Het maakt niet uit in welke sector u werkzaam bent, elk modern bedrijf heeft nodig om sociale media richtlijnen te hebben.

Richtlijnen voor sociale media leggen de beste sociale praktijken voor uw werknemers vast. In sommige gevallen zijn deze regels wettelijk vereist of voor wettelijke bescherming. Maar uiteindelijk is het doel van deze richtlijnen om werknemers te voorzien van de informatie die ze nodig hebben om de juiste keuzes te maken op sociale media, zowel voor henzelf als voor het bedrijf.

Dit geldt zelfs als uw bedrijf nog niet aanwezig is op sociale media. Of u nu een officieel Twitter-account of Instagram-profiel hebt of niet, u kunt er maar beter van uitgaan dat uw werknemers op het internet te vinden zijn om lekker te kletsen.

Dit artikel geeft een overzicht:

• Het verschil tussen een sociale-mediabeleid en sociale-mediarichtlijnen
• Praktijkvoorbeelden van andere merken
• Hoe u ons gratis sjabloon voor sociale-mediarichtlijnen kunt gebruiken om uw eigen richtlijnen op te stellen

Bonus: Ontvang een gratis, aanpasbaar sjabloon voor sociale-mediarichtlijnen om snel en gemakkelijk aanbevelingen voor uw bedrijf en medewerkers te maken.

Wat zijn richtlijnen voor sociale media?

Richtlijnen voor sociale media zijn suggesties voor hoe werknemers van een bedrijf zichzelf en het bedrijf moeten vertegenwoordigen op hun persoonlijke sociale media-accounts.

Zie sociale-mediarichtlijnen als een werknemershandleiding voor de beste praktijken op het gebied van sociale media.

Ze moeten aangeven hoe men zich op sociale media moet gedragen op een manier die positief en gezond is voor het bedrijf, de werknemers en de klanten. Sociale richtlijnen kunnen etiquettetips, nuttige hulpmiddelen en links naar belangrijke bronnen bevatten.

Belangrijk is dat we echt niet aanraden werknemers te verbieden sociale media te gebruiken, of hen te beperken om überhaupt over uw bedrijf te praten. Het ziet er niet goed uit om de sociale aanwezigheid van uw teamleden te controleren of te censureren: praat over een moraalkiller, en zeg maar dag tegen alle organische ambassadeurskansen.

Sociale-mediarichtlijnen verschillen van het sociale-mediabeleid van uw bedrijf en van de stijlgids voor sociale media.

Een social mediabeleid is een uitgebreid document dat in detail beschrijft hoe het bedrijf en zijn werknemers social media gebruiken. Dit beleid is bedoeld om een merk te beschermen tegen juridische risico's, en de reputatie op social media te behouden. Waar een social mediabeleid de regels en repercussies voor het overtreden ervan vastlegt, zijn social media richtlijnen meer instructief.

Een social media stijlgids definieert de merkstem, merkvisuals en andere belangrijke marketingelementen en wordt vaak gebruikt door de content creators in een organisatie om ervoor te zorgen dat hun posts "on brand" zijn.

Nog een onderscheid: social media richtlijnen zijn ook anders dan community richtlijnen, die de regels bepalen voor publieke betrokkenheid bij uw account of groep.

Wil je meer leren, volg dan de gratis cursus Implementing Social Media Governance Within Your Organization van SMMExpert Academy.

Waarom zijn richtlijnen voor sociale media belangrijk?

Elke werknemer (ja, ook Maurice van de boekhouding) is een potentiële online merkambassadeur. Het delen van sociale-mediarichtlijnen is uw kans om het hele team te voorzien van hulpmiddelen waarmee ze u positief, inclusief en respectvol kunnen hypen.

Gebruik richtlijnen voor sociale media om:

• Stel uw medewerkers in staat zich positief te engageren op hun persoonlijke sociale accounts
• Voorlichting over beste praktijken voor sociale media
• Moedig werknemers aan om uw officiële accounts te volgen of officiële hashtags te gebruiken
• Verspreid de social media strategie van uw bedrijf
• Laat medewerkers kennismaken met nuttige tools en hulpmiddelen van derden, zoals het social media dashboard van SMMExpert of de SMMExpert Academy training.
• Bescherm uw werknemers tegen sociale intimidatie
• Bescherm uw bedrijf tegen cyberbeveiligingsrisico's
• Verduidelijken welke informatie mag worden gedeeld en wat een schending van de vertrouwelijkheid is.
• Verhoog de reputatie van uw merk op sociale media

Hoewel richtlijnen voor sociale media meestal worden opgesteld om te delen met werknemers, kan iedereen met wie u samenwerkt ook profiteren van deze best practices - denk aan bedrijfspartners, marketingbureaus of beïnvloeders.

