených postupoch v oblasti sociálnych médií
• Povzbudzujte zamestnancov, aby sledovali vaše oficiálne účty alebo používali oficiálne hashtagy
• Rozširovanie stratégie spoločnosti v oblasti sociálnych médií
• Zoznámte zamestnancov s užitočnými nástrojmi a zdrojmi tretích strán, ako je napríklad informačný panel sociálnych médií SMMExpert alebo školenie SMMExpert Academy.
• Chráňte svojich zamestnancov pred sociálnym obťažovaním
• Chráňte svoju spoločnosť pred rizikami kybernetickej bezpečnosti
• Objasnite, ktoré informácie je možné zdieľať a ktoré sú porušením dôvernosti.
• Zlepšenie reputácie vašej značky na sociálnych sieťach

Hoci sú usmernenia pre sociálne médiá zvyčajne určené pre zamestnancov, tieto osvedčené postupy môžu využiť aj všetci ostatní, s ktorými spolupracujete - napríklad firemní partneri, marketingové agentúry alebo influenceri.

Ak nevytvoríte osvedčené postupy, ako sa vaša spoločnosť prezentuje alebo diskutuje na sociálnych sieťach, veci sa môžu rýchlo vymknúť spod kontroly. v prospech z obsahu zamestnancov. Nadšený člen tímu, ktorý je vyzbrojený usmerneniami pre sociálne siete a cíti sa istý, čo smie povedať, sa môže stať silným vyslancom vašej značky.

10 usmernení pre zamestnancov v oblasti sociálnych médií

Tu je prehľad základných častí, ktoré by ste mali zahrnúť do svojich usmernení pre sociálne médiá. Ale samozrejme, hoci sú tieto detaily spoločné, pokojne si každú časť prispôsobte tak, aby vyhovovala vašej značke: každé odvetvie je predsa iné.

V skutočnosti každý spoločnosť Preto skôr, ako stanovíte nejaké pevné pravidlá, možno sa budete chcieť poradiť so svojím tímom. Vaši zamestnanci môžu mať konkrétne otázky alebo obavy, ktoré by bolo vhodné riešiť v hlavnom dokumente.

1. Oficiálne účty

Identifikujte oficiálne kanály vašej spoločnosti na sociálnych sieťach a vyzvite zamestnancov, aby ich sledovali. Nie je to len príležitosť získať niekoľko ďalších sledovateľov: je to vynikajúca príležitosť ukázať zamestnancom, ako sa vaša značka prezentuje na sociálnych sieťach.

Možno budete chcieť určiť aj konkrétne hashtagy, ak sú hlavnou súčasťou vašej sociálnej stratégie.

V niektorých prípadoch spoločnosti buď povoľujú, alebo vyžadujú, aby niektorí zamestnanci spravovali sociálne účty súvisiace so značkou. Ak to vaša firma robí, je to dobré miesto v sociálnych usmerneniach, kde môžete vysvetliť, ako môže (alebo nemôže) byť člen tímu autorizovaný pre svoje vlastné značkové konto.

2. Zverejňovanie informácií a transparentnosť

Ak sa členovia vášho tímu na svojich účtoch na sociálnych sieťach hrdo hlásia k tomu, že pracujú pre vašu spoločnosť, je dobré ich požiadať, aby objasnili, že príspevky na sociálnych sieťach vytvárajú vo svojom mene, nie v mene vašej značky. Pridanie informácie do ich profilu alebo životopisu na sociálnej sieti, že "Všetky vyjadrené názory sú moje vlastné" (alebo podobnej informácie), pomôže objasniť, že nejde o oficiálne názory.

Ak sa však chystajú diskutovať o záležitostiach týkajúcich sa spoločnosti na sociálnej sieti, zákon vlastne vyžaduje, aby sa identifikovali ako zamestnanci. Toto je pravidlo, nie priateľský návrh. V Spojených štátoch totiž Federálna obchodná komisia vyžaduje, aby sa táto identifikácia objavila v príslušnom príspevku. Nestačí ju len uviesť v životopise.

Príklad životopisu zamestnanca spoločnosti Google na Twitteri

3. Ochrana osobných údajov

Nikdy nie je na škodu pripomenúť svojmu tímu, že dôverné informácie o spoločnosti sú dôverné aj mimo pracovného času. Či už ide o súkromné informácie o spolupracovníkoch, zverejnené finančné informácie, pripravované produkty, súkromnú komunikáciu, informácie o výskume a vývoji alebo iné citlivé informácie, objasnite, že súkromie a dôvernosť by sa mali dodržiavať na všetkých platformách sociálnych médií.

4. Kybernetická bezpečnosť

Aj keď sú vaši zamestnanci obozretní, pokiaľ ide o phishingové podvody a podobne, nikdy nie je na škodu skontrolovať si základy kybernetickej bezpečnosti, najmä ak zhromažďujete informácie o zákazníkoch alebo klientoch.

Kybernetická bezpečnosť na prvom mieste!

Rýchle osvieženie kybernetickej bezpečnosti 101:

• Zvoľte si silné heslá
• Používanie iného hesla pre každé sociálne konto
• Nepoužívajte rovnaké heslá pre firemné kontá
• Používanie dvojfaktorového (alebo viacfaktorového) overovania na prihlasovanie do sociálnych sietí
• Obmedzte zdieľané osobné a pracovné informácie.
• Používanie osobných poverení pre osobné kontá
• Uistite sa, že je vaše internetové pripojenie bezpečné
• Nepreberajte ani neklikajte na podozrivý obsah
• Aktivácia geolokačných služieb v aplikáciách len v prípade potreby
• Bezpečné prehliadanie

5. Obťažovanie

Usmernenia bežne pripomínajú zamestnancom, aby boli na sociálnych sieťach láskaví. Okrem podpory pozitívneho prístupu by však podniky mali jasne uviesť, že netolerujú žiadnu formu obťažovania na sociálnych sieťach.

Na druhej strane je to príležitosť poskytnúť svojim zamestnancom podporu, ak . Definujte svoje zásady zaobchádzania s trollmi alebo tyranmi, či už ich nahlasujete, ignorujete, alebo ich zablokujete či vykážete.

Povedzte ľuďom, ako majú nahlásiť problémy, ktoré mohli vidieť alebo zažiť. Ak je potrebná podpora, povedzte zamestnancom, ako a kde ju môžu získať.

Poskytnutie protokolu a nástrojov pomôže vášmu tímu vyriešiť problémy v zárodku skôr, ako prerastú do úplnej krízy sociálnych médií.

6. Inkluzívnosť

Je dôležité, aby každý zamestnávateľ a značka podporovali inkluzívnosť na sociálnych sieťach aj mimo nich. Povzbudzovaním svojich zamestnancov k rovnakému správaniu dáte najavo, že vám na nich tiež záleží.

Usmernenia o inkluzívnosti môžu zahŕňať:

• Používajte inkluzívne zámená (oni/oni/ich/ľudia)
• Poskytnite popisné popisky k obrázkom
• Premýšľajte o zastúpení
• Nerobte si domnienky o pohlaví, rase, skúsenostiach alebo schopnostiach.
• Vyhýbajte sa emotikonom špecifickým pre pohlavie alebo rasu
• Neváhajte a podeľte sa o svoje preferované zámená
• Používajte veľké písmená pre hashtagy (vďaka tomu sú čitateľnejšie pre čítačky obrazovky_
• Používajte rôznorodé obrázky a ikony. Patria sem obrázky zo zásoby, emotikony a značkové vizuály.
• Nahlásiť a odstrániť akékoľvek komentáre, ktoré sa považujú za sexistické, rasistické, homofóbne, ageistické, homofóbne alebo nenávistné voči akejkoľvek skupine alebo osobe.
• sprístupniť text, používať jednoduchý jazyk a sprístupniť ho ľuďom, ktorí sa učia angličtinu ako druhý jazyk, alebo ľuďom s poruchami učenia.

Ďalšie zdroje o inkluzívnosti nájdete tu.

7. Právne aspekty

Vaše smernice pre sociálne siete môžu obsahovať upozornenie pre zamestnancov, aby rešpektovali duševné vlastníctvo, autorské práva, ochranné známky a ďalšie príslušné zákony. V prípade pochybností platí pomerne jednoduché pravidlo: ak to nie je vaše a nemáte na to povolenie, nezverejňujte to. Jednoducho!

8. Čo robiť a čo nie

Samozrejme, aj keď sa možno budete chcieť podrobne venovať predchádzajúcim častiam, vytvorenie zoznamu odporúčaní a odporúčaní, na ktorý sa dá rýchlo odvolať, je príležitosťou, ako si veci veľmi jasne vysvetliť.

Napríklad...

• Uveďte spoločnosť ako svojho zamestnávateľa vo svojom životopise na sociálnych sieťach (ak si to želáte).
• NEZAČÍNAJTE nevhodným spôsobom komunikovať s konkurenciou
• zdieľajte príspevky, udalosti a príbehy spoločnosti na sociálnych sieťach
• NEZDIEĽAJTE firemné tajomstvá alebo dôverné informácie svojich kolegov
• Vyjadrite svoj vlastný názor - len sa uistite, že nehovoríte v mene spoločnosti.
• Nevyjadrovať sa k právnym záležitostiam týkajúcim sa spoločnosti.
• Nahláste obťažovanie, ktoré ste zažili alebo ste si ho všimli
• NEZAČÍNAJTE sa zapájať do trollov, negatívneho spravodajstva alebo komentárov

9. Užitočné zdroje

Odkazy na užitočné zdroje môžete uviesť v celom dokumente s usmerneniami alebo ich môžete uviesť v samostatnej časti. Nech už ich umiestnite kamkoľvek, je dobré uviesť odkaz na zásady používania sociálnych médií, príručku štýlu sociálnych médií a usmernenia komunity, aby mal každý tieto informácie po ruke.