Als u geen best practices creëert over hoe uw bedrijf wordt vertegenwoordigd of besproken op sociale media, kan het snel uit de hand lopen. En aan de andere kant kan een gebrek aan richtlijnen voor sociale media ook voorkomen dat u ten voordele van Een enthousiast teamlid, gewapend met sociale richtlijnen en met vertrouwen in wat ze mogen zeggen, kan een krachtige ambassadeur voor uw merk worden.

10 richtlijnen voor sociale media voor werknemers

Hier volgt een overzicht van de belangrijkste onderdelen die u in uw richtlijnen voor sociale media moet opnemen. Maar hoewel deze details gebruikelijk zijn, kunt u natuurlijk elk onderdeel ervan aanpassen aan uw merk: elke branche is immers anders.

In feite is elke bedrijf is verschillend... dus voordat u harde en snelle regels vastlegt, kunt u het beste even overleggen met uw team. Uw medewerkers hebben misschien specifieke vragen of zorgen die u in uw basisdocument kunt opnemen.

1. Officiële rekeningen

Identificeer de officiële social media-kanalen van uw bedrijf en moedig werknemers aan om ze te volgen. Dit is niet alleen een kans om wat meer volgers te krijgen: het is een uitstekende gelegenheid om werknemers te laten zien hoe uw merk zich presenteert op social media.

Misschien wilt u ook specifieke hashtags identificeren, als die een kernonderdeel zijn van uw sociale strategie.

In sommige gevallen staan bedrijven toe of eisen ze dat bepaalde werknemers sociale accounts beheren die gelieerd zijn aan het merk. Als dat iets is wat uw bedrijf doet, is dit een goede plek in uw sociale richtlijnen om uit te leggen hoe een teamlid wel (of niet) geautoriseerd kan worden voor een eigen merkaccount.

2. Openbaarmaking en transparantie

Als uw teamleden op hun sociale accounts trots vermelden dat ze voor uw bedrijf werken, is het een goed idee om hen te vragen te verduidelijken dat ze sociale-mediaposts maken namens zichzelf, niet namens uw merk. Door een vermelding op hun sociale profiel of bio toe te voegen dat "Alle meningen zijn van mijzelf" (of iets dergelijks) kan duidelijk worden gemaakt dat dit geen officiële standpunten zijn.

Dat gezegd zijnde, als ze bedrijfsgerelateerde zaken gaan bespreken op sociale media, is het wettelijk verplicht dat ze zichzelf identificeren als werknemer. Dit is een regel, geen vriendelijke suggestie. In de Verenigde Staten eist de Federal Trade Commission zelfs dat de identificatie plaatsvindt in het betreffende bericht. Het volstaat niet om het alleen in een bio te vermelden.

Een voorbeeld van de Twitter-bio van een Google-medewerker

3. Privacy

Het kan nooit kwaad om uw team eraan te herinneren dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie ook buiten de werkuren vertrouwelijk is. Of het nu gaat om privé-informatie over collega's, financiële onthullingen, opkomende producten, privécommunicatie, informatie over onderzoek en ontwikkeling of andere gevoelige informatie, maak duidelijk dat privacy en vertrouwelijkheid op alle sociale-mediaplatforms moeten worden gerespecteerd.

4. Cyberveiligheid

Cyberhacks en bedreigingen zijn geen grap. Zelfs als uw werknemers waakzaam zijn voor phishing-zwendel en dergelijke, kan het nooit kwaad om de basisprincipes van cyberveiligheid door te nemen, vooral als u informatie over klanten of cliënten verzamelt.

Cyberveiligheid eerst!