Ďalšie odkazy, ktoré by ste mohli chcieť zahrnúť, by mohli byť:

• dokumenty spoločnosti
  • podnikový kódex správania
  • dohody so zamestnancami
  • zásady ochrany osobných údajov
• Predpisy kanadskej vlády a FTC týkajúce sa marketingu, reklamy a predaja

Ak vaša spoločnosť ponúka zdroje sociálnych médií, čo je lepšie miesto ako vaše smernice pre sociálne médiá, aby sa o nich všetci dozvedeli? Či už ide o nástroje alebo školenia od SMMExpert, alebo štipendiá na kurzy sociálnych médií, umožnite ľuďom, ktorí pre vás pracujú, aby sa na sociálnych sieťach prezentovali čo najlepšie.

Môžeme vám napríklad odporučiť službu SMMExpert Amplify? Je to skvelý spôsob, ako nájsť overený obsah na zdieľanie a posilnenie vašej osobnej značky.

10. Kontaktné údaje a dátum

Nezabudnite pridať aj informácie, kam môžete posielať otázky. Môže to byť konkrétna osoba, fórum alebo kanál na Slacku, prípadne e-mailová adresa.

Mali by ste tiež uviesť, kedy boli vaše usmernenia naposledy aktualizované.

Príklady usmernení pre sociálne médiá

Hľadáte reálne príklady usmernení pre sociálne médiá? Zozbierali sme niekoľko zdrojov inšpirácie.

Grossmont-Cuyamaca Community College District jasne a stručne uvádza tipy na osvedčené postupy: "Sloboda prejavu sa musí uplatňovať zodpovedne," pripomína stránka čitateľom. "Tieto odporúčania poskytujú plán na konštruktívne, úctivé a produktívne používanie sociálnych sietí."

Spoločnosť Intel sa zo všetkých síl snaží ubezpečiť zamestnancov, že tu nie je na to, aby cenzurovala alebo kontrolovala ich správanie na internete. "Veríme vám," hovorí sa v usmerneniach explicitne aj implicitne. Hneď na začiatku spoločnosť Intel jasne vyjadruje svoje želania: Buďte otvorení, sústreďte sa na dobro a používajte svoj najlepší úsudok.

Bonus: Získajte bezplatnú prispôsobiteľnú šablónu usmernení pre sociálne médiá rýchlo a jednoducho vytvárať odporúčania pre vašu spoločnosť a zamestnancov.

Stanfordská univerzita (áno, tá istá inštitúcia, ktorú opustil zakladateľ Facebooku Mark Zuckerberg) má usmernenia pre sociálne médiá, ktoré sú pomerne rozsiahle, ale poskytujú používateľom veľa zdrojov a súvislostí. Ak sú vaše usmernenia pre sociálne médiá takto podrobné, možno by bolo dobré prebrať kľúčové body so svojím tímom na workshope alebo seminári, aby ste sa uistili, že sa detaily neprehliadnu.

Bloomberg School of Nursing na Torontskej univerzite má veľmi stručný, bodový zoznam usmernení, ktoré sú ľahko stráviteľné na prvý pohľad. Je to dobrá pripomienka, že to, ako navrhnete svoje usmernenia, môže pomôcť pri ich pochopení, či už ide o webovú stránku, súbor PDF alebo brožúru.

Nezabudnite, že vaše pokyny môžu byť tak dlhé alebo tak stručné, ako si želáte. Napríklad Sharp News má len štyri usmernenia pre používanie sociálnych médií.

Olympijský výbor ponechal pre olympijské hry v Pekingu svoje usmernenia pre sociálne médiá na jednej stránke - aj keď dosť hutnej. Opierajúc sa o "robiť" a "nerobiť" je na prvý pohľad jasné, čo je prijateľné a čo je odsúdeniahodné.

Keďže spoločnosť Nordstrom sa zaoberá službami zákazníkom a súkromie je dôležité, jej usmernenia pre sociálne médiá sa výrazne zameriavajú na ochranu zákazníkov. Vaše vlastné odvetvie bude mať svoje vlastné citlivé oblasti, preto prispôsobte svoje usmernenia tak, aby zodpovedali vašim špecifickým problémovým oblastiam (alebo príležitostiam!).

Šablóna usmernení pre sociálne médiá

Všetky tieto horúce tipy sme vydestilovali do jednej šablóny na bezplatné stiahnutie. Je to len jednoduchý dokument Google a celkom ľahko sa používa.

Jednoducho si vytvorte kópiu a začnite do nej vkladať svoje odporúčania, ktoré váš tím dovedú k dokonalosti sociálnych médií.

Ušetrite čas pri správe svojej prítomnosti v sociálnych médiách pomocou nástroja SMMExpert. Z jediného ovládacieho panela môžete publikovať a plánovať príspevky, vyhľadávať relevantné konverzie, zapájať publikum, merať výsledky a mnoho ďalšieho. Vyskúšajte ho zadarmo ešte dnes.

Začnite

SMMExpert Amplify uľahčuje vašim zamestnancom bezpečné zdieľanie vášho obsahu s ich sledovateľmi. zvýšenie dosahu na sociálnych sieťach . Objednajte si osobnú ukážku bez nátlaku a pozrite si ju v praxi.