Een snelle opfrissing van cyberveiligheid 101:

• Kies sterke wachtwoorden
• Gebruik een ander wachtwoord voor elke sociale account
• Gebruik niet dezelfde wachtwoorden voor uw bedrijfsaccounts
• Gebruik twee-factor (of multi-factor) authenticatie om in te loggen op sociale netwerken
• Beperk de persoonlijke en professionele informatie die u deelt
• Gebruik persoonlijke referenties voor persoonlijke accounts
• Zorg voor een veilige internetverbinding
• Download of klik niet op verdachte inhoud
• Activeer geolocatiediensten op apps alleen als dat nodig is
• Veilig surfen

5. Intimidatie

Richtlijnen herinneren het personeel er gewoonlijk aan om vriendelijk te zijn op sociale media. Maar naast het bevorderen van positiviteit moeten bedrijven ook duidelijk maken dat ze geen enkele vorm van intimidatie op sociale media tolereren.

De keerzijde daarvan is een kans om uw werknemers ondersteuning te bieden moet zij Bepaal uw beleid voor het omgaan met trollen of pestkoppen, of u ze nu rapporteert, negeert of blokkeert of verbant.

Vertel mensen hoe ze problemen die ze gezien of ervaren hebben, kunnen melden. Als er ondersteuning nodig is, vertel werknemers dan hoe en waar ze die kunnen krijgen.

Met protocollen en hulpmiddelen kan uw team problemen in de kiem smoren voordat ze uitgroeien tot een echte social media-crisis.

6. Inclusiviteit

Het is voor elke werkgever en elk merk belangrijk om inclusiviteit op en buiten de sociale media te bevorderen. Door je werknemers aan te moedigen hetzelfde te doen, laat je zien dat je ook om hen geeft.

De richtsnoeren inzake inclusiviteit kunnen het volgende omvatten

• Gebruik inclusieve voornaamwoorden (zij/hun/het/volk)
• Geef beschrijvende bijschriften bij afbeeldingen
• Denk na over vertegenwoordiging
• Maak geen veronderstellingen over geslacht, ras, ervaring of bekwaamheid.
• Vermijd geslachts- of rasspecifieke emoji's
• Voel je vrij om je voorkeursuitspraken te delen
• Gebruik hoofdletters voor hashtags (dit maakt ze leesbaarder voor schermlezers_.
• Gebruik divers beeldmateriaal en iconen, zoals stockbeelden, emoji's en merkbeelden.
• Opmerkingen rapporteren en verwijderen die seksistisch, racistisch, ableistisch, ageistisch, homofoob of haatdragend voor een groep of persoon zijn.
• tekst toegankelijk maken, in gewone taal en toegankelijk voor mensen die Engels als tweede taal leren of mensen met leermoeilijkheden

Vind hier meer hulpmiddelen voor inclusiviteit.

7. Juridische overwegingen

Uw sociale richtlijnen kunnen een herinnering bevatten voor werknemers om intellectueel eigendom, auteursrecht, handelsmerken en andere relevante wetten te respecteren. Bij twijfel is de vuistregel relatief eenvoudig: als het niet van u is en u geen toestemming hebt, plaats het dan niet. Gemakkelijk!

8. Doen en laten

Natuurlijk, terwijl u misschien in detail wilt treden met de vorige secties, is het maken van een snel te raadplegen lijst van do's en don'ts een kans om dingen super duidelijk te spellen.

Bijvoorbeeld...

• Vermeld het bedrijf als je werkgever in je social media bio (als je dat wilt).
• Ga niet op een ongepaste manier om met concurrenten.
• DO deel de sociale media berichten, evenementen en verhalen van het bedrijf
• Deel geen bedrijfsgeheimen of vertrouwelijke informatie van uw collega's.
• Geef uw eigen mening, maar zorg ervoor dat het duidelijk is dat u niet namens het bedrijf spreekt.
• Geef geen commentaar op juridische zaken die betrekking hebben op het bedrijf.
• Meld pesterijen die u hebt ervaren of opgemerkt
• Ga niet in op trollen, negatieve berichtgeving of commentaar.

9. Nuttige bronnen

Waar u ze ook zet, het is een goed idee om te linken naar uw social media beleid, social media stijlgids en community richtlijnen, zodat iedereen deze informatie binnen handbereik heeft.

Andere links die u zou kunnen opnemen zijn:

• bedrijfsdocumenten
  • bedrijfsgedragscode
  • werknemersovereenkomsten
  • privacybeleidsmaatregelen
• Marketing-, reclame- en verkoopvoorschriften van de regering van Canada en de FTC

Als uw bedrijf hulpmiddelen voor sociale media aanbiedt, wat is er dan beter dan uw richtlijnen voor sociale media om iedereen daarvan bewust te maken? Of het nu gaat om hulpmiddelen of training van SMMExpert, of stipendia voor cursussen sociale media, stel de mensen die voor u werken in staat hun beste beentje voor te zetten op sociale media.

Mogen we bijvoorbeeld SMMExpert Amplify aanbevelen? Het is een geweldige manier om gecontroleerde inhoud te vinden om te delen en je persoonlijke merk te versterken.

10. Contactgegevens en datum

Zorg ervoor dat je ook informatie toevoegt waar vragen naartoe gestuurd kunnen worden. Dat kan een specifieke persoon zijn, een forum of Slack-kanaal, of een e-mailadres.

U moet ook aangeven wanneer uw richtsnoeren voor het laatst zijn bijgewerkt.

Richtlijnen voor sociale media

Op zoek naar echte voorbeelden van social media richtlijnen? We hebben een paar inspiratiebronnen verzameld.

Het Grossmont-Cuyamaca Community College District schetst duidelijk en beknopt tips voor best practices. "Vrijheid van meningsuiting moet verantwoordelijk worden uitgeoefend," herinnert de pagina de lezers. "Deze aanbevelingen bieden een routekaart voor constructief, respectvol en productief gebruik van sociale netwerksites."

Intel doet er alles aan om werknemers te verzekeren dat ze hier niet zijn om hun online gedrag te censureren of te controleren. "We vertrouwen je", zeggen de richtlijnen, zowel expliciet als impliciet. Intel is meteen duidelijk over zijn wensen: wees openhartig, richt je op het goede en gebruik je beste oordeel.

Bonus: Ontvang een gratis, aanpasbaar sjabloon voor sociale-mediarichtlijnen om snel en gemakkelijk aanbevelingen voor uw bedrijf en medewerkers te maken.

Stanford University (ja, hetzelfde instituut waar Facebook-oprichter Mark Zuckerberg is afgestudeerd) heeft richtlijnen voor sociale media die vrij uitgebreid zijn, maar die veel bronnen en context bieden voor gebruikers. Als uw richtlijnen voor sociale media zo grondig zijn, kan het een goed idee zijn om de belangrijkste punten met uw team door te nemen in een workshop of seminar om ervoor te zorgen dat de details niet worden overgeslagen.

De Bloomberg School of Nursing van de Universiteit van Toronto heeft een zeer beknopte lijst van richtlijnen die in één oogopslag gemakkelijk te begrijpen zijn. Het is een goede herinnering dat hoe je je richtlijnen ontwerpt, kan helpen bij het begrip, of het nu gaat om een webpagina, een PDF of een brochure.

Vergeet niet dat uw richtlijnen zo lang of zo kort kunnen zijn als u wilt. Sharp News, bijvoorbeeld, heeft slechts vier richtlijnen voor het gebruik van sociale media.

Het Olympisch Comité heeft zijn richtlijnen voor sociale media voor de Olympische Spelen in Beijing beperkt tot één pagina - zij het een vrij dichte. Door te leunen op de "do's" en "don'ts" wordt in één oogopslag duidelijk wat aanvaardbaar is en wat wordt afgekeurd.

Omdat Nordstrom een bedrijf is dat zich bezighoudt met klantenservice en privacy belangrijk is, zijn de richtlijnen voor sociale media sterk gericht op het beschermen van klanten. Uw eigen branche zal zijn eigen speciale gevoeligheden hebben, dus pas uw richtlijnen aan op uw specifieke probleemgebieden (of kansen!).

Sjabloon voor sociale-mediarichtlijnen

We hebben al deze tips samengevat in een gratis te downloaden sjabloon. Het is gewoon een eenvoudig Google-document en heel gemakkelijk te gebruiken.

Maak gewoon een kopie en begin uw aanbevelingen in te voeren om uw team naar grote sociale media te leiden.

Bespaar tijd met het beheer van uw aanwezigheid op sociale media met SMMExpert. Vanuit één dashboard kunt u berichten publiceren en plannen, relevante conversies vinden, het publiek betrekken, resultaten meten en meer. Probeer het vandaag nog gratis uit.

Aan de slag

SMMExpert Amplify maakt het gemakkelijk voor uw medewerkers om uw inhoud veilig te delen met hun volgers. uw bereik op sociale media vergroten Boek een gepersonaliseerde demo zonder druk om het in actie te zien.